Organizacija projekta - definicija, vrste i dijagram

Organizacija projekta je proces planiranja, koordinacije i upravljanja resursima za postizanje određenih ciljeva unutar određenog vremena i budžeta. Projekat je privremeni poduhvat koji ima jedinstven rezultat ili proizvod koji se razlikuje od rutine svakodnevnih operacija organizacije.

U organizaciji projekta postoje tri oblasti odgovornosti i nadležnosti.

Upravljanje projektom - povjerena mu je strana upravljanja projektom
Projektni tim - Projektnom timu je dodijeljen aspekt implementacije projekta
Projektni odbor je tijelo za donošenje odluka koje ima povjerenje u uspjeh projekta i donosi važne odluke kao što je da li projekat treba otkazati ili nastaviti.

Organizacijske strukture projekat zavisi od nekoliko faktora kao što su tip i stil organizacije, hijerarhija i radni tok.

Evo nekih od najčešćih tipova projektne organizacije:

1. Funkcionalna organizacija. Organizacija projekta

Ovo je jedna od najčešćih organizacionih struktura. Kompanija je podijeljena u nekoliko odjela i ljudi sa sličnim vještinama i znanjem grupirani su zajedno. Menadžer projekta i drugi resursi rade u istom odjelu, na primjer, marketing, prodaja, računovodstvo itd.

Prednosti funkcionalne strukture su:

Ovo je najbolje i za male projekte i za male timove jer ova funkcija može steći potpunu kontrolu i kontrolu nad članovima tima i drugim resursima.
Članove je lako motivirati jer ih je malo
Pristup stručnjacima je jednostavan jer se nalaze u istom funkcionalnom području.
Lako je okupiti sve uključene u projekat i razgovarati o relevantnom pitanju.
Zaposleni su voljni raditi na ovakvim projektima jer im to daje priliku da napreduju.
Budući da je tim mali, moguće je ograničiti sredstva komunikacije projekta.

Nedostaci funkcionalne strukture su sljedeći:

Nije lako dobiti pristup ljudima izvan vaše funkcionalne jedinice
Zaposleni su lojalni svom vođi tima umjesto da rade na projektu
Poteškoće u održavanju strateškog fokusa

2. Dizajn.

Ovdje menadžer projekta ima punu odgovornost za svaki projekat. Ima stalno zaposlenje sa cijelim timom i kontrolu budžeta za njegovo uspješno izvršenje. On odgovara projektnom odboru i sponzoru projekta. Organizacija projekta

Prednosti organizacijske strukture zasnovane na projektima su sljedeće:

Potpuna kontrola nad timom
Snažan osjećaj identiteta unutar tima, što rezultira dominantnom timskom kulturom
Minimalni konflikt, jer svaki učesnik radi na postizanju ciljeva i zadataka projekta
Lako je planirati svoj posao
Laka dostupnost resursa
Poboljšava tehničko vodstvo, kao i vještine upravljanja projektima

Nedostaci organizacione strukture projekta su sljedeći:

To je skupa obaveza
Zaposlenima je teško vrati se ako budu otpušteni sa posla
U nekim slučajevima, zatvaranje projekta znači gubitak posla

3. Matrica. Organizirajte projekat

Organizaciona struktura matričnog projekta kreirana je integracijom i projektne i funkcionalne organizacije. Postoje dvije strukture: horizontalna i vertikalna, tako da zaposlenik može raditi i na projektu i u funkcionalnoj grupi.

Postoje tri vrste organizacione matrice

Jaka matrica - menadžer projekta ima tim sa punim radnim vremenom i ima kompletan vodič i kontrolu nad timom i projektom
Slaba matrica je bliža funkcionalnoj strukturi, a menadžer projekta ima manje opcija. Ima honorarni tim i kontrolu budžeta
Uravnotežena matrica - menadžer projekta ima srednji nivo autoriteta i tim sa skraćenim radnim vremenom. On i funkcionalni menadžer upravljaju budžetom

Prednosti matrične organizacije su:

Resursi se koriste efikasno
Resursi se mogu lako premještati između različitih projekata
Pojedinci, kao i članovi tima, po prirodi su odgovorni

Nedostaci matrične organizacije su sljedeći:

