Alt-üles eelarvestamine on eelarve koostamise metoodika, mille käigus luuakse organisatsiooni madalamatel tasanditel üksikasjalikud plaanid ja kalkulatsioonid ning seejärel need detailid koondatakse ja kinnitatakse kõrgematel juhtimistasanditel. See protsess võimaldab täpsemalt arvestada organisatsiooni erinevate osakondade ja töötajate vajadusi ja tegelikke võimeid.
Alt-üles eelarvestamise põhijooned on järgmised:
-
Osalemine kõigil tasanditel:
Eelarve koostamise protsessi on kaasatud kõik organisatsiooni tasemed alates madalamatest tasanditest kuni kõrgema juhtkonnani. See hõlmab juhte ja töötajaid operatiivtasandil.
-
Eelarve koostamine alt üles. Täpsemad plaanid:
Osakonnad koostavad oma üksikasjalikud eelarved, võttes arvesse nende konkreetseid missioone, ressursse ja vajadusi.
-
Aruandlus ja põhjendus:
Osakonnad esitavad oma eelarvetaotluste kohta aruandeid ja põhjendusi, võimaldades juhtkonnal saada sügavamalt aru iga divisjoni motivatsioonist ja ootustest.
-
Eelarve koostamine alt üles. Koondamine ja kinnitamine:
Osakondade andmed koondatakse ja vaadatakse üle kõrgematel juhtimistasanditel. Siis eelarve kinnitatakse ja üldine plaan saab finantsplaneerimise ja -kontrolli aluseks.
Alt-üles eelarvestamise eelised hõlmavad täpsemaid ressursside hinnanguid, töötajate osalemist otsustusprotsessis ja paremat vastutust tulemuste eest kõigil organisatsiooni tasanditel. Seda aga meetod võib nõuda ka kogumiseks rohkem aega ja ressursse, teabe koondamine ja analüüs.
Mis on alt-üles eelarvestamine?
Definitsioon Alt-üles eelarvestamist määratletakse kui eelarvestamisprotsessi, mis algab osakonna madalaima taseme eelarvest ja liigub ülespoole organisatsiooni kõrgeimale tasemele, et koostada kogu ettevõtte lõplik eelarve.
Alt-üles lähenemisviisi korral määratakse üldeelarve iga osakonna prognooside põhjal järgmiseks majandusperioodiks kulude, kulude, töötajate palkade või töötasude, halduskulude jms kohta. Üldiselt tähendab alt-üles eelarvestamine seda, et organisatsiooni eelarvet rakendatakse alt üles.
Protsess algab alt ja liigub seejärel järk-järgult edasi
organisatsiooni tasandil. Kuigi osakonnapõhised eelarved koostavad ja esitavad osakonnajuhatajad, hakatakse neid ellu viima alles pärast kõrgema juhtkonna heakskiitu. Kuna selline lähenemine võtab arvesse töötajate vajadusi ja ettevõtte poliitikat, saab ettevõte veelgi kasvada.
Kõik osakonnad peavad selle meetodi puhul koostööd tegema. Seetõttu on oluline tagada, et alt-üles lähenemisviis toimiks tõrgeteta. Peamine on, et kõik töötajad mõistaksid organisatsiooni visiooni ja missiooni.
Alt-üles ettevõtte eelarve koostamise protsess
Alt-üles meetod tagab valiku piisavalt raha igale osakonnale.
Iga osakonna madalam juhtkond koostab oma eelarve vastavalt planeeritud projektidele, üksikute komponentide arvestuslikele kuludele, seadmete, kontoritarvete ostudele ja eelmise aasta eelarvele.
Alt üles eelarvestades saavad töötajad keskenduda sellele, mis on nende jaoks oluline. Samuti aitab see osakondadel planeerida oma projekte järgmiseks majandusaastaks.
1. Tehke kindlaks ettevõtte erinevad divisjonid. Eelarve koostamine
Alt-üles lähenemine algab ettevõtte hierarhia madalamatelt tasanditelt. Esimene samm on jagada ettevõte osakondadeks. Iga osakonna tuvastamine muudab osakonna eelarveprognooside hankimise lihtsamaks.
Iga osakonna töötajad saavad koostada järgmise aasta projektide nimekirja. Seejärel saab osakonnajuhataja hõlpsasti koostada iga projekti jaoks kulude kontrollnimekirja. Filiaalid võivad kontrollnimekirja lisada ka oma halduskulud.
Mõnikord võib osakonna eelarve olla tohutu, moodustades olulise osa ettevõtte eelarvest. Selle osakonna saab sujuvaks hindamisprotsessiks jagada osakondadeks.
