Kassenbuchhaltung – Definition, Beispiel, Vor- und Nachteile

Bei der Kassenbuchhaltung handelt es sich um den Prozess der Abrechnung der von einer Organisation im Rahmen ihrer Tätigkeit erhaltenen und ausgegebenen Gelder. In der Kassenbuchhaltung werden alle Transaktionen erfasst, bei denen es um Bargeld geht, einschließlich Einnahmen, Ausgaben und Salden.

Die Bargeldbuchhaltung ist eines der wichtigsten Elemente der Buchhaltung und für alle Organisationen, die mit Bargeld arbeiten, verpflichtend. Es ermöglicht Ihnen, die aktuelle Finanzlage der Organisation zu beurteilen, die Cashflows zu kontrollieren und mögliche Verstöße und Fehler zu erkennen.

Was ist Kassenbuchhaltung?

Definition: Die Kassenbuchhaltung ist eine Methode Buchhaltung Buchführung oder Buchführung, bei der Zahlungseingänge in der Periode erfasst werden, in der sie eingehen, und Ausgaben in der Periode, in der sie tatsächlich gezahlt werden.

Grundelemente der Kassenbuchhaltung:

1. Kassenbon: Registrierung aller Geldeingänge an der Kasse, ob von Warenverkauf, Erbringung von Dienstleistungen, Aufnahme von Krediten usw.
2. Bargeldverbrauch: Darstellung aller mit Bargeld getätigten Ausgaben, wie z. B. das Bezahlen von Rechnungen, den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die Zahlung von Gehältern usw.
3. Balancekontrolle: Ständige Überwachung des Bargeldbestandes in der Kasse, um Engpässen oder Überbeständen vorzubeugen.
4. Berichterstattung: Erstellung von Bargeldtransaktionsberichten für die interne Verwaltung und Vorlage an die Steuerbehörden.
5. Dokumentieren: Begleiten Sie jede Transaktion mit relevanten Dokumenten wie Zahlungsanweisungen, Schecks, Quittungen und anderen.
6. Kontrolle über Bargeldtransaktionen: Implementierung interner Kontrollen zur Vermeidung von Betrug und Fehlern.

Die Kassenbuchhaltung ist ein wichtiger Teil des Finanzmanagements einer Organisation und trägt dazu bei, Transparenz und Genauigkeit bei der Nachverfolgung sicherzustellen Cashflows.

Beispiel einer Kassenbuchhaltung

Schauen wir uns ein Beispiel der Bargeldabrechnung für ein kleines Geschäft an. Nehmen wir an, das ist ein Supermarkt.

1. Kassenbon:

• 1. November: Verkauf von Waren in bar im Wert von 10 Griwna.
• 3. November: Rückkehr Ware durch den Auftraggeber, Cashback 2 Griwna.

2. Bargeldverbrauch:

• 2. November: Kauf von Waren von einem Lieferanten in bar 5 Griwna.
• 4. November: Barzahlung der Ladenmiete: 3 Griwna.

3. Balancekontrolle:

• Erster Barguthaben am 1. November: 0 Griwna.
• Der Endsaldo an der Kasse am 4. November: 10 Griwna (Anfangssaldo + Einnahmen – Ausgaben).

4. Berichterstattung:

• Erstellen eines Berichts über Bargeldtransaktionen für November, einschließlich Eröffnungs- und Schlusssalden, Einnahmen und Ausgaben.

5. Dokumentation:

• Baranweisung für jede Transaktion (Verkauf, Rückgabe, Kauf, Mietzahlung).
• Quittungen und Quittungen für jede Transaktion.

6. Kontrolle über Bargeldtransaktionen:

• Einführung von Regeln zur Überprüfung von Bargeldtransaktionen, um Fehler und Betrug zu verhindern.

Dies ist ein einfaches Beispiel, und im wirklichen Leben kann es komplexere Transaktionen und zusätzliche Überlegungen wie Steuern geben, die bei der Führung von Bargeldunterlagen ebenfalls berücksichtigt werden müssen.

Wer nutzt die Kassenbuchhaltung?

Es gibt eine Reihe von Eigentümern Kleinbetriebsowie Freiberufler, die sich für die Kassenbuchhaltung statt für die periodengerechte Buchführung entscheiden, da es sich hierbei meist um die am wenigsten komplexe Buchhaltungsmethode handelt. Es gibt auch einen schnellen Überblick darüber, wie viel Geld aus dem Geschäft tatsächlich auf Lager, was für jedes Unternehmen ein wichtiger Indikator ist. Obwohl eine Reihe neuer Unternehmen oder Unternehmen möglicherweise die Bargeldbuchhaltung verwenden, ist sie nicht für jeden geeignet. Viele kleine Unternehmen, die Lagerbestände führen, müssen zur Aufrechterhaltung möglicherweise die periodengerechte Basis nutzen Buchhaltung, da dies ihnen hilft, Bestandsänderungen zu verfolgen. Einige andere Unternehmen, die ihre Dienstleistungen auf Kredit anbieten, sollten zusätzlich die periodengerechte Methode nutzen.

