Продуктивноста на вработените. Водич за лидер за мерење на времето и продуктивност

Продуктивноста на вработените е мерка за ефикасноста и ефективноста на нивната работа во работната средина. Управувањето со перформансите игра клучна улога во постигнувањето на организациските цели. Еве неколку фактори кои можат да влијаат на продуктивноста на вработените:

1. Мотивација: Вработените кои се мотивирани обично се попродуктивни. Мотивацијата може да биде поврзана со награди, признанија, интересни задачи и други фактори.
2. Јасни цели и очекувања: Кога вработените ги разбираат нивните цели и очекувања, полесно им е да се движат и да постигнат резултати.
3. Образование и развој: Обезбедувањето можности за обука и професионален развој на вработените може да ги подобри нивните вештини, а со тоа и продуктивноста.
4. Ефективни упатства: Лидерите кои имаат ефективни вештини менаџерите можат да ги инспирираат и водат своите подредени, придонесувајќи за зголемена продуктивност.
5. Комуникација: Добрата комуникација во организацијата промовира разбирање на задачите, ја намалува веројатноста за грешки и помага да се отстранат пречките за завршување на задачите.
6. Работна околина: Удобниот и поддржувачки работен простор може да има позитивно влијание врз физичката и емоционалната благосостојба на вработените.
7. Технологии и алатки: Користењето на модерна технологија и ефикасни алатки може да го подобри вашиот работен тек и да ја зголеми вашата продуктивност.
8. Рамнотежа помеѓу работата и животот: Вработените кои можат да одржуваат рамнотежа помеѓу работата и животот се често поефикасни и помалку под стрес.
9. Оценка и повратни информации: Редовното оценување на перформансите и обезбедувањето конструктивен фидбек им помага на вработените да ги разберат нивните силни страни и областите за подобрување.

Успешното управување со перформансите бара сеопфатен пристап кој ги зема предвид различните аспекти на работниот процес и индивидуалните карактеристики на вработените.

Сега кога имаме пристојна основа, ајде да погледнеме некои алатки и техники кои ќе ве научат како да управувате со времето на вашиот тим и да ја зголемите продуктивноста.

1. Изработка на проектен календар. Продуктивноста на вработените.

Развивањето на проектен календар и управувањето со перформансите на вработените се испреплетени и се важни елементи за успешно завршување на задачите. Еве ги чекорите и препораките за овие два аспекта:

1. Дефиниција на цели и цели на проектот:

• Дознајте ги крајните цели на проектот.
• Поделете ги вашите цели на помали задачи.

2. Продуктивност на вработените / Дефиниција за тајминг:

• Размислете за деталите за роковите за секоја задача.
• Размислете за зависностите помеѓу задачите.
• Идентификувајте ги критичните патеки.

3. Развој на Календарот на проектот:

• Користете професионални алатки за да креирате распоред на проектот (на пример, табела Гант).
• Вклучете ги сите фази од проектот во календарот, земајќи ги предвид роковите и зависностите.

4. Продуктивност на вработените. Планирање на ресурси:

• Определете кои ресурси (луѓе, технологија, финансии) ќе бидат потребни за секоја задача.
• Дистрибуирајте ги ресурсите рамномерно и ефикасно.

5. Следење на перформансите на вработените:

• Поставете јасни очекувања за перформансите за секоја задача.
• Обезбедете транспарентност за целите на проектот и за улогата на секој вработен.
• Обезбедете повратни информации и поддршка.

6. Мониторинг и контрола:

• Редовно следете го напредокот на проектот и перформансите на вработените.
• Направете прилагодувања на распоредот и планот за работа по потреба.
• Веднаш реагирајте на ризиците и проблемите.

7. Продуктивност на вработените. Комуникација и соработка:

• Обезбеди ефективна комуникација помеѓу членовите на тимот.
• Промовирајте соработка и споделување информации.

