Laika vadība un produktivitātes uzlabošana

Laika pārvaldība un produktivitāte ir metodes un stratēģijas, kas palīdz efektīvi izmantot savu laiku, lai sasniegtu savus mērķus, uzlabotu sniegumu un efektīvāk veiktu uzdevumus. Šie jēdzieni ir cieši saistīti, un tiem ir svarīga loma jūsu produktivitātes un panākumu pārvaldībā gan profesionālajā, gan personīgajā dzīvē. Vai tā ir vide, vai mēs vienkārši nepareizi pārvaldām savu laiku? Laika pārvaldība var būt liels izaicinājums jebkuram aizņemtam dibinātājam, jo ​​īpaši tāpēc, ka līnijas starp darba laiku un mājas dzīvi arvien vairāk izplūst (vai pazūd). Tomēr, izmantojot pareizos rīkus un taktiku, jūs varat pārvarēt šo izaicinājumu un kļūt produktīvāks nekā jebkad agrāk, pat vishaotiskākajos laikos mūsdienu vēsturē.

Google Workspace satura mārketinga attīstībai.

1. Neveiciet vairākus uzdevumus. Laika organizēšana.

Vai esat kādreiz juties fiziski un garīgi izsmelts darba dienas beigās, bet patiesībā nepaveicāt savu darbu? Ja kādreiz esat sūdzējies, ka dienas laikā jums nav pietiekami daudz laika, iespējams, esat mēģinājis veikt vairākus uzdevumus. Kad jūs domājat, ka veicat vairākus uzdevumus, jūs faktiski tikai saīsināt katra uzdevuma sektoru diagrammu un nozagt sev stundas. Jums ir tikai noteikts ierobežots enerģijas daudzums konkrētajā dienā, un, ja esat viens no tiem uzņēmējiem, kas vēlas dot 100% visam, ko darāt, matemātika vienkārši nelīdzinās. Patiesībā jūs galu galā veltāt 10% šeit, 20% tur, 5% duci citu uzdevumu, un tad vēl 10% jūsu uzmanības tiek tērēti nebeidzamai paziņojumu un ziņojumu straumei. sociālie tīkli.

Tas rada lielas maiņas izmaksas, kas prasa ilgāku laiku, nekā jūs domājat. Pieņemsim, ka esat četras reizes pārbaudījis savus Facebook paziņojumus. Tas ir zaudēts līdz veselai stundai. Vai pārbaudāt savu iesūtni vai Slack katru reizi, kad parādās mazais sarkanais aplis? Jūs tērējat vairāk laika, nekā faktiski strādājat.

Turklāt samazinās darba kvalitāte un kavējas termiņi. Šķiet, ka jums ir nepieciešams arvien ilgāks laiks, lai paveiktu lietas, jo tas tā ir. Un tā kā jūs jau esat pavadījis visu dienu, pārslēdzoties starp uzdevumiem, jūsu tvertne būs tukša līdz vakaram. Laika organizēšana

2. Viena uzdevuma vietā

Kad pēdējo reizi 30 minūtes koncentrējāties tikai uz VIENU lietu? Vai pat 10 minūtes? Neskatoties uz paziņojumiem vai e-pastiem?

Neatkarīgi no tā, pie kā strādājat, izslēdziet visus traucējošos faktorus un koncentrējieties uz vienu lietu noteiktu laika periodu. Ja nepieciešams, iestatiet taimeri. Iestatiet savu kalendāru uz Netraucēt (Netraucēt). Sadaļā Slack iestatījumi atlasiet Pauzēt paziņojumus. Aizveriet visas 27 atvērtās pārlūkprogrammas cilnes vai vienkārši noklikšķiniet uz Jauns logs. Atskaņojiet savu iecienītāko relaksējošu mūziku bez vārdiem, lai iegremdētos atmosfērā. Un vienkārši... sāc to darīt.

3. Nosaki sev mākslīgus ierobežojumus. Laika organizēšana.

Viens no spēcīgākajiem veidiem, kā palielināt produktivitāti un uzlabot laika pārvaldību, ir mākslīgu ierobežojumu noteikšana. Ko tas nozīmē? Viltus termiņi. Mākslīgu ierobežojumu noteikšana neļauj jums iekrist likuma lamatās Parkinsona slimība , kurā teikts, ka "darbs paplašinās, lai aizpildītu laiku, kas pieejams tā pabeigšanai". Jūs droši vien esat to redzējis iepriekš. Kādam jūsu komandā ir trīs uzdevumi un astoņas stundas viņiem darba diena izpildi, un viņiem izdodas šos uzdevumus izstiept no 9:5 līdz 90:XNUMX. Ja jūs zināt, ka šiem trim uzdevumiem vajadzēja aizņemt ne vairāk kā XNUMX minūtes.

