Računovodstvo gotovine - definicija, primjer, prednosti i mane

Računovodstvo gotovine je proces računovodstva gotovine koju je organizacija primila i potrošila tijekom svojih aktivnosti. Računovodstvo gotovine bilježi sve transakcije koje uključuju gotovinu, uključujući primitke, izdatke i stanja.

Knjigovodstvo gotovine jedan je od najvažnijih elemenata računovodstva i obvezno je za sve organizacije koje rade s gotovinom. Omogućuje vam procjenu trenutnog financijskog stanja organizacije, kontrolu novčanih tokova i prepoznavanje mogućih kršenja i pogrešaka.

Što je gotovinsko računovodstvo?

Definicija: Gotovinsko računovodstvo je metoda računovodstvo računovodstvo ili knjigovodstvo u kojem se primici od plaćanja evidentiraju u razdoblju u kojem su primljeni, a rashodi u razdoblju u kojem su stvarno plaćeni.

Osnovni elementi gotovinskog knjigovodstva:

1. Račun: Registracija svih primitaka novca na blagajnu, bilo od prodaja robe, pružanje usluga, dobivanje kredita i sl.
2. Potrošnja gotovine: Odraz svih troškova napravljenih gotovinom, kao što su plaćanje računa, kupnja robe i usluga, isplata plaća itd.
3. Kontrola ravnoteže: Konstantno praćenje stanja gotovine u blagajni kako bi se spriječio manjak ili prekomjerna raspoloživost.
4. Ocjena: Priprema izvješća o gotovinskim transakcijama za interno upravljanje i prezentaciju poreznim vlastima.
5. Dokumentiranje: Praćenje svake transakcije relevantnim dokumentima, kao što su blagajnički nalozi, čekovi, potvrde i drugo.
6. Kontrola gotovinskih transakcija: Provedba internih kontrola za sprječavanje prijevara i pogrešaka.

Gotovinsko računovodstvo važan je dio financijskog upravljanja organizacije i pomaže u osiguravanju transparentnosti i točnosti u praćenju Gotovina teče.

Primjer gotovinskog računovodstva

Pogledajmo primjer gotovinskog računovodstva za malu trgovinu. Recimo da je ovo trgovina mješovitom robom.

1. Primici u gotovini:

• 1. studenoga: Prodaja robe u gotovini u iznosu od 10 grivna.
• 3. studenog: Povratak robu od strane naručitelja, povrat gotovine 2 grivna.

2. Potrošnja gotovine:

• 2. studenoga: Kupnja robe od dobavljača u gotovini 5 grivna.
• 4. studenoga: Plaćanje najma trgovine u gotovini: 3 grivna.

3. Kontrola ravnoteže:

• Početno stanje gotovine 1. studenog: 0 grivna.
• Konačno stanje na blagajni 4. studenog: 10 grivna (početno stanje + primici - troškovi).

4. Izvještavanje:

• Priprema izvješća o gotovinskim transakcijama za studeni, uključujući početna i završna stanja, primitke i izdatke.

5. Dokumentacija:

• Blagajnički nalog za svaku transakciju (prodaja, povrat, kupnja, plaćanje najamnine).
• Potvrde i potvrde za svaku transakciju.

6. Kontrola gotovinskih transakcija:

• Uvođenje pravila za provjeru gotovinskih transakcija kako bi se spriječile pogreške i prijevare.

Ovo je jednostavan primjer, au stvarnom životu mogu postojati složenije transakcije i dodatna razmatranja, poput poreza, koja se također moraju uzeti u obzir prilikom vođenja evidencije gotovine.

Tko koristi gotovinsko računovodstvo?

Postoji niz vlasnika mali posao, kao i samozaposleni profesionalci koji biraju gotovinsko računovodstvo umjesto računovodstva nastanka događaja jer je to, uglavnom, najmanje složena računovodstvena metoda. Također daje brzi pregled koliko novac od posla zapravo na zalihama, što je važan pokazatelj za svako poslovanje. Iako određeni broj novih poduzeća ili tvrtki može koristiti gotovinsku metodu računovodstva, ona nije prikladna za sve. Mnoga mala poduzeća koja posjeduju zalihe možda će morati koristiti obračunsku osnovu za održavanje računovodstvo, jer će im to pomoći u praćenju promjena inventara. Neka druga poduzeća koja svoje usluge nude na kredit dodatno bi trebala koristiti obračunsku metodu.

