Denboraren kudeaketa eta produktibitatearen hobekuntza

Denboraren kudeaketa eta produktibitatea zure denbora eraginkortasunez erabiltzen laguntzen dizuten teknikak eta estrategiak dira, zure helburuak lortzeko, zure errendimendua hobetzeko eta zereginak modu eraginkorragoan burutzeko. Kontzeptu hauek oso lotuta daude eta zeregin garrantzitsua dute zure produktibitatea eta arrakasta kudeatzeko, bai bizitza profesionalean bai pertsonalean. Ingurumena da, edo gure denbora gaizki kudeatzen ari gara? Denbora kudeatzea erronka handia izan daiteke lanpetuta dagoen edozein sortzailerentzat, batez ere laneko denboraren eta etxeko bizitzaren arteko mugak gero eta lausotzen (edo desagertzen) direnean. Hala ere, tresna eta taktika egokiekin, erronka hau gainditu eta inoiz baino produktiboago bihurtu zaitezke, baita historia modernoko garai kaotikoenetan ere.

Google Workspace edukien marketina garatzeko.

1. Ez egin multiataza. Denbora kudeaketa.

Inoiz sentitu al zara fisikoki eta psikikoki nekatuta lanaldia amaitzean, baina ez al zenuen lana egin? Egunean zehar denbora nahikorik ez duzula kexatu bazara, litekeena da zeregin anitzeko lanak egiten saiatu izana. Multiataza egiten ari zarela uste duzunean, zeregin bakoitzaren diagrama laburtu eta orduak lapurtzen ari zara. Egun jakin batean energia kopuru finitu bat besterik ez duzu, eta egiten duzun guztiari %100 eman nahi dion ekintzaile horietakoa bazara, matematika ez da bat egiten. Egia esan, azkenean %10a hemen, %20a han, %5a beste dozena bat zereginetara bideratzen duzu, eta gero zure arretaren beste %10 jakinarazpen eta mezuen jario amaigabean ematen da. sare sozialak.

Horrek aldaketa-kostu handiak eragiten ditu, uste baino denbora gehiago hartzen dutenak. Demagun zure Facebook-en jakinarazpenak lau aldiz egiaztatu dituzula. Ordu bete arte galdu da. Zure sarrera-ontzia edo Slack-a egiaztatzen al duzu zirkulu gorri txikia agertzen den bakoitzean? Benetan lan egiten duzuna baino denbora gehiago galtzen duzu.

Gainera, lanaren kalitatea gutxitzen da eta epeak atzeratzen dira. Badirudi gero eta gehiago behar duzula gauzak egiteko, hala egiten duelako. Eta dagoeneko egun osoa zeregin batetik bestera aldatzen eman duzunez, zure depositua hutsik egongo da arratsalderako. Denbora kudeaketa

2. Zeregin baten ordez

Noiz izan zen 30 minutuz gauza BATETAN zentratu zinen azkenekoz? Edo 10 minutu ere? Jakinarazpenei begiratu gabe edo posta elektronikoak?

Zertan ari zaren lanean, itzali distrakzio guztiak eta zentratu gauza batean denbora-tarte zehatz batean. Beharrezkoa bada, ezarri tenporizadore bat. Ezarri zure egutegia Ez molestatu (Ez molestatu). Slack ezarpenetan, hautatu Pausatu jakinarazpenak. Itxi irekitako arakatzailearen 27 fitxa guztiak edo, besterik gabe, egin klik Leiho berria. Erreproduzitu zure musika lasaigarri gogokoena letrarik gabe, giroan murgiltzeko. Eta besterik... hasi egiten.

3. Ezarri muga artifizialak zeure buruari. Denbora kudeaketa.

Zure produktibitatea areagotzeko eta denboraren kudeaketa hobetzeko modurik indartsuenetako bat muga artifizialak ezartzea da. Zer esan nahi du? Epe faltsuak. Muga artifizialak ezartzeak legearen tranpan erortzea eragozten du Parkinsona , zeinak dioenez, "lanak zabaltzen dira bere burutzeko dagoen denbora betetzeko". Seguruenik, hori lehenago ikusi duzu. Zure taldeko norbaitek hiru zeregin eta zortzi ordu ditu beraientzat lanaldia exekuzioa, eta zeregin horiek 9:5etatik 90:XNUMXetara luzatzea lortzen dute. Hiru zeregin hauek gehienez XNUMX minutu behar izan behar izan dutela bertatik bertara dakizenean.

