Ծրագրի կազմակերպում – Սահմանում, տեսակներ և դիագրամ

Ծրագրի կազմակերպումը ռեսուրսների պլանավորման, համակարգման և կառավարման գործընթացն է՝ որոշակի ժամանակի և բյուջեի սահմաններում որոշակի նպատակներին հասնելու համար: Նախագիծը ժամանակավոր ձեռնարկություն է, որն ունի եզակի արդյունք կամ արդյունք, որը տարբերվում է կազմակերպության առօրյա գործունեության առօրյայից:

Ծրագրի կազմակերպման մեջ կան պատասխանատվության և իրավասության երեք ոլորտներ.

• Ծրագրի կառավարում - պատասխանատու է ծրագրի կառավարման կողմի համար:
• Ծրագրի թիմ – Ծրագրի թիմին հանձնարարված է ծրագրի իրականացման մի ասպեկտ:
• Ծրագրի խորհուրդը որոշումներ կայացնող մարմին է, որին վստահում են ծրագրի հաջողությունը և կայացնում է կարևոր որոշումներ, ինչպիսիք են՝ նախագիծը չեղարկվի կամ շարունակվի:

Կազմակերպչական կառուցվածքը Նախագիծը կախված է մի քանի գործոններից, ինչպիսիք են կազմակերպության տեսակը և ոճը, հիերարխիան և աշխատանքի ընթացքը:

Ահա նախագծի կազմակերպման ամենատարածված տեսակներից մի քանիսը.

1. Ֆունկցիոնալ կազմակերպություն. Ծրագրի կազմակերպում.

Սա ամենատարածված կազմակերպական կառույցներից մեկն է: Ընկերությունը բաժանված է մի քանի ստորաբաժանումների և համանման հմտություններ և գիտելիքներ ունեցող մարդիկ խմբավորված են միասին: Ծրագրի ղեկավարը և այլ ռեսուրսները աշխատում են նույն բաժնում, օրինակ՝ մարքեթինգ, վաճառք, հաշվառում և այլն

Ֆունկցիոնալ կառուցվածքի առավելություններն են.

1. Սա լավագույնն է ինչպես փոքր նախագծերի, այնպես էլ փոքր թիմերի համար, քանի որ գործառույթը կարող է ձեռք բերել ամբողջական վերահսկողություն և վերահսկողություն թիմի անդամների և այլ ռեսուրսների վրա:
2. Անդամներին հեշտ է մոտիվացնել, քանի որ նրանք քիչ են:
3. Փորձագետների մուտքը հեշտ է, քանի որ նրանք գտնվում են նույն ֆունկցիոնալ տարածքում:
4. Հեշտ է հավաքել նախագծին ներգրավված բոլորին և քննարկել համապատասխան հարցը:
5. Աշխատակիցները պատրաստ են աշխատել նման նախագծերի վրա, քանի որ դա նրանց տալիս է առաջ շարժվելու անհրաժեշտ հնարավորություն:
6. Քանի որ թիմը փոքր է, հնարավոր է սահմանափակել նախագծի հաղորդակցման միջոցները։

Ֆունկցիոնալ կառուցվածքի թերությունները հետևյալն են.

1. Ձեր ֆունկցիոնալ միավորից դուրս գտնվող մարդկանց հասանելիությունը հեշտ չէ:
2. Նախագծի վրա աշխատելու փոխարեն աշխատակիցները հավատարիմ են իրենց թիմի ղեկավարին:
3. Դժվար է պահպանել ռազմավարական ուշադրությունը.

2. Դիզայն.

Այստեղ ծրագրի ղեկավարն ամբողջությամբ պատասխանատվություն է կրում յուրաքանչյուր նախագծի համար: Նա ունի լիարժեք զբաղվածություն ամբողջ թիմով և վերահսկողություն բյուջե դրա հաջող ավարտի համար։ Նա հաշվետու է ծրագրի խորհրդին և ծրագրի հովանավորին: Ծրագրի կազմակերպում

Ծրագրի վրա հիմնված կազմակերպչական կառուցվածքի առավելությունները հետևյալն են.

