Управувањето со времето и продуктивноста се техники и стратегии кои ви помагаат ефективно да го користите вашето време за да ги постигнете вашите цели, да ги подобрите перформансите и поефикасно да ги завршите задачите. Овие концепти се тесно поврзани и играат важна улога во управувањето со сопствената продуктивност и успех и во професионалниот и во личниот живот. Дали е тоа животната средина или само погрешно управуваме со времето? Управувањето со времето може да биде голем предизвик за секој зафатен основач, особено бидејќи линиите помеѓу работното време и домашниот живот се повеќе се заматуваат (или исчезнуваат). Сепак, со соодветни алатки и тактики, можете да го надминете овој предизвик и да станете попродуктивни од кога било, дури и во најхаотичните времиња во модерната историја.

Управување со времето и подобрување на продуктивноста

Google Workspace за развој на маркетинг содржина.

1. Не поставувајте повеќе задачи. Управување со времето.

Дали некогаш сте се почувствувале физички и психички исцрпени на крајот од работниот ден, но всушност не сте ја завршиле работата? Ако некогаш сте се пожалиле дека немате доволно време во текот на денот, голема е веројатноста дека сте се обидувале да извршите повеќе задачи. Кога мислите дека извршувате мултитаскинг, вие всушност само ја скратувате шемата на пита на секоја задача и крадете часови од себе. Имате само одредена ограничена количина на енергија во даден ден, и ако сте еден од оние претприемачи кои сакаат да дадат 100% на сè што правите, математиката едноставно не се собира. Во реалноста, завршувате да посветувате 10% овде, 20% таму, 5% на десетина други задачи, а потоа уште 10% од вашето внимание се троши на бескрајниот тек на известувања и пораки. социјални мрежи.

Ова резултира со високи трошоци за префрлување, кои траат подолго отколку што мислите. Да речеме дека сте ги провериле вашите известувања на Facebook четири пати. Се губи до цел час. Дали го проверувате вашето сандаче или Slack секогаш кога ќе се појави малиот црвен круг? Губете повеќе време отколку што всушност работите.

Дополнително, квалитетот на работата се намалува и роковите се одложуваат. Се чини дека ви треба подолго и подолго за да ги завршите работите - затоа што е така. И бидејќи веќе сте го поминале целиот ден префрлајќи се помеѓу задачите, вашиот резервоар ќе биде празен до вечерта. Управување со времето

2. Наместо една задача

Кога последен пат сте се фокусирале на само ЕДНА работа 30 минути? Или дури 10 минути? Без да гледате известувања или пораки?

Без разлика на што работите, исклучете ги сите одвлекувања и фокусирајте се на една работа за одреден временски период. Доколку е потребно, поставете тајмер. Поставете го вашиот календар на Не вознемирувај (Не вознемирувај). Во поставките за Slack, изберете Паузирај известувања. Затворете ги сите 27 отворени јазичиња на прелистувачот или едноставно кликнете Нов прозорец. Пуштете ја омилената релаксирачка музика без текст за да се потопите во атмосферата. И само... почнете да го правите тоа.

3. Поставете си вештачки граници. Управување со времето.

Еден од најмоќните начини да ја зголемите вашата продуктивност и да го подобрите управувањето со времето е да поставите вештачки ограничувања. Што значи тоа? Лажни рокови. Поставувањето вештачки граници ве спречува да паднете во замката на законот Паркинсонова болест , кој вели дека „работата се проширува за да се пополни времето достапно за нејзино завршување“. Веројатно сте го виделе ова порано. Некој од вашиот тим има три задачи и осум часа работен ден за нив извршување, и тие успеваат да ги протегаат овие задачи од 9 до 5 часот. Кога од прва рака знаете дека овие три задачи требало да ви одземат најмногу 90 минути.

Што ако имаат само 90-минутен работен ден да го направат ова? Се обложувам на Tesla Cybertruck дека работата сепак ќе биде завршена. Работењето од дома предизвикано од пандемијата СОВИД-19 уште повеќе го олесни паѓањето во стапицата на Паркинсоновиот закон. Без време за патување и без службени послужавници кои ќе ве принудат ментално да се опуштите и да се вратите дома, навистина можете да ги одвлечете работите.

Останете продуктивни.

