Productivité des employés. Un guide du leader sur la mesure du temps et la productivité

La productivité des employés est une mesure de l'efficience et de l'efficacité de leur travail dans l'environnement de travail. La gestion des performances joue un rôle clé dans la réalisation des objectifs organisationnels. Voici quelques facteurs qui peuvent affecter la productivité des employés :

1. Motivation: Les employés motivés sont généralement plus productifs. La motivation peut être liée aux récompenses, à la reconnaissance, aux tâches intéressantes et à d’autres facteurs.
2. Des objectifs et des attentes clairs : Lorsque les employés comprennent leurs objectifs et leurs attentes, il leur est plus facile de s’y retrouver et d’obtenir des résultats.
3. Éducation et développement : Offrir aux employés des opportunités de formation et de développement professionnel peut améliorer leurs compétences et donc leur productivité.
4. Conseils efficaces : Les dirigeants qui ont compétences d'efficacité les managers peuvent inspirer et guider leurs subordonnés, contribuant ainsi à accroître la productivité.
5. La communication: Une bonne communication au sein d'une organisation favorise la compréhension des tâches, réduit le risque d'erreurs et aide à éliminer les obstacles à l'accomplissement des tâches.
6. Environnement de travail: Un espace de travail confortable et favorable peut avoir un impact positif sur le bien-être physique et émotionnel des employés.
7. Technologies et outils : L’utilisation d’une technologie moderne et d’outils efficaces peut améliorer votre flux de travail et augmenter votre productivité.
8. L'équilibre travail-vie: Les employés qui parviennent à maintenir un équilibre entre travail et vie privée sont souvent plus efficaces et moins stressés.
9. Évaluation et commentaires : L'évaluation régulière des performances et la fourniture de commentaires constructifs aident les employés à comprendre leurs points forts et leurs points à améliorer.

Une gestion des performances réussie nécessite une approche globale qui prend en compte divers aspects du processus de travail et les caractéristiques individuelles des employés.

Maintenant que nous avons pris pied, examinons quelques outils et techniques qui vous apprendront à gérer le temps de votre équipe et à augmenter la productivité.

1. Élaboration d'un calendrier de projet. Productivité des employés.

L'élaboration d'un calendrier de projet et la gestion des performances des employés sont étroitement liées et constituent des éléments importants pour mener à bien les tâches. Voici les étapes et recommandations pour ces deux aspects :

1. Définition des buts et objectifs du projet :

• Découvrez les objectifs finaux du projet.
• Divisez vos objectifs en tâches plus petites.

2. Productivité des employés / Définition du timing :

• Déterminez les détails des délais pour chaque tâche.
• Tenez compte des dépendances entre les tâches.
• Identifiez les chemins critiques.

3. Élaboration du calendrier du projet :

• Utilisez des outils professionnels pour créer un calendrier de projet (par exemple, un diagramme de Gantt).
• Incluez toutes les étapes du projet dans le calendrier, en tenant compte des délais et des dépendances.

4. Productivité des employés. La planification des ressources:

• Déterminez les ressources (humaines, technologiques, financières) nécessaires pour chaque tâche.
• Répartissez les ressources de manière équitable et efficace.

5. Suivi des performances des employés :

• Définissez des attentes de performance claires pour chaque tâche.
• Assurer la transparence sur les objectifs du projet et le rôle de chaque employé.
• Fournir des commentaires et du soutien.

6. Monitorage et contrôle:

• Suivez régulièrement l’avancement du projet et les performances des employés.
• Apporter les ajustements nécessaires au calendrier et au plan de travail.
• Répondez immédiatement aux risques et aux problèmes.

7. Productivité des employés. Communication et collaboration :

• Fournir communication efficace entre les membres de l’équipe.
• Promouvoir la collaboration et le partage d’informations.

8. Soutien aux employés :

• Fournir aux employés les ressources et la formation dont ils ont besoin.
• Soyez attentif à leur bien-être et à leur motivation.

