Organización del proyecto: definición, tipos y diagrama

La organización de proyectos es el proceso de planificación, coordinación y gestión de recursos para lograr objetivos específicos dentro de un tiempo y presupuesto específicos. Un proyecto es una empresa temporal que tiene un resultado o producto único que es diferente de la rutina de las operaciones diarias de la organización.

Hay tres áreas de responsabilidad y competencia en la organización del proyecto.

Gestión de proyectos: se le confía la parte de gestión del proyecto.
Equipo del proyecto: al equipo del proyecto se le asigna un aspecto de la implementación del proyecto.
La junta del proyecto es el órgano de toma de decisiones al que se le confía el éxito del proyecto y toma decisiones importantes, como por ejemplo si el proyecto debe cancelarse o continuarse.

Estructura organizacional El proyecto depende de varios factores, como el tipo y estilo de la organización, la jerarquía y el flujo de trabajo.

Éstos son algunos de los tipos más comunes de organización de proyectos:

1. Organización funcional. Organización del proyecto

Esta es una de las estructuras organizativas más comunes. La empresa se divide en varios departamentos y se agrupan personas con habilidades y conocimientos similares. El director de proyecto y otros recursos trabajan en el mismo departamento, por ejemplo, marketing, ventas, contabilidad etc.

Las ventajas de una estructura funcional son:

Esto es mejor tanto para proyectos pequeños como para equipos pequeños porque la función puede obtener control total y control sobre los miembros del equipo y otros recursos.
Los miembros son fáciles de motivar ya que son pocos.
Acceder a expertos es fácil porque se encuentran en la misma área funcional.
Es fácil reunir a todos los involucrados en el proyecto y discutir el tema relevante.
Los empleados están dispuestos a trabajar en este tipo de proyectos porque les brinda la oportunidad que necesitan para seguir adelante.
Dado que el equipo es pequeño, es posible limitar los medios de comunicación del proyecto.

Las desventajas de la estructura funcional son las siguientes:

No es fácil acceder a personas fuera de su unidad funcional.
Los empleados son leales al líder de su equipo en lugar de trabajar en un proyecto.
Dificultad para mantener el enfoque estratégico.

2. Diseño.

Aquí el director del proyecto tiene la plena responsabilidad de cada proyecto. Tiene empleo a tiempo completo con todo el equipo y control del presupuesto para su finalización exitosa. Depende de la junta del proyecto y del patrocinador del proyecto. Organización del proyecto

Las ventajas de una estructura organizativa basada en proyectos son las siguientes:

Control total sobre el equipo.
Fuerte sentido de identidad dentro del equipo, lo que resulta en una cultura de equipo dominante.
Conflicto mínimo, ya que cada participante trabaja para lograr las metas y objetivos del proyecto.
Planificar tu trabajo es fácil
Fácil disponibilidad de recursos.
Mejora el liderazgo técnico y las habilidades de gestión de proyectos.

Las desventajas de la estructura organizativa del proyecto son las siguientes:

Es un compromiso costoso
Es difícil para los empleados. volver si los despiden de su trabajo
En algunos casos, cerrar un proyecto significa perder el trabajo

3. Matriz. Organizar un proyecto

Se crea una estructura organizativa matricial del proyecto integrando tanto el proyecto como la organización funcional. Hay dos estructuras: horizontal y vertical, por lo que un empleado puede trabajar tanto en un proyecto como en un grupo funcional.

Hay tres tipos de matriz de organización.

Matriz sólida: el director del proyecto tiene un equipo de tiempo completo y tiene guía completa y control sobre el equipo y el proyecto
Una matriz débil está más cerca de una estructura funcional y el director del proyecto tiene menos opciones. Tiene un equipo a tiempo parcial y control presupuestario.
Matriz equilibrada: el director del proyecto tiene un nivel medio de autoridad y un equipo a tiempo parcial. Él y el gerente funcional administran el presupuesto.

