Contabilidade de caixa - definición, exemplo, pros e contras

A contabilidade de caixa é o proceso de contabilización do efectivo recibido e gastado por unha organización no curso das súas actividades. A contabilidade de caixa rexistra todas as transaccións que impliquen efectivo, incluíndo recibos, gastos e saldos.

A contabilidade de caixa é un dos elementos máis importantes da contabilidade e é obrigatoria para todas as organizacións que traballan con efectivo. Permítelle avaliar a situación financeira actual da organización, controlar os fluxos de caixa e identificar posibles infraccións e erros.

Que é a contabilidade de caixa?

Definición: A contabilidade de caixa é un método contabilidade contabilidade ou contabilidade na que se rexistran os recibos de pagamento no período no que se perciben e os gastos se rexistran no período en que se efectúen efectivamente.

Elementos básicos da contabilidade de caixa:

1. Recibo de efectivo: Rexistro de todos os recibos de diñeiro na caixa, xa sexa desde vendas de mercadorías, prestación de servizos, obtención de préstamos, etc.
2. Consumo en efectivo: Reflexión de todos os gastos realizados en efectivo, como pagar facturas, comprar bens e servizos, pagar salarios, etc.
3. Control de equilibrio: Seguimento constante do saldo de caixa na caixa rexistradora para evitar escaseza ou exceso de dispoñibilidade.
4. Descrición: Elaboración de informes de transaccións en efectivo para a súa xestión interna e presentación ás autoridades fiscais.
5. Documentación: Acompañando cada transacción con documentos relevantes, como pedidos en efectivo, cheques, recibos e outros.
6. Control sobre as transaccións en efectivo: Implantación de controis internos para evitar fraudes e erros.

A contabilidade de caixa é unha parte importante da xestión financeira dunha organización e axuda a garantir a transparencia e a precisión no seguimento. fluxos de caixa.

Exemplo de contabilidade de caixa

Vexamos un exemplo de contabilidade de caixa para unha pequena tenda. Digamos que esta é unha tenda de barrio.

1. Recibo de efectivo:

• 1 de novembro: Venda de bens en efectivo por valor de 10 Hryvnia.
• 3 de novembro: volta mercadorías por parte do cliente, reembolso de 2 Hryvnia.

2. Consumo en efectivo:

• 2 de novembro: Compra de bens dun provedor en diñeiro 5 Hryvnia.
• 4 de novembro: pago do aluguer da tenda en efectivo: 3 Hryvnia.

3. Control de equilibrio:

• Saldo de caixa inicial o 1 de novembro: 0 Hryvnia.
• O saldo final na caixa do 4 de novembro: 10 Hryvnia (saldo inicial + recibos - gastos).

4. Informes:

• Elaboración dun informe sobre transaccións en efectivo para novembro, incluíndo saldos de apertura e peche, recibos e gastos.

5. Documentación:

• Pedido en efectivo para cada transacción (venda, devolución, compra, pago do aluguer).
• Recibos e recibos de cada transacción.

6. Control sobre as transaccións en efectivo:

• Introducir regras para comprobar as transaccións en efectivo para evitar erros e fraudes.

Este é un exemplo sinxelo, e na vida real pode haber transaccións máis complexas e consideracións adicionais, como os impostos, que tamén se deben ter en conta á hora de manter os rexistros de caixa.

Quen usa a contabilidade de caixa?

Hai unha serie de propietarios pequena empresa, así como os profesionais autónomos que optan pola contabilidade de caixa en lugar da contabilidade de devengo porque é, na súa maioría, o método contable menos complexo. Tamén dá unha visión xeral rápida de canto cartos dos negocios realmente en stock, o que é un indicador importante para calquera empresa. Aínda que unha serie de novos negocios ou empresas poden usar o método de contabilidade de caixa, non é adecuado para todos. Moitas pequenas empresas que levan inventario poden ter que utilizar a base de acumulación para manter contabilidade, xa que isto axudaralles a realizar un seguimento dos cambios no inventario. Algunhas outras empresas que ofrecen os seus servizos a crédito deberían utilizar ademais o método de acumulación.

 

Como funciona a contabilidade de caixa en acción

As empresas que elixen o método de contabilidade de caixa rexistran os seus ingresos ou ingresos nos seus libros cando reciben efectivo e non prestan atención a cando se realiza o servizo. Os gastos tamén funcionan de forma similar e as empresas rexistrarán os gastos nos seus libros cando realizan un pago e prestan atención a cando obteñen beneficios co pago.

Problemas coa contabilidade de caixa

Os problemas de contabilidade de caixa poden incluír varios aspectos que abranguen a organización, os procesos e a documentación. Aquí están algúns dos problemas comúns:

1. Incumprimento da lexislación:
   • A aplicación inadecuada das leis e regulamentos de contabilidade de caixa pode provocar multas e problemas fiscais.
2. Documentación insuficiente:
   • A falta de pedidos de efectivo, cheques e recibos preparados correctamente pode complicar a verificación e crear problemas de auditoría.
3. Erros contables:
   • Os importes incorrectos rexistrados, as transaccións perdidas ou as transaccións en efectivo incorrectas poden sesgar o rendemento financeiro dunha empresa.
4. Procesos ineficaces:
   • Os procesos de entrada e retirada de efectivo desordenados ou non optimizados poden causar atrasos e crear riscos de seguridade.
5. Falta de control interno:
   • Os controis de acceso deficientes e as precaucións de seguranza poden fomentar a fraude.
6. Sistema de almacenamento de información insatisfactorio:
   • A falta dun sistema eficaz de almacenamento de documentos en efectivo pode crear problemas de recuperación e auditoría.
7. Problemas de seguridade:
   • As medidas de seguridade insuficientes, como a falta de cámaras de vixilancia ou sistemas de control de acceso débiles, poden xerar riscos de roubo ou perda de efectivo.
8. Falta de formación do persoal:
   • A falla dos empregados para manter os rexistros de caixa correctamente debido á formación insuficiente pode provocar erros.

