Projekto organizavimas – apibrėžimas, tipai ir diagrama

Projekto organizavimas – tai išteklių planavimo, koordinavimo ir valdymo procesas, siekiant konkrečių tikslų per nurodytą laiką ir biudžetą. Projektas – tai laikina veikla, turinti unikalų rezultatą ar produktą, kuris skiriasi nuo kasdienės organizacijos veiklos.

Projekto organizacijoje yra trys atsakomybės ir kompetencijos sritys.

Projekto valdymas – jam patikėta projekto valdymo pusė
Projekto komanda – projekto komandai priskiriamas projekto įgyvendinimo aspektas
Projekto valdyba yra sprendimus priimantis organas, kuriam pasitikima projekto sėkmė ir kuri priima svarbius sprendimus, pavyzdžiui, ar projektą reikia atšaukti ar tęsti.

Organizacinė struktūra projektas priklauso nuo kelių veiksnių, tokių kaip organizacijos tipas ir stilius, hierarchija ir darbo eiga.

Štai keletas dažniausiai pasitaikančių projektų organizavimo tipų:

1. Funkcinė organizacija. Projekto organizavimas

Tai viena iš labiausiai paplitusių organizacinių struktūrų. Įmonė suskirstyta į kelis padalinius, o žmonės, turintys panašių įgūdžių ir praktinių žinių, yra sugrupuoti. Tame pačiame skyriuje dirba projektų vadovas ir kiti ištekliai, pavyzdžiui, rinkodaros, pardavimo, buhalterinė apskaita ir kt.

Funkcinės struktūros pranašumai yra šie:

Tai geriausia tiek mažiems projektams, tiek mažoms komandoms, nes ši funkcija gali visiškai valdyti komandos narius ir kitus išteklius.
Narius lengva motyvuoti, nes jų nedaug
Prieiti prie ekspertų lengva, nes jie yra toje pačioje funkcinėje srityje.
Nesunku surinkti visus su projektu susijusius asmenis ir aptarti atitinkamą klausimą.
Darbuotojai noriai dirba su tokiais projektais, nes tai suteikia jiems galimybę judėti į priekį.
Kadangi komanda nedidelė, galima apriboti projekto komunikacijos priemones.

Funkcinės struktūros trūkumai yra šie:

Nėra lengva pasiekti žmones, esančius už jūsų funkcinio padalinio
Darbuotojai yra lojalūs savo komandos vadovui, užuot dirbę su projektu
Sunku išlaikyti strateginį dėmesį

2. Dizainas.

Čia projekto vadovas yra visiškai atsakingas už kiekvieną projektą. Jis dirba visą darbo dieną su visa komanda ir kontroliuoja biudžetą, kad ji būtų sėkminga. Jis atsiskaito projekto valdybai ir projekto rėmėjui. Projekto organizavimas

Projektu pagrįstos organizacinės struktūros pranašumai yra šie:

Visiška komandos kontrolė
Stiprus identiteto jausmas komandoje, lemiantis dominuojančią komandos kultūrą
Minimalus konfliktas, nes kiekvienas dalyvis dirba siekdamas projekto tikslų ir uždavinių
Planuoti savo darbą paprasta
Lengvas išteklių prieinamumas
Pagerina techninio vadovavimo, taip pat projektų valdymo įgūdžius

Projekto organizacinės struktūros trūkumai yra šie:

Tai brangus įsipareigojimas
Darbuotojams sunku grįžti, jei jie bus atleisti iš darbo
Kai kuriais atvejais projekto uždarymas reiškia darbo praradimą

3. Matrica. Organizuoti projektą

Matricinė projekto organizacinė struktūra sukuriama integruojant ir projektą, ir funkcinę organizaciją. Yra dvi struktūros: horizontali ir vertikali, todėl darbuotojas gali dirbti tiek prie projekto, tiek funkcinėje grupėje.

Yra trys organizacijos matricos tipai

Stipri matrica – projekto vadovas turi etatinį kolektyvą ir turi pilnas vadovas ir kontroliuoti komandą bei projektą
Silpna matrica yra arčiau funkcinės struktūros, o projekto vadovas turi mažiau galimybių. Jis turi ne visą darbo dieną dirbančią komandą ir biudžeto kontrolę
Subalansuota matrica – projektų vadovas turi vidutinio lygio autoritetą ir ne visą darbo dieną dirbančią komandą. Jis ir funkcinis vadovas valdo biudžetą

Matricinės organizacijos pranašumai yra šie:

Ištekliai naudojami efektyviai
Išteklius galima lengvai perkelti tarp skirtingų projektų
Asmenys, kaip ir komandos nariai, iš prigimties reaguoja

Matricinės organizacijos trūkumai yra šie:

