Produtividade dos funcionários. Guia do líder para medição de tempo e produtividade

A produtividade dos funcionários é uma medida da eficiência e eficácia de seu trabalho no ambiente de trabalho. A gestão de desempenho desempenha um papel fundamental no alcance dos objetivos organizacionais. Aqui estão alguns fatores que podem afetar a produtividade dos funcionários:

1. Motivação: Funcionários motivados geralmente são mais produtivos. A motivação pode estar relacionada a recompensas, reconhecimento, tarefas interessantes e outros fatores.
2. Objetivos e expectativas claros: Quando os funcionários entendem seus objetivos e expectativas, eles acham mais fácil navegar e alcançar resultados.
3. Educação e desenvolvimento: Oferecer aos funcionários oportunidades de treinamento e desenvolvimento profissional pode melhorar suas habilidades e, portanto, sua produtividade.
4. Orientação Eficaz: Líderes que têm habilidades eficazes os gestores podem inspirar e orientar seus subordinados, contribuindo para o aumento da produtividade.
5. Comunicação: Uma boa comunicação dentro de uma organização promove a compreensão das tarefas, reduz a probabilidade de erros e ajuda a remover obstáculos à conclusão das tarefas.
6. Ambiente de trabalho: Um espaço de trabalho confortável e acolhedor pode ter um impacto positivo no bem-estar físico e emocional dos funcionários.
7. Tecnologias e ferramentas: O uso de tecnologia moderna e ferramentas eficientes pode melhorar seu fluxo de trabalho e aumentar sua produtividade.
8. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: Os funcionários que conseguem manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional são frequentemente mais eficazes e menos estressados.
9. Avaliação e feedback: Avaliar regularmente o desempenho e fornecer feedback construtivo ajuda os funcionários a compreender seus pontos fortes e áreas de melhoria.

A gestão de desempenho bem-sucedida requer uma abordagem abrangente que leve em consideração vários aspectos do processo de trabalho e as características individuais dos funcionários.

Agora que temos uma posição decente, vamos dar uma olhada em algumas ferramentas e técnicas que vão te ensinar como gerenciar o tempo da sua equipe e aumentar a produtividade.

1. Desenvolvimento de calendário de projeto. Produtividade dos funcionários.

O desenvolvimento de um calendário de projetos e o gerenciamento do desempenho dos funcionários estão interligados e são elementos importantes para a conclusão bem-sucedida das tarefas. Aqui estão as etapas e recomendações para esses dois aspectos:

1. Definição das Metas e Objetivos do Projeto:

• Descubra os objetivos finais do projeto.
• Divida seus objetivos em tarefas menores.

2. Produtividade dos funcionários / Definição de tempo:

• Elabore os detalhes dos prazos de cada tarefa.
• Considere dependências entre tarefas.
• Identifique caminhos críticos.

3. Desenvolvimento do Calendário do Projeto:

• Use ferramentas profissionais para criar um cronograma de projeto (por exemplo, um gráfico de Gantt).
• Incluir todas as etapas do projeto no calendário, levando em consideração prazos e dependências.

4. Produtividade dos funcionários. Planejamento de recursos:

• Determine quais recursos (pessoas, tecnologia, finanças) serão necessários para cada tarefa.
• Distribua recursos de maneira uniforme e eficiente.

5. Acompanhamento do desempenho dos funcionários:

• Defina expectativas claras de desempenho para cada tarefa.
• Fornecer transparência sobre os objetivos do projeto e a função de cada funcionário.
• Forneça feedback e suporte.

6. Monitoramento e controle:

• Acompanhe regularmente o progresso do projeto e o desempenho dos funcionários.
• Faça ajustes no cronograma e no plano de trabalho conforme necessário.
• Responda aos riscos e problemas imediatamente.

7. Produtividade dos funcionários. Comunicação e Colaboração:

• Providenciar comunicação eficaz entre os membros da equipe.
• Promova a colaboração e o compartilhamento de informações.

