Työntekijöiden tuottavuus. Johtajan opas ajan mittaamiseen ja tuottavuuteen

Työntekijöiden tuottavuus mittaa heidän työnsä tehokkuutta ja vaikuttavuutta työympäristössä. Suorituskyvyn johtamisella on keskeinen rooli organisaation tavoitteiden saavuttamisessa. Tässä on muutamia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa työntekijöiden tuottavuuteen:

1. Motivaatio: Motivoituneet työntekijät ovat yleensä tuottavampia. Motivaatio voi liittyä palkintoihin, tunnustuksiin, mielenkiintoisiin tehtäviin ja muihin tekijöihin.
2. Selkeät tavoitteet ja odotukset: Kun työntekijät ymmärtävät tavoitteensa ja odotuksensa, heidän on helpompi navigoida ja saavuttaa tuloksia.
3. Koulutus ja kehitys: Tarjoamalla työntekijöille koulutusta ja ammatillisia kehittymismahdollisuuksia voidaan parantaa heidän taitojaan ja siten tuottavuuttaan.
4. Tehokas opastus: Johtajia, joilla on tehokkaita taitoja johtajat voivat innostaa ja ohjata alaisiaan, mikä lisää tuottavuutta.
5. Viestintä: Hyvä viestintä organisaatiossa edistää tehtävien ymmärtämistä, vähentää virheiden todennäköisyyttä ja auttaa poistamaan esteitä tehtävien suorittamiselta.
6. Työympäristö: Mukava ja tukeva työtila voi vaikuttaa positiivisesti työntekijöiden fyysiseen ja henkiseen hyvinvointiin.
7. Tekniikat ja työkalut: Nykyaikaisen teknologian ja tehokkaiden työkalujen käyttö voi parantaa työnkulkuasi ja lisätä tuottavuuttasi.
8. Työ- ja perhe-elämän tasapaino: Työntekijät, jotka pystyvät säilyttämään työn ja yksityiselämän tasapainon, ovat usein tehokkaampia ja vähemmän stressaantuneita.
9. Arvio ja palaute: Säännöllinen suorituskyvyn arviointi ja rakentavan palautteen antaminen auttavat työntekijöitä ymmärtämään vahvuuksiaan ja kehittämiskohteitaan.

Onnistunut suoritusjohtaminen edellyttää kokonaisvaltaista lähestymistapaa, joka ottaa huomioon työprosessin eri näkökohdat ja työntekijöiden yksilölliset ominaisuudet.

Nyt kun meillä on kunnollinen jalansija, katsotaanpa joitain työkaluja ja tekniikoita, jotka opettavat hallitsemaan tiimisi aikaa ja lisäämään tuottavuutta.

1. Projektikalenterin kehittäminen. Työntekijöiden tuottavuus.

Projektikalenterin laatiminen ja työntekijöiden suoritusten hallinta liittyvät toisiinsa ja ovat tärkeitä tekijöitä tehtävien onnistuneessa suorittamisessa. Tässä on näiden kahden näkökohdan vaiheet ja suositukset:

1. Hankkeen tavoitteiden ja tavoitteiden määrittely:

• Selvitä projektin lopulliset tavoitteet.
• Jaa tavoitteesi pienempiin tehtäviin.

2. Työntekijöiden tuottavuus / Ajoituksen määritelmä:

• Selvitä kunkin tehtävän määräaikojen yksityiskohdat.
• Harkitse tehtävien välisiä riippuvuuksia.
• Tunnista kriittiset polut.

3. Projektikalenterin kehitys:

• Käytä ammattityökaluja projektiaikataulun luomiseen (esimerkiksi Gantt-kaavio).
• Sisällytä projektin kaikki vaiheet kalenteriin ottaen huomioon määräajat ja riippuvuudet.

4. Työntekijöiden tuottavuus. Resurssien suunnittelu:

• Määritä, mitä resursseja (ihmiset, teknologia, rahoitus) tarvitaan kuhunkin tehtävään.
• Jaa resurssit tasaisesti ja tehokkaasti.