Kā būtu, ja viņiem būtu tikai 90 minūšu darba diena, lai to izdarītu? Varu derēt, ka Tesla Cybertruck darbs joprojām būs paveikts. COVID-19 pandēmijas izraisītais darbs no mājām ir padarījis vēl vieglāku iekļūšanu Parkinsona likuma slazdā. Bez ceļojuma laika un bez darba dienas paplātēm, kas piespiestu jūs garīgi atpūsties un doties mājās, jūs patiešām varat izvilkt lietas.

Esi produktīvs.

Labākais veids, kā pārkāpt Parkinsona likumu un palikt produktīvam šodien, ir mākslīgi noteikt termiņus. Izveidojiet laika ierobežojumu šī uzdevuma veikšanai — pat iestatiet sev taimeri. Viens no dibinātāja komandas locekļiem arī ievēroja šo paņēmienu, izmantojot savu apkārtni kā iebūvētu laika ierobežojumu. Kad viņš ceļo filmēt (kad cilvēki varēja darīt šādas lietas), viņš iegādājās tikai 30 vai 60 minūtes lidmašīnas Wi-Fi. Pēc tam viņš izaicināja sevi paveikt pēc iespējas vairāk darba šajās 30 vai 60 minūtēs, un viņš neatjauninās internetu pēc taimera termiņa beigām.

Visam, kas notiek pēc Wi-Fi izslēgšanas, darbvirsmā ir jānotiek bezsaistē. Tas ļaus jums koncentrēties uz veicamo uzdevumu un netraucēs dažādām cilnēm, paziņojumiem un e-pastiem. Jūs būsiet pārsteigts, cik daudz jūs varat paveikt, ja noteiksiet fiktīvus ierobežojumus un izveidosiet mini sprintu.

4. Izmantojiet pomodoro tehniku. Laika plānošana

Pomodoro tehnika ir īpašs laika pārvaldības paņēmiens no 1980. gadu beigām, kas izmanto taimeri, lai sadalītu darbu mazos, īpaši produktīvos mini sprintos. Parasti tie ir 25 minūšu intervāli, kas atdalīti ar īsiem pārtraukumiem.

LifeHacker apraksta soli pa solim instrukcijas efektīvai Pomodoro tehnikas lietošanai:

1. Izvēlieties uzdevumu, kas jāpabeidz
2. Iestatiet Pomodoro uz 25 minūtēm (Pomodoro ir taimeris)
3. Strādājiet ar uzdevumu, līdz iezvanās Pomodoro, pēc tam uzlieciet čeku uz papīra.
4. Paņemiet īsu pārtraukumu (5 minūtes ir labi)
5. Katrs 4 Pomodoros paņem ilgāku pārtraukumu

Varat pat izmantot tiešsaistes rīkus, piemēram, tomātu taimeris vai dažādas lietotnes, lai šo taktiku padarītu vēl vienkāršāku. Laika organizēšana

5. Izmēģiniet Zeigarnik efektu. 

Pastāv psiholoģiskā teorija, saskaņā ar kuru ir vieglāk atcerēties pārtrauktās darbības un atgriezties pie tām. To sauc par Zeigarnika efektu. Tiek uzskatīts, ka jūs, visticamāk, atcerēsities nepabeigtu uzdevumu nekā pabeigtu. Lietuviešu psiholoģe Blūma Zeigarnika šo efektu atklāja, novērojot viesmīļu uzvedību kafejnīcā. Saskaņā ar pētījumu, viesmīļi biežāk atcerējās informāciju par atvērtajām cilnēm nekā klienti, kuriem jau bija samaksāts.

Kā jūs varat izmantot Zeigarnika efektu, lai uzlabotu uzņēmēju produktivitāti? Labi, ja jums ir grūtības atrisināt noteiktu uzdevumu vai vilcināties ar konkrētu problēmu, paņemiet pārtraukumu. Atkāpieties no viņa uz piecām minūtēm. Tad atgriezieties pie šī. Iespējams, jūs vienkārši esat atsvaidzināts un varēsit strādāt pie tā efektīvāk, tagad, kad esat atstājis biļeti atvērtu un devis iespēju par to padomāt zemapziņā un bez spiediena.

