Kontantregnskap er prosessen med å regnskapsføre kontanter mottatt og brukt av en organisasjon i løpet av sin virksomhet. Kontantregnskap registrerer alle transaksjoner som involverer kontanter, inkludert kvitteringer, utgifter og saldoer.
Kontantregnskap er et av de viktigste elementene i regnskapet og er obligatorisk for alle organisasjoner som jobber med kontanter. Den lar deg vurdere den nåværende økonomiske tilstanden til organisasjonen, kontrollere kontantstrømmer og identifisere mulige brudd og feil.
Hva er kontantregnskap?
Kontantregnskap er en metode regnskap regnskap eller bokføring hvor innbetalinger er ført i den perioden de er mottatt og utgifter regnskapsføres i den perioden de faktisk er betalt.
Grunnleggende elementer i kontantregnskap:
- Kontantkvittering. Registrering av alle kvitteringer på penger til kassen, enten fra salg av varer, yte tjenester, få lån osv.
- Kontantforbruk. Refleksjon av alle utgifter gjort ved bruk av kontanter, som å betale regninger, kjøpe varer og tjenester, betale lønn osv.
- Gjenværende kontroll. Konstant overvåking av kassebeholdningen i kassaapparatet for å forhindre mangel eller overtilgjengelighet.
- Rapportering. Utarbeide rapporter om kontanttransaksjoner for intern ledelse og representasjoner overfor skattemyndighetene.
- Dokumentasjon. Følger hver transaksjon med relevante dokumenter, for eksempel kontantordrer, sjekker, kvitteringer og annet.
- Kontroll over kontanttransaksjoner. Implementering av internkontroll for å forhindre svindel og feil.
Kontantregnskap er en viktig del av en organisasjons økonomistyring og bidrar til å sikre åpenhet og nøyaktighet i sporingen kontantstrømmer.
Eksempel på kontantregnskap
La oss se på et eksempel på kontantregnskap for en liten butikk. La oss si at dette er en nærbutikk.
1. Kontantkvittering:
- 1. november: Salg av varer i kontanter for 10 000 hryvnia.
- 3. november: Retur varer av kunden, cash back 2 hryvnia.
2. Kontantforbruk:
- 2. november: Kjøp av varer fra en leverandør i kontanter 5 hryvnia.
- 4. november: Betaling av butikkleie i kontanter: 3 hryvnia.
3. Balansekontroll:
- Opprinnelig kontantsaldo 1. november: 0 hryvnia.
- Den endelige saldoen ved kassen 4. november: 10 000 hryvnia (startsaldo + kvitteringer - utgifter).
4. Rapportering:
- Utarbeide en rapport om kontanttransaksjoner for november, inkludert åpnings- og sluttsaldo, kvitteringer og utgifter.
5. Dokumentasjon:
- Kontantordre for hver transaksjon (salg, retur, kjøp, leiebetaling).
- Kvitteringer og kvitteringer for hver transaksjon.
6. Kontroll over kontanttransaksjoner:
- Innføre regler for kontroll av kontanttransaksjoner for å forhindre feil og svindel.
Dette er et enkelt eksempel, og i det virkelige liv kan det være mer komplekse transaksjoner og tilleggshensyn, for eksempel skatter, som også må tas i betraktning når du fører kasseposter.
Hvem bruker kontantregnskap?
Det er en rekke eiere lite firma, samt selvstendig næringsdrivende som velger kontantregnskap i stedet for periodisering fordi det for det meste er den minst komplekse regnskapsmetoden. Det gir også en rask oversikt over hvor mye penger fra næringslivet faktisk på lager, noe som er en viktig indikator for enhver bedrift. Selv om en rekke nye virksomheter eller selskaper kan bruke kontantmetoden for regnskap, er den ikke egnet for alle. Mange små bedrifter som fører inventar må kanskje bruke periodiseringsgrunnlaget for å vedlikeholde regnskap, da dette vil hjelpe dem med å spore beholdningsendringer. Noen andre virksomheter som tilbyr sine tjenester på kreditt bør i tillegg bruke periodiseringsmetoden.
Hvordan kontantregnskap fungerer i aksjon
Bedrifter som velger kontantregnskapsmetoden registrerer inntekt eller inntekt i sine bøker når de mottar kontanter, og de tar ikke hensyn til når tjenesten utføres. Utgifter fungerer også på lignende måte, og bedrifter vil føre utgifter i sine bøkernår de foretar en betaling og de virkelig legger merke til når de tjener på betalingen.