 

Kako funkcionira gotovinsko računovodstvo na djelu

Poduzeća koja izaberu gotovinski način računovodstva evidentiraju prihod ili prihod u svojim knjigama kada primaju gotovinu, a ne obraćaju pozornost na to kada je usluga izvršena. Troškovi također funkcioniraju na sličan način i tvrtke će zabilježiti troškove u svojim knjigama kada izvrše plaćanje i obraćaju pozornost na to kada ostvare dobit od plaćanja.

Problemi s računovodstvom gotovine

Problemi gotovinskog računovodstva mogu uključivati ​​različite aspekte koji pokrivaju organizaciju, procese i dokumentaciju. Evo nekih od uobičajenih problema:

1. Nepoštivanje zakona:
   • Neispravna primjena zakona i propisa o gotovinskom računovodstvu može rezultirati kaznama i poreznim problemima.
2. Nedovoljna dokumentacija:
   • Nedostatak ispravno pripremljenih blagajničkih naloga, čekova i potvrda može zakomplicirati provjeru i stvoriti probleme pri reviziji.
3. Računovodstvene greške:
   • Netočno evidentirani iznosi, propuštene transakcije ili netočne gotovinske transakcije mogu iskriviti financijske rezultate tvrtke.
4. Neučinkoviti procesi:
   • Pretrpani ili neoptimizirani procesi uplate i isplate mogu uzrokovati kašnjenja i stvoriti sigurnosne rizike.
5. Nedostatak unutarnje kontrole:
   • Loša kontrola pristupa blagajni i sigurnosne mjere mogu potaknuti prijevaru.
6. Nezadovoljavajući sustav pohrane informacija:
   • Nedostatak učinkovitog sustava za pohranjivanje gotovinskih dokumenata može stvoriti probleme pri pronalaženju i reviziji.
7. Sigurnosni problemi:
   • Nedovoljne sigurnosne mjere, poput nedostatka nadzornih kamera ili slabih sustava kontrole pristupa, mogu stvoriti rizik od krađe ili gubitka gotovine.
8. Nedostatak obuke osoblja:
   • Neuspjeh zaposlenika da pravilno vode evidenciju blagajne zbog nedovoljne obuke može dovesti do pogrešaka.

Rješavanje ovih problema obično uključuje implementaciju učinkovitih računovodstvenih procesa, obuku osoblja, poštivanje zakona i poboljšanje sustava kontrole i sigurnosti.

Ograničenja gotovinskog računovodstva

Sada je jasno da je temeljno ograničenje gotovinskog računovodstva to što ono možda neće dati točnu sliku obveza koje su nastale, ali još nisu plaćene, s ciljem da se može činiti da je poslovanje, na svim računima, u padu. situacija je bolja nego što zapravo jest. S druge strane, metoda gotovinskog računovodstva dodatno implicira da se tvrtka koja je nedavno završila ogroman posao i čeka plaćanje može činiti manje uspješnom nego što zapravo jest na temelju toga što je koristila materijale i rad za zadatke, ali još uvijek nije primio uplatu.

Dakle, ova metoda računovodstva može ili preuveličati ili podcijeniti zdravlje poslovanja ako su naplate ili plaćanja posebno visoka ili niska u jednom razdoblju u usporedbi s drugim. Osim toga, možete se suočiti i s nekim mogućim lošim poreznim posljedicama za tvrtke koje odaberu metodu gotovinskog računovodstva.

Razlike između gotovinske metode i obračunske metode

Gotovinsko računovodstvo je jednostavno i lako za upravljanje, što vam omogućuje više vremena za vođenje vašeg poslovanja. Za startup ili mali posao Gotovinsko računovodstvo često daje najbolje rezultate. Ali kako poduzeća rastu i postaju sve veća, obračunsko računovodstvo često je učinkovitije jer bilježi prihode i rashode u razdobljima u kojima su nastali, bez obzira na to je li gotovina u međuvremenu promijenila vlasnika.

