Gestão do tempo e melhoria da produtividade

O gerenciamento do tempo e a produtividade são técnicas e estratégias que ajudam você a usar seu tempo de maneira eficaz para atingir seus objetivos, melhorar seu desempenho e concluir tarefas com mais eficiência. Esses conceitos estão intimamente relacionados e desempenham um papel importante no gerenciamento de sua produtividade e sucesso tanto na vida profissional quanto na pessoal. É o meio ambiente ou estamos apenas administrando mal nosso tempo? A gestão do tempo pode ser um grande desafio para qualquer fundador ocupado, especialmente à medida que os limites entre o tempo de trabalho e a vida doméstica cada vez mais se confundem (ou desaparecem). No entanto, com as ferramentas e tácticas certas, pode superar este desafio e tornar-se mais produtivo do que nunca, mesmo durante os tempos mais caóticos da história moderna.

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1. Não faça multitarefas. Gerenciamento de tempo.

Você já se sentiu exausto física e mentalmente no final de um dia de trabalho, mas não conseguiu terminar seu trabalho? Se você já reclamou que não tem tempo suficiente durante o dia, é provável que tenha tentado realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Quando você pensa que está realizando multitarefas, na verdade está apenas encurtando o gráfico de pizza de cada tarefa e roubando horas de si mesmo. Você só tem uma certa quantidade finita de energia em um determinado dia, e se você é um daqueles empreendedores que quer dar 100% em tudo que faz, a matemática simplesmente não bate. Na verdade, você acaba dedicando 10% aqui, 20% ali, 5% a uma dúzia de outras tarefas, e depois outros 10% da sua atenção são gastos no fluxo interminável de notificações e mensagens. redes sociais.

Isso resulta em altos custos de mudança, que demoram mais do que você imagina. Digamos que você verificou suas notificações do Facebook quatro vezes. Está perdido até uma hora inteira. Você verifica sua caixa de entrada ou o Slack sempre que o pequeno círculo vermelho aparece? Você perde mais tempo do que realmente trabalha.

Além disso, a qualidade do trabalho diminui e os prazos são atrasados. Vai parecer que você está demorando cada vez mais para fazer as coisas – porque demora. E como você já passou o dia inteiro alternando entre tarefas, seu tanque estará vazio à noite. Gerenciamento de tempo

2. Em vez de uma tarefa

Quando foi a última vez que você se concentrou em apenas UMA coisa por 30 minutos? Ou até 10 minutos? Sem olhar notificações ou e-mails?

Não importa no que você esteja trabalhando, desligue todas as distrações e concentre-se em uma coisa por um período específico de tempo. Se necessário, defina um cronômetro. Defina seu calendário para Não perturbe (Não perturbe). Nas configurações do Slack, selecione Pausar notificações. Feche todas as 27 abas abertas do navegador ou simplesmente clique em Nova Janela. Toque sua música relaxante favorita sem letra para mergulhar na atmosfera. E apenas... comece a fazer isso.

3. Estabeleça limites artificiais para você mesmo. Gerenciamento de tempo.

Uma das maneiras mais poderosas de aumentar sua produtividade e melhorar o gerenciamento do tempo é estabelecer limites artificiais. O que isso significa? Prazos falsos. Definir limites artificiais evita que você caia na armadilha da lei Parkinson , que afirma que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Você provavelmente já viu isso antes. Alguém em sua equipe tem três tarefas e oito horas dia de trabalho para eles execução, e conseguem esticar essas tarefas das 9h às 5h. Quando você sabe em primeira mão que essas três tarefas deveriam levar no máximo 90 minutos.

E se eles tivessem apenas um dia de trabalho de 90 minutos para fazer isso? Aposto que o Tesla Cybertruck que o trabalho ainda estaria feito. Trabalhar em casa causado pela pandemia de COVID-19 tornou ainda mais fácil cair na armadilha da Lei de Parkinson. Sem tempo de viagem e sem tarefas diárias de trabalho para forçá-lo a relaxar mentalmente e voltar para casa, você pode realmente arrastar as coisas.

Mantenha-se produtivo.

A melhor maneira de quebrar a Lei de Parkinson e permanecer produtivo hoje é estabelecer prazos artificiais. Crie um limite de tempo para concluir esta tarefa – até mesmo defina um cronômetro para você. Um dos membros da equipe do Fundador também era conhecido por seguir essa técnica, usando o ambiente ao seu redor como restrições de tempo incorporadas. Quando ele viaja para filmar (na época em que as pessoas podiam fazer essas coisas), ele comprava apenas 30 ou 60 minutos de Wi-Fi de avião. Ele então se desafiou a realizar o máximo de trabalho possível nesses 30 ou 60 minutos e não atualizaria a Internet depois que o cronômetro expirasse.

Qualquer coisa que aconteça depois que o Wi-Fi for desligado deve acontecer off-line na área de trabalho. Isso permitirá que você se concentre na tarefa em questão e não se distraia com várias guias, notificações e e-mails. Você ficará surpreso com o quanto poderá realizar se definir limites fictícios e criar um mini-sprint.