6. Atrodiet savu Six Pack . Laika organizēšana.

Nē, mēs nerunājam par sēdēšanu un atpūtu. "Six-Pack" ir aviācijas termins instrumentu panelim, kas satur galvenos lidojuma instrumentus gaisa kuģa kabīnē. Lai gan ir miljons lietu, ar kurām var vienlaikus manipulēt lidojuma laikā, parasti ir seši instrumenti, kas sniedz svarīgākos datus (gaisa ātrums, altimetrs utt.). Pilots var koncentrēties uz šiem sešiem instrumentiem, lai viss darbotos nevainojami. Ari Maisels ir arī apmācīts pilots. Viņš iesaka padomāt par savu biznesu kā lidmašīna, kad runa ir par fokusēšanu. “Kā dibinātājam jums jāmēģina atrast savu Six-Pack versiju. Lai kas arī notiktu, jūs koncentrēsities uz sava biznesa reklamēšanu, kaut vai vienu procentu."

Kas ir jūsu Six-Pack jūsu biznesā? Šeit jums vajadzētu tērēt savu enerģiju. Visam pārējam, kas neveicina šī mērķa vai KPI sasniegšanu, vienkārši noņemiet traucējošos faktorus.

7. Novietojiet tālruni citā telpā. 

Jūs varat pārliecināt sevi, ka jums nav atkarības no viedtālruņa, taču būsim godīgi — katrs uzņēmējs to dara. Šis mazais rīks, iespējams, ir viens no jaudīgākajiem rīkiem tiešsaistes biznesa vadīšanai, kāds jebkad ir bijis. Atslēgas vārds: potenciāli. Faktiski atkarība no viedtālruņiem ir traucēklis un kaitē produktivitātei. Pat pārbaudot tālruni divas sekundes un apstrādājot jaunu paziņojumu, var paiet līdz 23 minūtēm, lai atgūtu jūsu uzmanību.

Drošs veids, kā atbrīvoties no šīs pastāvīgās uzmanības novēršanas, ir atstāt viedtālruni citā telpā. Izmēģiniet to dažas stundas, kad rīt sāksit darbu. Pusdienlaikā jūs būsiet patīkami pārsteigts par to, cik koncentrēts un veiksmīgs jūs jūtaties.

8. Asinhronās komunikācijas meistars. Laika organizēšana

Asinhronā komunikācija (vai saīsināti "Async") ir ļoti nepietiekami novērtēta produktivitātes darbība, kas var mainīt veidu, kādā jūs vadījat savu biznesu. Tas nozīmē, ka jāsazinās ar savu komandu NEVIS reāllaikā, bet gan "dodot bumbu uz priekšu un atpakaļ".

Doist emuārs to apkopo vislabāk: "Vienkārši sakot, asinhrona komunikācija ir tad, kad nosūtāt ziņojumu, negaidot tūlītēju atbildi."

• 1. asinhronais piemērs: jūs kādam nosūtāt e-pastu. Viņi atbild nākamajā dienā, kad var vislabāk tikt galā ar uzdevumu.
• Asinhronais 2. piemērs: jūs nosūtāt Loom video instruktāžas komandas loceklim citā laika joslā viņa miega stundās. Kad viņi pamostas un sāk strādāt, viņi skatās uz stellēm un sāk strādāt pie projekta – komentējot visus jautājumus. Pēc tam pēc iespējas ātrāk varat sākt atbildēt uz viņu jautājumiem asinhroni.

Protams, ir daži saziņas veidi, kuriem joprojām ir jābūt sinhroniem (pazīstami arī kā "Sinhronizācija") — kad persona, ar kuru runājat, nekavējoties reaģē reāllaikā. Daudzi cilvēki joprojām uzskata, ka radošo sadarbību un problēmu risināšanu joprojām vislabāk var veikt “vienā telpā”. Tomēr tagad, kad daudzviet pasaulē mēs burtiski nevaram atrasties vienā telpā karantīnas un sociālās distancēšanās dēļ, daudziem uzņēmējiem nākas pārdomāt savas komunikācijas stratēģijas.

• 1. sinhronizācijas piemērs: tiešraides sapulce tajā pašā telpā (vai videokonferenču rīks).
• 2. sinhronizācijas piemērs: reāllaika saruna Slack tērzēšanā.

Ir svarīgi pārdomāt, kādi sakari jūsu darba dienā varētu kļūt asinhroni, un atcelt šīs sapulces no jūsu kalendāra. Un plānojiet sinhrono komunikāciju tikai tad, kad tas ir absolūti nepieciešams.

Ikreiz, kad Google kalendāra sapulce tiek atcelta un aizstāta ar asinhronu ziņojumu vai 5 minūšu ilgu Loom video, eņģelis iegūst spārnus.

