Zaman yönetimi ve verimliliğin artırılması

Zaman yönetimi ve üretkenlik, hedeflerinize ulaşmak, performansınızı artırmak ve görevleri daha etkili bir şekilde tamamlamak için zamanınızı etkili bir şekilde kullanmanıza yardımcı olan teknik ve stratejilerdir. Bu kavramlar birbiriyle yakından ilişkilidir ve hem profesyonel hem de kişisel yaşamınızda kendi üretkenliğinizi ve başarınızı yönetmede önemli bir rol oynar. Çevre mi, yoksa zamanımızı yanlış mı yönetiyoruz? Zaman yönetimi, meşgul bir kurucu için büyük bir zorluk olabilir, özellikle de çalışma zamanı ile ev hayatı arasındaki çizgiler giderek bulanıklaştığında (veya ortadan kaybolduğunda). Ancak doğru araçlar ve taktiklerle bu zorluğun üstesinden gelebilir ve modern tarihin en kaotik zamanlarında bile her zamankinden daha üretken olabilirsiniz.

İçerik pazarlamasını geliştirmek için Google Workspace.

1. Çoklu görev yapmayın. Zaman yönetimi.

İş gününün sonunda kendinizi fiziksel ve zihinsel olarak bitkin hissettiğiniz ancak işinizi tam olarak bitiremediğiniz oldu mu? Eğer gün içerisinde yeterli zamanınızın olmadığından şikayet ettiyseniz, büyük olasılıkla birden fazla görevi birden yapmaya çalışıyorsunuzdur. Çoklu görev yaptığınızı düşündüğünüzde aslında her görevin pasta grafiğini kısaltıyor ve kendinizden saatler çalıyorsunuz. Belirli bir günde yalnızca belirli ve sınırlı miktarda enerjiniz vardır ve yaptığınız her şeye %100'ünü vermek isteyen girişimcilerden biriyseniz, matematik bir işe yaramaz. Gerçekte, %10'unu buraya, %20'sini oraya, %5'ini bir düzine başka göreve ayırırsınız ve ardından dikkatinizin diğer %10'u sonsuz bildirim ve mesaj akışına harcanır. sosyal ağlar.

Bu, düşündüğünüzden daha uzun süren yüksek değiştirme maliyetlerine neden olur. Diyelim ki Facebook bildirimlerinizi dört kez kontrol ettiniz. Tam bir saate kadar kayıp. Küçük kırmızı daire her göründüğünde gelen kutunuzu veya Slack'i kontrol ediyor musunuz? Gerçekte çalıştığınızdan daha fazla zaman harcıyorsunuz.

Üstelik işin kalitesi düşüyor ve teslim tarihleri ​​gecikiyor. İşleri halletmeniz giderek daha uzun sürüyormuş gibi görünecektir, çünkü öyledir. Zaten tüm günü görevler arasında geçiş yaparak geçirdiğiniz için tankınız akşama kadar boş olacak. Zaman yönetimi

2. Tek bir görev yerine

En son ne zaman 30 dakika boyunca tek bir şeye odaklandınız? Veya 10 dakika bile mi? Bildirimlere bakmadan veya e-postalar?

Ne üzerinde çalışıyor olursanız olun, tüm dikkat dağıtıcı unsurları kapatın ve belirli bir süre boyunca tek bir şeye odaklanın. Gerekirse bir zamanlayıcı ayarlayın. Takviminizi Rahatsız Etmeyin (Rahatsız Etmeyin) olarak ayarlayın. Slack ayarlarında Bildirimleri Duraklat'ı seçin. 27 açık tarayıcı sekmesinin tamamını kapatın veya Yeni Pencere'ye tıklayın. Kendinizi atmosfere kaptırmak için en sevdiğiniz rahatlatıcı müziği şarkı sözleri olmadan çalın. Ve sadece... yapmaya başla.

3. Kendinize yapay sınırlar koyun. Zaman yönetimi.

Verimliliğinizi artırmanın ve zaman yönetimini geliştirmenin en güçlü yollarından biri yapay sınırlar koymaktır. Bu ne anlama geliyor? Sahte son tarihler. Yapay sınırlar koymak kanunların tuzağına düşmenizi engeller Parkinson , "işin tamamlanması için mevcut zamanı dolduracak şekilde genişlediğini" belirtir. Muhtemelen bunu daha önce görmüşsünüzdür. Ekibinizden birinin üç görevi ve sekiz saatlik bir süresi var. onlar için iş günü yürütme ve bu görevleri sabah 9'dan akşam 5'e kadar uzatmayı başarıyorlar. Bu üç görevin en fazla 90 dakika sürmesi gerektiğini ilk elden bildiğinizde.

