Virtuell händelse

Virtuella händelser utvecklas ständigt. I grunden är de live- eller förinspelade presentationer som levereras till deltagarna online.

Många evenemang kräver registrering eller betalning för att delta. Innehåll kan endast vara tillgängligt i realtid under livesändningen eller kan vara tillgängligt för visning på begäran efter evenemanget.

Virtuella konferenser kretsar ofta kring ett specifikt tema eller tema – som content marketing eller digital B2B marknadsföring .

18 tips för att göra ditt nästa virtuella marknadsföringsevenemang till en skenande framgång

Flexibilitet, kommunikation och personalisering är tre viktiga delar du behöver för att framgångsrikt vara värd för ett virtuellt evenemang. Här är några av de lärdomar vi har lärt oss under det senaste året.

1. Det är okej att göra misstag.

När något är nytt kommer du att förstöra allt. Detta kan inte undvikas. Vi lärde oss snabbt att att vara värd för eller delta i ett 100 % virtuellt evenemang kommer med många okända. Det kräver också snabba beslut och experimenterande. Men det enda sättet att ta reda på vad som fungerar är att börja försöka.

Kör ett event och samla in så mycket feedback som möjligt. Du kommer att lära dig vad som resonerar med människor och vem du ska rikta in dig på med vilket innehåll. Var inte rädd för att göra misstag. Prova nya saker och gå upp igen efter att ha fallit. Misslyckas snabbt och du kommer ständigt att förbättras.

2. Skapa en interaktiv upplevelse. Virtuella marknadsföringsevent

Människor vill ha upplevelser, inte presentationer. Doodle såg en 2020 % ökning av gruppmöten för virtuella lyckliga timmar 296 och en 100 % ökning av virtuell träning, yoga och andra träningspass. Det har också skett en ökning av antalet virtuella spel, frågesporter och triviakvällar.

 

Överväg att skapa en upplevelse där deltagarna kan interagera på ett roligt och kreativt sätt, snarare än att välja ett strikt högtalarformat. Hur kan du ge din publik en upplevelse de inte kommer att glömma? Virtuella marknadsföringsevent

Marknadsföring aspekter av evenemanget kan också skilja ditt evenemang från konkurrenterna. Låt oss till exempel säga att ett företag håller ett helt pedagogiskt evenemang med en lång lista med presentationer inplanerade en efter en. Ett annat företag planerar ett evenemang med breakout-sessioner, happy hour, virtuell träning och flera andra sätt att direkt interagera med andra. Vilken skulle du hellre gå på?

Personligt varumärke. Allt du behöver veta

3. Gör en plan A, B och kanske C

När det kommer till virtuella evenemang beror allt på att tekniken fungerar korrekt och många faktorer ligger utanför vår direkta kontroll. Att ha en backupplan (eller två) kan hjälpa dig att undvika mycket stress. Om Plan A misslyckas har du en Plan B eller Plan C att falla tillbaka på. Fundera på vad som kan gå fel med ditt första och andra alternativ så att du har en plan för backup. Men kom också ihåg: du kommer att göra några misstag, och det är okej. När allt kommer omkring är ditt mål att få kontakt med din publik på ett meningsfullt sätt. Det kan du åstadkomma på många sätt – oavsett om allt går enligt plan.

4. Testa och testa sedan igen. Virtuella marknadsföringsevent

Planera att ha ett IT-team på plats för att övervaka ditt onlineevenemang. De kan felsöka problem när de uppstår för att säkerställa att din teknik fungerar så smidigt som möjligt för alla inblandade. Innan ditt evenemang startar, se till att du testar allt för att veta hur det kommer att fungera och upptäcka eventuella problem innan den stora dagen. Testa din teknik internt и externt för att veta att det kommer att fungera för alla inblandade parter. Se till att alla dina högtalare är bekväma med denna teknik. Överväg också att köra A/B-tester för att förbättra öppningsfrekvenser, konverteringar och klickfrekvens, e-post, reklam och andra aspekter av din marknadsföringskampanj för att öka engagemanget.