9. Izvairieties no lēmumu noguruma

Faktiski, pilnībā atsakoties no lēmumiem, jūs atgriezīsit daudz garīgo spēku. Džeks Dorsijs, Twitter un Square līdzdibinātājs, acīmredzami nepatīk pieņemt lēmumus un bieži ļauj savai komandai pieņemt galvenos lēmumus bez viņa. "Kāds Square darbinieks teica, ka Dorsijs "domāja, ka ideālā tikšanās ir tāda, kurā viņam nekas nav jāsaka". Kā uzņēmējs jūs, iespējams, pieņemat lēmumus visas dienas garumā. Un līdz brīdim, kad saskaraties ar patiešām svarīgu problēmu, jūs jau esat iztērējis visu savu lēmumu pieņemšanas enerģiju nelieliem uzdevumiem un nesvarīgiem lēmumiem.

Lēmumu nogurums ir reāls. Var šķist, ka dienas beigās jūsu garīgajā tvertnē vairs nav degvielas, un jūsu smadzenes ir saspringtas, pat domājot par vēl vienu lietu, par kuru esat atbildīgs. Centieties pieņemt mazāk lēmumu un lieciet savai komandai (īpaši tiem, kas gatavojas ieņemt vadošus amatus) atbildību par vairāku lēmumu pieņemšanu. Jūs varat jautāt: "Bet kā es varu uzticēties cilvēkiem, ka viņi pieņems labus lēmumus bez manis?"

10. Klasificējiet lēmumus kā atgriezeniskus vai neatgriezeniskus. Laika organizēšana

Ja jums noteikti jāpieņem lēmums pašam, padomājiet par to, cik svarīgs ir šis lēmums, lai tērētu garīgo enerģiju. Pilnīgi iespējams, ka lielāko daļu lēmumu konkrētajā dienā var pieņemt ātri dažu sekunžu laikā bez jebkāda riska. Citiem vārdiem sakot, jūs, iespējams, pārāk daudz par to uztraucāties. Farnam Street pēta šo atgriezenisko un neatgriezenisko lēmumu principu, parādot režģi par to, kā jums vajadzētu domāt par katru lēmumu.

Ja risinājums ir atgriezenisks - piemēram, ziņa sociālais tīkls, kuru varat ātri un vienkārši izdzēst, vai emuāra raksta melnrakstu, kuru vienmēr varat rediģēt, jums vajadzētu veltīt minimālu laiku, lai par to domātu. Vienkārši "pārvietojieties ātri un salauziet lietas", un jūs ietaupīsit sevi no garīgā stresa, kas rodas, uztraucoties par kaut ko, ko var viegli salabot.

Ja risinājums neatgriezeniski - piemēram, nosūtot e-pasta ziņojumu 2 miljoniem abonentu, iespējams, vēlēsities tērēt daļu savas enerģijas, lai pārliecinātos, ka tas ir pareizi. Turklāt, ja risinājums ir neatgriezeniska un konsekventa - piemēram, liela līguma parakstīšana vai biroja nomas līgums uz pieciem gadiem - jūs noteikti vēlēsities tam veltīt kādu laiku.

Džefs Bezoss padziļināti aplūko šo pieeju lēmumu pieņemšanai vienā no savām vēstulēm akcionāriem:

“Daži lēmumi ir izrietoši un neatgriezeniski vai gandrīz neatgriezeniski – tās ir vienvirziena durvis –, un šie lēmumi ir jāpieņem metodiski, uzmanīgi, lēni, rūpīgi pārdomājot un apspriežoties. Ja jūs ejat un jums nepatīk tas, ko redzat otrā pusē, jūs nevarēsit atgriezties tur, kur bijāt iepriekš. Mēs varam saukt šos lēmumus par 1. tipu. Taču lielākā daļa lēmumu nav tādi – tie ir maināmi, atgriezeniski – tie ir divvirzienu durvis.” 

Pēc Bezosa teiktā, šo otrā veida lēmumu “var un vajag pieņemt ātri”. Mēģiniet padomāt par saviem lēmumiem šādā veidā un uzziniet, cik ātri varat pieņemt atgriezeniskus lēmumus.

11. Savs kalendārs

Kriss Diksons, a16z partneris un investors, reiz teica: "Jūsu iesūtne ir citu cilvēku darāmo darbu saraksts." Pārāk daudz cilvēku ar savu G Suite kontu reaģē nevis proaktīvi. Ir pienācis laiks pārņemt kontroli. Sakiet “Nē” nākamajam kalendāra ielūgumam. Atlieciet nesvarīgos e-pasta ziņojumus uz vēlāku datumu, lai varētu tos labāk risināt. Izmantojiet "3 Ds", lai piekļūtu iesūtnei nullei, un neļaujiet savam Google kalendāram nokļūt nevajadzīgās sapulcēs, kurās jums nav jāapmeklē. Šis padoms ir ļoti vienkāršs, bet tomēr svarīgs. Pārvaldiet savu kalendāru un savu laiku. Tas pieder jums un nevienam citam.