Obračunsko računovodstvo također uzima u obzir praćenje zaliha zajedno s računima potraživanja i obveza. Stoga obračunsko računovodstvo može dati točniju sliku financijskog zdravlja poduzeća. S druge strane, obračunsko računovodstvo obično je zamorno, dugotrajno i teško razumljivo u usporedbi s gotovinskim računovodstvom. Isto tako, može biti teže znati koliko gotovine tvrtka ima.

Odabir između gotovinskog i obračunskog računovodstva

Osim toga, ako odaberete Računovodstvo gotovine za prihod, morat ćete ga odabrati i za troškove. Nekoliko drugih čimbenika može doći u obzir pri odlučivanju između metode gotovinskog i obračunskog računovodstva, pa pogledajmo i njih: Budući da tvrtke koje koriste gotovinsko računovodstvo ne bilježe prihod dok ne prime gotovinu, neće morati platiti porez na promet za koji još nisu primili isplatu. Do kraja godine imat će priliku ubrzati određene troškove kako bi smanjili neto prihod i smanjili poreze koje će morati platiti.

Razne banke, zajmodavci kao i investitori zahtijevaju od organizacija ili poduzeća s kojima su povezani da koriste računovodstvenu strategiju nastanka događaja. Bilo da poduzeće trenutačno ne traži vanjsko financiranje, ali će mu možda trebati financiranje u budućnosti, ono bi od samog početka trebalo odabrati obračunsko računovodstvo.

Ukratko, kao zaključak, glavni čimbenik pri odlučivanju koju računovodstvenu metodu odabrati je koja metoda najbolje odgovara vašem poslovanju i ciljevima.

Za i protiv gotovinskog računovodstva

1. Prednosti gotovinskog računovodstva

Vođenje blagajničke evidencije donosi niz poslovnih pogodnosti. Ovo su neki od njih:

1. Poštivanje zakona:
   • Usklađenost sa zakonskim zahtjevima u području poreza i računovodstva, čime se sprječavaju moguće kazne i problemi s poreznim vlastima.
2. Financijska transparentnost:
   • Gotovinsko računovodstvo pruža točan i transparentan odraz financijskih transakcija, što pojednostavljuje analizu financijskog stanja poduzeća.
3. Računovodstvo gotovine:
   • Kontrola gotovine sprječava gubitke i prijevare te osigurava točnost računovodstvenih podataka.
4. Revizija i verifikacija:
   • Organizirano gotovinsko knjigovodstvo olakšava reviziju i inspekciju poreznih vlasti ili financijskih inspektorata.
5. Sprječavanje prijevare:
   • Sustavno bilježenje gotovinskih transakcija pomaže u prepoznavanju i sprječavanju lažnih aktivnosti unutar poduzeća.
6. Učinkovitost upravljanja:
   • Ažurni podaci o novcu i gotovinskom prometu olakšavaju menadžmentu donošenje odluka i planiranje poslovnih procesa.
7. Optimizacija troškova:
   • Vođenje gotovinske evidencije omogućuje vam praćenje i kontrolu gotovinskih troškova, što pomaže u njihovoj optimizaciji.
8. Povjerenje klijenata i partnera:
   • Kada tvrtka ima jasno i sustavno gotovinsko računovodstvo, to pomaže u izgradnji povjerenja kupaca i poslovnih partnera.
9. Sigurnost:
   • Praćenje gotovinskih transakcija doprinosi sigurnosti poslovanja sprječavanjem krađa i drugih nezakonitih radnji.
10. Usklađenost s internim kontrolama:
    • Implementacijom sustava gotovinskog knjigovodstva poboljšava se interna kontrola i minimaliziraju rizici od pogrešaka i zlouporaba.

Gotovinsko računovodstvo doprinosi učinkovitijem upravljanju financijskim sredstvima i stvaranju stabilne osnove za razvoj poslovanja.

2. Nedostaci. Računovodstvo gotovine