5. Samarbeta

Kommunicera med andra marknadsföringsteam eller företag som deltar i evenemanget för att säkerställa att det inte blir för mycket överlappning eller dubbelarbete. Du vill inte överväldiga din publik genom att ge dem alltför mycket olika information, men du vill också ha tillräckligt med variation för att hålla dem intresserade under hela evenemanget. Upprätthåll öppna kommunikationslinjer mellan team och kollegor genom att skapa gruppchattar, hålla regelbundna videokonferenser, använda Slack-kanaler etc. På så sätt kan alla stanna på samma sida och ha samma förväntningar. Du kan dela viktiga uppdateringar allt eftersom händelsen utvecklas.

6. Kommunicera. Virtuella marknadsföringsevent

Se till att du ställer upp tydliga förväntningar i förväg och förklara dem i detalj så att alla inblandade förstår vilken roll de spelar i evenemanget. Att förstå dina mål för evenemanget hjälper dig att bättre kommunicera förväntningar och hålla alla informerade och fokuserade under hela din tid tillsammans.

 

7. Använd rätt innehåll på rätt ställen

Deltagarna i virtuella evenemang förväntar sig att uppleva innehåll som är anpassat efter deras specifika behov. Att förstå var din publik befinner sig på köparens resa kan hjälpa dig att tillhandahålla mer relevant information. Se till att du tillhandahåller en kontextuell upplevelse på varje kanal som dina deltagare kommer att använda under evenemanget. Att förse dem med relevant information vid rätt tidpunkt kan göra en enorm skillnad för deras personliga erfarenhet av att arbeta med kunder.

8. Gör registreringen så enkel som möjligt.

Istället för att få folk att fylla i långa formulär, gör registreringsprocessen enkel och tydlig. Du kan (och bör) spåra användarbeteende under evenemanget så att du kan fokusera på att helt enkelt locka deltagare tidigt. Sedan, med hjälp av informationen du samlade in under ditt evenemang, kan du tillhandahålla mer personligt innehåll och utveckla mer riktade personas för framtida evenemang.

9. Du kan behöva ompröva vissa förväntningar. Virtuella marknadsföringsevent

Vissa personer kan registrera sig för ditt evenemang i sista minuten, särskilt om det är gratis. Din kampanj kan pågå i månader, men du kan samla på dig en betydande del av registreringarna under de senaste två veckorna eller till och med den sista dagen före evenemanget.

Här är lite intressant statistik från Eventbrite-studien som kan få dig att tänka om några av dina registreringsförväntningar och marknadsföringskampanjtaktik:

• Upp till 50 % av deltagarna kan få biljetter dagen innan eller på evenemangsdagen om det är gratis.
• För ett betalevenemang, förvänta dig att mindre än 20 % av dina intäkter kommer från dagen för evenemanget eller vid dörren. Räkna med att nå 80 % av ditt intäktsmål före dagen för ditt evenemang.

10. Samla in feedback regelbundet

Under ett event vill du förstå hur engagerade människor är, om de är nöjda med sig själva och vad som skulle kunna göra eventet bättre för dem. Att samla in feedback vid ett evenemang kan hjälpa dig förbättra kommunikationen och lösa problem när de uppstår förekomst. Deltagarna kommer att uppskatta om du ber om deras åsikt och omtanke nog för att göra förändringar som kommer att påverka dem positivt. Virtuella marknadsföringsevent

11. Din uppmärksamhet är kortare än du tror.

Du kanske har hört att virtuell uppmärksamhet är kortare än personlig uppmärksamhet (eller så har du upplevt det själv). Många företag har funnit att detta är sant. Vi har sett några säga att deras deltagare bara deltog i en dag av ett flerdagarsevenemang. Andra hade svårt att hålla folks uppmärksamhet samtidigt som de i första hand gav pedagogisk information. Nyckeln till högre engagemang är att få din publik att inte bara lyssna på skärmen, utan att delta i realtid. Om de kan interagera med talare, innehåll och andra deltagare kan de vara mer fokuserade längre. Att ta pauser på rätt ställen och låta deltagarna umgås och interagera med andra är avgörande för din framgång.

Du måste fängsla din publik. Börja med att berätta för dem hur de kan interagera under evenemanget. Använd innovativa metoder för att skapa en engagerande, personlig upplevelse för varje deltagare. Att ha olika interaktionsalternativ kan göra ditt evenemang intressant och spännande. Här är några idéer:

• Ge deltagarna möjlighet att skapa sitt eget schema genom att välja vilka klasser de vill hoppa in i och vilka de kan se senare på begäran.
• Skapa engagerande nätverksmöjligheter.
• Bjud in personer att delta i undersökningar, frågesporter och omröstningar.
• Erbjud priser för deltagare att vinna efter att ha interagerat med onlineinnehåll under hela evenemanget, deltagit i interaktiva samtal och workshops.