Ya bunu yapmak için sadece 90 dakikalık bir iş günü olsaydı? Tesla Cybertruck'a işin yine de tamamlanacağına bahse girerim. COVİD-19 salgını nedeniyle evden çalışmak Parkinson Yasası tuzağına düşmeyi daha da kolaylaştırdı. Seyahat süreniz ve sizi zihinsel olarak rahatlamaya ve eve gitmeye zorlayacak iş günü tepsileri olmadan, işleri gerçekten geciktirebilirsiniz.

Üretken kalın.

Parkinson Yasasını çiğnemenin ve bugün üretken kalmanın en iyi yolu yapay son tarihler belirlemektir. Bu görevi tamamlamak için bir zaman sınırı belirleyin, hatta kendinize bir zamanlayıcı ayarlayın. Kurucunun ekip üyelerinden birinin de çevresini yerleşik zaman kısıtlamaları olarak kullanarak bu tekniği takip ettiği biliniyordu. Film çekmek için seyahat ettiğinde (insanların bu tür şeyleri yapabildiği zamanlar), yalnızca 30 dakikalık veya 60 dakikalık uçak Wi-Fi'si satın alıyordu. Daha sonra bu 30 veya 60 dakika içinde mümkün olduğu kadar çok iş yapmak için kendini zorladı ve zamanlayıcının süresi dolduktan sonra İnternet'i güncellemedi.

Wi-Fi kapatıldıktan sonra gerçekleşen her şey masaüstünde çevrimdışı olarak gerçekleşmelidir. Bu, elinizdeki göreve odaklanmanıza ve çeşitli sekmeler, bildirimler ve e-postalar nedeniyle dikkatinizin dağılmasına izin vermeyecektir. Hayali sınırlar koyarsanız ve bir mini sprint yaratırsanız ne kadar çok şey başarabileceğinize şaşıracaksınız.

4. Pomodoro tekniğini kullanın. Zaman yönetimi

Pomodoro Tekniği, 1980'lerin sonlarından kalma, işi küçük, hiper-üretken mini sprintlere bölmek için bir zamanlayıcı kullanan özel bir zaman yönetimi tekniğidir. Bunlar genellikle kısa molalarla ayrılmış 25 dakikalık aralıklarla yapılır.

LifeHacker, Pomodoro Tekniğinin etkili bir şekilde kullanılmasına yönelik talimatları adım adım açıklıyor:

1. Tamamlanacak görevi seçin
2. Pomodoro'yu 25 dakikaya ayarlayın (Pomodoro bir zamanlayıcıdır)
3. Pomodoro çalıncaya kadar görev üzerinde çalışın, ardından çeki kağıdınızın üzerine koyun.
4. Kısa bir mola verin (5 dakika yeterli)
5. Her 4 Pomodoro daha uzun bir mola veriyor

Bu taktiği daha da kolaylaştırmak için Domates Zamanlayıcı gibi çevrimiçi araçları veya çeşitli uygulamaları bile kullanabilirsiniz. Zaman yönetimi

5. Zeigarnik efektini deneyin. 

Kesintiye uğrayan aktiviteleri hatırlamanın ve onlara geri dönmenin daha kolay olduğunu söyleyen bir psikolojik teori var. Buna Zeigarnik etkisi denir. Tamamlanmamış bir görevi, tamamlanmış bir görevi hatırlama olasılığınızın daha yüksek olduğuna inanılıyor. Litvanyalı psikolog Bluma Zeigarnik bu etkiyi bir kafede garsonların davranışlarını gözlemleyerek keşfetti. Araştırmaya göre, garsonların açık hesapların ayrıntılarını hatırlama olasılıkları, halihazırda ödeme yapılmış olan müşterilere göre daha fazlaydı.

Girişimci verimliliğini artırmak için Zeigarnik etkisini nasıl kullanabilirsiniz? Belirli bir görevi çözmekte zorlanıyorsanız veya kendinizi belirli bir sorunu ertelerken buluyorsanız, ara verin. Beş dakikalığına ondan uzaklaş. Sonra bu konuya geri dönün. Artık bileti açık bıraktığınıza ve bilinçaltınızda ve baskı olmadan bunun hakkında düşünme şansına sahip olduğunuza göre, yenilenmiş olabilirsiniz ve üzerinde daha etkili bir şekilde çalışabilirsiniz.