Eta horretarako 90 minutuko lanaldia besterik ez balute? Tesla Cybertruck-i apustua egin diot lana oraindik eginda egongo zela. COVID-19 pandemiak eragindako etxetik lan egiteak are erraztu du Parkinson Legearen tranpan erortzea. Bidaia-denborarik gabe eta laneko erretilurik gabe mentalki erlaxatzera eta etxera itzultzera behartzeko, gauzak arrastatu ditzakezu.

Eman produktiboa.

Parkinson legea hausteko eta produktiboa izateko gaur egun epe artifizialak ezartzea da. Sortu denbora-muga bat zeregin hau burutzeko, baita zuretzako tenporizadore bat ezarri ere. Fundazioaren taldekideetako batek teknika hau jarraitzen zuela ere ezaguna zen, bere ingurua denbora-muga gisa barneratuta erabiliz. Filmatzera bidaiatzen duenean (jendeak horrelakoak egin zezaketen garaian), 30 minutu edo 60 minutu baino ez zituen erosi hegazkinen Wi-Fi. Orduan, bere buruari erronka egin zion 30 edo 60 minutu horietan ahalik eta lan gehien egiteko, eta ez zuen Internet eguneratuko tenporizadorea amaitu ondoren.

Wi-Fi desaktibatu ondoren gertatzen den edozer lineaz kanpo gertatu beharko litzateke mahaigainean. Horri esker, esku artean duzun zereginean zentratuko zara eta hainbat fitxak, jakinarazpenek eta mezu elektronikoek arretarik ez utziko. Harrituko zara zenbat egin dezakezun fikziozko mugak ezartzen badituzu eta mini-sprint bat sortzen baduzu.

4. Erabili pomodoro teknika. Denbora kudeaketa

Pomodoro Teknika 1980ko hamarkadaren amaierako denbora kudeatzeko teknika espezifikoa da, eta tenporizadorea erabiltzen du lana mini-sprint txiki eta hiperproduktiboetan banatzeko. Hauek 25 minutuko tarteak izan ohi dira, atsedenaldi laburrez bereizita.

LifeHacker-ek Pomodoro Teknika eraginkortasunez erabiltzeko urratsez urrats argibideak deskribatzen ditu:

1. Hautatu bete beharreko zeregina
2. Ezarri Pomodoro 25 minutuz (Pomodoro tenporizadorea da)
3. Egin zeregina Pomodoro-k jo arte, eta jarri txekea zure paperean.
4. Hartu atseden txiki bat (5 minutu ondo dago)
5. 4 Pomodorok atseden luzeago bat hartzen dute

Tomato Timer bezalako lineako tresnak edo hainbat aplikazio ere erabil ditzakezu taktika hori are errazagoa izan dadin. Denbora kudeaketa

5. Saiatu Zeigarnik efektua. 

Badago teoria psikologiko bat, zeinaren arabera errazagoa da etendako jarduerak gogoratzea eta haietara itzultzea. Horri Zeigarnik efektua deitzen zaio. Uste da litekeena dela amaitu gabeko zeregin bat amaitutakoa baino gogoratzea. Bluma Zeigarnik psikologo lituaniarrak kafetegi bateko zerbitzarien jokabidea ikusita aurkitu zuen eragin hori. Azterketaren arabera, zerbitzariek gehiago gogoratzen zituzten fitxa irekien xehetasunak jada ordainduta zeuden bezeroek baino.

Nola erabil dezakezu Zeigarnik efektua ekintzaileen produktibitatea hobetzeko? Beno, zeregin jakin bat konpontzeko borrokan ari bazara edo arazo jakin batean atzeratzen bazara, hartu atseden bat. Aldendu berarengandik bost minutuz. Gero itzuli honetara. Baliteke freskatu eta modu eraginkorragoan lan egiteko gai izatea, orain txartela irekita utzi eta inkontzienteki eta presiorik gabe pentsatzeko aukera emanda.

