Kontantregnskap - definisjon, eksempel, fordeler og ulemper

Kontantregnskap er prosessen med å regnskapsføre kontanter mottatt og brukt av en organisasjon i løpet av sin virksomhet. Kontantregnskap registrerer alle transaksjoner som involverer kontanter, inkludert kvitteringer, utgifter og saldoer.

Kontantregnskap er et av de viktigste elementene i regnskapet og er obligatorisk for alle organisasjoner som jobber med kontanter. Den lar deg vurdere den nåværende økonomiske tilstanden til organisasjonen, kontrollere kontantstrømmer og identifisere mulige brudd og feil.

Hva er kontantregnskap?

Definisjon: Kontantregnskap er en metode regnskap regnskap eller bokføring hvor innbetalinger er ført i den perioden de er mottatt og utgifter regnskapsføres i den perioden de faktisk er betalt.

Grunnleggende elementer i kontantregnskap:

1. Kvittering: Registrering av alle kvitteringer på penger til kassen, enten fra salg av varer, yte tjenester, få lån osv.
2. Kontantforbruk: Refleksjon av alle utgifter gjort ved bruk av kontanter, som å betale regninger, kjøpe varer og tjenester, betale lønn osv.
3. Balansekontroll: Konstant overvåking av kassebeholdningen i kassaapparatet for å forhindre mangel eller overtilgjengelighet.
4. Rapportering: Utarbeidelse av kontanttransaksjonsrapporter for intern styring og presentasjon for skattemyndighetene.
5. Dokumentere: Følger hver transaksjon med relevante dokumenter, for eksempel kontantordrer, sjekker, kvitteringer og annet.
6. Kontroll over kontanttransaksjoner: Implementering av internkontroll for å forhindre svindel og feil.

Kontantregnskap er en viktig del av en organisasjons økonomistyring og bidrar til å sikre åpenhet og nøyaktighet i sporingen kontantstrømmer.

Eksempel på kontantregnskap

La oss se på et eksempel på kontantregnskap for en liten butikk. La oss si at dette er en nærbutikk.

1. Kontantkvittering:

• 1. november: Salg av varer i kontanter for 10 000 hryvnia.
• 3. november: Retur varer av kunden, cash back 2 hryvnia.

2. Kontantforbruk:

• 2. november: Kjøp av varer fra en leverandør i kontanter 5 hryvnia.
• 4. november: Betaling av butikkleie i kontanter: 3 hryvnia.

3. Balansekontroll:

• Opprinnelig kontantsaldo 1. november: 0 hryvnia.
• Den endelige saldoen ved kassen 4. november: 10 000 hryvnia (startsaldo + kvitteringer - utgifter).

4. Rapportering:

• Utarbeide en rapport om kontanttransaksjoner for november, inkludert åpnings- og sluttsaldo, kvitteringer og utgifter.

5. Dokumentasjon:

• Kontantordre for hver transaksjon (salg, retur, kjøp, leiebetaling).
• Kvitteringer og kvitteringer for hver transaksjon.

6. Kontroll over kontanttransaksjoner:

• Innføre regler for kontroll av kontanttransaksjoner for å forhindre feil og svindel.

Dette er et enkelt eksempel, og i det virkelige liv kan det være mer komplekse transaksjoner og tilleggshensyn, for eksempel skatter, som også må tas i betraktning når du fører kasseposter.

Hvem bruker kontantregnskap?

Det er en rekke eiere lite firma, samt selvstendig næringsdrivende som velger kontantregnskap i stedet for periodisering fordi det for det meste er den minst komplekse regnskapsmetoden. Det gir også en rask oversikt over hvor mye penger fra næringslivet faktisk på lager, noe som er en viktig indikator for enhver bedrift. Selv om en rekke nye virksomheter eller selskaper kan bruke kontantmetoden for regnskap, er den ikke egnet for alle. Mange små bedrifter som fører inventar må kanskje bruke periodiseringsgrunnlaget for å vedlikeholde regnskap, da dette vil hjelpe dem med å spore beholdningsendringer. Noen andre virksomheter som tilbyr sine tjenester på kreditt bør i tillegg bruke periodiseringsmetoden.

 

Hvordan kontantregnskap fungerer i aksjon

Bedrifter som velger kontantmetoden for regnskapsføring registrerer inntekter eller inntekter i sine bøker når de mottar kontanter, og de tar ikke hensyn til når tjenesten utføres. Utgifter fungerer også på en lignende måte, og bedrifter vil føre utgifter i sine bøker når de foretar en betaling, og de tar hensyn til når de tjener på betalingen.

Problemer med kontantregnskap

Kontantregnskapsproblemer kan omfatte ulike aspekter som dekker organisering, prosesser og dokumentasjon. Her er noen av de vanlige problemene:

1. Manglende overholdelse av lovverket:
   • Feil anvendelse av lover og regler for kontantregnskap kan føre til bøter og skatteproblemer.
2. Utilstrekkelig dokumentasjon:
   • Mangel på korrekt utarbeidede kontantordrer, sjekker og kvitteringer kan komplisere verifisering og skape revisjonsproblemer.
3. Regnskapsfeil:
   • Feil registrerte beløp, tapte transaksjoner eller feil kontanttransaksjoner kan skjeve et selskaps økonomiske resultater.
4. Ineffektive prosesser:
   • Rotete eller uoptimaliserte inn- og utbetalingsprosesser kan forårsake forsinkelser og skape sikkerhetsrisikoer.
5. Mangel på internkontroll:
   • Dårlig tilgangskontroller og sikkerhetstiltak kan oppmuntre til svindel.
6. Utilfredsstillende informasjonslagringssystem:
   • Mangel på et effektivt system for oppbevaring av kontanter kan skape gjenfinnings- og revisjonsproblemer.
7. Sikkerhetsproblemer:
   • Utilstrekkelige sikkerhetstiltak, som mangel på overvåkingskameraer eller svake adgangskontrollsystemer, kan skape risiko for tyveri eller tap av kontanter.
8. Mangel på opplæring av personalet:
   • Unnlatelse av ansatte i å føre kontanter på riktig måte på grunn av utilstrekkelig opplæring kan føre til feil.