Најдобар начин да го прекршите Паркинсонов закон и да останете продуктивни денес е да поставите вештачки рокови. Создадете временско ограничување за завршување на оваа задача - дури и поставете тајмер за себе. Еден од членовите на тимот на основачот исто така беше познат по оваа техника, користејќи ја околината како вградени временски ограничувања. Кога патува за снимање (во времето кога луѓето можеа да прават такви работи), тој купуваше само 30 минути или 60 минути авионски Wi-Fi. Тој потоа се предизвика себеси да заврши што е можно повеќе работа во тие 30 или 60 минути и нема да го ажурира интернетот откако ќе истече тајмерот.

Сè што се случува откако ќе се исклучи Wi-Fi треба да се случи офлајн на работната површина. Ова ќе ви овозможи да се фокусирате на задачата при рака и да не ве одвлекуваат разни јазичиња, известувања и е-пошта. Ќе се изненадите колку многу можете да постигнете ако поставите фиктивни граници и создадете мини-спринт.

4. Користете ја техниката помодоро. Управување со времето

Техниката Помодоро е специфична техника за управување со времето од доцните 1980-ти, која користи тајмер за да ја разложи работата на мали, хиперпродуктивни мини-спринтови. Тоа се обично 25-минутни интервали одделени со кратки паузи.

LifeHacker опишува чекор-по-чекор инструкции за ефикасно користење на техниката Помодоро:

  1. Изберете ја задачата што треба да ја завршите
  2. Поставете го Помодоро на 25 минути (Помодоро е тајмер)
  3. Работете на задачата додека не заѕвони Помодоро, а потоа ставете го чекот на вашиот лист хартија.
  4. Направете кратка пауза (5 минути е во ред)
  5. На секои 4 Помодоро се прави подолга пауза

Можете дури и да користите онлајн алатки како Tomato Timer или различни апликации за да ја олесните оваа тактика. Управување со времето

5. Пробајте го ефектот Зејгарник. 

Постои психолошка теорија според која полесно се сеќаваат на прекинатите активности и се враќаат на нив. Ова се нарекува Зејгарник ефект. Се верува дека поголема е веројатноста да запомните незавршена задача отколку завршена. Литванскиот психолог Блума Зејгарник го открил овој ефект набљудувајќи го однесувањето на келнерите во кафуле. Според студијата, келнерите почесто се сеќаваат на деталите за отворените јазичиња отколку клиентите на кои веќе им биле платени.

Како можете да го искористите ефектот Зејгарник за да ја подобрите продуктивноста на претприемачот? Па, ако се борите да решите дадена задача или се најдете одложување на одреден проблем, направете пауза. Оддалечете се од него пет минути. Потоа вратете се на ова. Можеби само ќе бидете освежени и ќе можете поефикасно да работите на тоа, сега кога сте го оставиле билетот отворен и сте добиле шанса да размислите за тоа потсвесно и без притисок.

6. Најдете го вашиот Six Pack . Управување со времето.

Не, не зборуваме за седење и опуштање. „Six-Pack“ е авијациски термин за таблата со инструменти што ги содржи главните инструменти за летање во пилотската кабина на авионот. И покрај тоа што има милион работи со кои може да се манипулира истовремено за време на летот, обично има шест инструменти кои ги даваат најважните податоци (брзина на воздухот, височина итн.). Пилотот може да се фокусира на овие шест инструменти за сè да работи непречено. Ари Мајсел е исто така обучен пилот. Тој ве советува да размислите за вашиот бизнис како авион кога станува збор за фокусирање. „Како основач, треба да се обидете да ја пронајдете вашата верзија на Six-Pack. Дека што и да се случи, ќе се фокусирате на промовирање на вашиот бизнис, макар и еден процент“.

Кој е вашиот Six-Pack во вашиот бизнис? Ова е местото каде што треба да ја трошите вашата енергија. За сè друго што не придонесува за постигнување на таа цел или KPI, едноставно отстранете ги одвлекувањата.

7. Ставете го телефонот во друга соба. 

Можеби ќе се уверите себеси дека немате зависност од паметен телефон, но да бидеме искрени - секој претприемач има. Оваа мала алатка е потенцијално една од најмоќните алатки за водење на онлајн бизнис што некогаш постоела. Клучен збор: потенцијално. Всушност, зависноста од паметни телефони е непријатност и штетна за продуктивноста. Дури и само да го проверите телефонот две секунди и да обработите ново известување може да потрае до 23 минути за да го вратите вашето внимание.