4. Use a técnica pomodoro. Gerenciamento de tempo

A Técnica Pomodoro é uma técnica específica de gerenciamento de tempo do final da década de 1980 que usa um cronômetro para dividir o trabalho em pequenos e hiperprodutivos mini-sprints. Geralmente são intervalos de 25 minutos separados por pequenos intervalos.

LifeHacker descreve instruções passo a passo para usar a técnica Pomodoro de maneira eficaz:

1. Selecione a tarefa a ser concluída
2. Defina o Pomodoro para 25 minutos (O Pomodoro é um cronômetro)
3. Trabalhe na tarefa até o Pomodoro tocar e, em seguida, coloque o cheque no pedaço de papel.
4. Faça uma pequena pausa (5 minutos está ok)
5. A cada 4 Pomodoros faça uma pausa maior

Você pode até usar ferramentas online como o Tomato Timer ou uma variedade de aplicativos para tornar essa tática ainda mais fácil. Gerenciamento de tempo

5. Experimente o efeito Zeigarnik. 

Existe uma teoria psicológica segundo a qual é mais fácil lembrar das atividades interrompidas e retornar a elas. Isso é chamado de efeito Zeigarnik. Acredita-se que é mais provável que você se lembre de uma tarefa inacabada do que de uma concluída. A psicóloga lituana Bluma Zeigarnik descobriu esse efeito observando o comportamento dos garçons em um café. De acordo com o estudo, os garçons eram mais propensos a lembrar detalhes das abas abertas do que os clientes que já haviam sido pagos.

Como você pode usar o efeito Zeigarnik para melhorar a produtividade empresarial? Bem, se você está lutando para resolver uma determinada tarefa ou procrastinando um problema específico, faça uma pausa. Afaste-se dele por cinco minutos. Então volte a isso. Você pode estar revigorado e ser capaz de trabalhar nisso de forma mais eficaz, agora que deixou o ticket aberto e teve a chance de pensar sobre isso inconscientemente e sem pressão.

6. Encontre o seu Six Pack . Gerenciamento de tempo.

Não, não estamos falando de sentar e relaxar. "Six-Pack" é um termo de aviação para o painel de instrumentos que contém os principais instrumentos de vôo na cabine de uma aeronave. Embora existam um milhão de coisas que podem ser manipuladas simultaneamente durante o voo, normalmente existem seis instrumentos que fornecem os dados mais importantes (velocidade no ar, altímetro, etc.). O piloto pode se concentrar nesses seis instrumentos para manter tudo funcionando perfeitamente. Ari Maisel também é piloto treinado. Ele aconselha você a pensar no seu negócio como um avião quando se trata de focar. “Como fundador, você precisa tentar encontrar sua versão do Six-Pack. Que não importa o que aconteça, você se concentrará em promover o seu negócio, mesmo que seja um por cento.”

Qual é o Six-Pack no seu negócio? É aqui que você deve gastar sua energia. Para tudo o mais que não contribua para atingir esse objetivo ou KPI, basta remover as distrações.

7. Coloque seu telefone em outra sala. 

Você pode se convencer de que não é viciado em smartphones, mas sejamos honestos: todo empresário tem. Esta pequena ferramenta é potencialmente uma das ferramentas mais poderosas para administrar um negócio online que já existiu. Palavra-chave: potencialmente. Na verdade, o vício em smartphones é um incômodo e prejudicial à produtividade. Mesmo apenas verificar seu telefone por dois segundos e processar uma nova notificação pode levar até 23 minutos para recuperar sua atenção.

Uma maneira infalível de se livrar dessa distração constante é deixar seu smartphone em outro cômodo. Tente fazer isso por algumas horas quando começar a trabalhar amanhã. Na hora do almoço, você ficará agradavelmente surpreso com o quão focado e bem-sucedido você se sente.

8. Mestre em comunicação assíncrona. Gerenciamento de tempo

A comunicação assíncrona (ou "Assíncrona", para abreviar) é um comportamento de produtividade muito subestimado que pode revolucionar a maneira como você administra seu negócio. Isso significa comunicar-se com sua equipe NÃO em tempo real, mas "passando a bola para frente e para trás".

O blog Doist resume melhor: “Simplificando, comunicação assíncrona é quando você envia uma mensagem sem esperar uma resposta imediata”.

• Exemplo assíncrono 1: você envia um e-mail para alguém. Eles respondem no dia seguinte, quando podem lidar melhor com a tarefa.
• Exemplo assíncrono 2: você envia um briefing em vídeo do Loom para um membro da equipe em um fuso horário diferente durante o horário de sono. Ao acordarem e começarem a trabalhar, olham para o tear e começam a trabalhar no projeto – comentando qualquer dúvida. Você pode então começar a responder às perguntas de forma assíncrona na primeira oportunidade.