Abordar estes problemas normalmente implica a implementación de procesos contables eficaces, a formación do persoal, o cumprimento da lexislación e a mellora dos sistemas de control e seguridade.

Limitacións contables de caixa

Agora está claro que unha limitación fundamental da contabilidade de caixa é que pode non dar unha imaxe precisa dos pasivos que se incorreron pero aínda non pagados, co obxectivo de que o negocio poida parecer, en todas as contas, en declive. a situación é mellor do que realmente é. Por outra banda, o método de contabilidade de caixa implica ademais que unha empresa que completou recentemente un traballo enorme e está agardando o pago pode parecer menos exitosa do que realmente ten, xa que utilizou materiais e man de obra para as tarefas, pero aínda así. non recibiu o pago.

Así, este método de contabilidade pode esaxerar ou subestimar a saúde dunha empresa se os cobros ou os pagos son particularmente altos ou baixos nun período en comparación con outro. Ademais disto, tamén pode enfrontarse a algunhas consecuencias fiscais posiblemente negativas para as empresas que elixen o método de contabilidade de caixa.

Diferenzas entre o método de caixa e o método de devengo

A contabilidade de caixa é sinxela e fácil de xestionar, o que lle permite ter máis tempo para xestionar o seu negocio. Para unha startup ou pequena empresa A contabilidade de caixa adoita producir os mellores resultados. Pero a medida que as empresas crecen e se fan máis grandes, a contabilidade de devengo adoita ser máis efectiva porque rexistra os ingresos e os gastos nos períodos nos que se incorren, independentemente de que o efectivo cambiou de mans mentres tanto.

A contabilidade de acumulación tamén ten en conta o seguimento do inventario xunto coas contas por cobrar e por pagar. Así, a contabilidade de devengo pode proporcionar unha imaxe máis precisa da saúde financeira dunha empresa. Por outra banda, a contabilidade de devengo adoita ser tediosa, lenta e difícil de entender en comparación coa contabilidade de caixa. Do mesmo xeito, pode ser máis difícil saber canto diñeiro ten a man unha empresa.

Elixir entre contabilidade de caixa e contabilidade de devengo

Ademais, se selecciona Contabilidade de caixa para ingresos, tamén terá que seleccionalo para Gastos. Varios outros factores poden entrar en xogo á hora de decidir entre os métodos de contabilidade de efectivo e de devengo, así que vexamos tamén eses: Dado que as empresas que utilizan a contabilidade de caixa non rexistran ingresos ata que reciben efectivo, non terán que pagar impostos sobre as vendas. que aínda non recibiron o pago. A finais de ano, terán a oportunidade de acelerar determinados gastos para reducir os seus ingresos netos e reducir os impostos que deberán pagar.

Varios bancos, acredores e investidores requiren que as organizacións ou empresas coas que están asociados usen a estratexia de contabilidade de devengo. Se unha empresa non está actualmente a buscar financiamento externo pero pode necesitar financiamento no futuro, debe escoller a contabilidade de devengo desde o principio.

En resumo, en conclusión, o principal factor á hora de decidir que método de contabilidade elixir é que método se adapta mellor ás súas operacións e obxectivos comerciais.

Pros e contras da contabilidade de caixa

1. Vantaxes da contabilidade de caixa

Manter rexistros de caixa proporciona unha serie de beneficios empresariais. Aquí están algúns deles:

1. Cumpridor da lei:
   • Cumprimento dos requisitos legais en materia fiscal e contable, o que evita posibles multas e problemas coa Administración tributaria.
2. Transparencia financeira:
   • A contabilidade de caixa proporciona un reflexo preciso e transparente das transaccións financeiras, o que simplifica a análise da situación financeira da empresa.
3. Contabilidade de caixa:
   • O control de caixa evita perdas e fraudes e garante a precisión dos datos contables.
4. Auditoría e verificación:
   • A contabilidade de caixa organizada facilita a auditoría e inspección por parte das autoridades fiscais ou das inspeccións financeiras.
5. Prevención da fraude:
   • O rexistro sistemático das transaccións en efectivo axuda a identificar e previr a actividade fraudulenta dentro da empresa.
6. Eficiencia da xestión:
   • Os datos actualizados sobre transaccións en efectivo e en efectivo facilitan a toma de decisións de xestión e a planificación dos procesos comerciais.
7. Optimización de custos:
   • Manter rexistros de caixa permíteche rastrexar e controlar os gastos en efectivo, o que axuda a optimizalos.
8. Confianza de clientes e socios:
   • Cando unha empresa ten unha contabilidade de caixa clara e sistemática, axuda a xerar confianza cos clientes e socios comerciais.
9. Seguridade:
   • O seguimento das transaccións en efectivo contribúe á seguridade empresarial ao evitar roubos e outras actividades ilegais.
10. Cumprimento dos controis internos:
    • A implantación dun sistema de contabilidade de caixa mellora o control interno e minimiza os riscos de erros e abusos.

A contabilidade de caixa contribúe a unha xestión máis eficiente dos recursos financeiros e á creación dunha base estable para o desenvolvemento empresarial.

2. Desvantaxes. Contabilidade de caixa