5. Työntekijöiden suoritusten seuranta:

• Aseta selkeät suorituskykyodotukset jokaiselle tehtävälle.
• Tarjoa läpinäkyvyyttä projektin tavoitteista ja kunkin työntekijän roolista.
• Anna palautetta ja tukea.

6. Valvonta ja valvonta:

• Seuraa säännöllisesti projektin edistymistä ja työntekijöiden suorituskykyä.
• Muuta aikataulua ja työsuunnitelmaa tarpeen mukaan.
• Vastaa riskeihin ja ongelmiin välittömästi.

7. Työntekijöiden tuottavuus. Viestintä ja yhteistyö:

• säätää tehokasta viestintää tiimin jäsenten välillä.
• Edistä yhteistyötä ja tiedon jakamista.

8. Työntekijöiden tuki:

• Tarjoa työntekijöille heidän tarvitsemansa resurssit ja koulutus.
• Kiinnitä huomiota heidän hyvinvointiinsa ja motivaatioonsa.

9. Suorituskykyluokitus:

• Suorita säännöllisiä suoritusarviointeja ja analysoi tuloksia.
• Käytä dataa prosessien jatkuvaan parantamiseen.

10. Jatkuva parannus:

• Hyödynnä aikaisempien projektien kokemusta prosessien optimoinnissa.
• Kehitä ja ota käyttöön uusia projekti- ja suoritusjohtamistekniikoita.

Projektien ja työntekijöiden suoritusten tehokas hallinta edellyttää systemaattista lähestymistapaa ja joustavuutta sopeutua muutoksiin ja uusiin olosuhteisiin.

2. Luo luettelo prioriteeteista alkaen eniten aikaa vievistä toiminnoista ja päättyen vähiten.

Kuvittele tämä. Olet kauniisti asettanut päivän tehtävät tiimisi jäsenille. Kaikki on asetettu sinne, jotta he voivat täyttää ja merkitä yksitellen. Kuulostaa hyvältä, eikö? Mutta nyt ongelmana on, että tehtävät vaihtelevat monimutkaisuudeltaan ja pituudeltaan (monimutkaiset tehtävät kestävät todennäköisesti kauemmin). Joten kuinka voit varmistaa, että tiimit suorittavat tehtävät tuottavimmalla ja oikea-aikaisella tavalla?

Voidaan virheellisesti olettaa, että hallittavampien tehtävien suorittaminen ensin avaa oven vaikeammille ja antaa sysäyksen jatkaa työtä. Työntekijöiden tuottavuus

Äskettäisessä tutkimuksessa, jossa tarkasteltiin lääkäreiden tarkkuustasoa verrattuna heidän työkuormitukseensa ja asetettiin etusijalle vähemmän monimutkaisia ​​tapauksia, havaittiin kuitenkin, että helpompien tehtävien priorisoiminen monimutkaisten tehtävien sijaan hyödyttää vain lyhyellä aikavälillä, mutta on huonompaa pitkällä aikavälillä. Mitä voimme oppia tästä?

Johtajina kannusta tiimisi jäseniä ottamaan vastaan ​​haastavampia tehtäviä ensisijaisesti. Miksi? Koska meidän on helpompi kääntää huomiomme pois monimutkaisemmista tehtävistä ja priorisoida helpompia. Se antaa meille onnistumisen tunteen.

3. Mittaa ja seuraa suorituskykyä säännöllisesti.

Säännöllinen suorituskyvyn mittaaminen ja seuranta ovat olennaisia ​​osatekijöitä tehokkaassa projekti- ja henkilöstöjohtamisessa. Tässä on joitain keskeisiä vaiheita tässä asiassa:

1. Keskeisten suorituskykyindikaattoreiden (KPI) määrittäminen:

   • Määritä tärkeimmät mittarit, jotka kuvastavat parhaiten projektisi ja ihmisten suorituskykyä.
   • Nämä KPI:t voivat sisältää tehtävien suorittamisen määräajat, tulosten laadun, budjettiparametrit ja muut.