Сигурен начин да се ослободите од ова постојано одвлекување е да го оставите вашиот паметен телефон во друга просторија. Пробајте го ова неколку часа кога ќе почнете со работа утре. До ручекот, ќе бидете пријатно изненадени од тоа колку се чувствувате фокусирани и успешни.

8. Мајстор за асинхрона комуникација. Управување со времето

Асинхроната комуникација (или скратено „Асинхрона“) е многу потценето однесување на продуктивноста што може да го револуционизира начинот на кој го водите вашиот бизнис. Ова значи да комуницирате со вашиот тим НЕ во реално време, туку со „подавање на топката напред-назад“.

Блогот Doist најдобро го сумира: „Едноставно кажано, асинхроната комуникација е кога испраќате порака без да очекувате итен одговор“.

  • Асинхрон пример 1: Испраќате некому е-пошта. Тие одговараат следниот ден кога најдобро ќе се справат со задачата.
  • Асинхрони Пример 2: Испраќате видео брифинг за Loom до член на тимот во различна временска зона за време на нивните часови на спиење. Кога ќе се разбудат и ќе почнат да работат, гледаат во разбојот и почнуваат да работат на проектот - коментирајќи ги сите прашања. Потоа можете да започнете да одговарате на нивните прашања асинхроно во првата можност.

Се разбира, постојат некои видови на комуникација кои сè уште треба да бидат синхрони (исто така познати како „Синхронизирање“) - каде лицето со кое разговарате веднаш реагира во реално време. Многу луѓе сè уште веруваат дека креативната соработка и решавањето проблеми сепак најдобро се прават „во иста просторија“. Меѓутоа, сега кога на многу места низ светот буквално не можеме да бидеме во иста просторија поради карантин и социјално дистанцирање, многу претприемачи мора да ги преиспитаат своите стратегии за комуникација.

  • Пример 1 за синхронизација: состанок во живо во иста просторија (или алатка за видео конференции).
  • Пример 2 за синхронизација: разговор во реално време во разговорот Slack.

Важно е да размислите кои комуникации во вашиот работен ден би можеле потенцијално да станат асинхрони и да ги откажете тие состаноци од вашиот календар. И планирајте синхрона комуникација само кога е апсолутно неопходно.

Секој пат кога состанокот на Google Calendar е откажан и заменет со асинхрона порака или 5-минутно видео на Loom, ангел добива крилја.

9. Избегнувајте замор од одлучување

Всушност, целосното откажување од одлуките ќе ви врати еден тон ментална моќ. Џек Дорси, ко-основачот на Твитер и Сквер, очигледно не сака да донесува одлуки и често му дозволува на својот тим да носи клучни одлуки без него. „Поранешен вработен во Сквер рече дека Дорси „мисли дека идеалниот состанок е оној на кој не мора да каже ништо“. Како претприемач, веројатно носите одлуки цел ден. И до моментот кога ќе се соочите со навистина важен проблем, веќе сте ја потрошиле целата своја енергија за донесување одлуки на мали задачи и неважни одлуки.

Заморот при одлучување е реален. Може да се чувствувате како на крајот од денот да нема повеќе гориво во вашиот ментален резервоар, а вашиот мозок е напнат дури и при помислата на уште една работа за која сте одговорни. Обидете се да донесувате помалку одлуки и да го поставите вашиот тим (особено оние кои се подготвуваат за лидерски улоги) одговорен за донесување повеќе од тие одлуки. Можеби ќе прашате: „Но, како можам да им верувам на луѓето да носат добри одлуки без мене?

10. Класифицирајте ги одлуките како реверзибилни или неповратни. Управување со времето

Ако апсолутно мора да донесете одлука сами, размислете колку е важна таа одлука за трошење на менталната енергија. Сосема е можно повеќето одлуки на даден ден да се донесат брзо за неколку секунди без никаков ризик. Со други зборови, веројатно премногу се грижите за тоа. Улицата Фарнам го истражува овој принцип на реверзибилни и неповратни одлуки со прикажување на мрежа за тоа како треба да размислувате за секоја одлука.