Dažniausiai tarp projektų kyla konfliktų dėl išteklių
Žmonėms patiki prieštaringi ir skirtingi prioritetai, ir tai gali sukelti painiavą

Kai kurie kiti projekto organizavimo tipai yra tokie:

Paprasta arba ekologiška organizacija yra paprasčiausia projektų organizavimo struktūra, apimanti verslo subjektus, turinčius vieną savininką, taip pat laisvai samdomus darbuotojus. Projekto vadovo pareigas dažniausiai atlieka savininkas arba specialistas, kuriam pavesta valdyti darbo procesą. Projekto organizavimas
Įvairiapusė organizacija. Tokio tipo organizacinėje struktūroje yra daug vienas nuo kito nepriklausomų funkcinių vienetų. Vienetai apima žmones su skirtingais įgūdžių ir know-how, kuriuos vienija bendra tema, o tai gali būti geografinė vieta ar panašus projektas. Visi padaliniai turi savo išteklius savarankiškam darbui.
Virtuali organizacija — Virtualioje organizacinėje struktūroje organizacija išlaiko savo pagrindinę veiklą ir bando perduoti kitus procesus iš išorės. Centrinė organizacija yra susijusi su įvairiomis išorinėmis organizacijomis, kad verslas būtų sėkmingai vykdomas. Projektų vadovas tokiose organizacijose turi vidutinio ir žemo lygio įgaliojimus ir mišrios biudžeto kontrolės valdžią.

Kaip sudaryti projekto organizavimo schemą?

Projekto organizacinė schema padeda apibrėžti komandos vaidmenis ir atsakomybę, taip pat mokymo poreikius, kaip bus paskirstomi ištekliai ir kaip bus įtrauktos suinteresuotosios šalys. Būtini veiksmai yra tokie:

1. Nustatyti personalą. Projekto organizavimas

Pirmas proceso žingsnis – nustatyti žmones, susijusius su projekto apimtimi ir galintis turi stiprią įtaką projektui. Paprastai tai yra pagrindiniai darbuotojai, darantys įtaką rinkodaros specialistams, skyrių vadovams, pardavimų darbuotojams, pagalbiniams darbuotojams, konsultantams ir net IT darbuotojams.

2. Suburkite vyresniųjų vadovų komandą

Antra žingsnis — sukurti perspektyvią komandą, kuri būtų atsakinga už projektą ir stebės jo sėkmę. Komandą sudarys klientas arba projekto rėmėjai, o kai kuriais atvejais ir ekspertai, kurie pasiūlys gaires ir pagalbą viso projekto metu.

3. Paskirkite projekto koordinatorius. Projekto organizavimas

Trečiasis etapas apima projektų koordinatorių, kurie bus vidutinio ir žemo lygio vadovai, paskyrimą. Jų pareigos apims šio lygio pareigų atlikimą ir komandos užduočių koordinavimą. Projekto organizacijoje gali būti daug projektų koordinatorių, tačiau daugeliu atvejų rasite bent tris, kurie tvarkys komunikacijos, techninius ir planavimo aspektus.

4. Pažymėkite savo suinteresuotąsias šalis

Nustatykite pagrindines suinteresuotąsias šalis ir pabandykite pritraukti juos projekto vystymui.

5. Nustatyti mokymo reikalavimus. Projekto organizavimas

Kai kuriais atvejais, komanda gali efektyviai susidoroti su užduotimi. Skirtingai nuo kitų, jiems trūksta įrankių, įgūdžių, žinių, kad galėtų susidoroti su projekto subtilybėmis. Nustatykite mokymo reikalavimus ir pasiūlykite juos nariams, kuriems to reikia. Projekto koordinatorius yra atsakingas už darbo grupės valdymą ir būtinų darbuotojo mokymų organizavimą.

6. Sukurkite projekto organizacinę schemą

Paskutinis etapas – projekto organizacinės schemos kūrimas. Peržiūrėkite jau atliktus veiksmus ir pagalvokite, kaip projekto žmonės koordinuos ir bendradarbiaus, kad sukurtų tobulą diagramą.

Atidžiai pažiūrėkite, kad galėtumėte nustatyti jų santykius ir pareigas, kurias reikėtų priskirti. Išvardykite sprendimus priimančius asmenis, kurie atliks svarbų vaidmenį, ir užrašykite jų vaidmenį, pareigas ir užduotis šalia, kad susidarytumėte aiškų vaizdą. Apibrėžkite jungiančius vaidmenis ir bendravimo bei ataskaitų teikimo kanalą, jei nuspręsite sukurti naudingą projekto organizacinę schemą

Medžiagų sąrašas (BOM) – apibrėžimas, pavyzdys, tipai ir privalumai