Töötajate tootlikkus. Aja mõõtmise ja tootlikkuse juhi juhend

Töötajate tootlikkus on nende töö efektiivsuse ja tulemuslikkuse mõõt töökeskkonnas. Tulemusjuhtimine mängib organisatsiooni eesmärkide saavutamisel võtmerolli. Siin on mõned tegurid, mis võivad töötajate tootlikkust mõjutada:

1. Motivatsioon: Motiveeritud töötajad on tavaliselt produktiivsemad. Motivatsioon võib olla seotud tasu, tunnustuse, huvitavate ülesannete ja muude teguritega.
2. Selged eesmärgid ja ootused: Kui töötajad mõistavad oma eesmärke ja ootusi, on neil lihtsam orienteeruda ja tulemusi saavutada.
3. Haridus ja areng: Töötajatele koolituse ja ametialase arengu võimaluste pakkumine võib parandada nende oskusi ja seega ka tootlikkust.
4. Tõhusad juhised: Juhid, kellel on tõhusad oskused juhid saavad oma alluvaid inspireerida ja suunata, aidates kaasa tootlikkuse tõstmisele.
5. Suhtlus: Hea suhtlus organisatsioonis soodustab ülesannete mõistmist, vähendab vigade tõenäosust ja aitab kõrvaldada takistused ülesannete täitmisel.
6. Töökeskkond: Mugav ja toetav tööruum võib positiivselt mõjutada töötajate füüsilist ja emotsionaalset heaolu.
7. Tehnoloogiad ja tööriistad: Kaasaegse tehnoloogia ja tõhusate tööriistade kasutamine võib parandada teie töövoogu ja suurendada tootlikkust.
8. Töö ja eraelu tasakaal: Töötajad, kes suudavad säilitada töö- ja eraelu tasakaalu, on sageli tõhusamad ja vähem stressis.
9. Hinnang ja tagasiside: Regulaarne tulemuslikkuse hindamine ja konstruktiivse tagasiside andmine aitab töötajatel mõista oma tugevaid külgi ja parendusvaldkondi.

Edukas tulemusjuhtimine eeldab terviklikku lähenemist, mis arvestab tööprotsessi erinevaid aspekte ja töötajate individuaalseid iseärasusi.

Nüüd, kus meil on korralik tugipunkt, vaatame mõningaid tööriistu ja tehnikaid, mis õpetavad teile, kuidas oma meeskonna aega hallata ja tootlikkust tõsta.

1. Projektikalendri väljatöötamine. Töötajate tootlikkus.

Projektikalendri väljatöötamine ja töötajate tulemuslikkuse juhtimine on omavahel seotud ning on ülesannete edukaks täitmiseks olulised elemendid. Siin on nende kahe aspekti sammud ja soovitused.

1. Projekti eesmärkide ja eesmärkide määratlus:

• Uurige välja projekti lõppeesmärgid.
• Jagage oma eesmärgid väiksemateks ülesanneteks.

2. Töötajate tootlikkus / Ajastuse määratlus:

• Töötage välja iga ülesande tähtaegade üksikasjad.
• Kaaluge ülesannete vahelisi sõltuvusi.
• Määrake kriitilised teed.

3. Projekti kalendri väljatöötamine:

• Kasutage projekti ajakava koostamiseks professionaalseid tööriistu (nt Gantti diagrammi).
• Kaasake kalendrisse kõik projekti etapid, võttes arvesse tähtaegu ja sõltuvusi.

4. Töötajate tootlikkus. Ressursiplaneerimine:

• Tehke kindlaks, milliseid ressursse (inimesed, tehnoloogia, rahandus) on iga ülesande jaoks vaja.
• Jaotage ressursse ühtlaselt ja tõhusalt.

5. Töötajate tulemuslikkuse jälgimine:

• Määrake iga ülesande jaoks selged jõudlusootused.
• Tagage projekti eesmärkide ja iga töötaja rolli läbipaistvus.
• Andke tagasisidet ja tuge.

6. Järelevalve ja kontroll:

• Jälgige regulaarselt projekti edenemist ja töötajate tulemuslikkust.
• Vajadusel tehke ajakavas ja tööplaanis muudatusi.
• Reageerige riskidele ja probleemidele kohe.

7. Töötajate tootlikkus. Suhtlemine ja koostöö:

• Pakkuda tõhusat suhtlust meeskonnaliikmete vahel.
• Edendada koostööd ja teabe jagamist.