2. Julgustage iga osakonda koostama kulude nimekirja.
Koostatud projektide nimekirja ja kulukalkulatsioonidega saavad osakonnajuhatajad koostada kuluprognoosi. Kõik osakonna kulud võetakse kokku ja esitatakse osakonna kulukalkulatsioonidena.
Finantsosakond vastutab osakonnajuhatajate eest võimalike ja vajalike kulude arvestamise eest. Seega on eelarve prognoos täpne ja eelarve kulutused peened.
3. Liitke iga osakonna kulud kokku. Eelarve koostamine
Ettevõtte kogueelarve saadakse kõigi osakondade eelarveprognooside liitmisel. Osakonnajuhatajad saavad võimaluse koostada oma osakonnale eelarve.
Üldeelarve ei ole ettevõtte lõplik hinnang. Enne ettevõtte eelarve lõplikku vormistamist vaatab tippjuhtkond üle kõik osakondade prognoosid.
4. Uurige iga osakonna eelarveid.
Kuigi iga osakonna nõuded peavad olema täidetud, peab tippjuhtkond arvestama ka iga-aastaste eelarveeraldistega. Eelarve kalkulatsioon peab vastama ettevõtte eesmärkidele ja eesmärkidele.
Tippjuhtkond vaatab iga osakonna eelarveprognoosid üle. See käsitleb probleeme, mis tulenevad osakondade eelarveprognoosidest, mis on väga madalad või liiga suured. Kõiki mitterahuldavaid hinnanguid arutatakse vajalike muudatuste tegemiseks asjaomaste osakonnajuhatajatega.
5. Täitke eelarveprognoos. Eelarve koostamine
Kui tippjuhtkond on eelarveprognoosiga rahul, soovitab ta seda finantsosakonnale. Ettevõtte kasumit ja kahjumit analüüsitakse pikemas perspektiivis.
Finantsosakond kinnitab eelarve kalkulatsiooni ja määrab ettevõtte üldeelarve. Seejärel jagab ta raha erinevate osakondade vahel.
Ülevalt alla eelarvestamise protsess vs alt-üles eelarvestamise protsess
Valides, kas kasutada ülalt-alla või alt-üles eelarvestamise meetodit, peavad ettevõtted mõistma nende erinevusi ja nende omavahelist sobivust. Need on elemendid suuremast planeerimisprotsessist, mida nimetatakse ülalt-alla ja alt-üles planeerimiseks.
Teoreetiliste tulemuste põhjal eelarvestamise meetodi valimine on tavaline, kuid praktikas ei pruugi see anda optimaalseid tulemusi. Alt-üles eelarvestamist nimetatakse mõnikord ülalt-alla eelarvestamise täiustatud versiooniks. See pole tõsi ja need on kaks erinevat eelarvestamise distsipliini.
Osakonnad peavad koostama eelarved tippjuhi ametikoha piires ülalt-alla eelarves. Osakonnad koostavad oma eelarveprognoosid ja saadavad need kõrgemale juhtkonnale alt-üles eelarve põhimõttel.
Ülalt-alla lähenemine eelarve koostamisel on tavaliselt kiirem. See võib aga kaasa tuua selle, et osakondadel on raskusi oma eelarvesummade piires püsimisega, sest juhtkond ei pruugi kõigist kaasnevatest kuludest teadlik olla. Ülevalt alla eelarvestamisel on ka vähem moraalseid eeliseid.
Need kaks peamist meetodit on kõige laialdasemalt kasutatavad eelarvestamismeetodid. Ühest küljest säästab ülalt-alla eelarve aega, kuid seab ohtu iga osakonna nõuete täieliku mõistmise. Selle tulemusena ei pruugi mõned osakonnad kõrgema juhtkonna seatud piirides tõhusalt toimida.
Teisest küljest julgustab alt-üles eelarve töötajad võtavad protsessi eest vastutuse ja kasutavad oma kogemusi nende juhitavates osakondades. Kuid osakondade tulemused ei pruugi alati vastata üldistele eesmärkidele organisatsioonid.
Alt-üles eelarvestamise eelised
1. Täpsus
Alt-üles eelarvestamise eeliseks on tavaliselt see, et see on üsna täpne, kuna organisatsiooni iga osakond on teadlik oma kuludest ja ressurssidest.
Iga osakonna eelarveprognooside liitmine võib anda ettevõttele tervikuna täpsed eelarved.
2. Motivatsioon. Eelarve koostamine
Eelarvete loomise eest vastutavad töötajad töötavad tavaliselt ettevõtte eesmärkide saavutamiseks rohkem kui teised.
Kuna neile antakse rahaline vastutus, saavad nad omanikutunde.