Većinu vremena ćete naći sukob između projekata zbog resursa
Ljudima se povjeravaju konfliktni i različiti prioriteti, a to može izazvati zabunu

Neke druge vrste projektne organizacije su sljedeće:

Jednostavna ili organska organizacija je najjednostavnija projektna organizacijska struktura, koja uključuje poslovne subjekte sa jednim vlasnikom, kao i freelancere. Ulogu projekt menadžera obično obavlja vlasnik ili specijalista koji ima zadatak da upravlja procesom rada. Organizacija projekta
Raznovrsna organizacija. U ovoj vrsti organizacione strukture postoji mnogo funkcionalnih jedinica koje su nezavisne jedna od druge. Jedinice uključuju osobe sa različitim vještine i know-how, koje objedinjuje zajednička tema, a to može biti geografska lokacija ili sličan projekat. Sve divizije imaju vlastite resurse za autonomno djelovanje.
Virtuelna organizacija — U virtuelnoj organizacionoj strukturi, organizacija održava svoju osnovnu delatnost i pokušava da angažuje druge procese. Centralna organizacija je povezana sa raznim eksternim organizacijama kako bi uspešno vodila poslovanje. Menadžer projekta u takvim organizacijama ima ovlašćenja srednjeg do niskog nivoa i mešovita ovlašćenja za kontrolu budžeta.

Kako napraviti dijagram organizacije projekta?

Organizaciona šema projekta pomaže da se definišu uloge i odgovornosti tima, kao i potrebe za obukom, kako će se resursi raspodeliti i kako će zainteresovane strane biti uključene. Potrebni koraci su sljedeći:

1. Odredite osoblje. Organizacija projekta

Prvi korak u procesu je identifikacija ljudi povezanih sa obimom projekta i sposoban imaju snažan uticaj na projekat. Obično su to ključni zaposlenici koji utiču na marketinške stručnjake, šefove odjela, prodajno osoblje, pomoćno osoblje, konsultante, pa čak i IT osoblje.

2. Izgradite viši menadžment tim

Drugi pitch — stvaranje održivog tima koji će biti odgovoran za projekat i pratiti njegov uspjeh. Tim će uključivati klijenta ili sponzore projekta, au nekim slučajevima i stručnjake, koji će nuditi smjernice i pomoć tijekom cijelog projekta.

3. Dodijeliti koordinatore projekta. Organizacija projekta

Treća faza uključuje imenovanje projektnih koordinatora koji će biti menadžeri srednjeg i nižeg nivoa. Njihove odgovornosti će uključivati obavljanje dužnosti na ovom nivou i koordinaciju zadataka tima. U projektnoj organizaciji može postojati mnogo koordinatora projekta, ali u većini slučajeva naći ćete najmanje tri koji će se baviti komunikacijskim, tehničkim i aspektima planiranja.

4. Označite svoje dionike

Identifikujte ključne zainteresovane strane i pokušajte privući ih na razvoj projekta.

5. Odredite zahtjeve za obuku. Organizacija projekta

U nekim slučajevima tim može efikasno nositi sa zadatkom. Za razliku od drugih, njima nedostaju alati, vještine, znanje za rukovanje zamršenostima projekta. Odredite zahtjeve za obuku i ponudite je članovima kojima je potrebna. Koordinator projekta je odgovoran za upravljanje radnom grupom i pružanje potrebne obuke zaposlenima.

6. Kreirajte organizacionu šemu projekta

Posljednja faza je izrada organizacione šeme projekta. Pregledajte korake koje ste već poduzeli i razmislite o tome kako će se ljudi na projektu koordinirati i sarađivati kako bi stvorili savršen dijagram.

Pažljivo pogledajte kako biste mogli utvrditi njihov odnos i odgovornosti koje treba dodijeliti. Navedite donosioce odluka koji će igrati istaknutu ulogu i napišite njihovu ulogu, odgovornosti i zadatak u blizini kako biste dobili jasnu sliku. Definirajte povezujuće uloge i definirajte kanal komunikacije i izvještavanja ako odlučite da kreirate korisnu organizacionu shemu projekta

Bill of Materials (BOM) – definicija, primjer, vrste i prednosti