6. Six Pack'inizi bulun . Zaman yönetimi.

Hayır, arkanıza yaslanıp rahatlamaktan bahsetmiyoruz. "Six-Pack", bir uçağın kokpitinde bulunan başlıca uçuş aletlerini içeren gösterge paneli için kullanılan bir havacılık terimidir. Uçuş sırasında aynı anda kullanılabilecek milyonlarca şey olsa da, genellikle en önemli verileri (hava hızı, altimetre vb.) sağlayan altı alet vardır. Pilot, her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için bu altı enstrümana odaklanabilir. Ari Maisel aynı zamanda eğitimli bir pilottur. O işiniz hakkında düşünmenizi tavsiye eder Odaklanma söz konusu olduğunda bir uçak gibi. “Bir kurucu olarak Six-Pack sürümünüzü bulmaya çalışmalısınız. Ne olursa olsun, yüzde bir bile olsa işinizi geliştirmeye odaklanacaksınız."

İşinizdeki Six-Pack'iniz nedir? Enerjinizi burada harcamanız gerekir. Bu hedefe veya KPI'ya ulaşılmasına katkıda bulunmayan her şey için dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırın.

7. Telefonunuzu başka bir odaya koyun. 

Kendinizi akıllı telefon bağımlılığınız olmadığına inandırabilirsiniz ama dürüst olalım; her girişimcide böyle bir bağımlılık vardır. Bu küçük araç, potansiyel olarak çevrimiçi bir işi yürütmek için şimdiye kadar var olan en güçlü araçlardan biridir. Anahtar kelime: potansiyel olarak. Aslında akıllı telefon bağımlılığı baş belasıdır ve üretkenliğe zarar verir. Telefonunuzu iki saniye kontrol etmek ve yeni bir bildirimi işleme koymak bile dikkatinizi yeniden kazanmanız için 23 dakika kadar sürebilir.

Bu sürekli dikkat dağınıklığından kurtulmanın kesin yolu akıllı telefonunuzu başka bir odada bırakmaktır. Yarın işe başladığınızda bunu birkaç saat deneyin. Öğle yemeği vakti geldiğinde, ne kadar odaklanmış ve başarılı hissettiğinize hoş bir şekilde şaşıracaksınız.

8. Asenkron iletişimin ustası. Zaman yönetimi

Eşzamansız iletişim (veya kısaca "Asenkron"), işinizi yürütme biçiminizde devrim yaratabilecek, çok fazla önemsenmeyen bir üretkenlik davranışıdır. Bu, takımınızla gerçek zamanlı olarak DEĞİL, "topu ileri geri atarak" iletişim kurmak anlamına gelir.

Doist blogu bunu en iyi şekilde özetliyor: "Basitçe söylemek gerekirse, eşzamansız iletişim, anında yanıt beklemeden bir mesaj göndermenizdir."

• Eşzamansız örnek 1: Birine e-posta gönderiyorsunuz. Ertesi gün, görevi en iyi şekilde yerine getirebilecekleri zaman yanıt verirler.
• Eşzamansız Örnek 2: Farklı bir saat dilimindeki bir ekip üyesine, uyku saatleri sırasında bir Loom video brifingi gönderiyorsunuz. Uyanıp çalışmaya başladıklarında tezgâha bakarlar ve proje üzerinde çalışmaya başlarlar; her türlü soru hakkında yorum yaparlar. Daha sonra ilk fırsatta sorularını eşzamansız olarak yanıtlamaya başlayabilirsiniz.

Elbette, hâlâ eşzamanlı olması gereken ("Senkronizasyon" olarak da bilinir) bazı iletişim türleri vardır; konuştuğunuz kişi anında gerçek zamanlı olarak yanıt verir. Pek çok kişi hâlâ yaratıcı işbirliğinin ve problem çözmenin en iyi şekilde "aynı odada" yapıldığına inanıyor. Ancak artık dünyanın birçok yerinde karantina ve sosyal mesafe nedeniyle tam anlamıyla aynı odada olamadığımız için birçok girişimci iletişim stratejilerini yeniden düşünmek zorunda kalıyor.

• Senkronizasyon örneği 1: aynı odada canlı toplantı (veya video konferans aracı).
• Senkronizasyon örneği 2: Slack sohbetinde gerçek zamanlı konuşma.

İş gününüzde hangi iletişimlerin potansiyel olarak eşzamansız hale gelebileceğini düşünmek ve bu toplantıları takviminizden iptal etmek önemlidir. Ve eşzamanlı iletişimi yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda planlayın.

Ne zaman bir Google Takvim toplantısı iptal edilse ve yerine eşzamansız bir mesaj ya da 5 dakikalık bir Loom videosu gelse, bir melek kanatlarını kazanıyor.

