Proje Organizasyonu - Tanımı, Türleri ve Diyagramı

Proje organizasyonu, belirli bir zaman ve bütçe dahilinde belirli hedeflere ulaşmak için kaynakların planlanması, koordine edilmesi ve yönetilmesi sürecidir. Proje, kuruluşun günlük operasyonlarının rutininden farklı, benzersiz bir sonucu veya ürünü olan geçici bir girişimdir.

Proje organizasyonunda üç sorumluluk ve yeterlilik alanı bulunmaktadır.

Proje yönetimi - projenin yönetim tarafı kendisine emanet edilmiştir
Proje Ekibi - Proje ekibine proje uygulamasının bir yönü atanır
Proje kurulu, projenin başarısı konusunda güvenilen ve projenin iptal edilmesi veya devam ettirilmesi gibi önemli kararları veren karar organıdır.

Organizasyon Yapısı Proje, organizasyonun türü ve tarzı, hiyerarşi ve iş akışı gibi çeşitli faktörlere bağlıdır.

En yaygın proje organizasyonu türlerinden bazıları şunlardır:

1. İşlevsel organizasyon. Proje organizasyonu

Bu en yaygın organizasyon yapılarından biridir. Şirket çeşitli departmanlara bölünmüştür ve benzer beceri ve bilgi birikimine sahip kişiler bir arada gruplandırılmıştır. Proje yöneticisi ve diğer kaynaklar aynı departmanda çalışır; örneğin pazarlama, satış, muhasebe vb.

Fonksiyonel bir yapının avantajları şunlardır:

Bu özellik hem küçük projeler hem de küçük ekipler için en iyisidir çünkü bu özellik ekip üyeleri ve diğer kaynaklar üzerinde tam kontrol ve kontrol elde edebilir.
Üye sayısı az olduğundan üyeleri motive etmek kolaydır
Uzmanlara erişim kolaydır çünkü aynı fonksiyonel alandadırlar.
Projeye dahil olan herkesi bir araya toplamak ve ilgili konuyu tartışmak kolaydır.
Çalışanlar bu tür projeler üzerinde çalışmaya istekli çünkü bu onlara ilerlemek için ihtiyaç duydukları fırsatı veriyor.
Ekip küçük olduğundan projenin iletişim araçlarının sınırlandırılması mümkündür.

Fonksiyonel yapının dezavantajları aşağıdaki gibidir:

İşlevsel biriminiz dışındaki kişilere erişim sağlamak kolay değildir
Çalışanlar bir proje üzerinde çalışmak yerine ekip liderlerine sadıktırlar
Stratejik odaklanmayı sürdürmede zorluk

2. Tasarım.

Burada proje yöneticisi her projenin tüm sorumluluğuna sahiptir. Tüm ekipte tam zamanlı çalışıyor ve başarılı bir şekilde tamamlanması için bütçeyi kontrol ediyor. Proje kuruluna ve proje sponsoruna rapor verir. Proje organizasyonu

Proje bazlı organizasyon yapısının avantajları şunlardır:

Takım üzerinde tam kontrol
Ekip içinde güçlü bir kimlik duygusu, baskın bir ekip kültürüyle sonuçlanır
Her katılımcı projenin amaç ve hedeflerine ulaşmak için çalıştığı için minimum çatışma
İşinizi planlamak kolaydır
Kaynakların kolay kullanılabilirliği
Proje yönetimi becerilerinin yanı sıra teknik liderliği de geliştirir

Proje organizasyon yapısının dezavantajları şunlardır:

Bu pahalı bir taahhüt
Çalışanlar için zor işten kovulurlarsa geri gelsinler
Bazı durumlarda bir projeyi kapatmak işinizi kaybetmek anlamına gelir

3. Matris. Bir proje düzenleyin

Hem proje hem de fonksiyonel organizasyonun entegre edilmesiyle bir matris proje organizasyon yapısı oluşturulur. İki yapı vardır: yatay ve dikey, böylece çalışan hem bir proje üzerinde hem de işlevsel bir grupta çalışabilir.

Üç tür organizasyon matrisi vardır

Güçlü matris: Proje yöneticisinin tam zamanlı bir ekibi vardır ve eksiksiz rehber ekip ve proje üzerinde kontrol ve kontrol
Zayıf bir matris, işlevsel bir yapıya daha yakındır ve proje yöneticisinin daha az seçeneği vardır. Yarı zamanlı bir ekibi ve bütçe kontrolü var
Dengeli matris - proje yöneticisi orta düzeyde yetkiye ve yarı zamanlı bir ekibe sahiptir. O ve fonksiyonel yönetici bütçeyi yönetir

Matris organizasyonunun avantajları şunlardır:

Kaynaklar verimli kullanılıyor
Kaynaklar farklı projeler arasında kolaylıkla taşınabilir
Ekip üyeleri kadar bireyler de doğası gereği duyarlıdır