8. Apoio ao Funcionário:

• Forneça aos funcionários os recursos e o treinamento de que precisam.
• Preste atenção ao seu bem-estar e motivação.

9. Classificação de desempenho:

• Realize avaliações regulares de desempenho e analise os resultados.
• Use dados para melhorar continuamente os processos.

10. Melhoria Constante:

• Aplicar experiência de projetos anteriores para otimizar processos.
• Desenvolver e implementar novas técnicas de gerenciamento de projetos e desempenho.

O gerenciamento eficaz do desempenho dos projetos e dos funcionários requer uma abordagem sistemática e flexibilidade para se adaptar às mudanças e às novas condições.

2. Crie uma lista de prioridades, começando pelas atividades mais demoradas e terminando nas menos demoradas.

Imagina isto. Você definiu lindamente as tarefas do dia para os membros da sua equipe. Está tudo ali disposto para eles preencherem e marcar um por um. Parece bom, certo? Mas o problema agora é que as tarefas variam em complexidade e duração (tarefas complexas provavelmente levarão mais tempo). Então, como você pode garantir que as equipes concluam as tarefas da maneira mais produtiva e oportuna?

Pode-se supor erroneamente que fazer primeiro tarefas mais gerenciáveis ​​abrirá a porta para tarefas mais difíceis e lhe dará o ímpeto para continuar trabalhando. Produtividade dos funcionários

No entanto, um estudo recente que examinou os níveis de acuidade dos médicos em comparação com a sua carga de trabalho, e deu prioridade aos casos menos complexos, descobriu que priorizar tarefas mais fáceis em detrimento das complexas só traz benefícios a curto prazo, mas é pior a longo prazo. O que podemos aprender com isso?

Como gestores, incentive os membros da sua equipe a assumirem tarefas mais desafiadoras como prioridade. Por que? Porque é mais fácil nos distrairmos de tarefas mais complexas e priorizar as mais fáceis. Isso nos dá uma sensação de realização.

3. Meça e acompanhe o desempenho regularmente.

A medição e o acompanhamento regulares do desempenho são elementos essenciais para uma gestão eficaz de projetos e funcionários. Aqui estão algumas etapas importantes sobre este assunto:

1. Estabelecendo Indicadores Chave de Desempenho (KPI):

   • Determine as principais métricas que melhor refletem o desempenho do seu projeto e das pessoas.
   • Esses KPIs podem incluir prazos para conclusão de tarefas, qualidade dos resultados, parâmetros orçamentários, entre outros.

2. Avaliações regulares de desempenho:

   • Realize avaliações de desempenho regulares (por exemplo, semanais ou mensais).
   • Compare os resultados reais com os planos e expectativas.

3. Produtividade dos funcionários. Usando ferramentas de gerenciamento de projetos:

   • Use ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos para monitorar o progresso.
   • Gráficos de Gantt, painéis de tarefas e sistemas de controle de tempo podem ser ferramentas úteis.

4. Feedback e Diálogo:

   • Realize reuniões regulares para discutir o progresso e resolver possíveis problemas.
   • Forneça feedback aos funcionários para que eles entendam como seu trabalho se alinha aos objetivos do projeto.

5. Produtividade dos funcionários. Correção de Planos:

   • Em caso de desvios do plano, ajuste o cronograma e os recursos.
   • Responda às tendências e riscos negativos tomando medidas para preveni-los ou gerenciá-los.

6. Avaliação de Desempenho Individual:

   • Desenvolver sistemas para avaliar o desempenho individual.
   • Considere a contribuição de cada funcionário para o resultado geral.

7. Produtividade dos funcionários. Análise Sistemática de Processo:

   • Analise a eficiência dos processos de trabalho.
   • Procure maneiras de otimizar e melhorar o desempenho.

8. Usando automação:

   • Implementar ferramentas de automação para coleção de dados sobre produtividade.
   • Isso pode simplificar o processo de rastreamento e fornecimento de análises.