Ако решението е реверзибилна - на пример, порака во социјална мрежа, што можете брзо и лесно да го избришете, или нацрт на статија на блог што секогаш можете да ја уредувате, треба да потрошите минимум време размислувајќи за тоа. Само „движете се брзо и скршете ги работите“ и ќе се спасите од менталниот стрес поради грижата за нешто што може лесно да се поправи.

Доколку решението неповратно - на пример, испраќање е-пошта до 2 милиони претплатници - можеби ќе сакате да потрошите дел од вашата енергија за да бидете сигурни дека тоа е правилно. Згора на тоа, ако решението е неповратни и конзистентни - како потпишување голем договор или петгодишен закуп на канцеларија - дефинитивно ќе сакате да потрошите некое време на тоа.

Џеф Безос навлегува подлабоко во овој пристап кон донесување одлуки во едно од неговите писма до акционерите:

„Некои одлуки се последователни и неповратни или речиси неповратни - тие се еднонасочни врати - и овие одлуки мора да се носат методично, внимателно, полека, со многу размислување и консултации. Ако одите и не ви се допаѓа она што го гледате од другата страна, нема да можете да се вратите на местото каде што сте биле порано. Овие одлуки можеме да ги наречеме тип 1. Но, повеќето одлуки не се такви - тие се променливи, реверзибилни - тие се двонасочни врати“. 

Според Безос, овој втор тип на одлука „може и треба да се донесе брзо“. Обидете се да размислувате за вашите одлуки на овој начин и видете колку брзо можете да направите реверзибилни одлуки.

11. Сопствен календар

Крис Диксон, партнер и инвеститор во a16z, еднаш рече: „Вашето сандаче е список со задачи на другите луѓе“. Премногу луѓе се реактивни наместо проактивни со нивната сметка на G-Suite. Време е да ја преземете контролата. Кажете „Не“ на следната покана во календарот. Неважните мејлови одложете ги за подоцнежен датум за да можете подобро да ги адресирате. Користете ги „3 Ds“ за да стигнете до влезното сандаче нула и чувајте го вашиот Google Calendar подалеку од непотребни состаноци на кои не треба да присуствувате. Овој совет е многу едноставен, но сепак важен. Управувајте со вашиот календар и вашето време. Тоа ти припаѓа тебе и на никој друг.

12. Не јадете ја жабата

Некои совети за продуктивност велат дека треба да се справите со вашата најтешка, најзастрашувачка задача прво нешто наутро, така што сè друго ќе стане полесно од таму - израз познат како „јадење на жабата“. Ова навистина не се препорачува за оптимални перформанси. Јадењето жаба може да ја исцрпи вашата енергија рано во текот на денот, што ќе доведе до лоша среќа во попладневните часови.

Наместо прво да ја правите најтешката задача, треба да го правите она во што сте најдобри. Дали има некоја задача што ја одложивте што го забавува вашиот тим? Направете го ова прво и отстранете го од памет. Откако ќе се заврши оваа задача, можете повторно да ја преземете контролата врз вашите приоритети и време.

13. Заборавете на тешките утрински активности и богатите здрави појадок.

Не мора да јадете голем појадок или да го правите тоа комплицирано смути што сте го виделе на Инстаграм секое утро. Друга заблуда за продуктивноста е дека треба да се разбудите рано и да имате солидна утринска рутина за да се мотивирате. Додека утринската рутина ви помага да го подготвите денот за успех, бидејќи веќе сте означиле неколку полиња на списокот со задачи (како што се местење на креветот, туширање, правење кафе, навлегување на свеж воздух или вежбање), не е неопходно да се има. Ако постојаната утринска рутина ви дозволува да бидете продуктивни, продолжете да го правите тоа. Но, некои основачи веруваат во тоа ноќна рутина може да биде не помалку ефикасен.

14. Наместо тоа, обидете се со ноќна рутина. Управување со времето.

