Produktivita zamestnancov. Vodcova príručka

Produktivita zamestnancov je meradlom efektívnosti a efektívnosti ich práce v pracovnom prostredí. Riadenie výkonnosti zohráva kľúčovú úlohu pri dosahovaní cieľov organizácie. Tu je niekoľko faktorov, ktoré môžu ovplyvniť produktivitu zamestnancov:

1. motivácia: Zamestnanci, ktorí sú motivovaní, sú zvyčajne produktívnejší. Motivácia môže byť spojená s odmenami, uznanie, zaujímavé úlohy a ďalšie faktory.
2. Jasné ciele a očakávania: Keď zamestnanci rozumejú svojim cieľom a očakávaniam, ľahšie sa orientujú a dosahujú výsledky.
3. Vzdelávanie a rozvoj: Poskytovanie príležitostí na školenie a profesionálny rozvoj zamestnancom môže zlepšiť ich zručnosti a tým aj produktivitu.
4. Efektívne vedenie: Lídri, ktorí majú efektívne zručnosti manažéri môžu inšpirovať a viesť svojich podriadených, čím prispievajú k zvýšeniu produktivity.
5. komunikácia: Dobrá komunikácia v rámci organizácie podporuje pochopenie úloh, znižuje pravdepodobnosť chýb a pomáha odstraňovať prekážky pri dokončení úloh.
6. Pracovné prostredie: Pohodlný a podporný pracovný priestor môže mať pozitívny vplyv na fyzickú a emocionálnu pohodu zamestnancov.
7. Technológie a nástroje: Používanie moderných technológií a efektívnych nástrojov môže zlepšiť váš pracovný tok a zvýšiť produktivitu.
8. Rovnováha medzi pracovným a súkromným životom: Zamestnanci, ktorí dokážu udržať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom, sú často efektívnejší a menej vystresovaní.
9. Hodnotenie a spätná väzba: Pravidelné hodnotenie výkonu a poskytovanie konštruktívnej spätnej väzby pomáha zamestnancom porozumieť ich silným stránkam a oblastiam na zlepšenie.

Úspešné riadenie pracovného výkonu si vyžaduje komplexný prístup, ktorý zohľadňuje rôzne aspekty pracovného procesu a individuálne charakteristiky zamestnancov.

Teraz, keď máme slušnú oporu, pozrime sa na niektoré nástroje a techniky, ktoré vás naučia, ako riadiť čas vášho tímu a zvýšiť produktivitu.

1. Vypracovanie projektového kalendára. Produktivita zamestnancov.

Vypracovanie projektového kalendára a riadenie výkonnosti zamestnancov sú prepojené a sú dôležitými prvkami úspešného dokončenia úloh. Tu sú kroky a odporúčania pre tieto dva aspekty:

• Výber formátu kalendára: Môže to byť Ganttov diagram, časová os, tabuľka alebo iný vizuálny formát, ktorý je užitočný pre tím.
• Rozdelenie na časové úseky: Priraďte konkrétne časové obdobia ku každej fáze alebo úlohe, berúc do úvahy priority a závislosti.
• Berúc do úvahy vonkajšie faktory: Zvážte víkendy, sviatky a plánované dovolenky zamestnancov, aby ste sa vyhli oneskoreniam.

Efektívne riadenie výkonnosti projektov a zamestnancov si vyžaduje systematický prístup a flexibilitu pri prispôsobovaní sa zmenám a novým podmienkam.

2. Vytvorte si zoznam priorít, počnúc časovo najnáročnejšími aktivitami a končiac najmenej.

Predstavte si toto. Krásne ste nastavili úlohy pre členov vášho tímu na tento deň. Všetko je tam rozložené, aby to mohli jeden po druhom vyplniť a označiť. Znie to dobre, však? Problémom však teraz je, že úlohy sa líšia zložitosťou a dĺžkou (zložité úlohy budú pravdepodobne trvať dlhšie). Ako teda môžete zabezpečiť, aby vaše tímy dokončili úlohy čo najproduktívnejšie a včas?

Niekto by sa mohol mylne domnievať, že ak urobíte najskôr zvládnuteľnejšie úlohy, otvorí sa vám brána k tým náročnejším a dá vám impulz pokračovať v práci. Produktivita zamestnancov

Nedávna štúdia, ktorá skúmala úroveň ostrosti lekárov v porovnaní s ich pracovným zaťažením a uprednostňovala menej zložité prípady, však zistila, že uprednostňovanie ľahších úloh pred zložitými má len krátkodobé výhody, ale z dlhodobého hľadiska je horšie. Čo sa z toho môžeme naučiť?

Ako manažéri povzbudzujte členov svojho tímu, aby sa prioritne venovali náročnejším úlohám. prečo? Pretože je pre nás jednoduchšie odviesť pozornosť od zložitejších úloh a uprednostniť tie jednoduchšie. Dáva nám to pocit úspechu.