9. Produtividade dos funcionários. Gerando Relatórios:

   • Fornecer relatórios regulares de desempenho para a gerência e a equipe do projeto.
   • Compartilhe seus resultados e planos para o futuro.

10. Melhoria continua:

• Use dados de medição de desempenho para melhorar continuamente processos e práticas.

Medir e acompanhar regularmente o desempenho ajuda a identificar problemas antecipadamente e a evitar possíveis atrasos no projeto.

4. Preste atenção às atividades comuns que desperdiçam tempo no local de trabalho. Produtividade dos funcionários

Identificar atividades que desperdiçam tempo pode melhorar sua produtividade. funcionários e economizar seu tempo eliminando tarefas indesejadas e distrações de sua rotina de trabalho. Aqui estão algumas atividades típicas que desperdiçam tempo no local de trabalho:

1. Distrações em redes sociais
2. Verificando e-mails constantemente
3. Falta de tarefas prioritárias
4. Apenas adie
5. Reuniões improdutivas
6. Conversas aleatórias

Com exceção de conversas aleatórias e reuniões improdutivas, todo o resto é relativamente fácil de controlar. É apenas uma questão de autocontrole. Mas é difícil recusar reuniões e conversas casuais. Uma solução simples para reuniões improdutivas é manter as coisas o mais simples possível. Crie uma agenda, dê um CTA e encerre a reunião. Ofereça este conselho aos seus funcionários que são educados demais para recusar conversas casuais. Nessas situações, o funcionário pode dar um sinal de fim de conversa, após o qual o sinal alto pode ser usado como bode expiatório para retornar ao trabalho.

5. Cuidado com o cansaço no local de trabalho ou no trabalho remoto. Produtividade dos funcionários

Mais tarde veremos algumas distrações que podem causar fadiga. Aqui veremos o que você pode fazer de forma proativa para evitar que seus funcionários se cansem durante o trabalho.

É melhor fazer uma pausa de cinco a dez minutos a cada cinquenta a sessenta minutos de trabalho do que fazer pausas mais longas após longos períodos de trabalho.

• Saia de casa: Esteja você no escritório ou trabalhando em casa, passar algum tempo fora de casa pode ajudar a aliviar o cansaço. Será ainda melhor se o tempo estiver bom. Você não precisa estudar para entender que ficar sentado em uma mesa o dia todo não é saudável.
• Organize eventos sociais: No escritório ou via Zoom, ter um local onde seus funcionários possam apenas relaxar e não falar de trabalho, mas estar na companhia uns dos outros ajuda a aliviar o cansaço.
• Check-ins individuais: embora os check-ins possam ser demorados, eles mostram às suas equipes que você se importa. Verifique-os de vez em quando – não sobre seu desempenho, mas sobre seu bem-estar geral.

6. Identifique e gerencie diferentes fontes de distrações.

Gerenciar distrações é uma parte importante para manter os funcionários produtivos e produtivos. Aqui estão algumas etapas para identificar e lidar com várias fontes de distração:

1. Realizando a Análise:

• Faça uma análise do seu ambiente e processos de trabalho para identificar possíveis fontes de distrações.
• Pergunte aos funcionários o que os atrapalha no trabalho.

2. Produtividade dos funcionários. Identificando as principais distrações:

• Identifique os principais fatores que podem afetar a produtividade, como ruídos estranhos, móveis desconfortáveis, falta de equipamentos, etc.

3. Avaliando tendências distrativas:

• Avalie com que frequência e em que fase do trabalho os funcionários estão expostos a distrações.

4. Produtividade dos funcionários. Treinamento de funcionário:

• Fornecer treinamento sobre métodos para gerenciar distrações, como técnicas gerenciamento de tempo e concentração.

5. Regulamento do Ambiente de Trabalho:

• Criar condições de trabalho confortáveis, por exemplo, permitir que os funcionários utilizem fones de ouvido com redução de ruído.

