Time management a zlepšenie produktivity

Time management a produktivita sú techniky a stratégie, ktoré vám pomôžu efektívne využiť čas na dosiahnutie vašich cieľov, zlepšenie vášho výkonu a efektívnejšie plnenie úloh. Tieto pojmy spolu úzko súvisia a zohrávajú dôležitú úlohu pri riadení vlastnej produktivity a úspechu v profesionálnom aj osobnom živote. Je to životným prostredím, alebo len zle hospodárime s časom? Time management môže byť veľkou výzvou pre každého zaneprázdneného zakladateľa, najmä keď sa hranice medzi pracovným časom a domácim životom čoraz viac stierajú (alebo miznú). So správnymi nástrojmi a taktikou však môžete túto výzvu prekonať a stať sa produktívnejšími než kedykoľvek predtým, a to aj v tých najchaotickejších časoch modernej histórie.

Google Workspace pre vývoj obsahového marketingu.

1. Nerobte viac vecí naraz. Time management.

Cítili ste sa niekedy na konci pracovného dňa fyzicky a duševne vyčerpaní, no v skutočnosti ste svoju prácu nedokončili? Ak ste sa niekedy sťažovali, že počas dňa nemáte dostatok času, je pravdepodobné, že ste vyskúšali multitasking. Keď si myslíte, že robíte multitasking, v skutočnosti len skracujete koláčový graf každej úlohy a kradnete si hodiny. V daný deň máte len určité obmedzené množstvo energie a ak patríte medzi tých podnikateľov, ktorí chcú dať 100 % všetkému, čo robíte, matematika vám jednoducho nepridá. V skutočnosti nakoniec 10 % venujete tu, 20 % tam, 5 % tuctu ďalších úloh a potom ďalších 10 % vašej pozornosti venuje nekonečnému prúdu upozornení a správ. sociálne siete.

To má za následok vysoké náklady na prechod, ktoré trvajú dlhšie, než si myslíte. Povedzme, že ste štyrikrát skontrolovali upozornenia na Facebooku. Stratí sa až celá hodina. Kontrolujete svoju doručenú poštu alebo Slack zakaždým, keď sa objaví malý červený kruh? Stratíte viac času, ako skutočne pracujete.

Navyše kvalita práce klesá a termíny sa oneskorujú. Bude sa zdať, že vám to trvá dlhšie a dlhšie, kým sa veci spravia – pretože to tak je. A keďže ste už celý deň prepínali medzi úlohami, vaša nádrž bude do večera prázdna. Time management

2. Namiesto jednej úlohy

Kedy ste sa naposledy 30 minút sústredili len na JEDNU vec? Alebo aj 10 minút? Bez pozerania na notifikácie resp e-maily?

Bez ohľadu na to, na čom pracujete, vypnite všetky rušivé vplyvy a sústreďte sa na jednu vec na určitý čas. V prípade potreby nastavte časovač. Nastavte si kalendár na Nerušiť (Nerušiť). V nastaveniach Slack vyberte možnosť Pozastaviť upozornenia. Zatvorte všetkých 27 otvorených kariet prehliadača alebo jednoducho kliknite na Nové okno. Pustite si svoju obľúbenú relaxačnú hudbu bez textov, aby ste sa ponorili do atmosféry. A proste... začnite to robiť.

3. Nastavte si umelé limity. Time management.

Jedným z najúčinnejších spôsobov, ako zvýšiť produktivitu a zlepšiť riadenie času, je nastaviť umelé limity. Čo to znamená? Falošné termíny. Nastavenie umelých limitov vám bráni dostať sa do pasce zákona Parkinson , v ktorom sa uvádza, že „práca sa rozširuje, aby zaplnila čas, ktorý je k dispozícii na jej dokončenie“. Toto ste už určite videli. Niekto vo vašom tíme má tri úlohy a osem hodín pracovný deň pre nich popravu a tieto úlohy zvládajú natiahnuť od 9. do 5. hodiny. Keď z prvej ruky viete, že tieto tri úlohy mali trvať maximálne 90 minút.

