Λογιστική μετρητών - ορισμός, παράδειγμα, πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Ταμειακή λογιστική είναι η διαδικασία λογιστικής για τα μετρητά που λαμβάνονται και δαπανώνται από έναν οργανισμό κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του. Η ταμειακή λογιστική καταγράφει όλες τις συναλλαγές που αφορούν μετρητά, συμπεριλαμβανομένων των εισπράξεων, των εξόδων και των υπολοίπων.

Η λογιστική μετρητών είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία της λογιστικής και είναι υποχρεωτική για όλους τους οργανισμούς που εργάζονται με μετρητά. Σας επιτρέπει να αξιολογήσετε την τρέχουσα οικονομική κατάσταση του οργανισμού, να ελέγξετε τις ταμειακές ροές και να εντοπίσετε πιθανές παραβιάσεις και λάθη.

Τι είναι η ταμειακή λογιστική;

Ορισμός: Η ταμειακή λογιστική είναι μια μέθοδος λογιστική λογιστική ή τήρηση λογιστικών βιβλίων στην οποία καταχωρούνται οι αποδείξεις πληρωμών την περίοδο που παραλήφθηκαν και τα έξοδα στην περίοδο που πράγματι πληρώθηκαν.

Βασικά στοιχεία της ταμειακής λογιστικής:

1. Απόδειξη: Καταχώρηση όλων των αποδείξεων χρημάτων στο ταμείο, είτε από πωλήσεις αγαθών, παροχή υπηρεσιών, λήψη δανείων κ.λπ.
2. Κατανάλωση μετρητών: Αντανάκλαση όλων των δαπανών που γίνονται με μετρητά, όπως πληρωμή λογαριασμών, αγορά αγαθών και υπηρεσιών, πληρωμή μισθών κ.λπ.
3. Έλεγχος ισορροπίας: Συνεχής παρακολούθηση του ταμειακού υπολοίπου στην ταμειακή μηχανή για την αποφυγή ελλείψεων ή υπερβολικής διαθεσιμότητας.
4. Αναφορά: Σύνταξη εκθέσεων ταμειακών συναλλαγών για εσωτερική διαχείριση και παρουσίαση στις εφορίες.
5. Τεκμηρίωση: Συνοδεύοντας κάθε συναλλαγή με σχετικά έγγραφα, όπως εντολές μετρητών, επιταγές, αποδείξεις και άλλα.
6. Έλεγχος συναλλαγών με μετρητά: Εφαρμογή εσωτερικών ελέγχων για την πρόληψη απάτης και λαθών.

Η λογιστική μετρητών είναι σημαντικό μέρος της οικονομικής διαχείρισης ενός οργανισμού και συμβάλλει στη διασφάλιση της διαφάνειας και της ακρίβειας στην παρακολούθηση το χρήμα ρέει.

Παράδειγμα ταμειακής λογιστικής

Ας δούμε ένα παράδειγμα λογιστικής μετρητών για ένα μικρό κατάστημα. Ας πούμε ότι αυτό είναι ένα ψιλικατζίδικο.

1. Απόδειξη μετρητών:

• 1η Νοεμβρίου: Πώληση εμπορευμάτων σε μετρητά ποσού 10 εθνικού νομίσματος.
• 3 Νοεμβρίου: Επιστροφή αγαθά από τον πελάτη, επιστροφή μετρητών 2 εθνικού νομίσματος.

2. Κατανάλωση μετρητών:

• 2 Νοεμβρίου: Αγορά αγαθών από προμηθευτή σε μετρητά 5 εθνικού νομίσματος.
• 4 Νοεμβρίου: Πληρωμή ενοικίου καταστήματος σε μετρητά: 3 hryvnia.

3. Έλεγχος ισορροπίας:

• Αρχικό υπόλοιπο μετρητών την 1η Νοεμβρίου: 0 hryvnia.
• Το τελικό υπόλοιπο στο ταμείο στις 4 Νοεμβρίου: 10 hryvnia (αρχικό υπόλοιπο + αποδείξεις - έξοδα).

4. Αναφορά:

• Προετοιμασία αναφοράς για τις συναλλαγές με μετρητά για τον Νοέμβριο, συμπεριλαμβανομένων των υπολοίπων ανοίγματος και κλεισίματος, των εισπράξεων και των εξόδων.

5. Τεκμηρίωση:

• Παραγγελία μετρητών για κάθε συναλλαγή (πώληση, επιστροφή, αγορά, πληρωμή ενοικίου).
• Αποδείξεις και αποδείξεις για κάθε συναλλαγή.

