Organisation du projet - Définition, types et diagramme

L'organisation de projet est le processus de planification, de coordination et de gestion des ressources pour atteindre des objectifs spécifiés dans un délai et un budget spécifiés. Un projet est une entreprise temporaire qui a un résultat ou un produit unique qui est différent de la routine des opérations quotidiennes de l'organisation.

Il existe trois domaines de responsabilité et de compétence dans l'organisation du projet.

Gestion de projet - il se voit confier la partie gestion du projet
Équipe de projet - L'équipe de projet se voit attribuer un aspect de la mise en œuvre du projet
Le comité de projet est l'organe décisionnel chargé du succès du projet et qui prend des décisions importantes, telles que celle de savoir si le projet doit être annulé ou poursuivi.

Structure organisationnelle Le projet dépend de plusieurs facteurs tels que le type et le style de l'organisation, la hiérarchie et le flux de travail.

Voici quelques-uns des types d’organisation de projet les plus courants :

1. Organisation fonctionnelle. Organisation du projet

C'est l'une des structures organisationnelles les plus courantes. L'entreprise est divisée en plusieurs départements et des personnes ayant des compétences et un savoir-faire similaires sont regroupées. Le chef de projet et d'autres ressources travaillent dans le même service, par exemple le marketing, les ventes, comptabilité etc.

Les avantages d’une structure fonctionnelle sont :

C'est mieux pour les petits projets et les petites équipes, car la fonctionnalité peut obtenir un contrôle complet sur les membres de l'équipe et d'autres ressources.
Les membres sont faciles à motiver car ils sont peu nombreux
L’accès aux experts est facile car ils sont dans le même domaine fonctionnel.
Il est facile de rassembler toutes les personnes impliquées dans le projet et de discuter du problème concerné.
Les employés sont disposés à travailler sur de tels projets car cela leur donne l'opportunité dont ils ont besoin pour aller de l'avant.
L’équipe étant petite, il est possible de limiter les moyens de communication du projet.

Les inconvénients de la structure fonctionnelle sont les suivants :

Il n'est pas facile d'accéder à des personnes extérieures à votre unité fonctionnelle
Les employés sont fidèles à leur chef d'équipe au lieu de travailler sur un projet
Difficulté à maintenir une orientation stratégique

2. Conception.

Ici, le chef de projet a l'entière responsabilité de chaque projet. Il a un emploi à temps plein avec toute l'équipe et contrôle le budget pour sa bonne réalisation. Il rend compte au comité de direction du projet et au sponsor du projet. Organisation du projet

Les avantages d’une structure organisationnelle basée sur des projets sont les suivants :

Contrôle total sur l'équipe
Fort sentiment d'identité au sein de l'équipe, se traduisant par une culture d'équipe dominante
Conflit minimal, car chaque participant travaille pour atteindre les buts et objectifs du projet
Planifier votre travail est facile
Disponibilité facile des ressources
Améliore le leadership technique ainsi que les compétences en gestion de projet

Les inconvénients de la structure organisationnelle du projet sont les suivants :

C'est un engagement coûteux
C'est difficile pour les salariés revenez s'ils sont licenciés de leur travail
Dans certains cas, clôturer un projet signifie perdre son emploi

3. Matrice. Organiser un projet

Une structure organisationnelle matricielle de projet est créée en intégrant à la fois l’organisation du projet et l’organisation fonctionnelle. Il existe deux structures : horizontale et verticale, afin qu'un collaborateur puisse travailler à la fois sur un projet et dans un groupe fonctionnel.

Il existe trois types de matrice d'organisation

Matrice forte - le chef de projet dispose d'une équipe à temps plein et a guide complet et le contrôle de l'équipe et du projet
Une matrice faible est plus proche d'une structure fonctionnelle et le chef de projet a moins d'options. Il a une équipe à temps partiel et un contrôle budgétaire
Matrice équilibrée - le chef de projet dispose d'un niveau d'autorité moyen et d'une équipe à temps partiel. Lui et le responsable fonctionnel gèrent le budget

Les avantages d’une organisation matricielle sont :

Les ressources sont utilisées efficacement
Les ressources peuvent être facilement déplacées entre différents projets
Les individus, ainsi que les membres de l’équipe, sont réactifs par nature

Les inconvénients d’une organisation matricielle sont les suivants :

La plupart du temps, vous rencontrerez des conflits entre les projets en raison des ressources.
On confie aux gens des priorités contradictoires et différentes, ce qui peut créer de la confusion.

