Contabilitatea de casă - definiție, exemplu, argumente pro și contra

Contabilitatea de numerar este procesul de contabilizare a numerarului primit și cheltuit de o organizație în cursul activităților sale. Contabilitatea de casă înregistrează toate tranzacțiile care implică numerar, inclusiv încasările, cheltuielile și soldurile.

Contabilitatea de numerar este unul dintre cele mai importante elemente ale contabilității și este necesară pentru toate organizațiile care lucrează cu numerar. Vă permite să evaluați situația financiară actuală a organizației, să controlați fluxurile de numerar și să identificați posibile încălcări și erori.

Ce este contabilitatea de casă?

Definiție: Contabilitatea de casă este o metodă contabilitate contabilitate sau evidență în care se înregistrează încasările de plată în perioada în care sunt primite și cheltuielile se înregistrează în perioada în care sunt efectiv plătite.

Elemente de bază ale contabilității de casă:

1. Bon fiscal: Înregistrarea tuturor încasărilor de bani la casierie, fie de la vânzări de mărfuri, prestarea de servicii, obținerea de împrumuturi etc.
2. Consum de numerar: Reflectarea tuturor cheltuielilor efectuate folosind numerar, cum ar fi plata facturilor, achiziționarea de bunuri și servicii, plata salariilor etc.
3. Controlul echilibrului: Monitorizarea constantă a soldului de numerar din casa de marcat pentru a preveni lipsurile sau disponibilitatea excesivă.
4. Raportare: Intocmirea rapoartelor privind tranzactiile de numerar pentru managementul intern si prezentarea catre autoritatile fiscale.
5. Documentarea: Însoțirea fiecărei tranzacții cu documente relevante, cum ar fi comenzi de numerar, cecuri, chitanțe și altele.
6. Controlul asupra tranzacțiilor cu numerar: Implementarea controalelor interne pentru prevenirea fraudelor și erorilor.

Contabilitatea de numerar este o parte importantă a managementului financiar al unei organizații și ajută la asigurarea transparenței și acurateții în urmărire flux de fonduri.

Exemplu de contabilitate de casă

Să ne uităm la un exemplu de contabilitate de numerar pentru un magazin mic. Să presupunem că acesta este un magazin universal.

1. Chitanță de numerar:

• 1 noiembrie: Vânzarea mărfurilor în numerar în valoare de 10 grivne.
• 3 noiembrie: Întoarcere bunuri de către client, rambursare 2 grivne.

2. Consum de numerar:

• 2 noiembrie: Achiziționarea de bunuri de la un furnizor în numerar 5 grivne.
• 4 noiembrie: Plata chiriei magazinului în numerar: 3 grivne.

3. Controlul echilibrului:

• Sold inițial de numerar la 1 noiembrie: 0 grivne.
• Soldul final la casierie pe 4 noiembrie: 10 grivne (sold inițial + chitanțe - cheltuieli).

4. Raportare:

• Întocmirea unui raport privind tranzacțiile cu numerar pentru noiembrie, inclusiv soldurile de deschidere și de închidere, încasări și cheltuieli.

5. Documentație:

• Comandă în numerar pentru fiecare tranzacție (vânzare, retur, cumpărare, plata chiriei).
• Chitanțe și chitanțe pentru fiecare tranzacție.

6. Control asupra tranzacțiilor cu numerar:

• Introducerea unor reguli pentru verificarea tranzacțiilor cu numerar pentru a preveni erorile și fraudele.

Acesta este un exemplu simplu, iar în viața reală pot exista tranzacții mai complexe și considerații suplimentare, cum ar fi taxele, care trebuie luate în considerare și atunci când țin evidența numerarului.

Cine folosește contabilitatea de casă?