6. Gerenciamento de tecnologia:

• Considere usar ferramentas e aplicativos para bloquear notificações que distraem ou gerenciar o tempo, como a técnica Pomodoro.

7. Produtividade dos funcionários.  Definindo Limites:

• Estabeleça limites claros entre sua vida pessoal e profissional.
• Incentive os funcionários a reservar um tempo para descansar e recarregar as energias.

8. Gerenciamento de tarefas:

• Divida as tarefas em partes menores e gerenciáveis ​​para reduzir a sensação de sobrecarga.

9. Fazendo pausas regulares:

• Incentive os funcionários a fazer pequenas pausas para aliviar o estresse e recuperar a concentração.

10. Produtividade dos funcionários. Feedback e suporte:

• Converse regularmente com os funcionários sobre como eles lidam com as distrações e fornecem o suporte necessário.

11. Usando software de gerenciamento de tarefas:

• Use programas para gerenciamento de tarefas e projetos para organização mais eficiente do processo de trabalho.

12. Formação de hábitos:

• Incentive o desenvolvimento de hábitos de trabalho positivos, como estabelecer um horário de trabalho regular e sequenciar tarefas.

13. Produtividade dos funcionários. Aprendizagem e Adaptação Constantes:

• Monitore como as mudanças nos ambientes e condições de trabalho afetam a distração dos funcionários e adapte as estratégias de gerenciamento de acordo.

Abordar o problema da distração requer uma abordagem sistemática e atenção constante às necessidades dos funcionários e do ambiente de trabalho.

Usando ferramentas de gerenciamento de tempo. Produtividade dos funcionários

Então, quais ferramentas você pode usar para medir o tempo de seus funcionários? Vamos mergulhar em duas ferramentas populares de gerenciamento de tempo.

1. Médico do Tempo

Doutor do tempor permite personalizar e organizar todas as suas tarefas diárias, acompanhando o tempo gasto em cada tarefa em tempo real.

O controle de tempo pode ser configurado para o seu trabalho como um todo ou para tarefas específicas (que aumentam o tempo total gasto em todas as tarefas).

Um dos melhores recursos desta ferramenta é que ela interrompe o rastreamento quando não há atividade em seu sistema por um determinado período de tempo. Este recurso pode ser ativado dependendo do seu fuso horário.

No final do dia, envia um resumo da gestão do seu tempo para cada tarefa.

2. Alternar para monitorar a produtividade dos funcionários

Trilha Alternada é uma ferramenta útil de gerenciamento de tempo que pode ser executada em todos os seus dispositivos. Seu tempo pode ser monitorado e sincronizado em vários dispositivos.

Alguns recursos interessantes deste aplicativo é que ele gera seus relatórios nos formatos CSV e PDF e envia lembretes por e-mail sobre metas.

Conclusão

Algumas das coisas mencionadas neste artigo não afetam diretamente a produtividade dos funcionários, mas certamente afetarão seu tempo e eficiência gerais trabalhar. Produtividade dos funcionários

Tarefas e recursos bem organizados economizarão tempo e permitirão que os funcionários sejam mais produtivos. Incentive seus funcionários a priorizar suas tarefas, da mais difícil à mais fácil, para obter produtividade máxima. Reserve um tempo para monitorar regularmente seu progresso e ver onde eles precisam de ajuda. Ao fazer isso, apresente-lhes pontos-chave para que possam se lembrar melhor das informações. Tome medidas para evitar que seus funcionários fiquem sobrecarregados e esgotados. Envolva suas equipes com reforço positivo para garantir que concluam suas tarefas no prazo. Por fim, use ferramentas de medição de tempo para coletar dados sobre o desempenho de suas equipes, para que você possa tomar melhores decisões e melhorar sua produtividade.

Ao fazer isso para medir o tempo e a produtividade dos funcionários, certifique-se de ser consistente com o que você está recompensando. Melhor liderar pelo exemplo.