Organizimi i projektit - Përkufizimi, Llojet dhe Diagrami

Organizimi i projektit është procesi i planifikimit, koordinimit dhe menaxhimit të burimeve për të arritur qëllimet e specifikuara brenda një kohe dhe buxheti të caktuar. Një projekt është një ndërmarrje e përkohshme që ka një rezultat ose produkt unik që është i ndryshëm nga rutina e operacioneve të përditshme të organizatës.

Ekzistojnë tre fusha të përgjegjësisë dhe kompetencës në organizimin e projektit.

Menaxhimi i projektit - atij i është besuar ana e menaxhimit të projektit
Ekipi i projektit - Ekipit të projektit i është caktuar një aspekt i zbatimit të projektit
Bordi i projektit është organi vendimmarrës që i besohet suksesi i projektit dhe merr vendime të rëndësishme si p.sh. nëse projekti duhet të anulohet apo të vazhdojë.

Struktura organizative projekti varet nga disa faktorë si lloji dhe stili i organizatës, hierarkia dhe rrjedha e punës.

Këtu janë disa nga llojet më të zakonshme të organizimit të projektit:

1. Organizimi funksional. Organizimi i projektit

Kjo është një nga strukturat organizative më të zakonshme. Kompania është e ndarë në disa departamente dhe njerëzit me aftësi dhe njohuri të ngjashme janë grupuar së bashku. Menaxheri i projektit dhe burimet e tjera punojnë në të njëjtin departament, për shembull, marketing, shitje, Kontabiliteti etj

Përparësitë e një strukture funksionale janë:

Kjo është më e mira si për projektet e vogla ashtu edhe për ekipet e vogla, sepse funksioni mund të fitojë kontroll dhe kontroll të plotë mbi anëtarët e ekipit dhe burimet e tjera.
Anëtarët janë të lehtë për t'u motivuar pasi ka pak prej tyre
Qasja tek ekspertët është e lehtë sepse ata janë në të njëjtën zonë funksionale.
Është e lehtë të mbledhësh të gjithë të përfshirë në projekt dhe të diskutosh çështjen përkatëse.
Punonjësit janë të gatshëm të punojnë në projekte të tilla sepse u jep atyre mundësinë që u nevojiten për të ecur përpara.
Meqenëse ekipi është i vogël, është e mundur të kufizohen mjetet e komunikimit të projektit.

Disavantazhet e strukturës funksionale janë si më poshtë:

Nuk është e lehtë të fitosh akses te njerëzit jashtë njësisë suaj funksionale
Punonjësit janë besnikë ndaj udhëheqësit të ekipit të tyre në vend që të punojnë në një projekt
Vështirësi në ruajtjen e fokusit strategjik

2. Dizajn.

Këtu menaxheri i projektit ka përgjegjësinë e plotë për çdo projekt. Ai ka punësim me kohë të plotë me të gjithë ekipin dhe kontrollin e buxhetit për përfundimin me sukses të tij. Ai i raporton bordit të projektit dhe sponsorit të projektit. Organizimi i projektit

Përparësitë e një strukture organizative të bazuar në projekt janë si më poshtë:

Kontroll i plotë mbi ekipin
Ndjenja e fortë e identitetit brenda ekipit, duke rezultuar në një kulturë dominuese të ekipit
Konflikt minimal, pasi çdo pjesëmarrës punon për të arritur qëllimet dhe objektivat e projektit
Planifikimi i punës suaj është i lehtë
Disponueshmëria e lehtë e burimeve
Përmirëson aftësitë e udhëheqjes teknike si dhe të menaxhimit të projektit

Disavantazhet e strukturës organizative të projektit janë si më poshtë:

Është një angazhim i shtrenjtë
Është e vështirë për punonjësit kthehen nëse pushohen nga puna
Në disa raste, mbyllja e një projekti do të thotë të humbasësh punën

3. Matricë. Organizoni një projekt

Një strukturë organizative e projektit matricë krijohet duke integruar si projektin ashtu edhe organizatën funksionale. Ekzistojnë dy struktura: horizontale dhe vertikale, kështu që një punonjës mund të punojë si në një projekt ashtu edhe në një grup funksional.

Ekzistojnë tre lloje të matricës organizative

Matricë e fortë - menaxheri i projektit ka një ekip me kohë të plotë dhe ka udhëzues i plotë dhe kontrollin mbi ekipin dhe projektin
Një matricë e dobët është më afër një strukture funksionale dhe menaxheri i projektit ka më pak opsione. Ai ka një ekip me kohë të pjesshme dhe kontroll buxheti
Matrica e balancuar - menaxheri i projektit ka një nivel të mesëm autoriteti dhe një ekip me kohë të pjesshme. Ai dhe menaxheri funksional menaxhojnë buxhetin

Përparësitë e një organizimi matricë janë:

Burimet përdoren në mënyrë efikase
Burimet mund të zhvendosen lehtësisht midis projekteve të ndryshme
Individët, si dhe anëtarët e ekipit, janë të përgjegjshëm nga natyra