Čo keby na to mali len 90-minútový pracovný deň? Stavím sa, že Tesla Cybertruck bude stále hotová. Práca z domu spôsobená pandémiou COVID-19 umožnila ešte ľahšie upadnúť do pasce Parkinsonovho zákona. Bez cestovania a bez podnosov na pracovný deň, ktoré by vás prinútili duševne si oddýchnuť a vydať sa domov, môžete veci skutočne natiahnuť.

Zostaňte produktívni.

Najlepší spôsob, ako dnes porušiť Parkinsonov zákon a zostať produktívny, je stanoviť si umelé termíny. Vytvorte si časový limit na dokončenie tejto úlohy – dokonca si nastavte časovač. O jednom z členov Zakladateľovho tímu bolo tiež známe, že sa riadi touto technikou a využíva svoje okolie ako vstavané časové obmedzenia. Keď cestuje na natáčanie (kedysi ľudia mohli robiť také veci), kúpil by si iba 30 minút alebo 60 minút Wi-Fi v lietadle. Potom sa vyzval, aby za tých 30 alebo 60 minút urobil čo najviac práce a po vypršaní časovača neaktualizoval internet.

Všetko, čo sa stane po vypnutí Wi-Fi, by sa malo stať offline na pracovnej ploche. To vám umožní sústrediť sa na danú úlohu a nenechať sa rozptyľovať rôznymi kartami, upozorneniami a e-mailmi. Budete prekvapení, koľko toho môžete dosiahnuť, ak si stanovíte fiktívne limity a vytvoríte minišprint.

4. Použite techniku ​​pomodoro. Časový manažment

Technika Pomodoro je špecifická technika riadenia času z konca osemdesiatych rokov minulého storočia, ktorá využíva časovač na rozloženie práce na malé, hyperproduktívne minišprinty. Zvyčajne ide o 1980-minútové intervaly oddelené krátkymi prestávkami.

LifeHacker popisuje podrobné pokyny na efektívne používanie techniky Pomodoro:

1. Vyberte úlohu, ktorú chcete dokončiť
2. Nastavte Pomodoro na 25 minút (Pomodoro je časovač)
3. Pracujte na úlohe, kým nezazvoní Pomodoro, potom umiestnite šek na svoj kúsok papiera.
4. Urobte si krátku prestávku (5 minút je v poriadku)
5. Každé 4 Pomodoro si dajte dlhšiu prestávku

Na uľahčenie tejto taktiky môžete dokonca použiť online nástroje ako Tomato Timer alebo rôzne aplikácie. Time management

5. Vyskúšajte Zeigarnik efekt. 

Existuje psychologická teória, podľa ktorej je jednoduchšie zapamätať si prerušené činnosti a vrátiť sa k nim. Toto sa nazýva Zeigarnikov efekt. Verí sa, že si skôr zapamätáte nedokončenú úlohu ako dokončenú. Litovská psychologička Bluma Zeigarnik objavila tento efekt pri pozorovaní správania čašníkov v kaviarni. Podľa štúdie si čašníci s väčšou pravdepodobnosťou zapamätali podrobnosti o otvorených kartách ako zákazníci, ktorí už dostali zaplatené.

Ako môžete využiť Zeigarnikov efekt na zvýšenie produktivity podnikateľa? No, ak máte problém vyriešiť danú úlohu alebo sa ocitnete v otáľaní s konkrétnym problémom, dajte si pauzu. Odstúpte od neho na päť minút. Potom sa k tomu vráťte. Možno ste sa len osviežili a mohli na tom pracovať efektívnejšie, keď ste teraz nechali lístok otvorený a dali ste šancu premýšľať o tom podvedome a bez tlaku.

6. Nájdite svoj Six Pack . Time management.

Nie, nehovoríme o sedení a relaxe. „Six-Pack“ je letecký výraz pre prístrojovú dosku obsahujúcu hlavné letové prístroje v kokpite lietadla. Aj keď je počas letu možné súčasne manipulovať s miliónom vecí, zvyčajne existuje šesť prístrojov, ktoré poskytujú najdôležitejšie údaje (rýchlosť vzduchu, výškomer atď.). Pilot sa môže sústrediť na týchto šesť nástrojov, aby všetko fungovalo hladko. Ari Maisel je tiež vycvičený pilot. On odporúča, aby ste sa zamysleli nad svojím podnikaním ako lietadlo, pokiaľ ide o zaostrovanie. „Ako zakladateľ sa musíte pokúsiť nájsť svoju verziu Six-Pack. Že bez ohľadu na to, čo sa stane, zameriate sa na propagáciu svojho podnikania, hoci len jedno percento.“

Aký je váš Six-Pack vo vašej firme? Tu by ste mali minúť energiu. Pre všetko ostatné, čo neprispieva k dosiahnutiu tohto cieľa alebo KPI, jednoducho odstráňte rušivé prvky.