8. Töötajate tugi:

• Pakkuge töötajatele vajalikke ressursse ja koolitust.
• Pöörake tähelepanu nende heaolule ja motivatsioonile.

9. Toimivuse reiting:

• Viige regulaarselt läbi tulemuslikkuse hindamisi ja analüüsige tulemusi.
• Kasutage andmeid protsesside pidevaks täiustamiseks.

10. Pidev täiustamine:

• Protsesside optimeerimiseks rakendage varasematest projektidest saadud kogemusi.
• Töötada välja ja rakendada uusi projekti- ja tulemusjuhtimise tehnikaid.

Projektide ja töötajate tulemuslikkuse tõhus juhtimine nõuab süsteemset lähenemist ja paindlikkust muutuste ja uute tingimustega kohanemiseks.

2. Koostage prioriteetide nimekiri, alustades kõige aeganõudvamatest tegevustest ja lõpetades kõige vähemaga.

Kujutage seda ette. Olete oma meeskonnaliikmetele selle päeva ülesanded kaunilt paika pannud. Kõik on seal välja pandud, et nad saaksid ükshaaval täita ja märgistada. Kõlab hästi, eks? Kuid praegu on probleem selles, et ülesanded on erineva keerukuse ja pikkusega (keerulised ülesanded võtavad tõenäoliselt kauem aega). Kuidas siis tagada, et meeskonnad täidavad ülesandeid kõige produktiivsemalt ja õigeaegselt?

Võib ekslikult eeldada, et tehes esmalt paremini hallatavaid ülesandeid, avaneb uks raskematele ja annab tõuke tööd jätkata. Töötajate tootlikkus

Hiljutises uuringus, milles vaadeldi arstide teravust võrreldes nende töökoormusega ja eelistati vähem keerukaid juhtumeid, leiti aga, et lihtsamate ülesannete eelistamine keerukatele toob kasu vaid lühiajaliselt, kuid pikemas perspektiivis on see halvem. Mida me saame sellest õppida?

Juhina julgustage oma meeskonnaliikmeid võtma prioriteetsemaid ülesandeid. Miks? Sest meil on lihtsam end keerulisematest ülesannetest kõrvale juhtida ja lihtsamaid ülesandeid tähtsustada. See annab meile saavutustunde.

3. Mõõtke ja jälgige tulemuslikkust regulaarselt.

Regulaarne tulemuslikkuse mõõtmine ja jälgimine on tõhusa projekti- ja töötajate juhtimise olulised elemendid. Siin on mõned selle küsimuse peamised sammud:

1. Peamiste toimivusnäitajate (KPI) loomine:

   • Määrake peamised mõõdikud, mis teie projekti ja inimeste toimivust kõige paremini kajastavad.
   • Need KPI-d võivad sisaldada ülesannete täitmise tähtaegu, tulemuste kvaliteeti, eelarve parameetreid ja muud.

2. Regulaarsed jõudluse ülevaated:

   • Tehke regulaarseid (nt iganädalasi või kuu) toimivusülevaateid.
   • Võrrelge tegelikke tulemusi plaanide ja ootustega.

3. Töötajate tootlikkus. Projektihaldustööriistade kasutamine:

   • Kasutage edenemise jälgimiseks spetsiaalseid projektijuhtimise tööriistu.
   • Gantti diagrammid, töölauad, aja jälgimise süsteemid võivad olla kasulikud tööriistad.

4. Tagasiside ja dialoog:

   • Korraldage regulaarselt koosolekuid, et arutada edusamme ja lahendada võimalikke probleeme.
   • Andke töötajatele tagasisidet, et nad mõistaksid, kuidas nende töö on projekti eesmärkidega kooskõlas.

5. Töötajate tootlikkus. Plaanide korrigeerimine:

   • Plaanist kõrvalekaldumise korral korrigeeri ajakava ja ressursse.
   • Reageerige negatiivsetele suundumustele ja riskidele, rakendades meetmeid nende ennetamiseks või juhtimiseks.

6. Individuaalne tulemuslikkuse hindamine:

   • Töötada välja süsteemid individuaalse soorituse hindamiseks.
   • Mõelge iga töötaja panusele üldtulemusse.

7. Töötajate tootlikkus. Süstemaatiline protsessianalüüs:

   • Analüüsida tööprotsesside efektiivsust.
   • Otsige võimalusi jõudluse optimeerimiseks ja parandamiseks.

8. Automatiseerimise kasutamine:

   • Rakendage automatiseerimistööriistu andmete kogumine tootlikkuse kohta.
   • See võib lihtsustada jälgimise ja analüüside esitamise protsessi.