Problemer med kontantregnskap
Kontantregnskapsproblemer kan omfatte ulike aspekter som dekker organisering, prosesser og dokumentasjon. Her er noen av de vanlige problemene:
- Manglende overholdelse av lovverket. Feil anvendelse av lover og regler for kontantregnskap kan føre til bøter og skatteproblemer.
- Utilstrekkelig dokumentasjon. Mangel på korrekt utarbeidede kontantordrer, sjekker og kvitteringer kan komplisere verifisering og skape revisjonsproblemer.
- Regnskapsfeil. Feil registrerte beløp, tapte transaksjoner eller feil kontanttransaksjoner kan skjeve et selskaps økonomiske resultater.
- Ineffektive prosesser. Rotete eller uoptimaliserte inn- og utbetalingsprosesser kan forårsake forsinkelser og skape sikkerhetsrisikoer.
- Mangel på internkontroll. Dårlig tilgangskontroller og sikkerhetstiltak kan oppmuntre til svindel.
- Utilfredsstillende informasjonslagringssystem. Mangel på et effektivt system for oppbevaring av kontanter kan skape gjenfinnings- og revisjonsproblemer.
- Sikkerhetsproblemer. Utilstrekkelige sikkerhetstiltak, som mangel på overvåkingskameraer eller svake adgangskontrollsystemer, kan skape risiko for tyveri eller tap av kontanter.
- Mangel på opplæring av personalet. Unnlatelse av ansatte i å føre kontanter på riktig måte på grunn av utilstrekkelig opplæring kan føre til feil.
Å løse disse problemene innebærer vanligvis implementering av effektive regnskapsprosesser, opplæring av personalet, overholdelse av lovgivning og forbedring av kontroll- og sikkerhetssystemer.
Kontantregnskapsbegrensninger
Det er nå klart at en grunnleggende begrensning ved kontantregnskap er at det kanskje ikke gir et nøyaktig bilde av forpliktelser som er pådratt, men som ennå ikke er betalt, med sikte på at virksomhet kan etter alt å dømme se ut til å være i tilbakegang. situasjonen er bedre enn den faktisk er. På den annen side innebærer kontantregnskapsmetoden det i tillegg virksomhet, som nylig har fullført en kjempejobb og venter på betaling, kan virke mindre vellykket enn han faktisk er på bakgrunn av at han har brukt materialer og arbeid til oppgavene, men han har ennå ikke fått betaling.
Dermed kan denne regnskapsmetoden enten overdrive eller undervurdere helsen til en virksomhet hvis innsamlinger eller betalinger er spesielt høye eller lave i en periode sammenlignet med en annen. I tillegg til dette kan du også få noen mulig dårlige skattemessige konsekvenser for selskaper som velger kontantregnskapsmetoden.
Forskjeller mellom kontantmetode og periodiseringsmetode
Kontantregnskap er enkelt og lett å administrere, slik at du får mer tid til å drive virksomheten din. For en oppstart eller lite firma Kontantregnskap gir ofte de beste resultatene. Men etter hvert som virksomheter vokser og blir større, er periodisering ofte mer effektiv fordi den står for inntekter og utgifter i de periodene de ble påløpt, uavhengig av om kontanter hadde skiftet eier på det tidspunktet.
Periodisering tar også hensyn til sporing av varelager sammen med kundefordringer og leverandørgjeld. Dermed kan periodisering gi et mer nøyaktig bilde av den økonomiske helsen til en virksomhet. På den annen side er periodisering vanligvis kjedelig, tidkrevende og vanskelig å forstå sammenlignet med kontantregnskap. På samme måte kan det være vanskeligere å vite hvor mye kontanter en bedrift har for hånden.
Velge mellom kontant- og periodisering
I tillegg, hvis du velger Kontantregnskap for inntekter, må du også velge det for utgifter. Flere andre faktorer kan spille inn når de skal velge mellom kontant- og periodiseringsmetoder, så la oss se på disse også: Siden bedrifter som bruker kontantregnskap ikke registrerer inntekt før de mottar kontanter, trenger de ikke å betale skatt på salg for som de ennå ikke har mottatt betaling. Ved utgangen av året vil de ha mulighet til å fremskynde visse utgifter for å redusere nettoinntekten og redusere skattene de må betale.