Å løse disse problemene innebærer vanligvis implementering av effektive regnskapsprosesser, opplæring av personalet, overholdelse av lovgivning og forbedring av kontroll- og sikkerhetssystemer.

Kontantregnskapsbegrensninger

Det er nå klart at en grunnleggende begrensning ved kontantregnskap er at det kanskje ikke gir et nøyaktig bilde av forpliktelser som er pådratt, men som ennå ikke er betalt, med sikte på at virksomheten på tvers av alle kontoer kan se ut til å være i tilbakegang. situasjonen er bedre enn den faktisk er. På den annen side innebærer kontantregnskapsmetoden i tillegg at en virksomhet som nylig har fullført en stor jobb og venter på betaling kan virke mindre vellykket enn den faktisk er på grunnlag av at den har brukt materialer og arbeidskraft til oppgavene, men det er fortsatt ikke mottatt betaling.

Dermed kan denne regnskapsmetoden enten overdrive eller undervurdere helsen til en virksomhet hvis innsamlinger eller betalinger er spesielt høye eller lave i en periode sammenlignet med en annen. I tillegg til dette kan du også få noen mulig dårlige skattemessige konsekvenser for selskaper som velger kontantregnskapsmetoden.

Forskjeller mellom kontantmetode og periodiseringsmetode

Kontantregnskap er enkelt og lett å administrere, slik at du får mer tid til å drive virksomheten din. For en oppstart eller lite firma Kontantregnskap gir ofte de beste resultatene. Men etter hvert som virksomheter vokser og blir større, er periodisering ofte mer effektiv fordi den registrerer inntekter og utgifter i periodene de påløper, uavhengig av om kontanter har skiftet eier i mellomtiden.

Periodisering tar også hensyn til sporing av varelager sammen med kundefordringer og leverandørgjeld. Dermed kan periodisering gi et mer nøyaktig bilde av den økonomiske helsen til en virksomhet. På den annen side er periodisering vanligvis kjedelig, tidkrevende og vanskelig å forstå sammenlignet med kontantregnskap. På samme måte kan det være vanskeligere å vite hvor mye kontanter en bedrift har for hånden.

Velge mellom kontant- og periodisering

I tillegg, hvis du velger Kontantregnskap for inntekter, må du også velge det for utgifter. Flere andre faktorer kan spille inn når de skal velge mellom kontant- og periodiseringsmetoder, så la oss se på disse også: Siden bedrifter som bruker kontantregnskap ikke registrerer inntekt før de mottar kontanter, trenger de ikke å betale skatt på salg for som de ennå ikke har mottatt betaling. Ved utgangen av året vil de ha mulighet til å fremskynde visse utgifter for å redusere nettoinntekten og redusere skattene de må betale.

Ulike banker, långivere og investorer krever at organisasjonene eller virksomhetene de er tilknyttet, bruker periodiseringsstrategien. Enten en virksomhet for tiden ikke søker ekstern finansiering, men kan trenge finansiering i fremtiden, bør den velge periodisering fra begynnelsen.

Kort oppsummert, avslutningsvis er hovedfaktoren når du skal bestemme hvilken regnskapsmetode du skal velge, hvilken metode som passer best for din forretningsdrift og mål.

Fordeler og ulemper med kontantregnskap

1. Fordeler med kontantregnskap

Å føre kontanter gir en rekke forretningsfordeler. Her er noen av dem:

1. Lovlydige:
   • Overholdelse av lovkrav på skatte- og regnskapsområdet, noe som hindrer mulige bøter og problemer med skattemyndighetene.
2. Finansiell åpenhet:
   • Kontantregnskap gir en nøyaktig og gjennomsiktig refleksjon av finansielle transaksjoner, noe som forenkler analysen av foretakets økonomiske tilstand.
3. Kontantregnskap:
   • Kontantkontroll forhindrer tap og svindel og sikrer nøyaktigheten av regnskapsdata.
4. Revisjon og verifisering:
   • Organisert kontantregnskap forenkler revisjon og inspeksjon av skattemyndigheter eller finanstilsyn.
5. Forebygging av svindel:
   • Systematisk registrering av kontanttransaksjoner bidrar til å identifisere og forhindre uredelig aktivitet i bedriften.
6. Ledelseseffektivitet:
   • Oppdaterte data om kontanter og kontanttransaksjoner letter ledelsens beslutningstaking og forretningsprosessplanlegging.
7. Kostnadsoptimalisering:
   • Ved å føre kontanter kan du spore og kontrollere kontantutgifter, noe som bidrar til å optimalisere dem.
8. Tillit fra kunder og partnere:
   • Når en virksomhet har oversiktlig og systematisk kontantregnskap, bidrar det til å bygge tillit hos kunder og forretningspartnere.
9. Sikkerhet:
   • Overvåking av kontanttransaksjoner bidrar til virksomhetens sikkerhet ved å forhindre tyveri og andre ulovlige aktiviteter.
10. Overholdelse av interne kontroller:
    • Implementering av et kasseregnskapssystem forbedrer internkontrollen og minimerer risikoen for feil og misbruk.

Kontantregnskap bidrar til mer effektiv forvaltning av økonomiske ressurser og skaper et stabilt grunnlag for forretningsutvikling.

2. Ulemper. Kontantregnskap