Matris organizasyonun dezavantajları şunlardır:

Çoğu zaman kaynaklar nedeniyle projeler arasında çelişkilerle karşılaşacaksınız.
İnsanlara çelişkili ve farklı öncelikler konusunda güveniliyor ve bu durum kafa karışıklığına neden olabiliyor

Diğer bazı proje organizasyonu türleri şunlardır:

Basit veya organik organizasyon Tek sahibi olan ticari kuruluşların yanı sıra serbest çalışanları da içeren en basit proje organizasyon yapısıdır. Proje yöneticisinin rolü genellikle iş sürecini yönetmekle görevli proje sahibi veya uzman tarafından gerçekleştirilir. Proje organizasyonu
Çeşitlendirilmiş organizasyon. Bu tür organizasyon yapısında birbirinden bağımsız birçok fonksiyonel birim bulunmaktadır. Birimler farklı özelliklere sahip kişileri içerir Beceriler ve teknik bilginin ortak bir temada birleştiği bir coğrafi konum ya da benzer bir proje olabilir. Tüm bölümlerin özerk operasyon için kendi kaynakları vardır.
Sanal organizasyon — Sanal bir organizasyon yapısında, kuruluş ana işini sürdürür ve diğer süreçleri dış kaynaklardan sağlamaya çalışır. Merkezi organizasyon, işi başarılı bir şekilde yürütmek için çeşitli dış organizasyonlarla bağlantılıdır. Bu tür organizasyonlarda proje yöneticisi orta ve düşük düzeyde yetkiye ve karma bütçe kontrol yetkisine sahiptir.

Proje organizasyon şeması nasıl hazırlanır?

Proje organizasyon şeması, ekibin rol ve sorumluluklarının yanı sıra eğitim ihtiyaçlarının, kaynakların nasıl tahsis edileceğinin ve paydaşların nasıl dahil edileceğinin tanımlanmasına yardımcı olur. Gerekli adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Personeli belirleyin. Proje organizasyonu

Sürecin ilk adımı proje kapsamıyla ilişkili kişilerin belirlenmesi ve yetenekli proje üzerinde güçlü bir etkiye sahiptir. Tipik olarak bunlar, pazarlamacıları, departman başkanlarını, satış personelini, destek personelini, danışmanları ve hatta BT personelini etkileyen kilit çalışanlardır.

2. Üst düzey bir yönetim ekibi oluşturun

Ikinci adım — projeden sorumlu olacak ve başarısını izleyecek uygun bir ekip oluşturmak. Ekip, müşteriyi veya proje sponsorlarını ve bazı durumlarda proje boyunca rehberlik ve yardım sunacak uzmanları içerecektir.

3. Proje koordinatörlerini atayın. Proje organizasyonu

Üçüncü aşamada orta ve alt düzey yönetici olacak proje koordinatörlerinin atanması yer alıyor. Sorumlulukları bu seviyedeki görevlerin yerine getirilmesini ve ekibin görevlerini koordine etmeyi içerecektir. Bir proje organizasyonunda çok sayıda proje koordinatörü olabilir, ancak çoğu durumda iletişim, teknik ve planlama hususlarını ele alacak en az üç koordinatör bulacaksınız.

4. Paydaşlarınızı etiketleyin

Kilit paydaşları belirleyin ve deneyin onları çekmek proje geliştirmeye yöneliktir.

5. Eğitim gereksinimlerini belirleyin. Proje organizasyonu

В некоторых случайях Ekip etkili bir şekilde görevle başa çıkmak. Diğerlerinden farklı olarak, projenin karmaşıklıklarıyla başa çıkabilecek araçlara, becerilere ve bilgiye sahip değiller. Eğitim gereksinimlerini belirleyin ve ihtiyacı olan üyelere sunun. Proje koordinatörü, görev gücünün yönetilmesinden ve çalışana gerekli eğitimlerin verilmesinden sorumludur.

6. Proje organizasyon şeması oluşturun

Son aşama, proje için organizasyon şemasının geliştirilmesidir. Attığınız adımları gözden geçirin ve mükemmel diyagramı oluşturmak için projedeki kişilerin nasıl koordine olacağını ve işbirliği yapacağını düşünün.

Dikkatli bakın ki ilişkilerini ve verilmesi gereken sorumlulukları belirleyebilirsiniz. Öne çıkan rol oynayacak karar vericileri listeleyin ve net bir resim elde etmek için rollerini, sorumluluklarını ve görevlerini yanlarına yazın. Yararlı bir proje organizasyon şeması oluşturmaya karar verirseniz bağlantı rollerini tanımlayın ve bir iletişim ve raporlama kanalı tanımlayın

Malzeme Listesi (BOM) – Tanım, Örnek, Türler ve Faydalar