7. Dajte telefón do inej miestnosti. 

Možno sa sami presvedčíte, že nemáte závislosť na smartfónoch, ale povedzme si úprimne – každý podnikateľ áno. Tento malý nástroj je potenciálne jedným z najvýkonnejších nástrojov na prevádzkovanie online obchodu, aký kedy existoval. Kľúčové slovo: potenciálne. V skutočnosti je závislosť na smartfónoch nepríjemná a škodlivá pre produktivitu. Dokonca aj kontrola telefónu na dve sekundy a spracovanie nového upozornenia môže trvať až 23 minút, kým si znovu získate vašu pozornosť.

Spoľahlivý spôsob, ako sa zbaviť tohto neustáleho rozptyľovania, je nechať svoj smartfón v inej miestnosti. Skúste to na pár hodín, keď zajtra začnete pracovať. Do obeda budete milo prekvapení, ako sústredene a úspešne sa cítite.

8. Master asynchrónnej komunikácie. Time management

Asynchrónna komunikácia (alebo skrátene „Asynchrónna“) je veľmi podceňované správanie v oblasti produktivity, ktoré môže spôsobiť revolúciu vo vašom podnikaní. To znamená komunikovať so svojím tímom NIE v reálnom čase, ale „prihrávaním lopty tam a späť“.

Blog Doist to najlepšie vystihuje: „Jednoducho povedané, asynchrónna komunikácia je, keď posielate správu bez toho, aby ste očakávali okamžitú odpoveď.“

• Asynchrónny príklad 1: Pošlete niekomu e-mail. Reagujú na druhý deň, keď môžu úlohu najlepšie zvládnuť.
• Asynchrónny príklad 2: Pošlete video briefing Loom členovi tímu v inom časovom pásme počas ich spánku. Keď sa zobudia a začnú pracovať, pozrú sa na tkáčsky stav a začnú pracovať na projekte – komentujú akékoľvek otázky. Potom môžete pri najbližšej príležitosti začať asynchrónne odpovedať na ich otázky.

Samozrejme, existujú niektoré typy komunikácie, ktoré musia byť stále synchrónne (známe aj ako „Sync“) – kde osoba, s ktorou hovoríte, okamžite reaguje v reálnom čase. Mnoho ľudí stále verí, že kreatívna spolupráca a riešenie problémov sa stále najlepšie vykonávajú „v jednej miestnosti“. Avšak teraz, keď na mnohých miestach po celom svete doslova nemôžeme byť v jednej miestnosti kvôli karanténe a sociálnemu dištancovaniu, mnohí podnikatelia musia prehodnotiť svoje komunikačné stratégie.

• Príklad synchronizácie 1: živé stretnutie v tej istej miestnosti (alebo nástroj na videokonferencie).
• Príklad synchronizácie 2: konverzácia v reálnom čase v chate Slack.

Je dôležité zamyslieť sa nad tým, aká komunikácia vo vašom pracovnom dni by sa mohla stať asynchrónnou a zrušiť tieto stretnutia z vášho kalendára. A synchrónnu komunikáciu plánujte len vtedy, keď je to absolútne nevyhnutné.

Zakaždým, keď je stretnutie v Kalendári Google zrušené a nahradené asynchrónnou správou alebo 5-minútovým videom Loom, anjel dostane svoje krídla.

9. Vyhnite sa únave z rozhodovania

V skutočnosti, ak sa úplne vzdáte rozhodnutí, vráti sa vám tona duševnej sily. Jack Dorsey, spoluzakladateľ Twitteru a Square, zjavne nerád robí rozhodnutia a často necháva svoj tím robiť kľúčové rozhodnutia bez neho. "Bývalý zamestnanec Square povedal, že Dorsey si 'myslel, že ideálne stretnutie je také, na ktorom nemusí nič hovoriť'." Ako podnikateľ sa pravdepodobne celý deň rozhodujete. A v čase, keď stojíte pred skutočne dôležitým problémom, ste už minuli všetku energiu na rozhodovanie na malé úlohy a nedôležité rozhodnutia.