9. Karar yorgunluğundan kaçının

Aslında kararlardan tamamen vazgeçmek size bir ton zihinsel gücü geri verecektir. Twitter ve Square'in kurucu ortağı Jack Dorsey, açıkça karar vermekten hoşlanmıyor ve çoğu zaman ekibinin önemli kararları kendisi olmadan almasına izin veriyor. "Eski bir Square çalışanı, Dorsey'in 'ideal toplantının hiçbir şey söylemek zorunda olmadığı toplantı olduğunu düşündüğünü' söyledi." Bir girişimci olarak muhtemelen tüm gün boyunca kararlar veriyorsunuz. Ve gerçekten önemli bir sorunla karşı karşıya kaldığınızda, karar verme enerjinizin tamamını küçük görevlere ve önemsiz kararlara harcamış olursunuz.

Karar yorgunluğu gerçektir. Günün sonunda zihinsel deponuzda artık yakıt kalmamış gibi hissedebilirsiniz ve sorumlu olduğunuz bir şeyin daha düşüncesi bile beyninizi zorlar. Daha az karar vermeye çalışın ve ekibinizi (özellikle liderlik rollerine hazırlananları) bu kararların çoğunu alma konusunda sorumlu tutun. Şunu sorabilirsiniz: "Ama ben olmadan insanların iyi kararlar vereceğine nasıl güvenebilirim?"

10. Kararları geri döndürülebilir veya geri döndürülemez olarak sınıflandırın. Zaman yönetimi

Eğer kesinlikle kendi başınıza bir karar vermeniz gerekiyorsa, bu kararın zihinsel enerjinizi harcamak açısından ne kadar önemli olduğunu düşünün. Belirli bir gündeki çoğu kararın herhangi bir risk olmadan birkaç saniye içinde hızlı bir şekilde verilebilmesi oldukça mümkündür. Başka bir deyişle, muhtemelen bu konuda çok fazla endişeleniyordunuz. Farnam Street, her bir karar hakkında nasıl düşünmeniz gerektiğine dair bir tablo göstererek, geri döndürülebilir ve geri döndürülemez kararlar ilkesini araştırıyor.

Çözüm ise tersine çevrilebilir - örneğin, bir mesaj sosyal ağHızlı ve kolay bir şekilde silebileceğiniz bir blog yazısı ya da her zaman düzenleyebileceğiniz bir blog yazısının taslağı varsa, bunun üzerinde düşünmeye minimum zaman ayırmalısınız. Sadece "hızlı hareket edin ve bir şeyleri kırın" ve kendinizi kolayca düzeltilebilecek bir şey hakkında endişelenmenin zihinsel stresinden kurtaracaksınız.

Eğer çözüm geri dönülemez biçimde - örneğin 2 milyon aboneye e-posta göndermek - enerjinizin bir kısmını bunun doğru olduğundan emin olmak için harcamak isteyebilirsiniz. Ayrıca çözüm ise geri döndürülemez ve tutarlı - büyük bir sözleşme imzalamak veya beş yıllık bir ofis kirası gibi - kesinlikle buna biraz zaman harcamak isteyeceksiniz.

Jeff Bezos, hissedarlara yazdığı mektuplardan birinde karar alma konusundaki bu yaklaşımı daha da derinleştiriyor:

"Bazı kararlar sonuç niteliğindedir ve geri döndürülemez ya da neredeyse geri döndürülemez; bunlar tek yönlü kapılardır ve bu kararların sistemli, dikkatli, yavaş, çokça düşünülerek ve istişarede bulunularak alınması gerekir. Eğer yürürseniz ve karşı tarafta gördüklerinizden hoşlanmazsanız, daha önce bulunduğunuz yere geri dönemezsiniz. Bu kararlara Tip 1 diyebiliriz. Ama kararların çoğu öyle değil; değiştirilebilir, tersine çevrilebilir; iki yönlü kapılardır.” 

Bezos'a göre bu ikinci tür karar "hızlı bir şekilde verilebilir ve verilmelidir." Kararlarınızı bu şekilde düşünmeyi deneyin ve geri döndürülebilir kararları ne kadar çabuk verebildiğinizi görün.

11. Kendi takviminiz

a16z'nin ortağı ve yatırımcısı Chris Dixon bir keresinde şöyle demişti: "Gelen kutunuz diğer insanların yapılacaklar listesidir." Çok fazla kişi G-Suite hesaplarıyla proaktif olmak yerine reaktif davranıyor. Kontrolü ele almanın zamanı geldi. Bir sonraki takvim davetine “Hayır” deyin. Önemsiz e-postaları daha sonraki bir tarihe erteleyerek onlara daha iyi yanıt verebilirsiniz. Gelen kutusunu sıfıra indirmek için "3 D"yi kullanın ve Google Takviminizi katılmanız gerekmeyen gereksiz toplantılardan uzak tutun. Bu ipucu çok basit ama yine de önemli. Takviminizi ve zamanınızı yönetin. Bu sana ait ve başka kimseye ait değil.