Las ventajas de una organización matricial son:

Los recursos se utilizan eficientemente.
Los recursos se pueden mover fácilmente entre diferentes proyectos.
Los individuos, así como los miembros del equipo, son receptivos por naturaleza.

Las desventajas de una organización matricial son las siguientes:

La mayoría de las veces encontrará conflictos entre proyectos debido a los recursos.
A las personas se les confían prioridades diferentes y en conflicto, y esto puede causar confusión.

Algunos otros tipos de organización de proyectos son los siguientes:

Organización simple u orgánica es la estructura de organización de proyectos más simple, que incluye entidades comerciales con un solo propietario, así como autónomos. El papel de director de proyecto suele ser desempeñado por el propietario o especialista encargado de gestionar el proceso de trabajo. Organización del proyecto
Organización diversificada. En este tipo de estructura organizacional existen muchas unidades funcionales que son independientes entre sí. Las unidades incluyen personas con diferentes habilidades y conocimientos, que están unidos por un tema común, que puede ser una ubicación geográfica o un proyecto similar. Todas las divisiones cuentan con recursos propios para su funcionamiento autónomo.
Organización virtual — En una estructura organizacional virtual, la organización mantiene su negocio principal e intenta subcontratar otros procesos. La organización central está vinculada con varias organizaciones externas para administrar el negocio con éxito. El director de proyectos en dichas organizaciones tiene una autoridad de nivel medio a bajo y una autoridad de control presupuestario mixta.

¿Cómo elaborar un diagrama de organización de un proyecto?

Un organigrama del proyecto ayuda a definir las funciones y responsabilidades del equipo, así como las necesidades de capacitación, cómo se asignarán los recursos y cómo participarán las partes interesadas. Los pasos necesarios son los siguientes:

1. Determinar el personal. Organización del proyecto

El primer paso del proceso es identificar a las personas asociadas con el alcance del proyecto y capaz tener un fuerte impacto en el proyecto. Normalmente, se trata de empleados clave que influyen en los especialistas en marketing, jefes de departamento, personal de ventas, personal de soporte, consultores e incluso personal de TI.

2. Construir un equipo de alta dirección

Segundo paso — crear un equipo viable que será responsable del proyecto y supervisará su éxito. El equipo incluirá al cliente o patrocinadores del proyecto y, en algunos casos, expertos, que ofrecerán orientación y asistencia durante todo el proyecto.

3. Asignar coordinadores de proyecto. Organización del proyecto

La tercera etapa implica el nombramiento de coordinadores del proyecto que serán gerentes de nivel medio y bajo. Sus responsabilidades incluirán el desempeño de funciones a este nivel y la coordinación de las tareas del equipo. Puede haber muchos coordinadores de proyecto en una organización de proyecto, pero en la mayoría de los casos encontrará al menos tres para manejar los aspectos técnicos, de comunicación y de planificación.

4. Etiqueta a tus partes interesadas

Identifique las partes interesadas clave e intente atraerlos al desarrollo del proyecto.

5. Determinar los requisitos de capacitación. Organización del proyecto

En algunos casos, el equipo puede efectivamente hacer frente a la tarea. A diferencia de otros, carecen de las herramientas, las habilidades y el conocimiento para manejar las complejidades del proyecto. Determinar los requisitos de formación y ofrecerla a los socios que la necesiten. El coordinador del proyecto es responsable de gestionar el grupo de trabajo y proporcionar la formación necesaria al empleado.

6. Crea un organigrama del proyecto.

La última etapa es el desarrollo de un organigrama para el proyecto. Revise los pasos que ya ha tomado y piense en cómo las personas en el proyecto se coordinarán y colaborarán para crear el diagrama perfecto.

Mire con atención para que pueda determinar su relación y las responsabilidades que deben asignarse. Enumere los tomadores de decisiones que desempeñarán un papel destacado y escriba su función, responsabilidades y asignaciones cerca para tener una idea clara. Defina roles de conexión y defina un canal de comunicación y presentación de informes si decide crear un organigrama útil para el proyecto.

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