Ноќната рутина вклучува подготовка за следниот работен ден за да можете веднаш да започнете ефективен работен процес наутро. Ова може да значи чистење на вашето сандаче и Slack, поставување на вашите главни три приоритети за утре, медитација 30 минути, па дури и поставување на потсетник за спиење во вашиот календар за да ги исклучите вашите уреди и да се опуштите. Наместо да се најавите на AM и да го поминете првиот час од денот размислувајќи за вашите приоритети, веќе ги имате мапирано и можете да го поминете тој час за да ги завршите работите. Уште повеќе, поставувањето на редовно време за спиење го подобрува квалитетот на вашиот сон, за да можете да се разбудите поодморени и подготвени за денот.

15. Најдете го вашето време за врв

Дали сте утринска личност или ноќен був? Дали некогаш сте се чувствувале виновни што не сте вклучени во вашите редовни работни часови од 9 до 5? Ти не си сам. Секој има свое „врмено време“ или „време на проток“, што е периодот од 60-90 минути во текот на денот кога сте во вашата идеална состојба. Вашиот мозок пука на сите цилиндри, имате фокус како ласер без напор и едноставно не можете да бидете збунети.

За некои, врвот може да се случи во раните утрински часови. За други, можеби веќе е пладне. Други може да се најдат во најдоброто од 23 часот и веднаш по полноќ, да направат повеќе во тој час отколку што направиле целиот претходен ден. Во меѓувреме, размислете малку за тоа во кое време од денот обично сте „во зоната“ и обидете се да не закажувате ниски задачи или состаноци во тој период. Управување со времето

16. Не се облекувајте за успех.  

Старата поговорка вели: „Облечете се за успех“. Во денешно време, во светот на работа на далечина по КОВИД, удобното облекување е поважно. Станува уште поинтегрален дел од работниот век, особено сега кога повеќето луѓе работат од дома. Пижами, дуксери, шорцеви, апостолки - се што ќе ви овозможи да постигнете најдобар резултат. (Се разбира, ако имате важен видео повик со потенцијален клиент или партнер, можеби ќе сакате да носите нешто што може да се претстави од вашите рамена).

Одржувањето на вашата гардероба едноставна, исто така, помага да се избегне замор од одлуки , како што беше споменато претходно. На пример, поранешниот американски претседател Барак Обама носи само два вида одела: сиви или сини. Тој понатаму објаснува: „Самото донесување одлуки ја намалува способноста за донесување понатамошни одлуки... Треба да ја фокусирате вашата енергија на донесување одлуки“. Освен што ќе ослободите енергија, ќе ослободите и време. Секоја минута помалку што ја трошите грижејќи се за тоа што ќе облечете е дополнителна минута кога можете да направите нешто важно.

Минимизирајте го бројот на одлуки

Овој концепт функционира не само во облеката, туку и на многу начини за да ве задржи фокусирани и да ги вратите вашите ментални сили. Минимизирајте го бројот на одлуки што треба да ги донесете во еден ден и ќе станете многу поефикасни. Понекогаш користењето дигитални алатки за да го поделите вашето време и внимание не е доволно. Можеби ќе треба физички одвојте се од стресните фактори кои ви го одвлекуваат вниманието, особено кога работите од дома Гледате садови кои се натрупуваат во мијалникот. Валканите алишта гледаат во вас од аголот на собата. Дневниот циклус на вести се игра во позадина на телевизија. Овие ви го одвлекуваат вниманието до точка каде што додавате куп неделни домашни задачи на списокот со задачи за работа. Во такви случаи, најдобро е физички да ја смените собата и да создадете посебен работен простор кој е одделен од остатокот од вашиот дом.

Има многу совети за создавање на совршено домашен работен простор за хонорарци и претприемачи. Сè што ви треба во моментов е да донесете одлука навистина да го направите тоа - да создадете уникатен работен простор што ќе постави ѕид помеѓу вас и валканите садови или барем ќе ве оддалечи од кујната.

18. Правете три работи пред ручек. Управување со времето.

Овој совет за продуктивност доаѓа од Мајкл Карњанапракорн, ко-основач на онлајн платформата за учење Skillshare и, од неодамна, основач на Otis, инвестициско средство за алтернатива средства врз основа на блокчејн. Во Skillshare, една од дневните мантри предводена од Карњанапракорн беше „да се завршат три работи пред ручек“. Тие не мораше да бидат важни - само нешто што беше на вашата листа со задачи за да ја придвижите иглата напред. Лесно е да се најдете како читате статии или се губите во вашето сандаче во првата половина од денот, а потоа до ручек може да се чувствувате незадоволни. По ова, притисокот се зголемува и се чувствувате зад себе во остатокот од денот. Методот „три работи пред ручек“ ги елиминира овие чувства бидејќи веќе сте провериле некои од вашите задачи, а потоа сте се наградиле со храна и пауза.