9. Töötajate tootlikkus. Aruannete loomine:

   • Esitage juhtkonnale ja projektimeeskonnale regulaarseid tulemusaruandeid.
   • Jagage oma tulemusi ja tulevikuplaane.

10. Pidev täiustamine:

• Kasutage tulemuslikkuse mõõtmise andmeid protsesside ja tavade pidevaks täiustamiseks.

Regulaarne jõudluse mõõtmine ja jälgimine aitab probleeme varakult tuvastada ja vältida võimalikke projekti viivitusi.

4. Pöörake tähelepanu tavalistele aega raiskavatele tegevustele töökohal. Töötajate tootlikkus

Aega raiskavate tegevuste tuvastamine võib teie tootlikkust parandada. töötajaid ja säästa nende aega kõrvaldades oma töörutiinist soovimatud ülesanded ja segavad tegurid. Siin on mõned tüüpilised tegevused, mis töökohal aega raiskavad:

1. Tähelepanu segavad sotsiaalsed võrgustikud
2. Pidevalt e-kirjade kontrollimine
3. Prioriteetsete ülesannete puudumine
4. Lihtsalt pane see ära
5. Ebaproduktiivsed kohtumised
6. Juhuslikud vestlused

Kui juhuslikud vestlused ja ebaproduktiivsed kohtumised välja arvata, on kõike muud suhteliselt lihtne kontrollida. See on lihtsalt enesekontrolli küsimus. Kuid kohtumistest ja juhuslikest vestlustest on raske keelduda. Lihtne lahendus ebaproduktiivsetele koosolekutele on hoida asjad nii lihtsaks kui võimalik. Koostage päevakava, andke CTA ja lõpetage koosolek. Andke seda nõu oma töötajatele, kes on liiga viisakad, et juhuslikest vestlustest keelduda. Sellistes olukordades saab töötaja seadistada vestluse lõpu signaali, misjärel saab valju signaali kasutada patuoinana tööle naasmiseks.

5. Hoiduge töökoha või kaugtöö väsimusest. Töötajate tootlikkus

Hiljem vaatame mõningaid segajaid, mis võivad väsimust põhjustada. Siin vaatame, mida saate ennetavalt teha, et teie töötajad töötamise ajal ei väsiks.

Parem on teha iga viiekümne kuni kuuekümne tööminuti jaoks viie- kuni kümneminutiline paus, kui teha pikemaid pause pärast pikka tööperioodi.

• Minge välja: olenemata sellest, kas olete kontoris või töötate kodus, võib väljas veedetud aeg aidata väsimuse vastu. Veel parem on, kui ilm on hea. Pole vaja õppida, et mõista, et terve päev laua taga istumine on ebatervislik.
• Korraldage seltskondlikke üritusi: Kontoris või Zoomi kaudu aitab väsimuse vastu koht, kus teie töötajad saavad lihtsalt lõõgastuda ja mitte tööasjadest rääkida, vaid olla üksteise seltskonnas.
• Individuaalne sisseregistreerimine: kuigi sisseregistreerimine võib olla aeganõudev, näitavad need teie meeskondadele, et te hoolite. Kontrollige neid aeg-ajalt – mitte nende toimivuse, vaid üldise heaolu kohta.

6. Tuvastage ja hallake erinevaid segajate allikaid.

Häirivate tegurite juhtimine on oluline osa töötajate produktiivsuse ja produktiivsuse hoidmisel. Siin on mõned sammud erinevate tähelepanu kõrvalejuhtimise allikate tuvastamiseks ja nendega toimetulemiseks.

1. Analüüsi läbiviimine:

• Viige läbi oma töökeskkonna ja protsesside analüüs, et tuvastada võimalikud segajate allikad.
• Küsige töötajatelt, mis neid tööl takistab.

2. Töötajate tootlikkus. Peamiste häirivate tegurite tuvastamine:

• Tehke kindlaks peamised tegurid, mis võivad tootlikkust mõjutada, nagu kõrvaline müra, ebamugav mööbel, seadmete puudumine jne.

3. Distractive tendentside hindamine:

• Hinnake, kui sageli ja millises tööetapis puutuvad töötajad kokku segavate teguritega.

4. Töötajate tootlikkus. Töötajate koolitus:

• Pakkuge koolitust segavate tegurite juhtimise meetodite, näiteks tehnikate kohta aja planeerimine ja keskendumine.