Certains autres types d’organisation de projet sont les suivants :

Organisation simple ou organique est la structure organisationnelle de projet la plus simple, qui comprend des entités commerciales avec un seul propriétaire, ainsi que des indépendants. Le rôle de chef de projet est généralement exercé par le propriétaire ou le spécialiste chargé de gérer le processus de travail. Organisation du projet
Organisation diversifiée. Dans ce type de structure organisationnelle, il existe de nombreuses unités fonctionnelles indépendantes les unes des autres. Les unités incluent des personnes avec différents compétences et savoir-faire, qui sont unis par une thématique commune, qui peut être une localisation géographique ou un projet similaire. Toutes les divisions disposent de leurs propres ressources pour un fonctionnement autonome.
Organisation virtuelle — Dans une structure organisationnelle virtuelle, l'organisation maintient son activité principale et tente d'externaliser d'autres processus. L'organisation centrale est liée à diverses organisations externes pour gérer l'entreprise avec succès. Le chef de projet dans ces organisations dispose d’une autorité de niveau moyen à bas et d’une autorité de contrôle budgétaire mixte.

Comment établir un schéma d'organisation de projet ?

Un organigramme du projet permet de définir les rôles et responsabilités de l'équipe, ainsi que les besoins en formation, la manière dont les ressources seront allouées et la manière dont les parties prenantes seront impliquées. Les étapes nécessaires sont les suivantes :

1. Déterminez le personnel. Organisation du projet

La première étape du processus consiste à identifier les personnes associées à la portée du projet et capable ont un fort impact sur le projet. Il s’agit généralement d’employés clés qui influencent les spécialistes du marketing, les chefs de service, le personnel commercial, le personnel d’assistance, les consultants et même le personnel informatique.

2. Construire une équipe de direction

Deuxième étape — créer une équipe viable qui sera responsable du projet et surveillera sa réussite. L'équipe comprendra le client ou les sponsors du projet, et dans certains cas des experts, qui offriront conseils et assistance tout au long du projet.

3. Désignez des coordinateurs de projet. Organisation du projet

La troisième étape implique la nomination de coordinateurs de projet qui seront des managers de niveau intermédiaire et inférieur. Leurs responsabilités incluront l'exécution de tâches à ce niveau et la coordination des tâches de l'équipe. Il peut y avoir de nombreux coordinateurs de projet dans une organisation de projet, mais dans la plupart des cas, vous en trouverez au moins trois pour gérer les aspects de communication, techniques et de planification.

4. Identifiez vos parties prenantes

Identifiez les principales parties prenantes et essayez les attirer au développement de projets.

5. Déterminez les exigences en matière de formation. Organisation du projet

Dans certains cas l'équipe peut efficacement faire face à la tâche. Contrairement à d’autres, ils n’ont pas les outils, les compétences et les connaissances nécessaires pour gérer les subtilités du projet. Déterminer les besoins en formation et les offrir aux membres qui en ont besoin. Le coordonnateur de projet est responsable de gérer le groupe de travail et de fournir la formation nécessaire à l'employé.

6. Créer un organigramme du projet

La dernière étape est l'élaboration d'un organigramme du projet. Passez en revue les étapes que vous avez déjà suivies et réfléchissez à la manière dont les personnes participant au projet se coordonneront et collaboreront pour créer le diagramme parfait.

Regardez attentivement afin de pouvoir déterminer leur relation et les responsabilités qui doivent être assignées. Énumérez les décideurs qui joueront un rôle de premier plan et écrivez leur rôle, leurs responsabilités et leur mission à proximité pour avoir une idée claire. Définissez des rôles de connexion et définissez un canal de communication et de reporting si vous décidez de créer un organigramme de projet utile

Nomenclature (BOM) – Définition, exemple, types et avantages