Organizzazione del progetto: definizione, tipologie e diagramma

L'organizzazione del progetto è il processo di pianificazione, coordinamento e gestione delle risorse per raggiungere obiettivi specifici entro un tempo e un budget specifici. Un progetto è un'impresa temporanea che ha un risultato o un prodotto unico, diverso dalla routine delle operazioni quotidiane dell'organizzazione.

Ci sono tre aree di responsabilità e competenza nell’organizzazione del progetto.

Gestione del progetto: gli viene affidata la parte gestionale del progetto
Team di progetto: al team di progetto viene assegnato un aspetto dell'implementazione del progetto
Il comitato di progetto è l'organo decisionale a cui viene affidato il successo del progetto e prende decisioni importanti, ad esempio se il progetto debba essere annullato o continuato.

Struttura Organizzativa Il progetto dipende da diversi fattori come il tipo e lo stile dell'organizzazione, la gerarchia e il flusso di lavoro.

Ecco alcuni dei tipi più comuni di organizzazione del progetto:

1. Organizzazione funzionale. Organizzazione del progetto

Questa è una delle strutture organizzative più comuni. L'azienda è suddivisa in diversi dipartimenti e le persone con competenze e know-how simili sono raggruppate insieme. Il project manager e altre risorse lavorano nello stesso reparto, ad esempio marketing, vendite, contabilità eccetera.

I vantaggi di una struttura funzionale sono:

Questo è l'ideale sia per piccoli progetti che per piccoli team perché la funzionalità può ottenere il controllo completo e il controllo sui membri del team e su altre risorse.
I membri sono facili da motivare perché sono pochi
Accedere agli esperti è facile perché si trovano nella stessa area funzionale.
È facile riunire tutte le persone coinvolte nel progetto e discutere la questione rilevante.
I dipendenti sono disposti a lavorare su tali progetti perché ciò offre loro l’opportunità di cui hanno bisogno per andare avanti.
Poiché il team è piccolo, è possibile limitare i mezzi di comunicazione del progetto.

Gli svantaggi della struttura funzionale sono i seguenti:

Non è facile avere accesso a persone esterne alla propria unità funzionale
I dipendenti sono fedeli al proprio team leader invece di lavorare su un progetto
Difficoltà a mantenere il focus strategico

2. Progettazione.

In questo caso il project manager ha la piena responsabilità di ciascun progetto. Ha un impiego a tempo pieno con l'intero team e il controllo del budget per il suo completamento con successo. Riferisce al consiglio di progetto e allo sponsor del progetto. Organizzazione del progetto

I vantaggi di una struttura organizzativa basata su progetti sono i seguenti:

Pieno controllo sulla squadra
Forte senso di identità all’interno del team, che si traduce in una cultura di squadra dominante
Conflitto minimo, poiché ogni partecipante lavora per raggiungere gli scopi e gli obiettivi del progetto
Pianificare il tuo lavoro è facile
Facile disponibilità delle risorse
Migliora la leadership tecnica e le capacità di gestione dei progetti

Gli svantaggi della struttura organizzativa del progetto sono i seguenti:

È un impegno costoso
È difficile per i dipendenti tornare se vengono licenziati dal lavoro
In alcuni casi, chiudere un progetto significa perdere il lavoro

3. Matrice. Organizzare un progetto

Una struttura organizzativa di progetto a matrice viene creata integrando sia l'organizzazione di progetto che quella funzionale. Esistono due strutture: orizzontale e verticale, quindi un dipendente può lavorare sia su un progetto che in un gruppo funzionale.