5. Töökeskkonna määrus:

• Loo mugavad töötingimused, näiteks võimalda töötajatel kasutada müra summutavad kõrvaklapid.

6. Tehnoloogia juhtimine:

• Kaaluge tööriistade ja rakenduste kasutamist segavate märguannete blokeerimiseks või aja haldamiseks (nt Pomodoro tehnika).

7. Töötajate tootlikkus.  Piiride seadmine:

• Seadke oma isikliku ja tööelu vahele selged piirid.
• Julgustage töötajaid puhkamiseks ja laadimiseks aega võtma.

8. Ülesannete haldamine:

• Ülekoormustunde vähendamiseks jagage ülesanded väiksemateks, juhitavateks osadeks.

9. Regulaarsete pauside võtmine:

• Julgustage töötajaid tegema lühikesi pause, et leevendada stressi ja taastada fookus.

10. Töötajate tootlikkus. Tagasiside ja tugi:

• Pidage töötajatega regulaarselt vestlusi selle üle, kuidas nad segavate teguritega toime tulevad ja neile vajalikku tuge pakuvad.

11. Ülesandehaldustarkvara kasutamine:

• Kasutage programme, et ülesannete haldamine ja projektid tööprotsessi tõhusamaks korraldamiseks.

12. Harjumuse kujunemine:

• Soodustada positiivsete tööharjumuste kujunemist, näiteks regulaarse töögraafiku seadmist ja ülesannete järjestamist.

13. Töötajate tootlikkus. Pidev õppimine ja kohanemine:

• Jälgige, kuidas muutused töökeskkonnas ja -tingimustes mõjutavad töötajate tähelepanu hajumist, ja kohandage juhtimisstrateegiaid vastavalt.

Tähelepanu hajumise probleemi lahendamine eeldab süsteemset lähenemist ning pidevat tähelepanu pööramist töötajate ja töökeskkonna vajadustele.

Ajajuhtimise tööriistade kasutamine. Töötajate tootlikkus

Milliste vahenditega saate oma töötajate aega mõõta? Sukeldume kahte populaarsesse ajajuhtimise tööriista.

1. Ajaarst

Aja doktorr võimaldab teil kohandada ja korraldada kõiki oma igapäevaseid ülesandeid, jälgides igale ülesandele kuluvat aega reaalajas.

Aja jälgimise saab seadistada oma töö kui terviku või konkreetsete ülesannete jaoks (mis lisab kõikidele ülesannetele kulutatud ajale).

Selle tööriista üks parimaid omadusi on see, et see lõpetab jälgimise, kui teie süsteemis teatud aja jooksul tegevust ei toimu. Seda funktsiooni saab aktiveerida sõltuvalt teie aja nihkest.

Päeva lõpus saadab see teile iga ülesande ajahalduse kokkuvõtte.

2. Töötajate tootlikkuse jälgimise sisse- ja väljalülitamine

Toggl rada on mugav ajahaldustööriist, mida saab kasutada kõigis teie seadmetes. Teie aega saab jälgida ja sünkroonida mitme seadme vahel.

Selle rakenduse paar lahedat funktsiooni on see, et see loob teie aruanded CSV- ja PDF-vormingus ning saadab teile eesmärkide kohta e-kirjaga meeldetuletusi.

Järeldus

Mõned selles artiklis mainitud asjad ei mõjuta otseselt töötajate tootlikkust, kuid mõjutavad kindlasti nende üldine aeg ja tõhusus tööd. Töötajate tootlikkus

Hästi korraldatud ülesanded ja ressursid säästavad aega ja võimaldavad töötajatel olla produktiivsemad. Maksimaalse tootlikkuse saavutamiseks julgustage oma töötajaid järjestama oma ülesandeid kõige raskematest kõige lihtsamatele. Võtke aega, et regulaarselt jälgida nende arengut ja vaadata, kus nad abi vajavad. Seda tehes esitage neile põhipunktid, et nad saaksid teavet paremini meelde jätta. Võtke meetmeid, et vältida oma töötajate ületöötamist ja läbipõlemist. Kaasake oma meeskondi positiivse tugevdamisega, et nad saaksid oma ülesanded õigeaegselt täita. Lõpuks kasutage aja mõõtmise tööriistu, et koguda andmeid oma meeskondade tulemuslikkuse kohta, et saaksite teha paremaid otsuseid nende tootlikkuse parandamiseks.

Kui teete neid töötajate aja ja tootlikkuse mõõtmiseks, veenduge, et oleksite kooskõlas sellega, millega neid premeerite. Parem olla eeskujuks.