Există o serie de proprietari mici afaceri, precum și profesioniștii care desfășoară activități independente care aleg contabilitatea de casă în locul contabilității de angajamente deoarece este, în cea mai mare parte, metoda contabilă cea mai puțin complexă. Oferă, de asemenea, o imagine de ansamblu rapidă a cât de mult bani din afaceri de fapt în stoc, ceea ce este un indicator important pentru orice afacere. Deși o serie de noi afaceri sau companii pot utiliza metoda contabilității de numerar, aceasta nu este potrivită pentru toată lumea. Multe întreprinderi mici care dețin stocuri ar putea avea nevoie să folosească baza de angajamente pentru a menține contabilitate, deoarece acest lucru îi va ajuta să urmărească modificările din inventar. Alte companii care își oferă serviciile pe credit ar trebui să folosească în plus metoda de angajamente.

 

Cum funcționează contabilitatea de casă în acțiune

Afacerile care aleg metoda de numerar de contabilitate înregistrează veniturile sau veniturile în contabilitate atunci când primesc numerar și nu acordă nicio atenție momentului în care este prestat serviciul. Cheltuielile funcționează, de asemenea, într-un mod similar, iar companiile vor înregistra cheltuieli în registrele lor atunci când efectuează o plată și acordă atenție când obțin profit din plată.

Probleme cu contabilitatea de casă

Problemele de contabilitate de casă pot include diverse aspecte care acoperă organizarea, procesele și documentația. Iată câteva dintre problemele comune:

1. Nerespectarea legislației:
   • Aplicarea necorespunzătoare a legilor și reglementărilor privind contabilitatea de casă poate duce la amenzi și probleme fiscale.
2. Documentatie insuficienta:
   • Lipsa comenzilor de numerar, cecurilor și chitanțelor pregătite corect poate complica verificarea și poate crea probleme de audit.
3. Erori de contabilitate:
   • Sumele incorecte înregistrate, tranzacțiile ratate sau tranzacțiile incorecte în numerar pot modifica performanța financiară a unei companii.
4. Procese ineficiente:
   • Procesele aglomerate sau neoptimizate de încasare și retragere pot cauza întârzieri și pot crea riscuri de securitate.
5. Lipsa controlului intern:
   • Controalele slabe ale accesului la casă și măsurile de siguranță pot încuraja frauda.
6. Sistem de stocare a informațiilor nesatisfăcător:
   • Lipsa unui sistem eficient de stocare a documentelor de numerar poate crea probleme de recuperare și audit.
7. Probleme de securitate:
   • Măsurile de securitate insuficiente, cum ar fi lipsa camerelor de supraveghere sau sisteme slabe de control al accesului, pot crea riscuri de furt sau pierdere de numerar.
8. Lipsa pregătirii personalului:
   • Nerespectarea angajaților de a menține în mod corect evidențele de numerar din cauza unei pregătiri insuficiente poate duce la erori.

Abordarea acestor probleme implică de obicei implementarea unor procese contabile eficiente, instruirea personalului, respectarea legislației și îmbunătățirea sistemelor de control și securitate.

Limitări contabile de numerar

Acum este clar că o limitare fundamentală a contabilității de casă este că poate să nu ofere o imagine exactă a datoriilor care au fost suportate, dar care nu au fost încă plătite, cu scopul ca afacerea să pară, în toate conturile, în declin. situatia este mai buna decat este de fapt. Pe de altă parte, metoda contabilității de casă implică, în plus, că o afacere care a încheiat recent o muncă uriașă și așteaptă plata poate părea mai puțin reușită decât este în realitate, pe baza faptului că a folosit materiale și forță de muncă pentru sarcini, dar totuși nu a primit plata.

Astfel, această metodă de contabilitate poate fie exagera, fie subestima starea de sănătate a unei afaceri dacă încasările sau plățile sunt deosebit de mari sau scăzute într-o perioadă în comparație cu alta. În plus, s-ar putea să vă confruntați și cu unele consecințe fiscale posibil nefavorabile pentru companiile care aleg metoda contabilității de casă.

Diferențele dintre metoda numerarului și metoda angajamentelor

Contabilitatea de numerar este simplă și ușor de gestionat, permițându-vă să aveți mai mult timp pentru a vă conduce afacerea. Pentru un startup sau mici afaceri Contabilitatea de casă produce adesea cele mai bune rezultate. Dar, pe măsură ce afacerile cresc și devin mai mari, contabilitatea de angajamente este adesea mai eficientă, deoarece înregistrează veniturile și cheltuielile în perioadele în care sunt suportate, indiferent dacă numerarul și-a schimbat mâinile între timp.