2. Säännölliset suoritusarvostelut:

   • Suorita säännöllisiä (esim. viikoittaisia ​​tai kuukausittaisia) tehokkuustarkastuksia.
   • Vertaa todellisia tuloksia suunnitelmiin ja odotuksiin.

3. Työntekijöiden tuottavuus. Projektinhallintatyökalujen käyttäminen:

   • Käytä erityisiä projektinhallintatyökaluja edistymisen seuraamiseen.
   • Gantt-kaaviot, tehtävätaulut, ajanseurantajärjestelmät voivat olla hyödyllisiä työkaluja.

4. Palaute ja vuoropuhelu:

   • Pidä säännöllisiä kokouksia keskustellaksesi edistymisestä ja ratkaistaksesi mahdolliset ongelmat.
   • Anna palautetta työntekijöille, jotta he ymmärtävät, kuinka heidän työnsä on linjassa projektin tavoitteiden kanssa.

5. Työntekijöiden tuottavuus. Suunnitelmien korjaus:

   • Jos poikkeat suunnitelmasta, muuta aikataulua ja resursseja.
   • Reagoi negatiivisiin trendeihin ja riskeihin ryhtymällä toimenpiteisiin niiden ehkäisemiseksi tai hallitsemiseksi.

6. Yksilöllinen suoritusarviointi:

   • Kehitä järjestelmiä yksilöllisen suorituskyvyn arviointiin.
   • Harkitse jokaisen työntekijän panosta kokonaistulokseen.

7. Työntekijöiden tuottavuus. Systemaattinen prosessianalyysi:

   • Analysoi työprosessien tehokkuutta.
   • Etsi tapoja optimoida ja parantaa suorituskykyä.

8. Automaation käyttö:

   • Ota käyttöön automaatiotyökaluja tiedonkeruu suorituskyvystä.
   • Tämä voi yksinkertaistaa seurantaa ja analytiikan tarjoamista.

9. Työntekijöiden tuottavuus. Raporttien luominen:

   • Anna säännöllisiä suoritusraportteja johdolle ja projektitiimille.
   • Jaa tulokset ja suunnitelmasi tulevaisuutta varten.

10. Jatkuva parantaminen:

• Käytä suorituskyvyn mittaustietoja prosessien ja käytäntöjen jatkuvaan parantamiseen.

Säännöllinen suorituskyvyn mittaaminen ja seuranta auttaa tunnistamaan ongelmat varhaisessa vaiheessa ja ehkäisemään mahdollisia projektin viivästyksiä.

4. Kiinnitä huomiota yleisiin aikaa vieviin toimiin työpaikalla. Työntekijöiden tuottavuus

Aikaa tuhlaavien toimintojen tunnistaminen voi parantaa tuottavuuttasi. työntekijöitä ja säästää heidän aikaa poistamalla ei-toivotut tehtävät ja häiriötekijät työrutiinistaan. Tässä on joitain tyypillisiä toimintoja, jotka tuhlaavat aikaa työpaikalla:

1. Häiriöitä sisään sosiaaliset verkostot
2. Jatkuva sähköpostien tarkistaminen
3. Ensisijaisten tehtävien puute
4. Laita se pois
5. Tuottamattomia kokouksia
6. Satunnaisia ​​keskusteluja

Satunnaisia ​​keskusteluja ja tuottamattomia tapaamisia lukuun ottamatta kaikkea muuta on suhteellisen helppo hallita. Kyse on vain itsehillinnästä. Mutta tapaamisista ja satunnaisista keskusteluista on vaikea kieltäytyä. Yksinkertainen ratkaisu tuottamattomiin kokouksiin on pitää asiat mahdollisimman yksinkertaisina. Luo esityslista, anna toimintakehotus ja lopeta kokous. Tarjoa tämä neuvo työntekijöillesi, jotka ovat liian kohteliaita kieltäytyäkseen satunnaisista keskusteluista. Tällaisissa tilanteissa työntekijä voi asettaa keskustelun lopetussignaalin, jonka jälkeen kovaa signaalia voidaan käyttää syntipukkina palatakseen töihin.