See parandab töötajate moraali ja usaldusväärsust. Nad jäävad ju seltskonna juurde pikaks ajaks.
3. Osakonna vajadused
Kõrgemal juhtkonnal ei pruugi olla igast programmist üksikasjalikku arusaama ja nad ei pruugi olla võimelised otsustama, kuhu ressursse eraldada. Alt-üles lähenemine aitab oma eesmärke saavutada osakonna vajadustega.
Kuna iga osakonna töötajad koostavad eelarve kalkulatsiooni, on nõuded kalkulatsiooniaruandes selgelt välja toodud.
4. Läbipaistvus. Eelarve koostamine
Osakonna kulud ja ressursid esitatakse võimalikult selgelt. Eelarve hindamisse kaasatakse iga osakonna töötajad.
Osakonna tehtud rahajaotus ja kulud on igale osakonna töötajale teada. Läbipaistvus aitab tõsta töötajate usaldust ettevõtte vastu.
Alt-üles eelarvestamise puudused
1. Koordinatsiooni puudumine
Puudub koordineerimine osakondade vahel, kus nad teevad oma eelarveid teistele osakondadele mõtlemata. See võib kaasa tuua ka eelarveprognooside dubleerimise.
2. Kõrvalekaldumine organisatsiooni eesmärgist. Eelarve koostamine
Kõige vähem kogenud töötaja koostatud eelarve võib organisatsiooni eesmärgist kõrvale kalduda. Ja see ei too ettevõttele varandust.
3. Eelarve ületamine
Kui üks osakond ületab eelarve, on selle tõenäosus suur. Täiendavate vahendite lisamine võib mõjutada teist osakonda. Igale osakonnale tuleks anda võrdsed võimalused ettevõtte sees kasvamiseks.
4. Pikaajaline
Kõikide väiksemate eelarvete komplektide integreerimine kogu ettevõtte jaoks ühtse eelarve loomiseks võtab tavaliselt kauem aega. Eelarveprognooside hoolikas analüüsimine ja elluviimine on töömahukas protsess.
Alt-üles meetodi rakendamise näpunäited. Eelarve koostamine
Allpool on mõned soovitused alt-üles rakendamiseks teie ettevõtte eelarve. Kasutage neid näpunäiteid enne selle meetodi abil saadud eelarveprognoosi valimist. See võib olla teie organisatsiooni jaoks suurepärane strateegia.
1. Sea endale selged eesmärgid
Eesmärkide määratlemine aitab seada piiranguid mis tahes protsessile. Sama lugu on alt-üles eelarvestamisega. Iga osakonnajuhi sihtkulud ja kulud peaksid olema mõistlikud. Kuigi see strateegia keskendub ainult osakonna vajadustele, peate arvestama ka ettevõtte rahaliste piirangutega.
2. Säilitada struktureeritud organisatsioon
Funktsioonid ja nõuded on ettevõtte erinevates osakondades erinevad. Vastav eelarveprognoos koostatakse konkreetse osakonna iseärasusi arvesse võttes.
Samuti ei tohiks tegurid, mida tuleks ühe osakonna eelarve hindamisel arvesse võtta, kattuda ühegi teise osakonnaga. See toob kaasa eelarve dubleerimise või mõne olulise detaili väljajätmise.
3. Pöörake tähelepanu detailidele. Eelarve koostamine
Osakonnajuhatajad vastutavad kõigi osakonna rahaliste vahendite ja kulude hoolika ülevaatamise eest. Nende ülesanne on nimekirja pidada. eelarve koos eelarveaasta prognoositavate kuludega.
Kuigi see on aeganõudev, on see tõhus viis osakonna tehtud kulutuste jälgimiseks. See suurendab töötajate vastutust ja moraali.
Järeldus!
Ettevõtluse edu sõltub ettevõtte pikaajalisest visioonist ja missioonist. Eelarve koostamine ei garanteeri äri kasv. Eelarve prognoos peab olema järjepidev ja toimima koos ettevõtte eesmärkidega.
Kuigi alt-üles lähenemine rahuldab töötajate vajadusi, peab see tootma ka organisatsioonile kasumit. Kuna eelarve ületamine võib kergesti juhtuda, vaadake hoolikalt üle iga osakonna eelarveloend.
Töötajad peavad kinni pidama eelarvetähtaegadest. Tuletage töötajatele meelde, et nad lähtuksid oma hinnangutes nende parimast oletusest ja ärge lisage täitmiseks täiendavaid dollareid. Veenduge, et ressursse oleks jaotatud targalt ja nii, et kõigil oleks teie üldiste äriplaanide ja eesmärkide saavutamiseks vajalik.
Jäta kommentaar