Ulike banker, långivere og investorer krever at organisasjonene eller virksomhetene de er tilknyttet, bruker periodiseringsstrategien. Enten en virksomhet for tiden ikke søker ekstern finansiering, men kan trenge finansiering i fremtiden, bør den velge periodisering fra begynnelsen.
Kort oppsummert, avslutningsvis er hovedfaktoren når du skal bestemme hvilken regnskapsmetode du skal velge, hvilken metode som passer best for din forretningsdrift og mål.
Fordeler og ulemper med kontantregnskap
1. Fordeler med kontantregnskap
Å føre kontanter gir en rekke forretningsfordeler. Her er noen av dem:
Lovlydige. Overholdelse av lovkrav på skatte- og regnskapsområdet, noe som hindrer mulige bøter og problemer med skattemyndighetene.
Finansiell åpenhet. Kontantregnskap gir en nøyaktig og gjennomsiktig refleksjon av finansielle transaksjoner, noe som forenkler analysen av foretakets økonomiske tilstand.
Kontantregnskap. Kontantkontroll forhindrer tap og svindel og sikrer nøyaktigheten av regnskapsdata.
Revisjon og verifikasjon. Organisert kontantregnskap forenkler revisjon og inspeksjon av skattemyndigheter eller finanstilsyn.
Forebygging av svindel. Systematisk registrering av kontanttransaksjoner bidrar til å identifisere og forhindre uredelig aktivitet i bedriften.
Ledelseseffektivitet. Oppdaterte data om kontanter og kontanttransaksjoner letter ledelsens beslutningstaking og forretningsprosessplanlegging.
Kostnadsoptimalisering. Ved å føre kontanter kan du spore og kontrollere kontantutgifter, noe som bidrar til å optimalisere dem.
Tillit fra kunder og partnere. Når en virksomhet har oversiktlig og systematisk kontantregnskap, bidrar det til å bygge tillit hos kunder og forretningspartnere.
Sikkerhet. Overvåking av kontanttransaksjoner bidrar til virksomhetens sikkerhet ved å forhindre tyveri og andre ulovlige aktiviteter.
Overholdelse av interne kontroller. Implementering av et kasseregnskapssystem forbedrer internkontrollen og minimerer risikoen for feil og misbruk.
Kontantregnskap legger til rette for mer effektiv forvaltning av økonomiske ressurser og skaper et stabilt grunnlag for forretningsutvikling.
2. Ulemper. Kontantregnskap
Kontantregnskap, til tross for fordelene, har også noen ulemper:
Mulighet for feil. Manuell dataregistrering i kontantregnskap kan føre til feil og unøyaktigheter, spesielt ved et stort volum av kontanttransaksjoner.
Trussel om svindel. Tilstedeværelsen av fysiske kontanter gir en mulighet for uredelige aktiviteter av ansatte eller eksterne parter.
Ineffektivitet. Manuell registrering og telling av kontanter kan være ineffektivt og kostbart synspunkter tid og ressurser.
Mangel på automatisering. Noen kontantregnskapssystemer er kanskje ikke tilstrekkelig automatiserte, noe som gjør det vanskelig å raskt behandle data.
Begrenset funksjonalitet. Noen POS-systemer kan ha begrenset funksjonalitet og gir kanskje ikke alt nødvendig Verktøy for fullstendig regnskap.
Risiko for tap av data. Den fysiske tilstedeværelsen av kontantsedler og mynter utsetter en virksomhet for risikoen for å tape midler i tilfelle tyveri eller uautorisert tilgang.
Vanskeligheter med dataanalyse. Manuell regnskapsføring kan skape vanskeligheter med å analysere data, spesielt hvis rapportering eller analyser er nødvendig.
Uleilighet med å håndtere store mengder kontanter. For virksomheter med et høyt volum av kontanttransaksjoner, kan det være ubeleilig og ineffektivt å føre kontanter.
Krever ekstra sikkerhetstiltak. Å frakte store mengder kontanter krever ekstra sikkerhetstiltak, som kan medføre ekstra kostnader.
Behovet for konstant overvåking. Kontantregnskap krever konstant overvåking og kontroll, noe som kan være en utfordring for små bedrifter.