1. Ամբողջական վերահսկողություն թիմի վրա:
2. Թիմի ներսում ինքնության ուժեղ զգացում, որի արդյունքում առաջանում է գերիշխող թիմային մշակույթ:
3. Նվազագույն հակամարտություն, քանի որ յուրաքանչյուր մասնակից աշխատում է ծրագրի նպատակներին և խնդիրներին հասնելու համար:
4. Ձեր աշխատանքը պլանավորելը հեշտ է:
5. Ռեսուրսների հեշտ հասանելիություն:
6. Բարելավում է տեխնիկական ղեկավարությունը, ինչպես նաև հմտությունները կառավարում նախագծերը։

Ծրագրի կազմակերպչական կառուցվածքի թերությունները հետևյալն են.

1. Դա թանկ պարտավորություն է:
2. Աշխատակիցների համար դժվար է վերադառնալ, եթե նրանք հեռացվեն աշխատանքից.
3. Որոշ դեպքերում նախագիծը փակելը նշանակում է կորցնել աշխատանքը:

3. Մատրիցա. Կազմակերպել նախագիծ.

Մատրիցային նախագծի կազմակերպչական կառուցվածքը ստեղծվում է ինչպես նախագիծը, այնպես էլ ֆունկցիոնալ կազմակերպությունը ինտեգրելով: Գոյություն ունի երկու կառուցվածք՝ հորիզոնական և ուղղահայաց, այնպես որ աշխատողը կարող է աշխատել և՛ նախագծի վրա, և՛ ֆունկցիոնալ խմբում:

Կազմակերպչական մատրիցայի երեք տեսակ կա.

1. Ուժեղ մատրիցա - ծրագրի ղեկավարն ունի լրիվ դրույքով թիմ և ունի ամբողջական ուղեցույց և վերահսկողություն թիմի և նախագծի վրա:
2. Թույլ մատրիցան ավելի մոտ է ֆունկցիոնալ կառուցվածքին, և ծրագրի ղեկավարն ունի ավելի քիչ տարբերակներ: Նա ունի կես դրույքով թիմ և բյուջեի վերահսկողություն:
3. Հավասարակշռված մատրիցա - ծրագրի ղեկավարն ունի իրավասության միջին մակարդակ և կես դրույքով թիմ: Նրանք ֆունկցիոնալ մենեջեր կառավարել բյուջեն.

Մատրիցային կազմակերպության առավելություններն են.

1. Ռեսուրսները արդյունավետ են օգտագործվում:
2. Ռեսուրսները հեշտությամբ կարելի է տեղափոխել տարբեր նախագծերի միջև:
3. Անհատները, ինչպես նաև թիմի անդամները, իրենց բնույթով արձագանքող են:

Մատրիցային կազմակերպության թերությունները հետևյալն են.

1. Շատ դեպքերում, ռեսուրսների պատճառով նախագծերի միջև հակասություն կգտնեք:
2. Մարդկանց վստահում են հակասական և տարբեր առաջնահերթություններ, և դա կարող է շփոթություն առաջացնել:

Ծրագրի կազմակերպման որոշ այլ տեսակներ հետևյալն են.