3. Pravidelne merajte a sledujte výkon.

Pravidelné meranie a sledovanie výkonnosti sú základnými prvkami efektívneho riadenia projektov a zamestnancov. Tu je niekoľko kľúčových krokov v tejto veci:

• Stanovenie kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI).  Určite kľúčové metriky, ktoré najlepšie odrážajú výkonnosť vášho projektu a ľudí. Tieto KPI môžu zahŕňať termíny dokončenia úloh, kvalitu výsledkov, rozpočtové parametre a iné.
• Pravidelné kontroly výkonnosti. Vykonávajte pravidelné (napríklad týždenné alebo mesačné) kontroly výkonnosti. Porovnajte skutočné výsledky s plánmi a očakávaniami.
• Používanie nástrojov projektového manažmentu. Na monitorovanie pokroku používajte špeciálne nástroje projektového manažmentu. Môžu to byť Ganttove diagramy, tabule úloh, systémy sledovania času užitočné nástroje.
• Spätná väzba a dialóg. Usporadúvajte pravidelné stretnutia, aby ste prediskutovali pokrok a vyriešili potenciálne problémy. Poskytnite zamestnancom spätnú väzbu, aby pochopili, ako je ich práca v súlade s cieľmi projektu.
• Oprava plánov. V prípade odchýlok od plánu upravte harmonogram a zdroje. Reagovať na negatívne trendy a riziká prijatím opatrení na ich predchádzanie alebo riadenie.
• Individuálne hodnotenie výkonu. Vyvinúť systémy na hodnotenie individuálneho výkonu. Zvážte príspevok každého zamestnanca k celkovému výsledku.
•  Systematická procesná analýza. Analyzujte efektivitu pracovných procesov. Hľadajte spôsoby, ako optimalizovať a zlepšiť výkon.
• Používanie automatizácie. Implementovať automatizačné nástroje pre zber dát o produktivite. To môže zjednodušiť proces sledovania a poskytovania analýzy.
•  Generovanie správ. Poskytujte pravidelné správy o výkonnosti manažmentu a projektovému tímu. Podeľte sa o svoje výsledky a plány do budúcnosti.

Pravidelné meranie a sledovanie výkonu pomáha včas identifikovať problémy a predchádzať možným oneskoreniam projektu.

4. Venujte pozornosť bežným činnostiam, ktoré zabíjajú čas na pracovisku. Produktivita zamestnancov

Identifikácia činností, ktoré strácajú čas, môže zlepšiť vašu produktivitu. zamestnancov a šetríte ich čas odstránením nežiaducich úloh a vyrušení z ich pracovnej rutiny. Tu je niekoľko typických činností, ktoré strácajú čas na pracovisku:

1. Rozptyľovanie v sociálne siete
2. Neustále kontrolovať e-maily
3. Nedostatok prioritných úloh
4. Len to odložte
5. Neproduktívne stretnutia
6. Náhodné rozhovory

S výnimkou náhodných rozhovorov a neproduktívnych stretnutí je všetko ostatné relatívne ľahko ovládateľné. Je to len otázka sebakontroly. Ale je ťažké odmietnuť stretnutia a neformálne rozhovory. Jednoduchým riešením neproduktívnych stretnutí je robiť veci čo najjednoduchšie. Vytvorte program, zadajte výzvu na akciu a ukončite stretnutie. Ponúknite túto radu svojim zamestnancom, ktorí sú príliš zdvorilí na to, aby odmietli neformálne rozhovory. V takýchto situáciách môže zamestnanec nastaviť signál ukončenia rozhovoru, po ktorom môže byť hlasný signál použitý ako obetný baránok na návrat do práce.

5. Pozor na únavu na pracovisku alebo z práce na diaľku. Produktivita zamestnancov

Neskôr sa pozrieme na niektoré rozptýlenia, ktoré môžu spôsobiť únavu. Tu sa pozrieme na to, čo môžete proaktívne urobiť, aby sa vaši zamestnanci pri práci neunavili.

Je lepšie urobiť si päť až desaťminútovú prestávku na každých päťdesiat až šesťdesiat minút práce, ako si dávať dlhšie prestávky po dlhej práci.

• Choďte von: Či už ste v kancelárii alebo pracujete z domu, trávenie času vonku vám môže pomôcť s únavou. Bude to ešte lepšie, ak bude dobré počasie. Nemusíte študovať, aby ste pochopili, že sedieť celý deň za stolom je nezdravé.
• Organizujte spoločenské akcie: V kancelárii alebo cez Zoom vám pomôže od únavy mať miesto, kde môžu vaši zamestnanci len tak relaxovať a nerozprávať sa o práci, ale byť v spoločnosti toho druhého.
• Individuálne registrácie: Aj keď registrácie môžu byť časovo náročné, ukážu vašim tímom, že vám na nich záleží. Z času na čas ich skontrolujte – nie ich výkon, ale ich celkovú pohodu.

6. Identifikujte a spravujte rôzne zdroje rozptýlenia.

Riadenie rozptýlenia je dôležitou súčasťou udržania produktivity a produktivity zamestnancov. Tu je niekoľko krokov na identifikáciu a riešenie rôznych zdrojov rozptýlenia:

1. Vykonanie analýzy:

• Vykonajte analýzu svojho pracovného prostredia a procesov, aby ste identifikovali potenciálne zdroje rozptyľovania.
• Opýtajte sa zamestnancov, čo im prekáža v práci.

