Проектна организация - определение, видове и схема

Организацията на проекта е процес на планиране, координиране и управление на ресурси за постигане на определени цели в рамките на определено време и бюджет. Проектът е временно начинание, което има уникален резултат или продукт, който се различава от рутината на ежедневните операции на организацията.

Има три области на отговорност и компетентност в организацията на проекта.

Управление на проекта – на него се поверява управлението на проекта
Екип по проекта - На екипа по проекта е възложен аспект от изпълнението на проекта
Бордът на проекта е органът за вземане на решения, на който се доверява успехът на проекта и взема важни решения, като например дали проектът да бъде отменен или продължен.

Организационна структура проект зависи от няколко фактора като типа и стила на организацията, йерархията и работния процес.

Ето някои от най-често срещаните видове организация на проекти:

1. Функционална организация. Организация на проекта

Това е една от най-разпространените организационни структури. Компанията е разделена на няколко отдела и хора с подобни умения и ноу-хау са групирани заедно. Мениджърът на проекта и други ресурси работят в един и същи отдел, например маркетинг, продажби, счетоводство и т.н.

Предимствата на функционалната структура са:

Това е най-доброто както за малки проекти, така и за малки екипи, защото функцията може да получи пълен контрол и контрол над членовете на екипа и други ресурси.
Членовете са лесни за мотивиране, тъй като те са малко
Достъпът до експерти е лесен, защото те са в една и съща функционална област.
Лесно е да съберете всички, които участват в проекта, и да обсъдите съответния проблем.
Служителите са готови да работят по такива проекти, защото това им дава възможност да продължат напред.
Тъй като екипът е малък, е възможно да се ограничат средствата за комуникация на проекта.

Недостатъците на функционалната структура са както следва:

Не е лесно да получите достъп до хора извън вашето функционално звено
Служителите са лоялни към своя ръководител на екипа, вместо да работят по проект
Трудност при поддържане на стратегически фокус

2. Дизайн.

Тук ръководителят на проекта носи пълна отговорност за всеки проект. Има постоянна заетост с целия екип и контрол на бюджета за успешното му приключване. Той докладва на борда на проекта и на спонсора на проекта. Организация на проекта

Предимствата на проектно базираната организационна структура са следните:

Пълен контрол над отбора
Силно чувство за идентичност в екипа, което води до доминираща екипна култура
Минимален конфликт, тъй като всеки участник работи за постигане на целите и задачите на проекта
Планирането на работата ви е лесно
Лесна наличност на ресурси
Подобрява техническото лидерство, както и уменията за управление на проекти

Недостатъците на организационната структура на проекта са следните:

Това е скъп ангажимент
Трудно е за служителите да се върнат, ако бъдат уволнени от работа
В някои случаи закриването на проект означава загуба на работа

3. Матрица. Организирайте проект

Създава се матрична организационна структура на проекта чрез интегриране на проектната и функционалната организация. Има две структури: хоризонтална и вертикална, така че служителят може да работи както по проект, така и във функционална група.

Има три типа организационна матрица

Силна матрица – ръководителят на проекта разполага с екип на пълен работен ден и има пълно ръководство и контрол върху екипа и проекта
Слабата матрица е по-близо до функционална структура и ръководителят на проекта има по-малко възможности. Има екип на непълно работно време и бюджетен контрол
Балансирана матрица - ръководителят на проекта е със средно ниво на авторитет и екип на непълно работно време. Той и функционалният мениджър управляват бюджета

Предимствата на матричната организация са:

Ресурсите се използват ефективно
Ресурсите могат лесно да се преместват между различни проекти
Индивидите, както и членовете на екипа, са отзивчиви по природа

Недостатъците на матричната организация са следните:

През повечето време ще откриете конфликт между проекти поради ресурси
Хората се доверяват с противоречиви и различни приоритети и това може да предизвика объркване

Някои други видове организация на проекта са както следва:

Проста или органична организация е най-простата организационна структура на проекта, която включва бизнес субекти с един собственик, както и свободни професии. Ролята на ръководител на проекта обикновено се изпълнява от собственика или специалиста, който има за задача да управлява работния процес. Организация на проекта
Диверсифицирана организация. В този тип организационна структура има много функционални единици, които са независими една от друга. Единиците включват хора с различни умения и ноу-хау, които са обединени от обща тема, като това може да бъде географско местоположение или подобен проект. Всички подразделения разполагат със собствени ресурси за автономна работа.
Виртуална организация — Във виртуална организационна структура организацията поддържа основния си бизнес и се опитва да възложи други процеси на външни изпълнители. Централната организация е свързана с различни външни организации, за да управлява успешно бизнеса. Ръководителят на проекта в такива организации има средни до ниски правомощия и пълномощия за смесен бюджетен контрол.

Как да съставя схема на организация на проекта?

Организационната схема на проекта помага да се определят ролите и отговорностите на екипа, както и нуждите от обучение, как ще бъдат разпределени ресурсите и как ще бъдат включени заинтересованите страни. Необходимите стъпки са както следва:

1. Определете персонала. Организация на проекта

Първата стъпка в процеса е да се идентифицират хората, свързани с обхвата на проекта и способен имат силно влияние върху проекта. Обикновено това са ключови служители, които влияят на търговци, ръководители на отдели, търговски персонал, помощен персонал, консултанти и дори ИТ персонал.

2. Изградете висш мениджърски екип

Втори стъпка — създаване на жизнеспособен екип, който ще отговаря за проекта и ще наблюдава неговия успех. Екипът ще включва клиента или спонсорите на проекта, а в някои случаи и експерти, които ще предлагат насоки и помощ по време на целия проект.

3. Назначаване на координатори на проекта. Организация на проекта

Третият етап включва назначаването на координатори на проекта, които ще бъдат мениджъри на средно и ниско ниво. Техните отговорности ще включват изпълнение на задължения на това ниво и координиране на задачите на екипа. Може да има много координатори на проекти в една проектна организация, но в повечето случаи ще намерите поне трима, които да се справят с комуникационните, техническите и плановите аспекти.

4. Маркирайте вашите заинтересовани страни

Идентифицирайте ключовите заинтересовани страни и опитайте привличат ги за разработване на проекти.

5. Определете изискванията за обучение. Организация на проекта

В някои случаи, екипът може ефективно се справят със задачата. За разлика от другите, на тях им липсват инструменти, умения, знания, за да се справят с тънкостите на проекта. Определете изискванията за обучение и го предложете на членовете, които се нуждаят от него. Координаторът на проекта отговаря за управлението на работната група и осигуряването на необходимото обучение на служителя.

6. Създайте организационна схема на проекта

Последният етап е разработването на организационна схема на проекта. Прегледайте стъпките, които вече сте предприели, и помислете как хората по проекта ще се координират и ще си сътрудничат, за да създадат перфектната диаграма.

Погледнете внимателно, за да можете да определите техните отношения и отговорностите, които трябва да бъдат възложени. Избройте лицата, вземащи решения, които ще играят важна роля и напишете тяхната роля, отговорности и задачи наблизо, за да получите ясна картина. Дефинирайте свързващи роли и дефинирайте канал за комуникация и докладване, ако решите да създадете полезна организационна схема на проекта

Списък на материалите (BOM) – определение, пример, видове и предимства