Du har många möjligheter att attrahera din publik och behålla deras uppmärksamhet under hela evenemanget. Det kan se väldigt annorlunda ut än att träffas personligen, men att erbjuda nya och spännande alternativ hjälper dig att skapa en minnesvärd upplevelse.

12. Betona hållbara fördelar. Virtuella marknadsföringsevent

Vilka långsiktiga fördelar kommer deltagarna att få av att delta i ditt event? Kommer de att kunna höra och interagera med respekterade talare eller organisationer? Lär de sig nya idéer om hur de kan öka sin inkomst eller förbättra sin avdelning? Kommer de att kunna skapa viktiga kontakter som kan påverka deras framtida karriärer? Att låta din publik veta vad de kommer att få från ditt evenemang kommer att hjälpa dig attrahera rätt personer och fängsla dem med din erfarenhet.

13. Inkludera ett bredare utbud av högtalare

Eftersom ditt evenemang inte är begränsat till en fysisk plats kan du bjuda in talare och deltagare som inte kommer att kunna delta i evenemanget personligen. Vid behov kan du skicka inbjudningar till deltagare över hela landet eller runt om i världen. En talare som du alltid har beundrat skulle kunna delta och tala vid ditt nästa onlineevenemang. Virtuella marknadsföringsevent

14. Förstå hur gratisevenemang skiljer sig från betalda.

Många virtuella evenemang under 2020 var gratis, vilket resulterade i högre evenemangsdeltagande för många organisationer än de personliga evenemangen de ersatte. Om du planerar att arrangera betalda personliga evenemang igen, vet att dina siffror kan vara lägre. Det här är inte nödvändigtvis en dålig sak. Detta betyder helt enkelt att du måste attrahera seriösa potentiella kunder och övertyga dem om att evenemanget kommer att vara värt deras investering. Skapa övertygande innehåll som ansluter till dina potentiella kunder på ett meningsfullt sätt, samtidigt som du underhåller och tvingar dem att vidta åtgärder. Dina erbjudanden måste vara relevanta och lägliga.

15. Virtuella evenemang lockar potentiella kunder.

Eftersom virtuella evenemang ofta lockar stora publik, kan de vara ett bra ställe att samla potentiella leads för ditt företag. Virtuella evenemang lockar ofta till sig potentiella kunder. Personliga händelser, å andra sidan, drar potentiella kunder längre ner i marknadsföringstratten. Att veta detta kan hjälpa dig att betjäna rätt målgrupp genom att erbjuda innehåll som uppmuntrar deltagarna att gå i rätt riktning på sin köpares resa.

16. Etablera dig själv som en tankeledare. Virtuella marknadsföringsevent

Eventsponsorer och utställare har möjlighet att visa tankeledarskap vid virtuella evenemang. Utan de utrymmes- och tidsbegränsningar du kan möta under ett live-evenemang personligen kan du använda virtuella möten och presentationer för att bygga auktoritet inom ditt område.

17. Överväg att vara värd för ett hybridevenemang.

97 % av marknadsförarna tror att de kommer att se fler hybridevenemang under det nya året. Överväg att vara värd för ett hybridevenemang snarare än ett 100 % personligt eller virtuellt evenemang. Då kan du dra nytta av fördelarna med varje modell. Till exempel någon som jobbar hemifrån, kan det vara lättare att sätta sig vid datorn och engagera sig i innehåll online än att gå till en fysisk plats. Å andra sidan kan de uppskatta att spendera tid online personligen och att samarbeta ansikte mot ansikte med andra inom sitt område.

18. Lämplig budget. Virtuella marknadsföringsevent

Du kan förvänta dig att ett virtuellt evenemang är mycket billigare än ett personligt evenemang. Men du kan sluta spendera lika mycket för att skapa framgångsrik upplevelse för varje online shoppare. Virtuella evenemang kräver ofta en robust plattform och anställning av ett produktions- eller IT-team för att säkerställa att allt går smidigt. Detta kräver också kreativt tänkande och marknadsföringstaktik. Tänk dock på att många organisationer kan spara pengar på virtuella evenemang.