Únava z rozhodovania je skutočná. Môže sa vám zdať, že na konci dňa už nie je vo vašej mentálnej nádrži žiadne palivo a váš mozog je napätý aj pri pomyslení na ďalšiu vec, za ktorú ste zodpovední. Pokúste sa robiť menej rozhodnutí a vezmite svoj tím (najmä tých, ktorí sa pripravujú na vedúce úlohy) zodpovedný za to, že urobí viac takýchto rozhodnutí. Môžete sa opýtať: „Ale ako môžem ľuďom dôverovať, že budú robiť dobré rozhodnutia bezo mňa?

10. Klasifikujte rozhodnutia ako zvratné alebo nezvratné. Time management

Ak sa absolútne musíte rozhodnúť sami, zamyslite sa nad tým, aké dôležité je toto rozhodnutie vynaložiť duševnú energiu. Je dosť možné, že väčšina rozhodnutí v daný deň sa dá urobiť rýchlo za pár sekúnd bez akéhokoľvek rizika. Inými slovami, pravdepodobne ste sa tým príliš trápili. Farnam Street skúma tento princíp zvratných a nezvratných rozhodnutí tým, že ukazuje mriežku, ako by ste mali o každom rozhodnutí premýšľať.

Ak je riešenie reverzibilné - napríklad správa v sociálna sieť, ktorý môžete rýchlo a jednoducho vymazať, alebo koncept článku na blogu, ktorý môžete kedykoľvek upraviť, by ste mali stráviť minimálne čas premýšľaním. Stačí sa „rýchlo hýbať a veci rozbiť“ a ušetríte si psychický stres z toho, že sa budete trápiť niečím, čo sa dá ľahko napraviť.

Ak je riešenie nezvratne – napríklad odoslanie e-mailu 2 miliónom odberateľov – možno budete chcieť minúť časť svojej energie na to, aby ste sa uistili, že je to správne. Navyše, ak je riešenie nezvratné a konzistentné - ako napríklad podpísanie veľkej zmluvy alebo päťročného prenájmu kancelárie - určite tomu budete chcieť venovať nejaký čas.

Jeff Bezos ide hlbšie do tohto prístupu k rozhodovaniu v jednom zo svojich listov akcionárom:

„Niektoré rozhodnutia sú následné a nezvratné alebo takmer nezvratné – sú to jednosmerné dvere – a tieto rozhodnutia sa musia robiť metodicky, opatrne, pomaly, s množstvom premýšľania a konzultácií. Ak budete kráčať a nebude sa vám páčiť, čo vidíte na druhej strane, nebudete sa môcť vrátiť tam, kde ste boli predtým. Tieto rozhodnutia môžeme nazvať typ 1. Väčšina rozhodnutí však taká nie je – sú meniteľné, reverzibilné – sú to obojsmerné dvere.“ 

Podľa Bezosa tento druhý typ rozhodnutia „môže a mal by byť urobený rýchlo“. Skúste takto premýšľať o svojich rozhodnutiach a uvidíte, ako rýchlo dokážete urobiť zvratné.

11. Vlastný kalendár

Chris Dixon, partner a investor v a16z, raz povedal: „Vaša schránka je zoznamom úloh iných ľudí.“ Príliš veľa ľudí je so svojím účtom G-Suite skôr reaktívnych ako proaktívnych. Je čas prevziať kontrolu. Povedzte „Nie“ ďalšej pozvánke v kalendári. Nedôležité e-maily si odložte na neskôr, aby ste ich mohli lepšie riešiť. Použite „3 Ds“ na to, aby ste sa dostali do priečinka doručenej pošty nula a svoj Kalendár Google držali mimo zbytočných stretnutí, na ktorých sa nemusíte zúčastňovať. Tento tip je veľmi jednoduchý, no napriek tomu dôležitý. Spravujte svoj kalendár a svoj čas. Patrí vám a nikomu inému.