• Պարզ կամ օրգանական կազմակերպություն -Սա ամենապարզ ծրագրի կազմակերպման կառուցվածքն է, որը ներառում է մեկ սեփականատեր ունեցող տնտեսվարող սուբյեկտներ, ինչպես նաև ֆրիլանսերներ։ Ծրագրի ղեկավարի դերը սովորաբար կատարում է հանձնարարված սեփականատերը կամ մասնագետը կառավարում աշխատանքային գործընթաց. Ծրագրի կազմակերպում
• Դիվերսիֆիկացված կազմակերպություն. Այս տեսակի կազմակերպչական կառուցվածքում կան բազմաթիվ ֆունկցիոնալ միավորներ, որոնք միմյանցից անկախ են: Միավորները ներառում են տարբեր մարդկանց հետ հմտություններ և նոու-հաու, որոնք միավորված են ընդհանուր թեմայով, և դա կարող է լինել աշխարհագրական դիրք կամ նմանատիպ նախագիծ: Բոլոր ստորաբաժանումներն ունեն իրենց ռեսուրսները ինքնավար գործունեության համար:
• Վիրտուալ կազմակերպություն – Վիրտուալ կազմակերպչական կառուցվածքում կազմակերպությունը պահպանում է իր հիմնական բիզնեսը և փորձում է աութսորսինգ անել այլ գործընթացներ: Կենտրոնական կազմակերպությունը կապված է տարբեր արտաքին կազմակերպությունների հետ՝ բիզնեսը հաջողությամբ վարելու համար: Նման կազմակերպություններում ծրագրի ղեկավարն ունի միջինից ցածր մակարդակի լիազորություններ և խառը բյուջեի վերահսկողության լիազորություններ:

Ինչպե՞ս կազմել ծրագրի կազմակերպման դիագրամ:

Ծրագրի կազմակերպչական աղյուսակն օգնում է սահմանել թիմի դերերն ու պարտականությունները, ինչպես նաև վերապատրաստման կարիքները, ինչպես կբաշխվեն ռեսուրսները և ինչպես կներգրավվեն շահագրգիռ կողմերը: Անհրաժեշտ քայլերը հետևյալն են.

1. Բացահայտեք անձնակազմը: Ծրագրի կազմակերպում.

Գործընթացի առաջին քայլը ծրագրի շրջանակի հետ կապված մարդկանց բացահայտելն է և ընդունակ ուժեղ ազդեցություն ունենալ նախագծի վրա: Սովորաբար, դրանք հիմնական աշխատակիցներն են, ովքեր ազդում են շուկայավարների, բաժնի ղեկավարների, վաճառքի անձնակազմի, օժանդակ անձնակազմի, խորհրդատուների և նույնիսկ ՏՏ անձնակազմի վրա:

2. Կառուցեք ավագ ղեկավարների թիմ:

Երկրորդ դաշտը – ստեղծել կենսունակ թիմ, որը պատասխանատու կլինի ծրագրի համար և կվերահսկի դրա հաջողությունը: Թիմը կներառի պատվիրատուին կամ ծրագրի հովանավորներին, իսկ որոշ դեպքերում՝ փորձագետներին, ովքեր կառաջարկեն ուղղորդում և աջակցություն ծրագրի ողջ ընթացքում:

3. Նշանակել ծրագրի համակարգողներ: Ծրագրի կազմակերպում.

Երրորդ փուլը ներառում է ծրագրի համակարգողների նշանակում, որոնք կլինեն միջին և ցածր մակարդակի ղեկավարներ: Նրանց պարտականությունները կներառեն այս մակարդակում պարտականությունների կատարումը և թիմի առաջադրանքների համակարգումը: Ծրագրի կազմակերպությունում կարող են լինել բազմաթիվ ծրագրերի համակարգողներ, բայց շատ դեպքերում դուք կգտնեք առնվազն երեքը, որոնք կկարգավորեն հաղորդակցության, տեխնիկական և պլանավորման ասպեկտները:

4. Բացահայտեք շահագրգիռ կողմերին:

Բացահայտեք հիմնական շահագրգիռ կողմերին և փորձեք գրավել նրանց նախագծի մշակմանը:

5. Որոշել վերապատրաստման պահանջները: Ծրագրի կազմակերպում.