6. Έλεγχος συναλλαγών με μετρητά:

• Εισαγωγή κανόνων για τον έλεγχο των συναλλαγών σε μετρητά για την πρόληψη λαθών και απάτης.

Αυτό είναι ένα απλό παράδειγμα, και στην πραγματική ζωή μπορεί να υπάρχουν πιο περίπλοκες συναλλαγές και πρόσθετες εκτιμήσεις, όπως φόροι, που πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη κατά τη διατήρηση αρχείων μετρητών.

Ποιος χρησιμοποιεί ταμειακή λογιστική;

Υπάρχει ένας αριθμός ιδιοκτητών μικρή επιχείρηση, καθώς και αυτοαπασχολούμενους επαγγελματίες που επιλέγουν τη λογιστική ταμειακή αντί για τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση επειδή είναι, ως επί το πλείστον, η λιγότερο περίπλοκη λογιστική μέθοδος. Δίνει επίσης μια γρήγορη επισκόπηση του πόσο χρήματα από τις επιχειρήσεις πραγματικά σε απόθεμα, κάτι που αποτελεί σημαντικό δείκτη για κάθε επιχείρηση. Αν και ορισμένες νέες επιχειρήσεις ή εταιρείες ενδέχεται να χρησιμοποιούν τη μέθοδο λογιστικής ταμείου, δεν είναι κατάλληλη για όλους. Πολλές μικρές επιχειρήσεις που φέρουν απόθεμα μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν τη βάση του δεδουλευμένου για τη διατήρηση λογιστική, καθώς αυτό θα τους βοηθήσει να παρακολουθούν τις αλλαγές αποθέματος. Ορισμένες άλλες επιχειρήσεις που προσφέρουν τις υπηρεσίες τους με πίστωση θα πρέπει επιπλέον να χρησιμοποιήσουν τη μέθοδο του δεδουλευμένου.

 

Πώς λειτουργεί η ταμειακή λογιστική στην πράξη

Οι επιχειρήσεις που επιλέγουν τη μέθοδο ταμειακής λογιστικής καταγράφουν τα έσοδα ή τα έσοδα στα βιβλία τους όταν λαμβάνουν μετρητά και δεν δίνουν καμία σημασία στο πότε εκτελείται η υπηρεσία. Τα έξοδα λειτουργούν επίσης με παρόμοιο τρόπο και οι επιχειρήσεις θα καταγράφουν τα έξοδα στα βιβλία τους όταν πραγματοποιούν μια πληρωμή και προσέχουν πότε πραγματοποιούν κέρδη από την πληρωμή.

Προβλήματα με ταμειακή λογιστική

Τα προβλήματα λογιστικής μετρητών μπορεί να περιλαμβάνουν διάφορες πτυχές που αφορούν την οργάνωση, τις διαδικασίες και την τεκμηρίωση. Εδώ είναι μερικά από τα κοινά προβλήματα:

1. Μη συμμόρφωση με τη νομοθεσία:
   • Η ακατάλληλη εφαρμογή των νόμων και κανονισμών για τη λογιστική των ταμειακών διαθεσίμων μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα και φορολογικά προβλήματα.
2. Ανεπαρκής τεκμηρίωση:
   • Η έλλειψη σωστά προετοιμασμένων εντολών μετρητών, επιταγών και αποδείξεων μπορεί να περιπλέξει την επαλήθευση και να δημιουργήσει προβλήματα ελέγχου.
3. Λογιστικά λάθη:
   • Λανθασμένα καταγεγραμμένα ποσά, χαμένες συναλλαγές ή λανθασμένες συναλλαγές σε μετρητά μπορεί να αλλοιώσουν την οικονομική απόδοση μιας εταιρείας.
4. Αναποτελεσματικές διαδικασίες:
   • Οι ακατάστατες ή μη βελτιστοποιημένες διαδικασίες εξαργύρωσης και εξαργύρωσης μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις και να δημιουργήσουν κινδύνους για την ασφάλεια.
5. Έλλειψη εσωτερικού ελέγχου:
   • Οι κακοί έλεγχοι πρόσβασης στο ταμείο και οι προφυλάξεις ασφαλείας μπορούν να ενθαρρύνουν την απάτη.
6. Μη ικανοποιητικό σύστημα αποθήκευσης πληροφοριών:
   • Η έλλειψη αποτελεσματικού συστήματος αποθήκευσης εγγράφων μετρητών μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα ανάκτησης και ελέγχου.
7. Θέματα ασφάλειας:
   • Τα ανεπαρκή μέτρα ασφαλείας, όπως η έλλειψη καμερών παρακολούθησης ή τα αδύναμα συστήματα ελέγχου πρόσβασης, μπορούν να δημιουργήσουν κινδύνους κλοπής ή απώλειας μετρητών.
8. Έλλειψη εκπαίδευσης προσωπικού:
   • Η αποτυχία των εργαζομένων να διατηρήσουν σωστά τα αρχεία μετρητών λόγω ανεπαρκούς εκπαίδευσης μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα.