6. Aurkitu zure Six Pack . Denbora kudeaketa.

Ez, ez gara eserita eta lasaitzeaz ari. "Six-Pack" hegazkin baten kabinako hegaldi-tresna nagusiak dituen tresna-panelaren abiazio terminoa da. Nahiz eta hegaldian zehar milioi bat gauza manipulatu daitezkeen aldi berean, sei izan ohi dira datu garrantzitsuenak ematen dituzten tresnak (aire-abiadura, altimetroa, etab.). Pilotuak sei tresna hauetan zentratu daiteke dena ondo funtzionatzen jarraitzeko. Ari Maisel pilotu trebatua ere bada. Berak zure negozioan pentsatzeko aholkatzen dizu hegazkin bat bezala zentratzeko orduan. "Sortzaile gisa, Six-Pack-en zure bertsioa aurkitzen saiatu behar duzu. Gertatzen dena gertatzen dela ere, zure negozioa sustatzera bideratuko zarela, ehuneko bat ere bai".

Zein da zure Six-Pack zure negozioan? Hemen gastatu behar duzu zure energia. Helburu edo KPI hori lortzen laguntzen ez duen beste guztiarentzat, kendu distrazioak.

7. Jarri telefonoa beste gela batean. 

Zure burua konbentzituko duzu ez duzula smartphone-aren menpekotasunik, baina zintzoak izan gaitezen, ekintzaile guztiek bai. Tresna txiki hau inoiz egon den lineako negozio bat martxan jartzeko tresnarik indartsuenetako bat da. Gako-hitza: potentzialki. Izan ere, smartphone-en mendekotasuna traba eta produktibitaterako kaltegarria da. Nahiz eta telefonoa bi segundoz egiaztatu eta jakinarazpen berri bat prozesatu 23 minutu behar izan ditzake arreta berreskuratzeko.

Etengabeko distrakzio hori kentzeko modu segurua zure telefonoa beste gela batean uztea da. Bihar lanean hasten zarenean probatu hau ordu batzuk. Bazkal ordurako, atseginez harrituko zara zeinen zentratuta eta arrakastarekin sentitzen zaren.

8. Komunikazio asinkronoko maisua. Denbora kudeaketa

Komunikazio asinkronoa (edo laburbilduz "Asinkronoa") produktibitate-jokaera oso gutxietsia da, eta zure negozioa zuzentzeko modua irauli dezake. Horrek esan nahi du zure taldearekin EZ denbora errealean komunikatzea, baizik eta "baloia aurrera eta atzera pasatuz".

Doist blogak ondoen laburbiltzen du: "Besterik gabe, komunikazio asinkronoa mezu bat bidaltzen duzunean berehalako erantzunik espero gabe da".

• 1. adibide asinkronoa: norbaiti mezu elektroniko bat bidaltzen diozu. Hurrengo egunean erantzuten dute zeregina ondoen kudeatzen dutenean.
• 2. adibide asinkronoa: Loom-eko bideo-informazio bat bidaltzen diozu taldekide bati beste ordu-eremu batean dagoen lo orduetan. Esnatu eta lanean hasten direnean, ehungailuari begiratu eta proiektua lantzen hasten dira –edozein galdera komentatuz–. Orduan has zaitezke haien galderei modu asinkronoan erantzuten lehenbailehen.

Jakina, badaude komunikazio mota batzuk oraindik sinkronoak izan behar dituztenak ("Sync" izenez ere ezagunak) - non hitz egiten ari zaren pertsonak berehala erantzuten duen denbora errealean. Jende askok oraindik uste du elkarlan sortzailea eta arazoak konpontzea "gela berean" egiten dela onena. Hala ere, orain, mundu osoko leku askotan ezin garela literalki gela berean egon berrogeialdia eta distantzia soziala direla eta, ekintzaile askok beren komunikazio estrategiak birplanteatu behar dituzte.

• Sinkronizazioaren 1. adibidea: zuzeneko bilera gela berean (edo bideokonferentzia tresna).
• Sinkronizazioaren 2. adibidea: denbora errealeko elkarrizketa Slack txatean.

Garrantzitsua da zure laneko komunikazioak asinkrono bihur daitezkeen pentsatzea eta bilera horiek egutegitik bertan behera uztea. Eta komunikazio sinkronikoa guztiz beharrezkoa denean bakarrik planifikatu.

Google Calendar-eko bilera bat bertan behera utzi eta mezu asinkrono batekin edo 5 minutuko Loom-eko bideo batekin ordezkatzen den bakoitzean, aingeru batek bere hegoak lortzen ditu.