9. Évaluation des performances :

• Effectuer des évaluations régulières des performances et analyser les résultats.
• Utilisez les données pour améliorer continuellement les processus.

10. Amélioration constante :

• Appliquer l'expérience des projets précédents pour optimiser les processus.
• Développer et mettre en œuvre de nouvelles techniques de gestion de projet et de performance.

Gérer efficacement les performances des projets et des employés nécessite une approche systématique et une flexibilité pour s'adapter aux changements et aux nouvelles conditions.

2. Créez une liste de priorités, en commençant par les activités qui prennent le plus de temps et en terminant par celles qui en demandent le moins.

Imagine ça. Vous avez magnifiquement défini les tâches de la journée pour les membres de votre équipe. Tout y est disposé pour qu'ils puissent le remplir et le noter un par un. Ça a l’air bien, non ? Mais le problème est désormais que les tâches varient en complexité et en durée (les tâches complexes sont susceptibles de prendre plus de temps). Alors, comment pouvez-vous garantir que les équipes accomplissent leurs tâches de la manière la plus productive et la plus rapide ?

On pourrait croire à tort que faire d’abord des tâches plus faciles à gérer ouvrira la porte à des tâches plus difficiles et vous donnera l’impulsion nécessaire pour continuer à travailler. Productivité des employés

Cependant, une étude récente qui a examiné les niveaux d'acuité des médecins par rapport à leur charge de travail et a donné la priorité aux cas moins complexes a révélé que donner la priorité aux tâches plus faciles par rapport aux tâches complexes ne présente que des avantages à court terme, mais est pire à long terme. Que pouvons-nous en tirer ?

En tant que managers, encouragez les membres de votre équipe à assumer en priorité des tâches plus difficiles. Pourquoi? Parce qu’il est plus facile pour nous de nous distraire des tâches plus complexes et de donner la priorité aux plus faciles. Cela nous donne un sentiment d’accomplissement.

3. Mesurez et suivez régulièrement les performances.

La mesure et le suivi réguliers des performances sont des éléments essentiels d’une gestion efficace des projets et des employés. Voici quelques étapes clés à ce sujet :

1. Établir des indicateurs clés de performance (KPI) :

   • Déterminez les indicateurs clés qui reflètent le mieux les performances de votre projet et de vos collaborateurs.
   • Ces KPI peuvent inclure les délais d'exécution des tâches, la qualité des résultats, les paramètres budgétaires, etc.

2. Évaluations régulières des performances :

   • Effectuer des évaluations de performances régulières (par exemple hebdomadaires ou mensuelles).
   • Comparez les résultats réels avec les plans et les attentes.

3. Productivité des employés. Utilisation des outils de gestion de projet :

   • Utilisez des outils de gestion de projet dédiés pour suivre les progrès.
   • Les diagrammes de Gantt, les tableaux de tâches et les systèmes de suivi du temps peuvent être outils utiles.

4. Commentaires et dialogue :

   • Organisez des réunions régulières pour discuter des progrès et résoudre les problèmes potentiels.
   • Fournissez des commentaires aux employés afin qu’ils comprennent comment leur travail s’aligne sur les objectifs du projet.

5. Productivité des employés. Correction des Plans :

   • En cas d'écarts par rapport au plan, ajustez le calendrier et les ressources.
   • Répondez aux tendances et aux risques négatifs en prenant des mesures pour les prévenir ou les gérer.

6. Évaluation des performances individuelles :

   • Développer des systèmes d’évaluation des performances individuelles.
   • Considérez la contribution de chaque employé au résultat global.

7. Productivité des employés. Analyse systématique des processus :

   • Analyser l'efficacité des processus de travail.
   • Recherchez des moyens d’optimiser et d’améliorer les performances.

8. Utilisation de l'automatisation :

   • Mettre en œuvre des outils d'automatisation pour collecte de données sur les performances.
   • Cela peut simplifier le processus de suivi et de fourniture d’analyses.