19. Кога се сомневате, само добијте го нешто Признаена

Сè уште не сте сигурни дали овие техники на продуктивност се соодветни за вас? Дали продолжувате да се чувствувате непродуктивни? Кога се сомневате, само направете нешто. Акцијата е подобра од совршенството. Истражувањата покажаа дека мозокот добива удар на допамин кога задачата е исклучена. Друга причина да ја поделите работата на помали делови со користење на системот Канбан е да можете да постигнете мал напредок секој пат кога ќе ја преместите картичката Трело напред или ќе означите задача на Асана како „завршена“. Еден час правење нешто е повредно од 10 часа размислување за тоа.

20. Оптимизација, автоматизација, аутсорсинг

Некои основачи тврдат дека збир на совети и тактики не е одговор на продуктивноста и дека навистина ви треба цел систем чекор-по-чекор за да ви купи време и фокусирање. Ари Мајсел е еден таков претприемач, а неговиот метод OAO (Оптимизација, автоматизација, аутсорсинг) се покажа дека ги менува животите.

Накратко за концептот на ОАО: 

  1. Оптимизација - прегледајте ги сите ваши системи и процеси и оптимизирајте ги до тој степен што секој од вашиот тим може да ги направи, за да не морате повеќе.
  2. Автоматизација. Потоа автоматизирајте што е можно повеќе сега кога сите системи и процеси се мапирани. За ова се достапни безброј алатки без код, како што е Zapier.
  3. Аутсорсинг - Конечно, откако ќе оптимизирате и автоматизирате, сега можете да нарачувате се што ви преостанува. Ова вклучува ангажирање виртуелен асистент или делегирање на член на тимот, а системот на Ари ќе ви каже точно како да го направите тоа ефикасно.

АЗБУКА

Често поставувани прашања (ЧПП) Управување со времето и продуктивност

  1. Што е управување со времето?

    • Одговор: Управувањето со времето е вештина за ефикасно управување и користење на расположливото време за постигнување на целите. Вклучува планирање, одредување приоритет на задачите, поставување рокови и оптимизирање на процесите.
  2. Како да ја зголемите продуктивноста преку управување со времето?

    • Одговор: Зголемената продуктивност може да се постигне со поставување конкретни цели, креирање акциони планови, ефективно давање приоритет на задачите, користење на техники за управување со времето како што е методот Помодоро и континуирано учење и подобрување.
  3. Кои методи за управување со времето постојат?

    • Одговор: Постојат многу техники за управување со времето, вклучувајќи ги GTD (Getting Things Done), методот Помодоро, Ајзенхауерската матрица, ABCD анализата, техниката на 2-минутно правило и други. Секој метод одговара на различни луѓе, а изборот зависи од индивидуалните преференции.
  4. Како да креирате ефективен акционен план?

    • Одговор: За да креирате ефективен акционен план, идентификувајте конкретни цели, разделете ги на помали задачи, поставете приоритети, поставете рокови, користете список со задачи и редовно ажурирајте го вашиот план според промените во приоритетите.
  5. Како да се справите со одложувањето?

    • Одговор: За да се борите против одложувањето, идентификувајте ги причините за одложување на задачите, поставете реални рокови, разделете ги големите задачи на помали, користете мотивациони техники како што се наградите и спроведувајте редовно самооценување.
  6. Како да се избегне преоптоварување со информации?

    • Одговор: Избегнувајте преоптоварување со информации со ограничување на времето што го поминувате социјални мрежи, фокусирајте се на клучните информации, користете алатки за организирање и приоритет на задачите, како што се списоци со задачи и апликации за управување со задачи.
  7. Како да одржите рамнотежа помеѓу работата и животот?

    • Одговор: Одржувањето рамнотежа помеѓу работата и животот може да се постигне со јасно разграничување на работното и личното време, поставување граници и приоритизирање на здравјето и слободното време. Исто така, важно е да можете да одбиете непотребни обврски кога е потребно.