Gotovinsko računovodstvo - definicija, primer, prednosti in slabosti

Gotovinsko računovodstvo je postopek obračunavanja gotovine, ki jo organizacija prejme in porabi v okviru svojih dejavnosti. Gotovinsko računovodstvo beleži vse transakcije, ki vključujejo denar, vključno s prejemki, izdatki in stanjem.

Gotovinsko računovodstvo je eden najpomembnejših elementov računovodstva in je potreben za vse organizacije, ki delajo z gotovino. Omogoča vam oceno trenutnega finančnega stanja organizacije, nadzor nad denarnimi tokovi in ​​prepoznavanje morebitnih kršitev in napak.

Kaj je gotovinsko računovodstvo?

Opredelitev: Gotovinsko računovodstvo je metoda računovodstvo računovodstvo ali knjigovodstvo, v katerem se potrdila o plačilu evidentirajo v obdobju, v katerem so prejeta, odhodki pa v obdobju, v katerem so dejansko plačani.

Osnovni elementi gotovinskega računovodstva:

1. Blagajniški prejemek: Evidentiranje vseh prejemov denarja v blagajno, bodisi od prodaja blaga, opravljanje storitev, pridobivanje posojil ipd.
2. Poraba gotovine: Odraz vseh stroškov z uporabo gotovine, kot so plačilo računov, nakup blaga in storitev, izplačilo plač itd.
3. Nadzor ravnotežja: Stalno spremljanje stanja gotovine v blagajni za preprečevanje pomanjkanja ali presežne razpoložljivosti.
4. Ocena: Priprava poročil o gotovinskem prometu za interno vodenje in predstavitev davčnim organom.
5. Dokumentiranje: Spremljanje vsake transakcije z ustreznimi dokumenti, kot so blagajniški nalogi, čeki, potrdila in drugo.
6. Nadzor nad gotovinskim poslovanjem: Izvajanje notranjih kontrol za preprečevanje goljufij in napak.

Gotovinsko računovodstvo je pomemben del finančnega upravljanja organizacije in pomaga zagotoviti preglednost in natančnost pri sledenju denarni tokovi.

Primer gotovinskega računovodstva

Oglejmo si primer gotovinskega računovodstva za majhno trgovino. Recimo, da je to trgovina z mešanim blagom.

1. Blagajniški prejemek:

• 1. november: Prodaja blaga v gotovini v vrednosti 10 grivna.
• 3. november: Vrnitev blaga s strani naročnika, vračilo 2 grivna.

2. Poraba gotovine:

• 2. november: Nakup blaga od dobavitelja v gotovini 5 grivna.
• 4. november: Plačilo najemnine trgovine v gotovini: 3 griven.

3. Nadzor ravnotežja:

• Začetno stanje gotovine 1. novembra: 0 grivna.
• Končno stanje na blagajni 4. novembra: 10 grivna (začetno stanje + prejemki - stroški).

4. Poročanje:

• Priprava poročila o gotovinskem poslovanju za november, vključno z začetnim in končnim stanjem, prejemki in izdatki.

5. Dokumentacija:

• Blagajniški nalog za vsako transakcijo (prodaja, vračilo, nakup, plačilo najemnine).
• Računi in potrdila za vsako transakcijo.

6. Nadzor nad gotovinskim poslovanjem:

• Uvedba pravil za preverjanje gotovinskih transakcij za preprečevanje napak in goljufij.

To je preprost primer in v resničnem življenju lahko pride do bolj zapletenih transakcij in dodatnih premislekov, kot so davki, ki jih je treba upoštevati tudi pri vodenju blagajniških evidenc.

Kdo uporablja gotovinsko računovodstvo?

Lastnikov je kar nekaj malo podjetje, pa tudi samostojni podjetniki, ki namesto računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka izberejo gotovinsko računovodstvo, ker je večinoma najmanj zapleten računovodski način. Ponuja tudi hiter pregled, koliko denar iz poslovanja dejansko na zalogi, kar je pomemben pokazatelj za vsako podjetje. Čeprav lahko številna nova podjetja ali podjetja uporabljajo gotovinsko metodo računovodstva, ni primerna za vsakogar. Številna mala podjetja, ki imajo zaloge, bodo morda morala za vzdrževanje uporabiti osnovo nastanka poslovnega dogodka računovodstvo, saj jim bo to pomagalo slediti spremembam zalog. Nekatera druga podjetja, ki ponujajo svoje storitve na kredit, bi morala dodatno uporabiti metodo obračunavanja.