Contabilitatea de angajamente ia în considerare și urmărirea stocurilor împreună cu conturile de încasat și de plătit. Astfel, contabilitatea de angajamente poate oferi o imagine mai exactă a stării financiare a unei afaceri. Pe de altă parte, contabilitatea de angajamente este de obicei plictisitoare, consumatoare de timp și greu de înțeles în comparație cu contabilitatea de casă. De asemenea, poate fi mai dificil să știi câți bani are o afacere la îndemână.

Alegerea între contabilitatea de numerar și contabilitatea de angajamente

În plus, dacă selectați Contabilitatea de numerar pentru venituri, va trebui să o selectați și pentru Cheltuieli. Mai mulți alți factori pot intra în joc atunci când decideți între metodele de contabilitate de numerar și de angajamente, așa că să ne uităm și la acestea: Deoarece companiile care folosesc contabilitatea de casă nu înregistrează venituri până când nu primesc numerar, nu vor trebui să plătească impozite pe vânzări pentru pe care nu au primit încă plata. Până la sfârșitul anului, aceștia vor avea ocazia să accelereze anumite cheltuieli pentru a-și reduce venitul net și a reduce impozitele pe care vor trebui să le plătească.

Diverse bănci, creditori, precum și investitori solicită organizațiilor sau întreprinderilor cu care sunt asociate să utilizeze strategia de contabilitate de angajamente. Indiferent dacă o întreprindere nu caută în prezent finanțare externă, dar poate avea nevoie de finanțare în viitor, ar trebui să aleagă de la început contabilitatea de angajamente.

Pe scurt, în concluzie, principalul factor atunci când decideți ce metodă contabilă să alegeți este care metodă se potrivește cel mai bine operațiunilor și obiectivelor dvs. de afaceri.

Avantajele și dezavantajele contabilității de casă

1. Avantajele contabilității de casă

Păstrarea evidențelor de numerar oferă o serie de beneficii de afaceri. Aici sunt câțiva dintre ei:

1. Respectând legea:
   • Respectarea cerințelor legale în domeniul fiscal și al contabilității, ceea ce previne eventualele amenzi și probleme cu organele fiscale.
2. Transparență financiară:
   • Contabilitatea de casă oferă o reflectare precisă și transparentă a tranzacțiilor financiare, ceea ce simplifică analiza situației financiare a întreprinderii.
3. Contabilitate de casă:
   • Controlul numerarului previne pierderile și fraudele și asigură acuratețea datelor contabile.
4. Audit si verificare:
   • Contabilitatea de casă organizată facilitează auditul și inspecția de către autoritățile fiscale sau inspectoratele financiare.
5. Prevenirea fraudei:
   • Înregistrarea sistematică a tranzacțiilor cu numerar ajută la identificarea și prevenirea activităților frauduloase în cadrul întreprinderii.
6. Eficiența managementului:
   • Datele actualizate privind numerarul și tranzacțiile cu numerar facilitează luarea deciziilor de management și planificarea proceselor de afaceri.
7. Optimizarea costurilor:
   • Păstrarea evidențelor de numerar vă permite să urmăriți și să controlați cheltuielile în numerar, ceea ce ajută la optimizarea acestora.
8. Încrederea clienților și partenerilor:
   • Atunci când o afacere are o contabilitate de numerar clară și sistematică, aceasta ajută la construirea încrederii cu clienții și partenerii de afaceri.
9. Securitate:
   • Monitorizarea tranzacțiilor cu numerar contribuie la securitatea afacerii prin prevenirea furtului și a altor activități ilegale.
10. Respectarea controalelor interne:
    • Implementarea unui sistem de contabilitate de casă îmbunătățește controlul intern și minimizează riscurile de erori și abuz.

Contabilitatea de casă contribuie la o gestionare mai eficientă a resurselor financiare și la crearea unei baze stabile pentru dezvoltarea afacerii.

2. Dezavantaje. Contabilitatea de casă