2. Produktivita zamestnancov. Identifikácia kľúčových rušivých vplyvov:

• Identifikujte hlavné faktory, ktoré môžu ovplyvniť produktivitu, ako je vonkajší hluk, nepohodlný nábytok, nedostatok vybavenia atď.

3. Hodnotenie rušivých tendencií:

• Posúďte, ako často a v akej fáze práce sú zamestnanci vystavení rozptýleniu.

4. Produktivita zamestnancov. Školenie zamestnancov:

• Poskytnite školenie o metódach zvládania rozptýlenia, ako sú techniky time management a koncentrácie.

5. Nariadenie o pracovnom prostredí:

• Vytvorte pohodlné pracovné podmienky, napríklad dovoľte zamestnancom používať slúchadlá s redukciou hluku.

6. Technologický manažment:

• Zvážte použitie nástrojov a aplikácií na blokovanie rušivých upozornení alebo spravovanie času, ako je napríklad technika Pomodoro.

7. Produktivita zamestnancov.  Stanovenie hraníc:

• Stanovte si jasné hranice medzi osobným a pracovným životom.
• Povzbudzujte zamestnancov, aby si našli čas na oddych a načerpanie nových síl.

8. Správa úloh:

• Rozdeľte úlohy na menšie, zvládnuteľné časti, aby ste znížili pocity preťaženia.

9. Pravidelné prestávky:

• Povzbudzujte zamestnancov, aby si robili krátke prestávky na uvoľnenie stresu a opätovné sústredenie.

10. Produktivita zamestnancov. Spätná väzba a podpora:

• Pravidelne sa rozprávajte so zamestnancami o tom, ako sa vyrovnávajú s rozptyľovaním a poskytujú im podporu, ktorú potrebujú.

11. Používanie softvéru na správu úloh:

• Použite programy na riadenie úloh a projekty na efektívnejšiu organizáciu pracovného procesu.

12. Tvorba návykov:

• Podporujte rozvoj pozitívnych pracovných návykov, ako je nastavenie pravidelného pracovného plánu a postupnosť úloh.

13. Produktivita zamestnancov. Neustále učenie a adaptácia:

• Sledujte, ako zmeny v pracovnom prostredí a podmienkach ovplyvňujú rozptýlenie zamestnancov a podľa toho prispôsobte stratégie riadenia.

Riešenie problému rozptýlenia si vyžaduje systematický prístup a neustálu pozornosť k potrebám zamestnancov a pracovného prostredia.

Používanie nástrojov na riadenie času. Produktivita zamestnancov

Aké nástroje teda môžete použiť na meranie času vašich zamestnancov? Poďme sa ponoriť do dvoch populárnych nástrojov na správu času.

1. Časový doktor

Doktor časur vám umožňuje prispôsobiť a organizovať všetky vaše každodenné úlohy a sledovať čas strávený na každej úlohe v reálnom čase.

Sledovanie času je možné nastaviť pre vašu prácu ako celok alebo pre konkrétne úlohy (ktoré zvyšujú celkový čas strávený na všetkých úlohách).

Jednou z najlepších funkcií tohto nástroja je, že zastaví sledovanie, keď vo vašom systéme počas určitého času nie je žiadna aktivita. Túto funkciu je možné aktivovať v závislosti od vášho časového posunu.

Na konci dňa vám pošle súhrn vášho time managementu pre každú úlohu.

2. Prepnúť sledovanie produktivity zamestnancov

Prepnúť stopu je praktický nástroj na správu času, ktorý možno spustiť na všetkých vašich zariadeniach. Váš čas je možné sledovať a synchronizovať na viacerých zariadeniach.

Niekoľko skvelých funkcií tejto aplikácie je, že generuje vaše prehľady vo formátoch CSV a PDF a posiela vám e-mailové pripomienky cieľov.

Záver

Niektoré z vecí spomenutých v tomto článku priamo neovplyvňujú produktivitu zamestnancov, ale určite ovplyvnia ich celkový čas a efektivitu práca. Produktivita zamestnancov

Dobre organizované úlohy a zdroje ušetria čas a umožnia zamestnancom byť produktívnejšími. Povzbudzujte svojich zamestnancov, aby uprednostňovali svoje úlohy od najťažších po najjednoduchšie pre maximálnu produktivitu. Nájdite si čas na pravidelné sledovanie ich pokroku a zistite, kde potrebujú pomoc. Pritom im predstavte kľúčové body, aby si informácie lepšie zapamätali. Podniknite kroky, aby ste zabránili prepracovaniu a vyhoreniu vašich zamestnancov. Zapojte svoje tímy pozitívnym posilnením, aby ste zabezpečili, že svoje úlohy dokončia včas. Nakoniec použite nástroje na meranie času na zhromažďovanie údajov o výkonnosti vašich tímov, aby ste mohli robiť lepšie rozhodnutia na zlepšenie ich produktivity.

Keď to robíte na meranie času a produktivity zamestnancov, uistite sa, že ste v súlade s tým, čím ich odmeňujete. Je lepšie ísť príkladom.