Որոշ դեպքերում թիմը կարող է արդյունավետ կերպով հաղթահարել առաջադրանքը. Ի տարբերություն մյուսների, նրանք պակասում են գործիքներԾրագրի բարդությունները հաղթահարելու հմտություններ, գիտելիքներ: Որոշեք վերապատրաստման պահանջները և առաջարկեք այն անդամներին, ովքեր դրա կարիքն ունեն: Ծրագրի համակարգողը պատասխանատու է աշխատանքային խմբի ղեկավարման և աշխատակցին անհրաժեշտ ուսուցման համար:

6. Ստեղծեք նախագծի կազմակերպչական աղյուսակ:

Վերջին փուլը ծրագրի կազմակերպչական աղյուսակի մշակումն է: Վերանայեք այն քայլերը, որոնք արդեն արել եք և մտածեք, թե ինչպես են նախագծի մասնակիցները համակարգելու և համագործակցելու կատարյալ դիագրամ ստեղծելու համար:

Ուշադիր նայեք, որպեսզի կարողանաք որոշել նրանց հարաբերությունները և այն պարտականությունները, որոնք պետք է նշանակվեն։ Թվարկե՛ք որոշում կայացնողներին, ովքեր կարևոր դեր կխաղան և մոտակայքում գրեք նրանց դերը, պարտականությունները և հանձնարարությունը՝ հստակ պատկերացում կազմելու համար: Սահմանեք կապող դերեր և սահմանեք հաղորդակցության և հաշվետվության ալիք, եթե որոշեք ստեղծել ծրագրի օգտակար կազմակերպչական աղյուսակ

Նյութերի օրինագիծ (BOM) – Սահմանում, օրինակ, տեսակներ և առավելություններ

Առավելությունները. Ծրագրի կազմակերպում.

Ծրագրի կազմակերպման համապատասխան մոդելի առավելությունները հետևյալն են.

• Աշխատակիցներին հնարավորություն է տալիս բարելավել իրենց հմտությունները:
• Ջանքերը կենտրոնացած են նախագծային աշխատանքների վրա:
• Թույլ է տալիս կազմակերպությանը զարգանալ և զարգանալ:
• Օգնեք վերահսկել ռազմավարական նպատակները:
• Բարձրացնել շրջակա միջավայրի գործոններին դիմակայելու ունակությունը:
• Որոշումների կայացումը դարձնում է սահուն, արդյունավետ և արագ
• Խրախուսում է աշխատակիցների մասնագիտացումը:
• Օգնում է ռեսուրսների ավելի լավ օգտագործմանը:
• Հեշտ է կատարել ծրագրի վերջնաժամկետները:
• Օգնեք աշխատակիցներին աճել մասնագիտորեն:

Թերություններ .

Ծրագրի կազմակերպման մոդելի թերությունները հետևյալն են.

• Հարաբերությունները հստակ սահմանված չեն:
• Համակարգման խնդիր կա.
• Ջանքերի կրկնօրինակում.
• Որոշ նախագծերում աշխատակիցների շրջանում անորոշության զգացում կա:

 АЗБУКА

ՀՏՀ։ Ծրագրի կազմակերպում.

1. Ի՞նչ է նախագծի կազմակերպումը:

Ծրագրի կառավարումը ծրագրի պլանավորման, կատարման, մոնիտորինգի և ավարտի գործընթացն է՝ որոշակի սահմանափակումների շրջանակներում որոշակի նպատակներին հասնելու համար, ինչպիսիք են ժամանակը, բյուջեն և ռեսուրսները:

2. Որո՞նք են ծրագրի կազմակերպման հիմնական փուլերը:

Ծրագրի կազմակերպման հիմնական փուլերը.

• ԸնդունելըՆախագծի նպատակի սահմանում և հիմնավորում:
• ՊլանավորումՄշակել մանրամասն գործողությունների ծրագիր, ռեսուրսներ և ժամկետներ:
• ИсполнениеՊլանի իրականացում, առաջադրանքների կատարում և թիմի կառավարում:
• Մոնիտորինգ և վերահսկումԱռաջընթացի հետևում, Ռիսկերի կառավարում և ճշգրտումներ կատարելով:
• ԱվարտումԲոլոր առաջադրանքների կատարումը, նախագծի ամփոփումը և փակումը:

3. Ինչպե՞ս որոշել նախագծի նպատակը:

Նպատակ սահմանելու քայլեր.