Η αντιμετώπιση αυτών των ζητημάτων συνήθως περιλαμβάνει την εφαρμογή αποτελεσματικών λογιστικών διαδικασιών, την εκπαίδευση του προσωπικού, τη νομική συμμόρφωση και τη βελτίωση των συστημάτων ελέγχου και ασφάλειας.

Περιορισμοί λογιστικής μετρητών

Είναι πλέον σαφές ότι ένας θεμελιώδης περιορισμός της ταμειακής λογιστικής είναι ότι μπορεί να μην δίνει μια ακριβή εικόνα των υποχρεώσεων που έχουν αναληφθεί αλλά δεν έχουν ακόμη πληρωθεί, με στόχο η επιχείρηση να φαίνεται, σε όλους τους λογαριασμούς, σε παρακμή. η κατάσταση είναι καλύτερη από ότι είναι στην πραγματικότητα. Από την άλλη πλευρά, η μέθοδος ταμειακής λογιστικής υποδηλώνει επιπλέον ότι μια επιχείρηση που ολοκλήρωσε πρόσφατα μια τεράστια δουλειά και περιμένει πληρωμή μπορεί να φαίνεται λιγότερο επιτυχημένη από ό,τι στην πραγματικότητα, με βάση το ότι έχει χρησιμοποιήσει υλικά και εργασία για τις εργασίες, αλλά εξακολουθεί να δεν έλαβε πληρωμή.

Έτσι, αυτή η μέθοδος λογιστικής μπορεί είτε να υπερβάλλει είτε να υποτιμά την υγεία μιας επιχείρησης εάν οι εισπράξεις ή οι πληρωμές είναι ιδιαίτερα υψηλές ή χαμηλές σε μια περίοδο σε σύγκριση με μια άλλη. Εκτός από αυτό, μπορεί επίσης να αντιμετωπίσετε ορισμένες πιθανές κακές φορολογικές συνέπειες για τις εταιρείες που επιλέγουν τη μέθοδο λογιστικής μετρητών.

Διαφορές μεταξύ της μεθόδου ταμείου και της μεθόδου δεδουλευμένων

Η λογιστική μετρητών είναι απλή και εύκολη στη διαχείριση, επιτρέποντάς σας να έχετε περισσότερο χρόνο για να διευθύνετε την επιχείρησή σας. Για εκκίνηση ή μικρή επιχείρηση Η ταμειακή λογιστική παράγει συχνά τα καλύτερα αποτελέσματα. Καθώς όμως οι επιχειρήσεις μεγαλώνουν και μεγαλώνουν, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση είναι συχνά πιο αποτελεσματική, επειδή καταγράφει έσοδα και έξοδα στις περιόδους στις οποίες πραγματοποιούνται, ανεξάρτητα από το εάν τα μετρητά άλλαξαν χέρια στο μεταξύ.

Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση λαμβάνει επίσης υπόψη την παρακολούθηση του αποθέματος μαζί με τους εισπρακτέους και πληρωτέους λογαριασμούς. Έτσι, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση μπορεί να παρέχει μια πιο ακριβή εικόνα της οικονομικής υγείας μιας επιχείρησης. Από την άλλη πλευρά, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση είναι συνήθως κουραστική, χρονοβόρα και δυσνόητη σε σύγκριση με την ταμειακή λογιστική. Ομοίως, μπορεί να είναι πιο δύσκολο να γνωρίζουμε πόσα μετρητά έχει μια επιχείρηση.