8. Поддршка на вработените:

• Обезбедете им на вработените ресурси и обука што им се потребни.
• Обрнете внимание на нивната благосостојба и мотивација.

9. Оценка за изведба:

• Спроведете редовни проценки на перформансите и анализирајте ги резултатите.
• Користете податоци за постојано подобрување на процесите.

10. Постојано подобрување:

• Применете го искуството од претходните проекти за да ги оптимизирате процесите.
• Развивање и спроведување на нови техники за управување со проекти и перформанси.

Ефективното управување со проектот и перформансите на вработените бара систематски пристап и флексибилност за прилагодување на промените и новите услови.

2. Направете листа на приоритети, почнувајќи од активностите кои одземаат најмногу време и завршувајќи со најмалку.

Замислете го ова. Прекрасно сте ги поставиле задачите за членовите на вашиот тим за тој ден. Сè е поставено таму за да пополнат и обележат еден по еден. Звучи добро, нели? Но, проблемот сега е што задачите се разликуваат по сложеност и должина (сложените задачи веројатно ќе траат подолго). Значи, како можете да обезбедите тимовите да ги завршат задачите на најпродуктивен и навремен начин?

Некој погрешно може да претпостави дека најпрво извршувањето на повеќе податливи задачи ќе ја отвори вратата за потешките и ќе ви даде поттик да продолжите да работите. Продуктивноста на вработените

Сепак, една неодамнешна студија која ги испитуваше нивоата на острина на лекарите во споредба со нивниот обем на работа, и даде приоритет на помалку сложените случаи, покажа дека приоритизирањето на полесните задачи пред сложените има само краткорочни придобивки, но е полошо на долг рок. Што можеме да научиме од ова?

Како менаџери, охрабрете ги членовите на вашиот тим да преземат попредизвикувачки задачи како приоритет. Зошто? Затоа што ни е полесно да се оттргнеме од посложените задачи и да им дадеме приоритет на полесните. Ни дава чувство на постигнатост.

3. Редовно мерете и следете ги перформансите.

Редовното мерење и следење на перформансите се суштински елементи на ефективно управување со проекти и вработени. Еве неколку клучни чекори за ова прашање:

1. Воспоставување на клучни показатели за перформанси (KPI):

   • Определете ги клучните показатели што најдобро ги одразуваат перформансите на вашиот проект и луѓето.
   • Овие KPI може да вклучуваат рокови за завршување на задачите, квалитет на резултатите, буџетски параметри и други.

2. Редовни прегледи на перформансите:

   • Спроведувајте редовни (на пр., неделни или месечни) прегледи на перформансите.
   • Споредете ги реалните резултати со плановите и очекувањата.

3. Продуктивноста на вработените. Користење на алатки за управување со проекти:

   • Користете посветени алатки за управување со проекти за да го следите напредокот.
   • Може да бидат Gantt графикони, табли со задачи, системи за следење на време корисни алатки.

4. Повратни информации и дијалог:

   • Одржувајте редовни состаноци за да разговарате за напредокот и да ги решите потенцијалните проблеми.
   • Обезбедете повратни информации за вработените за да разберат како нивната работа се усогласува со целите на проектот.

5. Продуктивноста на вработените. Исправка на планови:

   • Во случај на отстапувања од планот, прилагодете го распоредот и ресурсите.
   • Одговорете на негативните трендови и ризици со преземање мерки за нивно спречување или управување.

6. Индивидуална проценка на перформансите:

   • Развијте системи за оценување на индивидуалните перформанси.
   • Размислете за придонесот на секој вработен во вкупниот резултат.

7. Продуктивноста на вработените. Систематска анализа на процесите:

   • Анализирајте ја ефикасноста на работните процеси.
   • Барајте начини да ги оптимизирате и подобрите перформансите.

8. Користење на автоматизација:

   • Спроведување на алатки за автоматизација за собирање на податоци за продуктивноста.
   • Ова може да го поедностави процесот на следење и обезбедување аналитика.