9. Erabakien nekea saihestu

Izan ere, erabakiak erabat uzteak buruko ahalmen handia itzuliko dizu. Jack Dorsey-k, Twitter eta Square-ren sortzailekidea, argi dago ez zaiola erabakiak hartzea gustatzen eta askotan bere taldeari bera gabe erabaki nagusiak hartzen uzten dio. "Plazako langile ohi batek esan zuen Dorseyk 'uste zuen bilera ideala ezer esan behar ez zuena zela'". Ekintzaile gisa, ziurrenik erabakiak hartzen ari zara egun osoan. Eta benetan arazo garrantzitsu baten aurrean zaudenerako, erabakiak hartzeko energia guztia gastatu duzu zeregin txikietan eta garrantzirik gabeko erabakietan.

Erabakiaren nekea benetakoa da. Egunaren amaieran zure buruko deposituan erregai gehiago ez dagoela senti daiteke, eta zure garuna estutu egiten zaizu ardura zaren beste gauza bat pentsatzean ere. Saiatu erabaki gutxiago hartzen eta zure taldeari (batez ere lidergo-funtzioetarako prestatzen ari direnak) hartu erabaki horiek gehiago hartzeko ardura. Galdetuko duzu: "Baina nola fida dezaket jendeak ni gabe erabaki onak hartuko dituela?"

10. Erabakiak itzulezin edo itzulezin gisa sailkatzea. Denbora kudeaketa

Erabaki bat zure kabuz hartu behar baduzu, pentsa ezazu zein garrantzitsua den erabaki hori buruko energia xahutzea. Oso posible da egun jakin bateko erabaki gehienak segundo gutxitan azkar har daitezkeela inolako arriskurik gabe. Beste era batera esanda, ziurrenik gehiegi kezkatzen zinen. Farnam Street-ek erabaki itzulezinen eta itzulezinen printzipio hori aztertzen du, erabaki bakoitzari buruz nola pentsatu behar duzun sare bat erakutsiz.

Irtenbidea bada itzulgarria - adibidez, mezu bat sartu sare soziala, azkar eta erraz ezabatu dezakezuna, edo beti edita dezakezun blogeko artikulu baten zirriborroa, denbora gutxien eman beharko zenuke horri buruz pentsatzen. "Mugitu azkar eta apurtu gauzak" besterik ez duzu eta erraz konpondu daitekeen zerbaitengatik kezkatzeko estres mentala aurreztuko duzu.

Irtenbidea bada atzeraezina - adibidez, 2 milioi harpidedunei mezu elektroniko bat bidaltzea - ​​baliteke energiaren zati bat gastatzea zuzena dela ziurtatzeko. Gainera, irtenbidea bada atzeraezina eta koherentea - hala nola, kontratu handi bat edo bost urteko bulegoen alokairua sinatzea - ​​zalantzarik gabe denbora pixka bat eman nahi izango duzu.

Jeff Bezosek erabakiak hartzeko ikuspegi honetan sakontzen du akziodunei zuzendutako gutunetako batean:

«Erabaki batzuk ondorioak eta atzeraezinak edo ia atzeraezinak dira -noranzko bakarreko ateak dira- eta erabaki horiek metodikoki, kontu handiz, poliki-poliki, gogoeta eta kontsulta askorekin hartu behar dira. Ibiltzen bazara eta beste aldean ikusten duzuna gustatzen ez bazaizu, ezin izango zara lehen zegoen tokira itzuli. Erabaki horiei 1. mota deitu diezaiekegu. Baina erabaki gehienak ez dira horrelakoak –aldagarriak dira, itzulgarriak dira– bi norabideko ateak dira». 

Bezosen ustez, bigarren erabaki mota hau "azkar hartu daiteke eta hartu behar da". Saiatu zure erabakiak horrela pentsatzen eta ikusi zein azkar hartu ditzakezun itzulgarriak.

11. Egutegi propioa

Chris Dixonek, a16z-eko bazkide eta inbertitzaileak, behin esan zuen: "Zure sarrera-ontzia besteen zereginen zerrenda da". Jende gehiegi erreaktiboa da proaktiboa baino G-Suite kontuarekin. Kontrola hartzeko garaia da. Esan "Ez" hurrengo egutegiko gonbidapenari. Atzeratu garrantzirik gabeko mezu elektronikoak geroago, hobeto zuzendu ahal izateko. Erabili "3 D" sarrerako zerora iristeko, eta mantendu zure Google Calendar joan behar ez dituzun alferrikako bileretatik urrun. Aholku hau oso erraza da, baina, hala ere, garrantzitsua. Kudeatu zure egutegia eta zure denbora. Zurea da eta ez beste inor.