Επιλογή μεταξύ λογιστικής μετρητών και λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση

Επιπλέον, εάν επιλέξετε Λογιστική ταμειακών εσόδων, θα πρέπει να την επιλέξετε και για Έξοδα. Διάφοροι άλλοι παράγοντες μπορούν να παίζουν ρόλο όταν αποφασίζεται μεταξύ των μεθόδων λογιστικής σε μετρητά και σε δεδουλευμένη βάση, οπότε ας δούμε και αυτούς: Εφόσον οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν λογιστική μετρητών δεν καταγράφουν εισόδημα μέχρι να λάβουν μετρητά, δεν θα χρειαστεί να πληρώσουν φόρους επί των πωλήσεων για που δεν έχουν λάβει ακόμη πληρωμή. Μέχρι το τέλος του έτους θα έχουν την ευκαιρία να επιταχύνουν ορισμένα έξοδα για να μειώσουν τα καθαρά τους έσοδα και να μειώσουν τους φόρους που θα πρέπει να πληρώσουν.

Διάφορες τράπεζες, δανειστές καθώς και επενδυτές απαιτούν από τους οργανισμούς ή τις επιχειρήσεις με τις οποίες συνδέονται να χρησιμοποιούν τη στρατηγική λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Είτε μια επιχείρηση δεν αναζητά επί του παρόντος εξωτερική χρηματοδότηση, αλλά μπορεί να χρειαστεί χρηματοδότηση στο μέλλον, θα πρέπει να επιλέξει τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση από την αρχή.

Εν ολίγοις, εν κατακλείδι, ο κύριος παράγοντας όταν αποφασίζετε ποια λογιστική μέθοδο να επιλέξετε είναι ποια μέθοδος ταιριάζει καλύτερα στις λειτουργίες και τους στόχους της επιχείρησής σας.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ταμειακής λογιστικής

1. Πλεονεκτήματα της ταμειακής λογιστικής

Η τήρηση αρχείων μετρητών παρέχει μια σειρά από επιχειρηματικά οφέλη. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

1. Νομοταγής:
   • Συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις στον τομέα της φορολογίας και της λογιστικής, που αποτρέπει πιθανά πρόστιμα και προβλήματα με τις εφορίες.
2. Οικονομική διαφάνεια:
   • Η ταμειακή λογιστική παρέχει μια ακριβή και διαφανή αντανάκλαση των χρηματοοικονομικών συναλλαγών, η οποία απλοποιεί την ανάλυση της οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης.
3. Ταμειακή λογιστική:
   • Ο έλεγχος μετρητών αποτρέπει την απώλεια και την απάτη και διασφαλίζει την ακρίβεια των λογιστικών δεδομένων.
4. Έλεγχος και επαλήθευση:
   • Η οργανωμένη ταμειακή λογιστική διευκολύνει τον έλεγχο και την επιθεώρηση από τις φορολογικές αρχές ή τις οικονομικές επιθεωρήσεις.
5. Πρόληψη απάτης:
   • Η συστηματική καταγραφή των συναλλαγών σε μετρητά βοηθά στον εντοπισμό και την πρόληψη της δόλιας δραστηριότητας εντός της επιχείρησης.
6. Αποτελεσματικότητα διαχείρισης:
   • Τα ενημερωμένα δεδομένα για τις συναλλαγές με μετρητά και μετρητά διευκολύνουν τη λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση και τον προγραμματισμό επιχειρηματικών διαδικασιών.
7. Βελτιστοποίηση κόστους:
   • Η τήρηση αρχείων μετρητών σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε και να ελέγχετε τα έξοδα μετρητών, γεγονός που βοηθά στη βελτιστοποίησή τους.
8. Εμπιστοσύνη από πελάτες και συνεργάτες:
   • Όταν μια επιχείρηση έχει σαφή και συστηματική λογιστική μετρητών, βοηθά στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους πελάτες και τους επιχειρηματικούς εταίρους.
9. Ασφάλεια:
   • Η παρακολούθηση των συναλλαγών σε μετρητά συμβάλλει στην ασφάλεια των επιχειρήσεων αποτρέποντας κλοπές και άλλες παράνομες δραστηριότητες.
10. Συμμόρφωση με εσωτερικούς ελέγχους:
    • Η εφαρμογή ενός συστήματος ταμειακής λογιστικής βελτιώνει τον εσωτερικό έλεγχο και ελαχιστοποιεί τους κινδύνους σφαλμάτων και κατάχρησης.

Η ταμειακή λογιστική συμβάλλει στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των οικονομικών πόρων και στη δημιουργία μιας σταθερής βάσης για την ανάπτυξη των επιχειρήσεων.

2. Μειονεκτήματα. Ταμειακή λογιστική