9. Продуктивноста на вработените. Создавање извештаи:

   • Обезбедете редовни извештаи за перформансите до раководството и проектниот тим.
   • Споделете ги вашите резултати и планови за иднината.

10. Континуирано подобрување:

• Користете податоци за мерење на перформансите за постојано подобрување на процесите и практиките.

Редовното мерење и следење на перформансите помага навремено да се идентификуваат проблемите и да се спречат потенцијалните одложувања на проектот.

4. Обрнете внимание на вообичаените активности за губење време на работното место. Продуктивноста на вработените

Идентификувањето на активности кои губат време може да ја подобри вашата продуктивност. вработените и заштедете им време со елиминирање на несаканите задачи и одвлекување на вниманието од нивната работна рутина. Еве неколку типични активности кои губат време на работното место:

1. Одвлекување на вниманието во социјални мрежи
2. Постојано проверување на е-пошта
3. Недостаток на приоритетни задачи
4. Само одложи го
5. Непродуктивни состаноци
6. Случајни разговори

Со исклучок на случајни разговори и непродуктивни состаноци, сè друго е релативно лесно да се контролира. Тоа е само прашање на самоконтрола. Но, тешко е да се одбиете состаноци и случајни разговори. Едноставно решение за непродуктивните состаноци е работите да бидат што поедноставни. Направете агенда, дадете CTA и завршете го состанокот. Понудете им го овој совет на вашите вработени кои се премногу учтиви за да одбијат неврзани разговори. Во такви ситуации, вработениот може да постави сигнал за крај на разговорот, по што гласниот сигнал може да се користи како жртвено јагне за враќање на работа.

5. Пазете се од замор на работното место или далечинска работа. Продуктивноста на вработените

Подоцна ќе разгледаме некои одвлекувања кои можат да предизвикаат замор. Овде ќе разгледаме што можете проактивно да направите за да ги спречите вашите вработени да се уморат додека работат.

Подобро е да правите пауза од пет до десет минути за секои педесет до шеесет минути работа отколку да правите подолги паузи по долги периоди на работа.

• Излезете надвор: Без разлика дали сте во канцеларија или работите од дома, поминувањето време надвор може да помогне во заморот. Ќе биде уште подобро ако времето е добро. Не треба да учите за да разберете дека седењето на маса цел ден е нездраво.
• Организирајте социјални настани: во канцеларија или преку Зум, да имате место каде што вашите вработени можат само да се релаксираат и да не зборуваат за работата, туку да бидат во друштво помага при замор.
• Индивидуални пријавувања: Иако пријавувањето може да одземе многу време, тие им покажуваат на вашите тимови дека се грижите. Проверете ги одвреме-навреме - не за нивните перформанси, туку за нивната севкупна благосостојба.

6. Идентификувајте и управувајте со различни извори на одвлекување.

Управувањето со одвлекување на вниманието е важен дел од одржувањето на вработените продуктивни и продуктивни. Еве неколку чекори за идентификување и справување со различни извори на одвлекување:

1. Спроведување на анализа:

• Направете анализа на вашата работна средина и процеси за да ги идентификувате потенцијалните извори на одвлекување на вниманието.
• Прашајте ги вработените што ги попречува на работа.

2. Продуктивност на вработените. Идентификување на клучните одвлекувања:

• Идентификувајте ги главните фактори кои можат да влијаат на продуктивноста, како што се надворешниот шум, непријатниот мебел, недостатокот на опрема итн.

3. Проценка на тенденции за оттргнување:

• Проценете колку често и во која фаза од работата вработените се изложени на одвлекување на вниманието.

4. Продуктивност на вработените. Обука на вработените:

• Обезбедете обука за методи за управување со одвлекување на вниманието, како што се техниките управување со времето и концентрација.

