Управљање временом и побољшање продуктивности

Управљање временом и продуктивност су технике и стратегије које вам помажу да ефикасно користите своје време да бисте постигли своје циљеве, побољшали свој учинак и ефикасније обављали задатке. Ови концепти су уско повезани и играју важну улогу у управљању сопственом продуктивношћу и успехом како у професионалном тако иу приватном животу. Да ли је то окружење или само лоше управљамо својим временом? Управљање временом може бити велики изазов за сваког запосленог оснивача, посебно пошто се границе између радног времена и кућног живота све више замагљују (или нестају). Међутим, уз праве алате и тактике, можете превазићи овај изазов и постати продуктивнији него икад, чак и током најхаотичнијих времена у модерној историји.

Гоогле Воркспаце за развој маркетинга садржаја.

1. Немојте обављати више задатака. Управљање временом.

Да ли сте се икада осећали физички и психички исцрпљени на крају радног дана, али нисте заиста обавили посао? Ако сте се икада жалили да немате довољно времена током дана, велике су шансе да сте покушали да обављате више задатака. Када мислите да обављате више задатака, ви заправо само скраћујете кружни графикон сваког задатка и крадете сате од себе. Имате само одређену коначну количину енергије у датом дану, а ако сте један од оних предузетника који жели да да 100% свему што радите, математика се једноставно не уклапа. У стварности, на крају посветите 10% овде, 20% тамо, 5% на десетак других задатака, а затим још 10% ваше пажње трошите на бескрајни ток обавештења и порука. друштвене мреже.

Ово резултира високим трошковима пребацивања, који трају дуже него што мислите. Рецимо да сте четири пута проверили обавештења на Фејсбуку. Изгубљено је до цео сат. Да ли проверавате пријемно сандуче или Слацк сваки пут када се појави мали црвени круг? Губите више времена него што заправо радите.

Штавише, опада квалитет рада и касне рокови. Чиниће се да вам треба све дуже и дуже да завршите ствари—јер јесте. А пошто сте већ провели цео дан мењајући задатке, ваш резервоар ће бити празан до вечери. Управљање временом

2. Уместо једног задатка

Када сте се последњи пут фокусирали само на ЈЕДНУ ствар 30 минута? Или чак 10 минута? Не гледајући обавештења или е-поруке?

Без обзира на чему радите, искључите све ометања и фокусирајте се на једну ствар током одређеног временског периода. Ако је потребно, подесите тајмер. Подесите свој календар на Не узнемиравај (Не узнемиравај). У Слацк подешавањима изаберите Паузирај обавештења. Затворите свих 27 отворених картица претраживача или једноставно кликните на Нови прозор. Пустите своју омиљену опуштајућу музику без текста да бисте се уронили у атмосферу. И само... почни то да радиш.

3. Поставите себи вештачке границе. Управљање временом.

Један од најмоћнијих начина да повећате своју продуктивност и побољшате управљање временом је постављање вештачких ограничења. Шта то значи? Лажни рокови. Постављање вештачких ограничења спречава вас да упаднете у замку закона Паркинсонова , који каже да се „рад проширује како би се попунило време које је на располагању за његов завршетак“. Ово сте вероватно већ видели. Неко у вашем тиму има три задатка и осам сати радни дан за њих извршења, а ове задатке успевају да развуку од 9 до 5 часова. Када из прве руке знате да је за ова три задатка требало највише 90 минута.

Шта ако имају само 90-минутни радни дан за ово? Кладим се у Тесла Цибертруцк да ће посао ипак бити обављен. Рад од куће изазван пандемијом ЦОВИД-19 још је лакше упао у замку Паркинсоновог закона. Без времена за путовање и без послужавника за радни дан који би вас натерали да се ментално опустите и кренете кући, заиста можете да одвучете ствари.

Останите продуктивни.

Најбољи начин да прекршите Паркинсонов закон и останете продуктивни данас је постављање вештачких рокова. Направите временско ограничење за довршавање овог задатка — чак и поставите тајмер за себе. Познато је да један од чланова тима Оснивача прати ову технику, користећи своје окружење као уграђена временска ограничења. Када путује на снимање (када су људи могли да раде такве ствари), купио би само 30 или 60 минута авионског Ви-Фи-ја. Затим је изазвао себе да обави што више посла у тих 30 или 60 минута, и неће ажурирати Интернет након што тајмер истекне.