• Հստակություն և առանձնահատկությունՆպատակը պետք է հստակ արտահայտված և հասկանալի լինի:
• ՉափելիությունՈրոշեք, թե ինչպես է չափվելու նպատակին հասնելը:
• ՀասանելիությունՀամոզվեք, որ նպատակն իրատեսական է և հասանելի:
• РелевантностьՆպատակը պետք է համապատասխանի կազմակերպության ռազմավարական նպատակներին:
• Սահմանափակ ժամանակՍահմանեք ձեր նպատակին հասնելու կոնկրետ ժամկետ:

4. Ի՞նչ գործիքներ կարող են օգտագործվել նախագիծը պլանավորելու համար:

Հանրաճանաչ գործիքներ.

• Գանտի աղյուսակԾրագրի պլանի տեսողական ներկայացում ժամանակային շրջանակներով:
• Կրիտիկական ուղի (CPM)Մեթոդ՝ բացահայտելու հիմնական առաջադրանքները, որոնք ազդում են ծրագրի տևողության վրա:
• Ծրագրի գնահատման և վերանայման տեխնիկա (PERT)Առաջադրանքների կատարման հավանական ժամկետների վերլուծություն:
• Առաջադրանքների բաշխման աղյուսակ (RACI)Սահմանեք թիմի անդամների դերերն ու պարտականությունները:
• Ծրագրի կառավարման ծրագիր՝ Trello, Asana, Microsoft Project, Jira:

5. Ինչպե՞ս արդյունավետ կառավարել ծրագրի թիմը:

Թիմի կառավարման խորհուրդներ.

• Դերերի և պարտականությունների հստակ սահմանումՀամոզվեք, որ թիմի յուրաքանչյուր անդամ գիտի իր առաջադրանքները և պարտականությունները:
• Կանոնավոր հանդիպումներՊարբերաբար հանդիպումներ անցկացրեք առաջընթացը քննարկելու և խնդիրները լուծելու համար:
• բաց հաղորդակցությունԽրախուսեք բաց և ազնիվ հաղորդակցությունը թիմի ներսում:
• Մոտիվացիա և աջակցությունԱջակցեք թիմի անդամներին և դրդեք նրանց հասնել ընդհանուր նպատակների:
• Հետադարձ կապ հաղորդակցություններըՊարբերաբար տրամադրեք և ստացեք հետադարձ կապ՝ թիմի աշխատանքը բարելավելու համար:

6. Ծրագրի կազմակերպում. Ինչպե՞ս կառավարել ռիսկերը նախագծում:

Ռիսկերի կառավարման քայլեր.

• Ռիսկերի նույնականացումԲացահայտեք հնարավոր ռիսկերը, որոնք կարող են ազդել ծրագրի վրա:
• Ռիսկի վերլուծությունԳնահատեք յուրաքանչյուր ռիսկի հավանականությունն ու ազդեցությունը:
• Ռիսկերի կառավարման պլանի մշակումԲացահայտեք ռիսկերը նվազագույնի հասցնելու կամ վերացնելու ռազմավարությունները:
• Ռիսկերի մոնիտորինգ և վերահսկումԱնընդհատ վերահսկել ռիսկերը և անհրաժեշտ փոփոխություններ կատարել ռիսկերի կառավարման պլանում:
• Ռիսկի արձագանքԱրագ արձագանքեք առաջացող ռիսկերին՝ նվազագույնի հասցնելու դրանց ազդեցությունը:

7. Ինչպե՞ս հետևել ծրագրի առաջընթացին:

Առաջընթացին հետևելու մեթոդներ.