9. Productivité des employés. Génération de rapports :

   • Fournir des rapports de performance réguliers à la direction et à l'équipe de projet.
   • Partagez vos résultats et vos projets pour l’avenir.

10. Amélioration continue:

• Utiliser les données de mesure des performances pour améliorer continuellement les processus et les pratiques.

La mesure et le suivi réguliers des performances permettent d’identifier rapidement les problèmes et d’éviter d’éventuels retards dans les projets.

4. Faites attention aux activités courantes qui font perdre du temps sur le lieu de travail. Productivité des employés

Identifier les activités qui font perdre du temps peut améliorer votre productivité. employés et gagner du temps en éliminant les tâches indésirables et les distractions de leur routine de travail. Voici quelques activités typiques qui font perdre du temps sur le lieu de travail :

1. Distractions dans réseaux sociaux
2. Vérifier constamment ses e-mails
3. Manque de tâches prioritaires
4. Remettez-le simplement
5. Des réunions improductives
6. Conversations aléatoires

À l’exception des conversations aléatoires et des réunions improductives, tout le reste est relativement facile à contrôler. C'est juste une question de maîtrise de soi. Mais il est difficile de refuser les réunions et les conversations informelles. Une solution simple aux réunions improductives consiste à garder les choses aussi simples que possible. Créez un ordre du jour, donnez un CTA et terminez la réunion. Offrez ce conseil à vos employés trop polis pour refuser des conversations informelles. Dans de telles situations, l'employé peut définir un signal de fin de conversation, après quoi le signal fort peut être utilisé comme bouc émissaire pour retourner au travail.

5. Méfiez-vous de la fatigue au travail ou au travail à distance. Productivité des employés

Plus tard, nous examinerons quelques distractions qui peuvent causer de la fatigue. Nous examinerons ici ce que vous pouvez faire de manière proactive pour empêcher vos employés de se fatiguer pendant leur travail.

Il est préférable de faire une pause de cinq à dix minutes toutes les cinquante à soixante minutes de travail plutôt que de prendre des pauses plus longues après de longues périodes de travail.

• Sortez : que vous soyez au bureau ou que vous travailliez à domicile, passer du temps à l'extérieur peut aider à réduire la fatigue. Ce sera encore mieux s'il fait beau. Vous n'avez pas besoin d'étudier pour comprendre que rester assis à un bureau toute la journée n'est pas sain.
• Organisez des événements sociaux : Au bureau ou via Zoom, avoir un endroit où vos employés peuvent simplement se détendre et ne pas parler de travail mais être en compagnie les uns des autres aide à réduire la fatigue.
• Enregistrements individuels : même si les enregistrements peuvent prendre du temps, ils montrent à vos équipes que vous vous souciez de vous. Vérifiez-les de temps en temps, non pas sur leurs performances, mais sur leur bien-être général.

6. Identifiez et gérez les différentes sources de distraction.

La gestion des distractions est un élément important pour maintenir la productivité et la productivité des employés. Voici quelques étapes pour identifier et gérer diverses sources de distraction :

1. Réalisation de l'analyse :

• Effectuez une analyse de votre environnement de travail et de vos processus pour identifier les sources potentielles de distraction.
• Demandez aux employés ce qui les gêne au travail.

2. Productivité des employés. Identifier les principales distractions :

• Identifiez les principaux facteurs pouvant affecter la productivité, tels que les bruits parasites, les meubles inconfortables, le manque d’équipement, etc.

3. Évaluation des tendances distrayantes :

• Évaluez à quelle fréquence et à quelle étape du travail les employés sont exposés à des distractions.

4. Productivité des employés. Entrainement d'employé:

• Fournir une formation sur les méthodes de gestion des distractions, telles que les techniques gestion du temps et la concentration.

5. Règlement sur l’environnement de travail :

• Créer des conditions de travail confortables, par exemple permettre aux employés d'utiliser casque à réduction de bruit.