Све што се деси након што се Ви-Фи искључи, требало би да се деси ван мреже на радној површини. Ово ће вам омогућити да се фокусирате на задатак који имате при руци и да вас не ометају разне картице, обавештења и е-поруке. Изненадићете се колико можете да урадите ако поставите фиктивна ограничења и направите мини-спринт.

4. Користите помодоро технику. Управљање временом

Помодоро техника је специфична техника управљања временом из касних 1980-их која користи тајмер да разбије рад на мале, хиперпродуктивне мини-спринтове. Обично су то интервали од 25 минута раздвојени кратким паузама.

ЛифеХацкер описује упутства корак по корак за ефикасно коришћење Помодоро технике:

1. Изаберите задатак који желите да завршите
2. Поставите Помодоро на 25 минута (Помодоро је тајмер)
3. Радите на задатку док Помодоро не зазвони, а затим ставите чек на свој комад папира.
4. Направите кратку паузу (5 минута је у реду)
5. Свака 4 помодора прави дужу паузу

Можете чак да користите онлајн алате као што је Томато Тимер или разне апликације да бисте ову тактику учинили још лакшом. Управљање временом

5. Испробајте Зеигарников ефекат. 

Постоји психолошка теорија према којој је лакше запамтити прекинуте активности и вратити им се. Ово се зове Зеигарников ефекат. Верује се да је већа вероватноћа да ћете запамтити недовршени задатак него завршен. Литвански психолог Блума Зеигарник открила је овај ефекат посматрајући понашање конобара у кафићу. Према студији, конобари су вероватније запамтили детаље отворених картица него купци којима је већ плаћено.

Како можете користити Зеигарников ефекат за побољшање продуктивности предузетника? Па, ако се борите да решите дати задатак или одуговлачите са одређеним проблемом, направите паузу. Одмакните се од њега на пет минута. Онда се врати на ово. Можда ћете бити само освежени и способни да радите на томе ефикасније, сада када сте оставили отворену карту и добили прилику да о томе размишљате подсвесно и без притиска.

6. Пронађите свој Сик Пацк . Управљање временом.

Не, не говоримо о седењу и опуштању. "Сик-Пацк" је ваздухопловни израз за инструмент таблу која садржи главне инструменте за лет у кокпиту авиона. Иако постоји милион ствари којима се може манипулисати истовремено током лета, обично постоји шест инструмената који дају најважније податке (брзина, висиномер, итд.). Пилот се може фокусирати на ових шест инструмената како би све функционисало глатко. Ари Маисел је такође обучени пилот. Он саветује да размислите о свом послу као авион када је у питању фокусирање. „Као оснивач, морате покушати да пронађете своју верзију Сик-Пацка. Да ћете се, без обзира шта се деси, фокусирати на промоцију свог пословања, чак и један одсто“.

Шта је ваш Сик-Пацк у вашем послу? Овде треба потрошити своју енергију. За све остало што не доприноси постизању тог циља или КПИ, једноставно уклоните ометања.

7. Ставите телефон у другу собу. 

Можда ћете се убедити да немате зависност од паметног телефона, али будимо искрени — сваки предузетник има. Овај мали алат је потенцијално један од најмоћнијих алата за вођење онлајн пословања који је икада постојао. Кључна реч: потенцијално. У ствари, зависност од паметног телефона је сметња и штетна је за продуктивност. Чак и само провера вашег телефона у трајању од две секунде и обрада новог обавештења може да потраје до 23 минута да вам поново привуче пажњу.

Сигуран начин да се решите ове сталне сметње је да оставите свој паметни телефон у другој просторији. Пробајте ово неколико сати када сутра почнете да радите. До ручка ћете бити пријатно изненађени колико се осећате фокусирано и успешно.

8. Мастер асинхроне комуникације. Управљање временом

Асинхрона комуникација (или скраћено „асинхрона“) је много потцењено продуктивно понашање које може да промени начин на који водите своје пословање. То значи да комуницирате са својим тимом НЕ у реалном времену, већ „додавањем лопте напред-назад“.

Блог Доист то најбоље сумира: „Једноставно речено, асинхрона комуникација је када пошаљете поруку без да очекујете тренутни одговор.“

• Асинхрони пример 1: Некоме шаљете е-пошту. Они одговарају следећег дана када могу најбоље да се носе са задатком.
• Асинхрони пример 2: Шаљете Лоом видео брифинг члану тима у другој временској зони током њихових сати спавања. Када се пробуде и почну да раде, гледају у разбој и почињу да раде на пројекту – коментаришући сва питања. Тада можете почети да асинхроно одговарате на њихова питања што је пре могуће.

