Организација на проектот - Дефиниција, типови и дијаграм

Организација на проектот е процес на планирање, координација и управување со ресурсите за постигнување на одредени цели во одредено време и буџет. Проектот е привремен потфат кој има единствен резултат или производ кој се разликува од рутината на секојдневното работење на организацијата.

Постојат три области на одговорност и компетентност во организацијата на проектот.

Управување со проекти - му е доверена менаџерската страна на проектот
Проектен тим - На проектниот тим му е доделен аспект од имплементацијата на проектот
Проектниот одбор е тело за одлучување на кое му се верува за успехот на проектот и носи важни одлуки како на пример дали проектот треба да се откаже или продолжи.

Организациска структура проектот зависи од неколку фактори како што се видот и стилот на организацијата, хиерархијата и работниот тек.

Еве некои од најчестите типови на проектна организација:

1. Функционална организација. Организација на проектот

Ова е една од најчестите организациски структури. Компанијата е поделена на неколку одделенија и луѓето со слични вештини и знаење се групирани заедно. Проектниот менаџер и другите ресурси работат во истиот оддел, на пример, маркетинг, продажба, сметководство итн

Предностите на функционалната структура се:

Ова е најдобро и за мали проекти и за мали тимови бидејќи функцијата може да добие целосна контрола и контрола врз членовите на тимот и другите ресурси.
Членовите лесно се мотивираат бидејќи ги има малку
Пристапот до експерти е лесен бидејќи тие се во иста функционална област.
Лесно е да се соберат сите вклучени во проектот и да се разговара за релевантното прашање.
Вработените се подготвени да работат на вакви проекти бидејќи тоа им дава можност што им е потребна да продолжат напред.
Бидејќи тимот е мал, можно е да се ограничат средствата за комуникација на проектот.

Недостатоците на функционалната структура се како што следува:

Не е лесно да се добие пристап до луѓе надвор од вашата функционална единица
Вработените се лојални на нивниот тим лидер наместо да работат на проект
Тешкотии во одржувањето на стратешкиот фокус

2. Дизајн.

Овде проект менаџерот има целосна одговорност за секој проект. Има редовен работен однос со целиот тим и контрола на буџетот за негово успешно завршување. Тој известува пред одборот на проектот и спонзорот на проектот. Организација на проектот

Предностите на организациската структура заснована на проекти се како што следува:

Целосна контрола над тимот
Силно чувство за идентитет во тимот, што резултира со доминантна тимска култура
Минимален конфликт, бидејќи секој учесник работи за да ги постигне целите и целите на проектот
Планирањето на вашата работа е лесно
Лесна достапност на ресурси
Ги подобрува техничкото лидерство, како и вештините за управување со проекти

Недостатоците на организациската структура на проектот се како што следува:

Тоа е скапа обврска
Тешко е за вработените вратете се ако ги отпуштат од работа
Во некои случаи, затворањето на проект значи губење на работата

3. Матрица. Организирајте проект

Организациска структура на проектот со матрица се создава со интегрирање и на проектот и на функционалната организација. Постојат две структури: хоризонтална и вертикална, така што вработениот може да работи и на проект и во функционална група.

Постојат три типа на организациска матрица

Силна матрица - проект менаџерот има тим со полно работно време и има комплетен водич и контрола врз тимот и проектот
Слабата матрица е поблиску до функционална структура, а менаџерот на проектот има помалку опции. Тој има тим со скратено работно време и контрола на буџетот
Балансирана матрица - проект менаџерот има средно ниво на авторитет и тим со скратено работно време. Тој и функционалниот менаџер управуваат со буџетот

Предностите на матричната организација се:

Ресурсите се користат ефикасно
Ресурсите може лесно да се преместат помеѓу различни проекти
Поединците, како и членовите на тимот, по природа реагираат

Недостатоците на матричната организација се како што следува:

Поголемиот дел од времето ќе најдете конфликт помеѓу проекти поради ресурси
На луѓето им се веруваат конфликтни и различни приоритети, а тоа може да предизвика конфузија

Некои други видови на проектна организација се како што следува:

Едноставна или органска организација е наједноставната проектна организациона структура, која вклучува деловни субјекти со еден сопственик, како и хонорарци. Улогата на проект менаџер обично ја извршува сопственикот или специјалист кој има задача да управува со работниот процес. Организација на проектот
Диверзифицирана организација. Во овој тип на организациона структура, постојат многу функционални единици кои се независни една од друга. Единиците вклучуваат луѓе со различни вештини и know-how, кои се обединети со заедничка тема, а тоа може да биде географска локација или сличен проект. Сите дивизии имаат свои ресурси за автономно работење.
Виртуелна организација — Во виртуелна организациска структура, организацијата ја одржува својата основна дејност и се обидува да нарачува други процеси. Централната организација е поврзана со различни надворешни организации за успешно да го води бизнисот. Проектниот менаџер во таквите организации има овластувања од средно до ниско ниво и овластување за мешовита контрола на буџетот.

Како да се подготви дијаграм за организација на проектот?

Организационата шема на проектот помага да се дефинираат улогите и одговорностите на тимот, како и потребите за обука, како ќе се распределат ресурсите и како ќе бидат вклучени засегнатите страни. Потребните чекори се како што следува:

1. Определете го персоналот. Организација на проектот

Првиот чекор во процесот е да се идентификуваат луѓето поврзани со опсегот на проектот и способни имаат силно влијание врз проектот. Вообичаено, ова се клучни вработени кои влијаат на маркетерите, раководителите на одделенијата, персоналот за продажба, помошниот персонал, консултантите, па дури и персоналот за ИТ.

2. Изградете висок менаџерски тим

Вториот теренот — создавање одржлив тим кој ќе биде одговорен за проектот и ќе го следи неговиот успех. Тимот ќе го вклучи клиентот или спонзорите на проектот, а во некои случаи и експерти, кои ќе понудат насоки и помош во текот на целиот проект.

3. Назначете проектни координатори. Организација на проектот

Третата фаза вклучува назначување на проектни координатори кои ќе бидат менаџери од средно и ниско ниво. Нивните одговорности ќе вклучуваат извршување на должностите на ова ниво и координирање на задачите на тимот. Може да има многу проектни координатори во проектна организација, но во повеќето случаи ќе најдете најмалку тројца за да се справат со комуникациските, техничките и планските аспекти.

4. Означете ги вашите засегнати страни

Идентификувајте ги клучните засегнати страни и обидете се привлечете ги за развој на проекти.

5. Определете ги барањата за обука. Организација на проектот

Во некои случаи тимот може ефективно се справи со задачата. За разлика од другите, им недостасуваат алатки, вештини, знаење за да се справат со сложеноста на проектот. Одредете ги барањата за обука и понудете ги на членовите на кои им е потребна. Координаторот на проектот е одговорен за управување со работната група и обезбедување на потребната обука на вработениот.

6. Направете организациона шема на проектот

Последната фаза е изработка на организациона шема за проектот. Прегледајте ги чекорите што веќе сте ги направиле и размислете како луѓето од проектот ќе се координираат и соработуваат за да го создадат совршениот дијаграм.

Погледнете внимателно за да можете да го одредите нивниот однос и обврските што треба да се доделат. Наведете ги носителите на одлуки кои ќе играат истакната улога и напишете ја нивната улога, одговорности и задача во близина за да добиете јасна слика. Дефинирајте улоги за поврзување и дефинирајте канал за комуникација и известување ако одлучите да креирате корисен организациски график на проектот

Бил на материјали (BOM) – Дефиниција, Пример, Видови и Придобивки