 

Kako deluje gotovinsko računovodstvo

Podjetja, ki se odločijo za gotovinski način računovodstva, prihodke oziroma prihodke v svojih knjigah evidentirajo ob prejemu gotovine, pri čemer niso pozorna na to, kdaj je storitev opravljena. Tudi stroški delujejo na podoben način in podjetja bodo zabeležila stroške v svojih knjigah, ko bodo opravila plačilo, in so pozorna na to, kdaj ustvarijo dobiček pri plačilu.

Težave z gotovinskim računovodstvom

Težave z gotovinskim računovodstvom lahko vključujejo različne vidike organizacije, procesov in dokumentacije. Tukaj je nekaj pogostih težav:

1. Neupoštevanje zakonodaje:
   • Nepravilna uporaba zakonov in predpisov o gotovinskem računovodstvu lahko povzroči globe in davčne težave.
2. Nezadostna dokumentacija:
   • Pomanjkanje pravilno pripravljenih blagajniških nalogov, čekov in potrdil lahko oteži preverjanje in povzroči težave pri reviziji.
3. Računovodske napake:
   • Napačno zabeleženi zneski, zgrešene transakcije ali napačne gotovinske transakcije lahko izkrivljajo finančno uspešnost podjetja.
4. Neučinkoviti postopki:
   • Neurejeni ali neoptimizirani procesi vplačila in izplačevanja lahko povzročijo zamude in ustvarijo varnostna tveganja.
5. Pomanjkanje notranjega nadzora:
   • Slab nadzor dostopa do blagajne in varnostni ukrepi lahko spodbudijo goljufije.
6. Nezadovoljiv sistem za shranjevanje informacij:
   • Pomanjkanje učinkovitega sistema za shranjevanje gotovinskih dokumentov lahko povzroči težave pri iskanju in reviziji.
7. Varnostne težave:
   • Nezadostni varnostni ukrepi, kot je pomanjkanje nadzornih kamer ali šibki sistemi za nadzor dostopa, lahko povzročijo tveganje kraje ali izgube gotovine.
8. Pomanjkanje usposabljanja osebja:
   • Če zaposleni ne vodijo pravilno blagajniških evidenc zaradi nezadostne usposobljenosti, lahko pride do napak.

Reševanje teh vprašanj običajno vključuje izvajanje učinkovitih računovodskih procesov, usposabljanje osebja, upoštevanje zakonodaje ter izboljšanje nadzornih in varnostnih sistemov.

Omejitve gotovinskega računovodstva

Zdaj je jasno, da je temeljna omejitev gotovinskega računovodstva ta, da morda ne daje natančne slike obveznosti, ki so nastale, a še niso plačane, s ciljem, da se lahko zdi, da je podjetje v vseh računih v zatonu. stanje je boljše kot je v resnici. Po drugi strani pa metoda gotovinskega računovodstva dodatno pomeni, da se lahko podjetje, ki je pred kratkim opravilo veliko delo in čaka na plačilo, zdi manj uspešno, kot je v resnici, na podlagi tega, da je za naloge porabilo materiale in delo, vendar še vedno ni prejel plačila.

Tako lahko ta metoda računovodstva pretirava ali podcenjuje zdravje podjetja, če so zbiranja ali plačila v enem obdobju v primerjavi z drugim posebej visoka ali nizka. Poleg tega se lahko soočite tudi z nekaterimi možnimi slabimi davčnimi posledicami za podjetja, ki izberejo način računovodstva po gotovini.

Razlike med denarno metodo in metodo nastanka poslovnega dogodka

Gotovinsko računovodstvo je preprosto in enostavno za upravljanje, kar vam omogoča več časa za vodenje vašega podjetja. Za startup oz malo podjetje Gotovinsko računovodstvo pogosto daje najboljše rezultate. Ko pa podjetja rastejo in postajajo večja, je računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka pogosto bolj učinkovito, saj beleži prihodke in odhodke v obdobjih, v katerih so nastali, ne glede na to, ali je medtem denar zamenjal lastnika.

Računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka upošteva tudi sledenje zalog skupaj s terjatvami in obveznostmi. Tako lahko računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka zagotovi natančnejšo sliko finančnega stanja podjetja. Po drugi strani pa je računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka običajno dolgočasno, dolgotrajno in težko razumljivo v primerjavi z računovodstvom po gotovini. Podobno je lahko težje ugotoviti, koliko denarja ima podjetje na voljo.

Izbira med gotovinskim računovodstvom in računovodstvom na podlagi nastanka poslovnega dogodka

Poleg tega, če izberete Cash Accounting za prihodek, ga boste morali izbrati tudi za stroške. Pri odločanju med gotovinskim računovodstvom in računovodstvom na podlagi nastanka poslovnega dogodka lahko pride v poštev več drugih dejavnikov, zato si poglejmo tudi te: Ker podjetja, ki uporabljajo gotovinsko računovodstvo, ne beležijo prihodkov, dokler ne prejmejo gotovine, jim ne bo treba plačati davka na prodajo za ki še niso prejeli plačila. Do konca leta bodo imeli možnost pospešiti določene izdatke za znižanje čistih prihodkov in znižanje davkov, ki jih bodo morali plačati.

Različne banke, posojilodajalci in vlagatelji zahtevajo, da organizacije ali podjetja, s katerimi so povezani, uporabljajo strategijo računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov. Ne glede na to, ali podjetje trenutno ne išče zunanjega financiranja, vendar bo morda potrebovalo financiranje v prihodnosti, mora že od samega začetka izbrati računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka.

Skratka, za zaključek je glavni dejavnik pri odločanju, katero računovodsko metodo izbrati, katera metoda najbolj ustreza vašemu poslovanju in ciljem.

Prednosti in slabosti gotovinskega računovodstva

1. Prednosti gotovinskega računovodstva

Vodenje blagajniških evidenc prinaša številne poslovne prednosti. Tukaj je nekaj izmed njih:

1. Spoštovanje zakonov:
   • Spoštovanje zakonskih zahtev na davčnem in računovodskem področju, kar preprečuje morebitne globe in težave z davčnimi organi.
2. Finančna preglednost:
   • Gotovinsko računovodstvo zagotavlja natančen in pregleden prikaz finančnih transakcij, kar poenostavlja analizo finančnega stanja podjetja.
3. Gotovinsko računovodstvo:
   • Kontrola gotovine preprečuje izgube in goljufije ter zagotavlja točnost računovodskih podatkov.
4. Revizija in preverjanje:
   • Urejeno gotovinsko knjigovodstvo olajša revizijo in nadzor s strani davčnih organov ali finančnih inšpektoratov.
5. Preprečevanje goljufij:
   • Sistematično beleženje gotovinskih transakcij pomaga prepoznati in preprečiti goljufivo dejavnost v podjetju.
6. Učinkovitost upravljanja:
   • Ažurni podatki o gotovini in gotovinskem poslovanju olajšajo vodstveno odločanje in načrtovanje poslovnih procesov.
7. Optimizacija stroškov:
   • Vodenje blagajniških evidenc vam omogoča sledenje in nadzor nad gotovinskimi izdatki, kar pomaga pri njihovi optimizaciji.
8. Zaupanje strank in partnerjev:
   • Če ima podjetje jasno in sistematično gotovinsko računovodstvo, pomaga graditi zaupanje s strankami in poslovnimi partnerji.
9. Varnost:
   • Spremljanje gotovinskega prometa prispeva k varnosti poslovanja s preprečevanjem tatvin in drugih nezakonitih dejanj.
10. Skladnost z notranjimi kontrolami:
    • Uvedba sistema gotovinskega knjigovodstva izboljšuje notranji nadzor in zmanjšuje tveganja napak in zlorab.

Gotovinsko knjigovodstvo prispeva k učinkovitejšemu upravljanju finančnih sredstev in ustvarjanju stabilne podlage za razvoj poslovanja.

2. Slabosti. Gotovinsko računovodstvo