 

So funktioniert die Kassenbuchhaltung in der Praxis

Unternehmen, die sich für die Barzahlungsmethode entscheiden, erfassen Einnahmen oder Umsätze in ihren Büchern, wenn sie Bargeld erhalten, und achten nicht darauf, wann die Dienstleistung erbracht wird. Auf ähnliche Weise funktionieren auch Ausgaben, und Unternehmen erfassen Ausgaben in ihren Büchern, wenn sie eine Zahlung leisten, und achten darauf, wann sie mit der Zahlung einen Gewinn erzielen.

Probleme mit der Kassenbuchhaltung

Probleme bei der Kassenbuchhaltung können verschiedene Aspekte der Organisation, Prozesse und Dokumentation umfassen. Hier sind einige der häufigsten Probleme:

1. Nichteinhaltung der Gesetzgebung:
   • Eine unsachgemäße Anwendung der Gesetze und Vorschriften zur Bargeldbuchhaltung kann zu Bußgeldern und Steuerproblemen führen.
2. Unzureichende Dokumentation:
   • Das Fehlen korrekt vorbereiteter Zahlungsanweisungen, Schecks und Quittungen kann die Überprüfung erschweren und zu Prüfungsproblemen führen.
3. Buchhaltungsfehler:
   • Falsch erfasste Beträge, verpasste Transaktionen oder falsche Bargeldtransaktionen können die finanzielle Leistung eines Unternehmens beeinträchtigen.
4. Ineffektive Prozesse:
   • Überfüllte oder nicht optimierte Ein- und Auszahlungsprozesse können zu Verzögerungen führen und Sicherheitsrisiken schaffen.
5. Mangelnde interne Kontrolle:
   • Schlechte Zugangskontrollen und Sicherheitsvorkehrungen an der Kasse können Betrug begünstigen.
6. Unbefriedigendes Informationsspeichersystem:
   • Das Fehlen eines effektiven Aufbewahrungssystems für Bargelddokumente kann zu Problemen bei der Abfrage und Prüfung führen.
7. Sicherheitsprobleme:
   • Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen wie fehlende Überwachungskameras oder schwache Zugangskontrollsysteme können das Risiko von Diebstahl oder Bargeldverlust bergen.
8. Mangelnde Schulung des Personals:
   • Wenn es den Mitarbeitern aufgrund unzureichender Schulung nicht gelingt, die Kassenunterlagen korrekt zu führen, kann dies zu Fehlern führen.

Die Lösung dieser Probleme umfasst in der Regel die Implementierung effektiver Buchhaltungsprozesse, die Schulung des Personals, die Einhaltung von Gesetzen und die Verbesserung der Kontroll- und Sicherheitssysteme.

Einschränkungen der Bargeldbuchhaltung

Es ist jetzt klar, dass eine grundlegende Einschränkung der Kassenbuchhaltung darin besteht, dass sie möglicherweise kein genaues Bild der Verbindlichkeiten liefert, die eingegangen, aber noch nicht bezahlt wurden, sodass das Unternehmen auf allen Rechnungen möglicherweise im Niedergang begriffen erscheint. Die Situation ist besser als sie tatsächlich ist. Andererseits impliziert die Cash-Accounting-Methode auch, dass ein Unternehmen, das kürzlich eine große Aufgabe abgeschlossen hat und auf die Zahlung wartet, möglicherweise weniger erfolgreich erscheint, als es tatsächlich ist, wenn man bedenkt, dass es Materialien und Arbeitskräfte für die Aufgaben aufgewendet hat, es aber trotzdem tut keine Zahlung erhalten.

Daher kann diese Rechnungslegungsmethode die Gesundheit eines Unternehmens entweder über- oder unterbewerten, wenn die Einnahmen oder Zahlungen in einem Zeitraum im Vergleich zu einem anderen besonders hoch oder niedrig sind. Darüber hinaus drohen für Unternehmen, die sich für die Kassenbuchhaltung entscheiden, möglicherweise auch schwerwiegende steuerliche Konsequenzen.