Наравно, постоје неке врсте комуникације које још увек морају да буду синхроне (познате и као „Синхронизација“) – где особа са којом разговарате одмах реагује у реалном времену. Многи људи и даље верују да је креативну сарадњу и решавање проблема и даље најбоље радити „у истој просторији“. Међутим, сада када на многим местима широм света буквално не можемо да будемо у истој просторији због карантина и социјалног дистанцирања, многи предузетници морају да преиспитају своје комуникацијске стратегије.

• Пример синхронизације 1: састанак уживо у истој просторији (или алат за видео конференције).
• Пример синхронизације 2: разговор у реалном времену у Слацк ћаскању.

Важно је размислити о томе које комуникације током вашег радног дана могу потенцијално постати асинхроне и отказати те састанке из вашег календара. И планирајте синхрону комуникацију само када је то апсолутно неопходно.

Сваки пут када се састанак Гоогле календара откаже и замени асинхроном поруком или 5-минутним Лоом видеом, анђео добија своја крила.

9. Избегавајте замор при одлучивању

У ствари, потпуно одустајање од одлука ће вам вратити тону менталне моћи. Џек Дорси, суоснивач Твитера и Сквера, очигледно не воли да доноси одлуке и често дозвољава свом тиму да доноси кључне одлуке без њега. „Бивши радник Скуаре-а је рекао да Дорси 'мисли да је идеалан састанак на којем не мора ништа да каже'. Као предузетник, вероватно доносите одлуке по цео дан. И док се суочите са заиста важним проблемом, већ сте потрошили сву енергију на доношење одлука на мале задатке и неважне одлуке.

Умор од одлука је стваран. Може се осећати као да на крају дана више нема горива у вашем менталном резервоару, а ваш мозак је напет чак и при помисли на још једну ствар за коју сте одговорни. Покушајте да доносите мање одлука и држите свој тим (посебно они који се припремају за руководеће улоге) одговорним за доношење више тих одлука. Можда ћете питати: „Али како могу да верујем људима да доносе добре одлуке без мене?“

10. Класификујте одлуке као реверзибилне или неповратне. Управљање временом

Ако апсолутно морате сами да донесете одлуку, размислите о томе колико је та одлука важна за трошење менталне енергије. Сасвим је могуће да се већина одлука одређеног дана може донети брзо за неколико секунди без икаквог ризика. Другим речима, вероватно сте се превише бринули о томе. Фарнам Стреет истражује овај принцип реверзибилних и неповратних одлука показујући мрежу о томе како треба да размишљате о свакој одлуци.

Ако је решење реверзибилан - на пример, порука у друштвена мрежа, који можете брзо и лако да избришете, или нацрт блог чланка који увек можете да уредите, требало би да проведете минимум времена размишљајући о томе. Само „крећите се брзо и покварите ствари“ и спасићете себе менталног стреса бриге о нечему што се лако може поправити.

Ако решење неповратно - на пример, слање е-поште за 2 милиона претплатника - можда ћете желети да потрошите део своје енергије како бисте били сигурни да је то исправно. Штавише, ако је решење неповратан и доследан - као што је потписивање великог уговора или петогодишњег закупа канцеларије - сигурно ћете желети да потрошите неко време на то.

Џеф Безос улази дубље у овај приступ доношењу одлука у једном од својих писама акционарима:

„Неке одлуке су консеквентне и неповратне или скоро неповратне – оне су једносмерна врата – и те одлуке се морају доносити методично, пажљиво, полако, уз пуно размишљања и консултација. Ако ходате и не волите оно што видите на другој страни, нећете моћи да се вратите тамо где сте били раније. Ове одлуке можемо назвати типом 1. Али већина одлука није таква – оне су променљиве, реверзибилне – оне су двосмерна врата.” 

Према Безосу, ова друга врста одлуке „може и треба да се донесе брзо“. Покушајте да размишљате о својим одлукама на овај начин и видите колико брзо можете донети реверзибилне.

11. Сопствени календар

Крис Диксон, партнер и инвеститор у а16з, једном је рекао: „Ваше пријемно сандуче је листа обавеза других људи. Превише људи реагује пре него проактивно са својим Г-Суите налогом. Време је да преузмете контролу. Реците „Не“ следећој позивници календара. Одложите неважне е-поруке за каснији датум како бисте их могли боље адресирати. Користите „3 Д“ да бисте дошли до нулте поште и држите свој Гоогле календар подаље од непотребних састанака којима не морате да присуствујете. Овај савет је веома једноставан, али ипак важан. Управљајте својим календаром и временом. То припада вама и ником другом.