Esistono tre tipi di matrice organizzativa

Matrice forte: il project manager ha un team a tempo pieno e lo ha guida completa e controllo sul team e sul progetto
Una matrice debole è più vicina a una struttura funzionale e il project manager ha meno opzioni. Ha un team part-time e il controllo del budget
Matrice equilibrata: il project manager ha un livello medio di autorità e un team part-time. Lui e il responsabile funzionale gestiscono il budget

I vantaggi di un’organizzazione a matrice sono:

Le risorse vengono utilizzate in modo efficiente
Le risorse possono essere facilmente spostate tra diversi progetti
Gli individui, così come i membri del team, sono reattivi per natura

Gli svantaggi di un’organizzazione a matrice sono i seguenti:

La maggior parte delle volte troverai conflitti tra progetti a causa delle risorse
Alle persone vengono affidate priorità contrastanti e diverse e questo può causare confusione

Alcuni altri tipi di organizzazione del progetto sono i seguenti:

Organizzazione semplice o organica è la struttura organizzativa del progetto più semplice, che comprende entità aziendali con un unico proprietario, nonché liberi professionisti. Il ruolo di project manager è solitamente svolto dal titolare o da uno specialista che ha il compito di gestire il processo lavorativo. Organizzazione del progetto
Organizzazione diversificata. In questo tipo di struttura organizzativa ci sono molte unità funzionali indipendenti l'una dall'altra. Le unità includono persone con diversi abilità e know-how, che sono uniti da un tema comune, e questo potrebbe essere una posizione geografica o un progetto simile. Tutte le divisioni hanno le proprie risorse per il funzionamento autonomo.
Organizzazione virtuale — In una struttura organizzativa virtuale, l'organizzazione mantiene il proprio core business e cerca di esternalizzare altri processi. L'organizzazione centrale è collegata con varie organizzazioni esterne per gestire l'attività con successo. Il project manager in tali organizzazioni ha autorità di livello medio-basso e autorità di controllo del budget misto.

Come redigere uno schema organizzativo del progetto?

Un organigramma del progetto aiuta a definire i ruoli e le responsabilità del team, nonché le esigenze di formazione, il modo in cui verranno allocate le risorse e il modo in cui verranno coinvolte le parti interessate. I passaggi necessari sono i seguenti:

1. Determinare il personale. Organizzazione del progetto

Il primo passo nel processo è identificare le persone associate all'ambito del progetto e capace avere un forte impatto sul progetto. In genere, si tratta di dipendenti chiave che influenzano gli esperti di marketing, i capi reparto, il personale di vendita, il personale di supporto, i consulenti e persino il personale IT.

2. Costruire un team di dirigenti senior

Secondo passo — creare un team valido che sarà responsabile del progetto e ne monitorerà il successo. Il team includerà il cliente o gli sponsor del progetto e, in alcuni casi, esperti, che offriranno guida e assistenza durante tutto il progetto.

3. Assegnare i coordinatori del progetto. Organizzazione del progetto

La terza fase prevede la nomina dei coordinatori del progetto che saranno manager di medio e basso livello. Le loro responsabilità includeranno lo svolgimento di compiti a questo livello e il coordinamento dei compiti della squadra. Potrebbero esserci molti coordinatori di progetto in un'organizzazione di progetto, ma nella maggior parte dei casi ne troverete almeno tre per gestire gli aspetti di comunicazione, tecnici e di pianificazione.

4. Tagga i tuoi stakeholder

Identificare le principali parti interessate e provare attirarli allo sviluppo del progetto.

5. Determinare i requisiti di formazione. Organizzazione del progetto

In alcuni casi la squadra può efficacemente affrontare il compito. A differenza di altri, mancano degli strumenti, delle competenze e delle conoscenze per gestire le complessità del progetto. Determinare i requisiti di formazione e offrirli ai membri che ne hanno bisogno. Il coordinatore del progetto è responsabile della gestione della task force e della fornitura della formazione necessaria al dipendente.

6. Creare un organigramma del progetto

L'ultima fase è lo sviluppo di un organigramma del progetto. Rivedi i passaggi che hai già eseguito e pensa a come le persone coinvolte nel progetto si coordineranno e collaboreranno per creare il diagramma perfetto.

Osserva attentamente in modo da poter determinare la loro relazione e le responsabilità che dovrebbero essere assegnate. Elenca i decisori che svolgeranno un ruolo di primo piano e scrivi il loro ruolo, responsabilità e incarico nelle vicinanze per avere un quadro chiaro. Definisci i ruoli di collegamento e definisci un canale di comunicazione e reporting se decidi di creare un utile organigramma del progetto

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