Disse manglene fremhever viktigheten av riktig organisering og automatisering av kontantregnskap for å minimere risiko og sikre effektiv virksomhetsstyring.
Konklusjon!
Nå, til syvende og sist, er det klart at for små selskaper som hovedsakelig driver forretninger på kontantbasis og ikke har store varelager, vil kontantregnskapsmetoden være nyttig, praktisk og pålitelig for å spore inntekter og utgifter. uten å kreve mye bokføring. I alle fall, for den mest pålitelige og oppdaterte regnskapsanalysen av den økonomiske helsen til en virksomhet, er den beste løsningen å velge periodiseringsmetoden.
Regnskapsprogramvare kan også hjelpe enhver bedrift med å bruke kontanter eller periodiseringsregnskap nøyaktig og effektivt. Regnskapsprogramvare kan jevne ut regnskapssykluser og bidra til å sikre nøyaktighet og samsvar med offentlige forskrifter.
FAQ. Kontantregnskap.
1. Hva er kontantregnskap?
Kontantregnskap er en regnskapsmetode der inntekter bare registreres når midler faktisk mottas, og utgifter registreres når de betales.
2. Hvordan skiller kontantregnskap seg fra periodisering?
- Kontantregnskap: Regnskap for transaksjoner kun med den faktiske bevegelsen av penger.
- Periodiseringsmetode: Regnskapsføring av inntekter og utgifter på tidspunktet de inntreffer, uavhengig av faktisk kontantstrøm.
3. Hvem bruker kontantregnskap?
- Liten bedrift.
- Individuelle gründere.
- Non-profit organisasjoner.
- Enkeltpersoner for styring av personlig økonomi.
4. Hva er fordelene med kontantregnskap?
- Lett å bruke.
- Transparens av kontantstrømmer.
- Praktisk for små bedrifter med et lite volum av operasjoner.
- Minimering av feil på grunn av beregningskompleksitet.
5. Hva er ulempene med kontantregnskap?
- Gjenspeiler ikke fremtidige forpliktelser eller forventet inntjening.
- Ikke egnet for selskaper med et stort volum av kreditttransaksjoner.
- Begrenset informasjonsinnhold for langsiktig planlegging.
6. Et eksempel på bruk av kontantregnskap?
- Inntekter fra varesalg bokføres når kunden betaler for kjøpet (kontant, kort eller overføring).
- Kostnader for innkjøp av materiell bokføres ved betaling til leverandør.
7. Er det mulig å bruke kontantregnskap for skatterapportering?
Ja, noen jurisdiksjoner tillater kontantregnskap for forenklet beskatning eller småbedriftsapplikasjoner. Det er viktig å sjekke kravene fra skattemyndighetene i landet ditt.
8. Hvordan føre kontanter?
- Bruk en kassebok eller elektronisk tilsvarende.
- Registrer hver inntekt og utgift med angivelse av dato, beløp og formål.
- Oppsummer saldoen ved begynnelsen og slutten av dagen, uken eller måneden.
9. Hvilke transaksjoner tas med i kontantregnskapet?
- Inntekt: Salg av varer eller tjenester, mottatt forskudd, annen inntekt.
- utgifter: Betale regninger, lønn, skatter, husleie og andre forpliktelser.
10. Hvilke verktøy kan brukes til kontantregnskap?
- Manuelt regnskap: Kassebok, papirjournal.
- Programvare: Excel, 1C, QuickBooks, Zoho Books og andre regnskapssystemer.
11. Hvilke regnskapsregler må følges?
- Registrer transaksjoner på tidspunktet for mottak eller betaling av penger.
- Lagre dokumenter som bekrefter transaksjoner (sjekker, kvitteringer, kontrakter).
- Overvåk riktigheten av kontantbeholdningen.
12. Hvilke dokumenter kreves for kontantregnskap?
- Kontantbestillinger (kvitteringer og utgifter).
- Sjekker og kvitteringer.
- Regnskapsoppgaver.
13. Hvem er ikke egnet for kontantregnskap?
Kontantregnskap er ikke egnet for store selskaper med kredittforpliktelser eller for organisasjoner som arbeider med langsiktige kontrakter der det er nødvendig å føre inntekter og utgifter etter hvert som de oppstår.
Legg igjen en kommentar
Du må være logget inn å poste en kommentar.