6. Gestion de la technologie:

• Pensez à utiliser des outils et des applications pour bloquer les notifications gênantes ou gérer le temps, comme la technique Pomodoro.

7. Productivité des employés.  Fixer des limites :

• Fixez des limites claires entre votre vie personnelle et professionnelle.
• Encouragez les employés à prendre du temps pour se reposer et se ressourcer.

8. Gestion des tâches:

• Divisez les tâches en morceaux plus petits et gérables pour réduire le sentiment de dépassement.

9. Prendre des pauses régulières :

• Encouragez les employés à prendre de courtes pauses pour évacuer le stress et se concentrer.

10. Productivité des employés. Commentaires et assistance :

• Discutez régulièrement avec les employés de la manière dont ils gèrent les distractions et fournissez le soutien dont ils ont besoin.

11. Utilisation d'un logiciel de gestion des tâches :

• Utiliser des programmes pour gestion des tâches et des projets pour une organisation plus efficace du processus de travail.

12. La formation des habitudes:

• Encouragez le développement d’habitudes de travail positives, comme l’établissement d’un horaire de travail régulier et l’ordonnancement des tâches.

13. Productivité des employés. Apprentissage constant et adaptation :

• Surveillez la façon dont les changements dans les environnements et les conditions de travail affectent la distraction des employés et adaptez les stratégies de gestion en conséquence.

Aborder le problème de la distraction nécessite une approche systématique et une attention constante aux besoins des employés et de l’environnement de travail.

Utiliser des outils de gestion du temps. Productivité des employés

Alors, quels outils pouvez-vous utiliser pour mesurer le temps de vos collaborateurs ? Examinons deux outils de gestion du temps populaires.

1. Médecin du temps

Docteur du tempsr vous permet de personnaliser et d'organiser toutes vos tâches quotidiennes, en suivant le temps passé sur chaque tâche en temps réel.

Le suivi du temps peut être configuré pour votre travail dans son ensemble ou pour des tâches spécifiques (qui s'ajoutent au temps total consacré à toutes les tâches).

L'une des meilleures caractéristiques de cet outil est qu'il arrête le suivi lorsqu'il n'y a aucune activité sur votre système pendant un certain temps. Cette fonctionnalité peut être activée en fonction de votre décalage horaire.

En fin de journée, il vous envoie une synthèse de votre gestion du temps pour chaque tâche.

2. Basculez le suivi de la productivité des employés

Basculer la piste est un outil pratique de gestion du temps qui peut être exécuté sur tous vos appareils. Votre temps peut être suivi et synchronisé sur plusieurs appareils.

Quelques fonctionnalités intéressantes de cette application sont qu'elle génère vos rapports aux formats CSV et PDF et vous envoie des rappels par e-mail pour vos objectifs.

Conclusion

Certaines des choses mentionnées dans cet article n'affectent pas directement la productivité des employés, mais affecteront certainement leur temps global et leur efficacité travail. Productivité des employés

Des tâches et des ressources bien organisées permettront de gagner du temps et permettront aux employés d'être plus productifs. Encouragez vos employés à prioriser leurs tâches de la plus difficile à la plus facile pour une productivité maximale. Prenez le temps de suivre régulièrement leurs progrès et de voir où ils ont besoin d’aide. Ce faisant, présentez-leur les points clés afin qu’ils puissent mieux mémoriser les informations. Prenez des mesures pour éviter que vos employés ne soient surmenés et ne s’épuisent. Engagez vos équipes avec le renforcement positif pour vous assurer qu'elles terminent leurs tâches à temps. Enfin, utilisez des outils de mesure du temps pour collecter des données sur les performances de vos équipes afin de pouvoir prendre de meilleures décisions pour améliorer leur productivité.

Lorsque vous effectuez ces mesures pour mesurer le temps et la productivité des employés, assurez-vous d'être cohérent avec ce avec quoi vous les récompensez. Il vaut mieux donner l'exemple.