Disavantazhet e një organizimi matricë janë si më poshtë:

Shumicën e kohës do të gjeni konflikt midis projekteve për shkak të burimeve
Njerëzve u besohen prioritete konfliktuale dhe të ndryshme, dhe kjo mund të shkaktojë konfuzion

Disa lloje të tjera të organizimit të projektit janë si më poshtë:

Organizim i thjeshtë ose organik është struktura më e thjeshtë e organizimit të projektit, e cila përfshin subjekte biznesi me një pronar, si dhe profesionistë të lirë. Roli i menaxherit të projektit zakonisht kryhet nga pronari ose specialisti që ka për detyrë të menaxhojë procesin e punës. Organizimi i projektit
Organizim i larmishëm. Në këtë lloj strukture organizative, ka shumë njësi funksionale që janë të pavarura nga njëra-tjetra. Njësitë përfshijnë njerëz me të ndryshëm aftësitë dhe njohuritë, të cilat janë të bashkuara nga një temë e përbashkët, dhe kjo mund të jetë një vendndodhje gjeografike ose një projekt i ngjashëm. Të gjitha divizionet kanë burimet e tyre për funksionim autonom.
Organizim virtual — Në një strukturë organizative virtuale, organizata ruan biznesin e saj kryesor dhe përpiqet të kontraktojë procese të tjera. Organizata qendrore është e lidhur me organizata të ndryshme të jashtme për të drejtuar biznesin me sukses. Menaxheri i projektit në organizata të tilla ka autoritet të nivelit të mesëm dhe të ulët dhe autoritet të kontrollit të buxhetit të përzier.

Si të hartoni një diagram të organizimit të projektit?

Një grafik organizativ i projektit ndihmon në përcaktimin e roleve dhe përgjegjësive të ekipit, si dhe nevojave për trajnim, si do të shpërndahen burimet dhe si do të përfshihen palët e interesuara. Hapat e nevojshëm janë si më poshtë:

1. Përcaktoni personelin. Organizimi i projektit

Hapi i parë në proces është identifikimi i njerëzve të lidhur me qëllimin e projektit dhe të aftë kanë një ndikim të fortë në projekt. Në mënyrë tipike, këta janë punonjës kryesorë që ndikojnë në tregtarët, drejtuesit e departamenteve, stafin e shitjeve, stafin mbështetës, konsulentët dhe madje edhe stafin e IT-së.

2. Ndërtoni një ekip të lartë drejtues

I dytë hap — krijimi i një ekipi të qëndrueshëm që do të jetë përgjegjës për projektin dhe do të monitorojë suksesin e tij. Ekipi do të përfshijë klientin ose sponsorët e projektit, dhe në disa raste ekspertë, të cilët do të ofrojnë udhëzime dhe ndihmë gjatë gjithë projektit.

3. Caktoni koordinatorët e projektit. Organizimi i projektit

Faza e tretë përfshin caktimin e koordinatorëve të projektit të cilët do të jenë menaxherë të nivelit të mesëm dhe të ulët. Përgjegjësitë e tyre do të përfshijnë kryerjen e detyrave në këtë nivel dhe koordinimin e detyrave të ekipit. Mund të ketë shumë koordinatorë të projektit në një organizatë projekti, por në shumicën e rasteve do të gjeni të paktën tre për të trajtuar aspektet e komunikimit, teknike dhe planifikimit.

4. Etiketoni palët tuaja të interesuara

Identifikoni palët kryesore të interesit dhe provoni tërheqin ato për zhvillimin e projektit.

5. Përcaktoni kërkesat për trajnim. Organizimi i projektit

Некоторых случайях skuadra mund në mënyrë efektive përballen me detyrën. Ndryshe nga të tjerët, atyre u mungojnë mjetet, aftësitë, njohuritë për të përballuar ndërlikimet e projektit. Përcaktoni kërkesat për trajnim dhe ua ofroni atë anëtarëve që kanë nevojë për të. Koordinatori i projektit është përgjegjës për menaxhimin e grupit të punës dhe ofrimin e trajnimit të nevojshëm për punonjësit.

6. Krijoni një tabelë organizative të projektit

Faza e fundit është zhvillimi i një grafiku organizativ për projektin. Rishikoni hapat që keni ndërmarrë tashmë dhe mendoni se si njerëzit në projekt do të koordinohen dhe bashkëpunojnë për të krijuar diagramin e përsosur.

Shikoni me kujdes që të mund të përcaktoni marrëdhënien e tyre dhe përgjegjësitë që duhet të caktohen. Rendisni vendimmarrësit që do të luajnë një rol të spikatur dhe shkruani rolin, përgjegjësitë dhe detyrën e tyre afër për të marrë një pamje të qartë. Përcaktoni rolet lidhëse dhe përcaktoni një kanal komunikimi dhe raportimi nëse vendosni të krijoni një tabelë të dobishme organizative të projektit

Fatura e Materialeve (BOM) – Përkufizimi, Shembulli, Llojet dhe Përfitimet