Unterschiede zwischen der Cash-Methode und der Accrual-Methode

Die Kassenbuchhaltung ist einfach und leicht zu verwalten, sodass Sie mehr Zeit für die Führung Ihres Unternehmens haben. Für ein Startup bzw Kleinbetrieb Die Kassenbuchhaltung liefert oft die besten Ergebnisse. Wenn Unternehmen jedoch wachsen und größer werden, ist die periodengerechte Buchführung häufig effektiver, da Einnahmen und Ausgaben in den Zeiträumen erfasst werden, in denen sie anfallen, unabhängig davon, ob Bargeld zwischenzeitlich den Besitzer gewechselt hat.

Die periodengerechte Buchhaltung berücksichtigt auch die Nachverfolgung des Lagerbestands sowie der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Somit kann die periodengerechte Buchführung ein genaueres Bild der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens liefern. Andererseits ist die periodengerechte Buchführung im Vergleich zur Kassenbuchhaltung meist mühsam, zeitaufwändig und schwer zu verstehen. Ebenso kann es schwieriger sein zu wissen, wie viel Bargeld ein Unternehmen zur Verfügung hat.

Wahl zwischen Kassen- und Periodenrechnung

Wenn Sie außerdem die Kassenbuchhaltung für Einnahmen auswählen, müssen Sie diese auch für Ausgaben auswählen. Bei der Entscheidung zwischen Bargeld- und Periodenrechnungsmethoden können mehrere andere Faktoren eine Rolle spielen. Schauen wir uns also auch diese an: Da Unternehmen, die die Bargeldbuchhaltung nutzen, Einnahmen erst verbuchen, wenn sie Bargeld erhalten, müssen sie keine Umsatzsteuer zahlen für die sie noch keine Zahlung erhalten haben. Bis Ende des Jahres haben sie die Möglichkeit, bestimmte Ausgaben zu beschleunigen, um ihr Nettoeinkommen zu verringern und die Steuern zu senken, die sie zahlen müssen.

Verschiedene Banken, Kreditgeber und Investoren verlangen von den Organisationen oder Unternehmen, mit denen sie verbunden sind, die Verwendung der periodengerechten Rechnungslegungsstrategie. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen derzeit keine externe Finanzierung sucht, aber möglicherweise in Zukunft eine Finanzierung benötigt, sollte es sich von Anfang an für die periodengerechte Buchführung entscheiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Hauptfaktor bei der Entscheidung, welche Buchhaltungsmethode Sie wählen sollten, darin besteht, welche Methode am besten zu Ihren Geschäftsabläufen und -zielen passt.

Vor- und Nachteile der Kassenbuchhaltung

1. Vorteile der Kassenbuchhaltung

Das Führen von Bargeldaufzeichnungen bietet eine Reihe geschäftlicher Vorteile. Hier sind einige davon:

1. Gesetzestreue:
   • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im Bereich Steuern und Buchhaltung, wodurch mögliche Bußgelder und Probleme mit den Steuerbehörden vermieden werden.
2. Finanzielle Transparenz:
   • Die Kassenbuchhaltung bietet eine genaue und transparente Darstellung der Finanztransaktionen, was die Analyse der Finanzlage des Unternehmens vereinfacht.
3. Kassenbuchhaltung:
   • Die Bargeldkontrolle verhindert Verluste und Betrug und stellt die Richtigkeit der Buchhaltungsdaten sicher.
4. Audit und Verifizierung:
   • Eine organisierte Kassenbuchhaltung erleichtert die Prüfung und Kontrolle durch Steuerbehörden oder Finanzaufsichtsämter.
5. Betrugsprävention:
   • Die systematische Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen hilft, betrügerische Aktivitäten im Unternehmen zu erkennen und zu verhindern.
6. Managementeffizienz:
   • Aktuelle Daten zu Bargeld und Bargeldtransaktionen erleichtern die Entscheidungsfindung des Managements und die Planung von Geschäftsprozessen.
7. Kostenoptimierung:
   • Durch die Führung von Bargeldaufzeichnungen können Sie Bargeldausgaben verfolgen und kontrollieren, was zu deren Optimierung beiträgt.
8. Vertrauen von Kunden und Partnern:
   • Wenn ein Unternehmen über eine klare und systematische Kassenbuchhaltung verfügt, trägt dies dazu bei, Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern aufzubauen.
9. Sicherheit:
   • Die Überwachung von Bargeldtransaktionen trägt zur Unternehmenssicherheit bei, indem sie Diebstahl und andere illegale Aktivitäten verhindert.
10. Einhaltung interner Kontrollen:
    • Die Einführung eines Kassenbuchhaltungssystems verbessert die interne Kontrolle und minimiert das Risiko von Fehlern und Missbrauch.

Die Kassenbuchhaltung trägt zu einer effizienteren Verwaltung der Finanzressourcen und zur Schaffung einer stabilen Basis für die Geschäftsentwicklung bei.

2. Nachteile. Kassenbuchhaltung