• ԱնցակետերՍահմանել անցակետեր կանոնավոր համար ստուգումներ առաջադրանքների կատարումը.
• Կարգավիճակի հաշվետվություններՍտեղծեք ծրագրի կարգավիճակի կանոնավոր հաշվետվություններ թիմի և շահագրգիռ կողմերի համար:
• Օգտագործելով բանալիներ կատարողականի ցուցանիշները (KPI)Բացահայտեք և հետևեք հիմնական ցուցանիշներին՝ առաջընթացը չափելու համար:
• Շեղումների վերլուծությունՀամեմատեք իրական արդյունքները պլանավորված արդյունքների հետ և վերլուծեք շեղումները:
• Ծրագրի կառավարման ծրագիրՕգտագործեք գործիքներ՝ առաջադրանքները և առաջընթացը հետևելու համար:

8. Ինչպե՞ս ավարտին հասցնել նախագիծը:

Նախագիծն ավարտելու քայլերը.

• Բոլոր առաջադրանքների կատարումըՀամոզվեք, որ բոլոր առաջադրանքները ավարտված են և նպատակները ձեռք են բերվում:
• Ստուգում և ընդունումՍտացեք հաստատում հաճախորդից կամ շահագրգիռ կողմերից, որ նախագիծն ավարտված է:
• Արդյունքների վերլուծությունԿատարել նախագծի վերլուծություն, բացահայտել հաջողակ փորձը և դասերը, որոնք կարող են օգտագործվել ապագայում:
• ՓաստաթղթերՍտեղծեք ծրագրի վերջնական հաշվետվություն և փաստաթղթավորեք բոլոր կարևոր տվյալները և արդյունքները:
• Նախագծի փակումՊաշտոնապես փակել նախագիծը, ներառյալ վարչական առաջադրանքները և ռեսուրսների ազատումը:

9. Ի՞նչ սխալներ են հաճախ լինում նախագծեր կազմակերպելիս:

Ընդհանուր սխալներ.

• Անբավարար պլանավորումՄանրամասն պլան չունենալը կարող է հանգեցնել ձախողումների և ձգձգումների:
• Վատ կառավարում ռեսուրսներՌեսուրսների ոչ պատշաճ բաշխումը կարող է բացասաբար ազդել ծրագրի առաջընթացի վրա:
• Անարդյունավետ հաղորդակցությունՀաղորդակցման բացակայությունը կարող է հանգեցնել թյուրիմացությունների և կոնֆլիկտների:
• Ռիսկերի անտեսումՉնախատեսված ռիսկերը կարող են էապես ազդել նախագծի վրա:
• Փոփոխությունների վատ կառավարումՓոփոխությունների անարդյունավետ կառավարումը կարող է հանգեցնել շփոթության և ձգձգումների:

10. Ծրագրի կազմակերպում. .Ի՞նչ հմտություններ են անհրաժեշտ:

Պահանջվող հմտություններ.

• Պլանավորում և կազմակերպումՄանրամասն պլաններ մշակելու և աշխատանքը արդյունավետ կազմակերպելու կարողություն:
• Ժամանակի կառավարումԺամանակն ու առաջնահերթությունները արդյունավետ կառավարելու ունակություն:
• Հաղորդակցման հմտություններԹիմի և շահագրգիռ կողմերի հետ հստակ և համոզիչ շփվելու ունակություն:
• Ռիսկերի կառավարումՌիսկերի նույնականացման, վերլուծության և կառավարման հմտություններ:
• Առաջնորդություն և մոտիվացիաԹիմին նպատակներին հասնելու համար ոգեշնչելու և դրդելու ունակություն:

Ծրագրի կազմակերպումը բարդ գործընթաց է, որը պահանջում է մանրակրկիտ պլանավորում, արդյունավետ կառավարում և մշտական ​​մոնիտորինգ: Հետևելով այս առաջարկություններին, դուք կկարողանաք հաջողությամբ կազմակերպել և իրականացնել նախագիծը՝ հասնելով ձեր նպատակներին։