5. Регулатива за работна средина:

• Создадете удобни работни услови, на пример, дозволете им на вработените да користат слушалки за намалување на шумот.

6. Технолошки менаџмент:

• Размислете за користење алатки и апликации за блокирање на известувањата кои го одвлекуваат вниманието или за управување со времето, како што е техниката Помодоро.

7. Продуктивност на вработените.  Поставување граници:

• Поставете јасни граници помеѓу вашиот личен и работен живот.
• Охрабрете ги вработените да одвојат време за одмор и полнење.

8. Управување со задачи:

• Поделете ги задачите на помали, податливи парчиња за да ги намалите чувствата на преоптоварување.

9. Редовни паузи:

• Охрабрете ги вработените да прават кратки паузи за да се ослободите од стресот и да ја вратите концентрацијата.

10. Продуктивност на вработените. Повратни информации и поддршка:

• Водете редовни разговори со вработените за тоа како тие се справуваат со одвлекувањата и пружете им ја потребната поддршка.

11. Користење на софтвер за управување со задачи:

• Користете програми за да управување со задачи и проекти за поефикасна организација на работниот процес.

12. Формирање навики:

• Поттикнете го развојот на позитивни работни навики, како што е поставување на редовен распоред за работа и редослед на задачите.

13. Продуктивност на вработените. Постојано учење и адаптација:

• Следете како промените во работните средини и услови влијаат на одвраќањето на вработените и соодветно приспособете ги стратегиите за управување.

Решавањето на проблемот со одвраќање бара систематски пристап и постојано внимание на потребите на вработените и работната средина.

Користење на алатки за управување со времето. Продуктивноста на вработените

Значи, кои алатки можете да ги користите за да го измерите времето на вашите вработени? Ајде да се нурнеме во две популарни алатки за управување со времето.

1. Доктор на време

Време докторr ви овозможува да ги приспособите и организирате сите ваши дневни задачи, следејќи го времето поминато на секоја задача во реално време.

Следењето време може да се постави за вашата работа како целина или за специфични задачи (кои се додаваат на вкупното време поминато на сите задачи).

Една од најдобрите карактеристики на оваа алатка е тоа што престанува да следи кога нема активност на вашиот систем одредено време. Оваа функција може да се активира во зависност од вашето временско поместување.

На крајот од денот, ви испраќа резиме на вашето управување со времето за секоја задача.

2. Вклучете следење на продуктивноста на вработените

Вклучи песна е корисна алатка за управување со времето што може да се извршува на сите ваши уреди. Вашето време може да се следи и синхронизира на повеќе уреди.

Неколку интересни карактеристики на оваа апликација се тоа што ги генерира вашите извештаи во CSV и PDF формати и ви испраќа потсетници за цели по е-пошта.

Заклучок

Некои од работите споменати во оваа статија не влијаат директно на продуктивноста на вработените, но дефинитивно ќе влијаат нивното целокупно време и ефикасност работа. Продуктивноста на вработените

Добро организираните задачи и ресурси ќе заштедат време и ќе им овозможат на вработените да бидат попродуктивни. Охрабрете ги вашите вработени да им дадат приоритет на нивните задачи од најтешки до најлесни за максимална продуктивност. Одвојте време редовно да го следите нивниот напредок и да видите каде им е потребна помош. Додека го правите ова, презентирајте им клучни точки за да можат подобро да ги запомнат информациите. Преземете чекори за да спречите вашите вработени да се преоптоварат и да изгорат. Вклучете ги вашите тимови со позитивно засилување за да се осигурате дека ќе ги завршат своите задачи на време. Конечно, користете алатки за мерење на времето за да соберете податоци за перформансите на вашите тимови за да можете да донесувате подобри одлуки за да ја подобрите нивната продуктивност.

Кога го правите ова за да го измерите времето и продуктивноста на вработените, проверете дали сте доследни со она со што ги наградувате. Подобро да се води со пример.