Claro, existem alguns tipos de comunicação que ainda precisam ser síncronas (também conhecidas como “Sync”) – onde a pessoa com quem você está conversando responde imediatamente em tempo real. Muitas pessoas ainda acreditam que a colaboração criativa e a resolução de problemas ainda são melhor realizadas “na mesma sala”. No entanto, agora que em muitos lugares do mundo não podemos literalmente estar na mesma sala devido à quarentena e ao distanciamento social, muitos empreendedores estão a ter de repensar as suas estratégias de comunicação.

• Exemplo de sincronização 1: reunião ao vivo na mesma sala (ou ferramenta de videoconferência).
• Exemplo de sincronização 2: conversa em tempo real no chat do Slack.

É importante pensar sobre quais comunicações no seu dia de trabalho poderiam se tornar assíncronas e cancelar essas reuniões do seu calendário. E planeje a comunicação síncrona somente quando for absolutamente necessário.

Cada vez que uma reunião do Google Agenda é cancelada e substituída por uma mensagem assíncrona ou um vídeo Loom de 5 minutos, um anjo ganha asas.

9. Evite o cansaço das decisões

Na verdade, desistir completamente das decisões lhe devolverá uma tonelada de poder mental. Jack Dorsey, cofundador do Twitter e da Square, claramente não gosta de tomar decisões e muitas vezes deixa sua equipe tomar decisões importantes sem ele. "Um ex-funcionário da Square disse que Dorsey 'achou que a reunião ideal seria aquela em que ele não precisasse dizer nada'." Como empresário, você provavelmente toma decisões o dia todo. E quando você se depara com um problema realmente importante, você já gastou toda a sua energia de tomada de decisão em pequenas tarefas e decisões sem importância.

O cansaço da decisão é real. Pode parecer que no final do dia não há mais combustível em seu tanque mental e seu cérebro fica tenso só de pensar em mais uma coisa pela qual você é responsável. Tente tomar menos decisões e responsabilizar sua equipe (especialmente aqueles que se preparam para funções de liderança) por tomar mais dessas decisões. Você pode perguntar: “Mas como posso confiar que as pessoas tomarão boas decisões sem mim?”

10. Classifique as decisões em reversíveis ou irreversíveis. Gerenciamento de tempo

Se você realmente precisa tomar uma decisão por conta própria, pense em como essa decisão é importante para gastar energia mental. É bem possível que a maioria das decisões em um determinado dia possam ser tomadas rapidamente, em poucos segundos, sem qualquer risco. Em outras palavras, você provavelmente estava se preocupando demais com isso. Farnam Street explora esse princípio de decisões reversíveis e irreversíveis, mostrando uma grade de como você deve pensar sobre cada decisão.

Se a solução for reversível - por exemplo, uma mensagem em rede social, que você pode excluir de forma rápida e fácil, ou um rascunho de um artigo de blog que você sempre pode editar, você deve gastar um mínimo de tempo pensando nisso. Apenas “mova-se rápido e quebre as coisas” e você evitará o estresse mental de se preocupar com algo que pode ser facilmente consertado.

Se a solução irreversivelmente - por exemplo, enviando um e-mail para 2 milhões de assinantes - você pode querer gastar um pouco de sua energia para ter certeza de que está certo. Além disso, se a solução for irreversível e consistente - como assinar um grande contrato ou um aluguel de escritório por cinco anos - você definitivamente vai querer dedicar algum tempo a isso.

Jeff Bezos aprofunda essa abordagem à tomada de decisões em uma de suas cartas aos acionistas:

“Algumas decisões têm consequências e são irreversíveis ou quase irreversíveis – são portas de sentido único – e estas decisões devem ser tomadas de forma metódica, cuidadosa, lenta, com muita reflexão e consulta. Se você caminhar e não gostar do que vê do outro lado, não conseguirá voltar para onde estava antes. Podemos chamar essas decisões de Tipo 1. Mas a maioria das decisões não é assim – elas são mutáveis, reversíveis – são portas de mão dupla.” 

Segundo Bezos, este segundo tipo de decisão “pode e deve ser tomada rapidamente”. Tente pensar sobre suas decisões dessa maneira e veja com que rapidez você pode tomar decisões reversíveis.

11. Calendário próprio

Chris Dixon, sócio e investidor da a16z, disse certa vez: “Sua caixa de entrada é a lista de tarefas de outras pessoas”. Muitas pessoas são reativas em vez de proativas com suas contas do G-Suite. É hora de assumir o controle. Diga “Não” ao próximo convite do calendário. Adie e-mails sem importância para uma data posterior para que você possa resolvê-los melhor. Use os “3 Ds” para chegar à caixa de entrada zero e mantenha seu Google Agenda longe de reuniões desnecessárias das quais você não precisa comparecer. Essa dica é muito simples, mas mesmo assim importante. Gerencie seu calendário e seu tempo. Pertence a você e a mais ninguém.