5. Varo työpaikan tai etätyön väsymystä. Työntekijöiden tuottavuus

Myöhemmin tarkastellaan joitain häiriötekijöitä, jotka voivat aiheuttaa väsymystä. Tässä tarkastellaan, mitä voit tehdä ennakoivasti, jotta työntekijäsi eivät väsy työskennellessään.

On parempi pitää viidestä kymmeneen minuutin tauko jokaista XNUMX-XNUMX minuuttia työskentelyä kohti kuin pitempiä taukoja pitkien työjaksojen jälkeen.

• Lähde ulos: Olitpa toimistossa tai työskentelet kotoa käsin, ulkona viettäminen voi auttaa vähentämään väsymystä. Vielä parempi, jos sää on hyvä. Sinun ei tarvitse opiskella ymmärtääksesi, että koko päivän työpöydän ääressä istuminen on epäterveellistä.
• Järjestä sosiaalisia tapahtumia: Väsymykseen auttaa toimistossa tai Zoomin kautta paikka, jossa työntekijät voivat vain rentoutua ja olla puhumatta töistä vaan olla toistensa seurassa.
• Yksittäiset sisäänkirjautumiset: Vaikka sisäänkirjautuminen voi viedä aikaa, ne osoittavat tiimeillesi, että välität. Tarkista heistä aika ajoin – ei heidän suorituksensa vaan yleisen hyvinvointinsa suhteen.

6. Tunnista ja hallitse erilaisia ​​häiriötekijöitä.

Häiriöiden hallinta on tärkeä osa työntekijöiden pitämisen tuottavina ja tuottavina. Tässä on joitain vaiheita erilaisten häiriötekijöiden tunnistamiseksi ja käsittelemiseksi:

1. Analyysin suorittaminen:

• Suorita analyysi työympäristöstäsi ja prosesseistasi tunnistaaksesi mahdolliset häiriölähteet.
• Kysy työntekijöiltä, ​​mikä estää heitä työssä.

2. Työntekijöiden tuottavuus. Keskeisten häiriötekijöiden tunnistaminen:

• Tunnista tärkeimmät tuottavuuteen vaikuttavat tekijät, kuten ulkopuolinen melu, epämukavat huonekalut, laitteiden puute jne.

3. Häiritsevien taipumusten arviointi:

• Arvioi kuinka usein ja missä työvaiheessa työntekijät altistuvat häiriötekijöille.

4. Työntekijöiden tuottavuus. Työntekijän koulutus:

• Tarjoa koulutusta häiriötekijöiden hallintamenetelmistä, kuten tekniikoista ajanhallinta ja концентрации.

5. Työympäristösäännöstö:

• Luo esimerkiksi mukavat työolosuhteet, anna työntekijöiden käyttää melua vaimentavat kuulokkeet.

6. Teknologian hallinta:

• Harkitse työkalujen ja sovellusten käyttöä häiritsevien ilmoitusten estämiseen tai ajan hallintaan, kuten Pomodoro-tekniikkaa.

7. Työntekijöiden tuottavuus.  Rajojen asettaminen:

• Aseta selkeät rajat henkilökohtaisen ja työelämäsi välille.
• Kannusta työntekijöitä lepäämään ja latautumaan.

8. Tehtävien hallinta:

• Jaa tehtävät pienempiin, hallittaviin osiin vähentääksesi ylikuormituksen tunnetta.

9. Säännöllisten taukojen pitäminen:

• Kannusta työntekijöitä pitämään lyhyitä taukoja stressin lievittämiseksi ja keskittymisen palauttamiseksi.

10. Työntekijöiden tuottavuus. Palaute ja tuki:

• Keskustele säännöllisesti työntekijöiden kanssa siitä, kuinka he selviävät häiriötekijöistä ja tarjoavat tarvitsemaansa tukea.

11. Tehtävienhallintaohjelmiston käyttäminen:

• Käytä ohjelmia tehtävien hallinta ja hankkeita työprosessin tehostamiseksi.

12. Tottumuksen muodostuminen:

• Kannusta positiivisten työtottumusten kehittymistä, kuten säännöllisen työaikataulun asettamista ja tehtävien järjestystä.

13. Työntekijöiden tuottavuus. Jatkuva oppiminen ja sopeutuminen:

• Seuraa, kuinka työympäristöjen ja -olosuhteiden muutokset vaikuttavat työntekijöiden häiriötekijöihin, ja mukauta johtamisstrategioita sen mukaisesti.

Häiriöongelman ratkaiseminen edellyttää systemaattista lähestymistapaa ja jatkuvaa huomioimista työntekijöiden ja työympäristön tarpeisiin.

Ajanhallintatyökalujen käyttö. Työntekijöiden tuottavuus

Millä työkaluilla voit mitata työntekijöiden aikaa? Sukellaan kahteen suosittuun ajanhallintatyökaluun.

1. Aika tohtori

Aika tohtorir antaa sinun mukauttaa ja järjestää kaikki päivittäiset tehtäväsi ja seurata kuhunkin tehtävään käytettyä aikaa reaaliajassa.

Aikaseuranta voidaan määrittää työllesi kokonaisuutena tai tietyille tehtäville (jotka lisäävät kaikkiin tehtäviin käytettyä kokonaisaikaa).

Yksi tämän työkalun parhaista ominaisuuksista on, että se lopettaa seurannan, kun järjestelmässäsi ei ole toimintaa tietyn ajan. Tämä ominaisuus voidaan aktivoida aikasiirtymäsi mukaan.

Päivän päätteeksi se lähettää sinulle yhteenvedon kunkin tehtävän ajankäytöstäsi.

2. Ota käyttöön Seuraa työntekijöiden tuottavuutta

Raita päälle/pois on kätevä ajanhallintatyökalu, jota voidaan käyttää kaikilla laitteillasi. Aikaasi voidaan seurata ja synkronoida useiden laitteiden välillä.

Tämän sovelluksen muutama hieno ominaisuus on, että se luo raportit CSV- ja PDF-muodoissa ja lähettää sinulle sähköpostimuistutuksia tavoitteista.

Johtopäätös

Jotkut tässä artikkelissa mainituista asioista eivät suoraan vaikuta työntekijöiden tuottavuuteen, mutta vaikuttavat varmasti niiden kokonaisaikaa ja tehokkuutta tehdä työtä. Työntekijöiden tuottavuus

Hyvin organisoidut tehtävät ja resurssit säästävät aikaa ja mahdollistavat työntekijöiden tuottavuuden. Kannusta työntekijöitäsi priorisoimaan tehtävänsä vaikeimmista helpoimpaan parhaan tuottavuuden saavuttamiseksi. Käytä aikaa seurataksesi heidän edistymistään säännöllisesti ja katso, missä he tarvitsevat apua. Esitä samalla heille avainkohdat, jotta he muistavat tiedot paremmin. Ryhdy toimenpiteisiin estääksesi työntekijöitäsi ylityöllistymästä ja palamasta loppuun. Sitouta tiimisi positiivisella vahvistuksella varmistaaksesi, että he suorittavat tehtävänsä ajallaan. Käytä lopuksi ajanmittaustyökaluja kerätäksesi tietoja tiimisi suorituskyvystä, jotta voit tehdä parempia päätöksiä parantaaksesi heidän tuottavuuttaan.

Kun teet näitä työntekijöiden ajan ja tuottavuuden mittaamiseksi, varmista, että olet johdonmukainen sen kanssa, millä palkitset heidät. Parempi näyttää esimerkkiä.