Organizácia projektu – definícia, typy a diagram

Organizácia projektu je proces plánovania, koordinácie a riadenia zdrojov na dosiahnutie stanovených cieľov v rámci stanoveného času a rozpočtu. Projekt je dočasný podnik, ktorý má jedinečný výsledok alebo produkt, ktorý sa líši od rutiny každodenných operácií organizácie.

V organizácii projektu existujú tri oblasti zodpovednosti a kompetencie.

Projektový manažment – je poverený riadením projektu
Projektový tím – Projektovému tímu je pridelený aspekt realizácie projektu
Projektová rada je rozhodovací orgán, ktorému dôveruje úspech projektu a robí dôležité rozhodnutia, ako napríklad, či sa má projekt zrušiť alebo pokračovať.

Organizačná štruktúra Projekt závisí od viacerých faktorov, ako je typ a štýl organizácie, hierarchia a pracovný postup.

Tu sú niektoré z najbežnejších typov organizácie projektov:

1. Funkčná organizácia. Organizácia projektu

Toto je jedna z najbežnejších organizačných štruktúr. Spoločnosť je rozdelená do niekoľkých oddelení a združujú sa ľudia s podobnými schopnosťami a know-how. Projektový manažér a ďalšie zdroje pracujú v rovnakom oddelení, napríklad marketing, predaj, účtovníctvo atď.

Výhody funkčnej štruktúry sú:

Toto je najlepšie pre malé projekty aj malé tímy, pretože táto funkcia môže získať úplnú kontrolu a kontrolu nad členmi tímu a inými zdrojmi.
Členov je ľahké motivovať, keďže ich je málo
Prístup k odborníkom je jednoduchý, pretože sa nachádzajú v rovnakej funkčnej oblasti.
Je ľahké zhromaždiť všetkých zúčastnených na projekte a prediskutovať príslušný problém.
Zamestnanci sú ochotní pracovať na takýchto projektoch, pretože im to dáva príležitosť posunúť sa vpred.
Keďže tím je malý, je možné obmedziť prostriedky komunikácie projektu.

Nevýhody funkčnej štruktúry sú nasledovné:

Nie je ľahké získať prístup k ľuďom mimo vašej funkčnej jednotky
Zamestnanci sú lojálni k vedúcemu tímu namiesto toho, aby pracovali na projekte
Ťažkosti s udržaním strategického zamerania

2. Dizajn.

Tu má projektový manažér plnú zodpovednosť za každý projekt. S celým tímom má pracovný pomer na plný úväzok a kontrolu nad rozpočtom pre jeho úspešné dokončenie. Je zodpovedný rade projektu a sponzorovi projektu. Organizácia projektu

Výhody organizačnej štruktúry založenej na projekte sú nasledovné:

Plná kontrola nad tímom
Silný zmysel pre identitu v tíme, výsledkom čoho je dominantná tímová kultúra
Minimálny konflikt, pretože každý účastník pracuje na dosiahnutí cieľov a zámerov projektu
Plánovanie vašej práce je jednoduché
Ľahká dostupnosť zdrojov
Zlepšuje technické vodcovstvo, ako aj zručnosti projektového manažmentu

Nevýhody organizačnej štruktúry projektu sú nasledovné:

Je to drahý záväzok
Pre zamestnancov je to ťažké vrátiť sa, ak budú prepustení z práce
V niektorých prípadoch ukončenie projektu znamená stratu zamestnania

3. Matica. Zorganizujte projekt

Matricová projektová organizačná štruktúra vzniká integráciou projektovej aj funkčnej organizácie. Existujú dve štruktúry: horizontálna a vertikálna, takže zamestnanec môže pracovať na projekte aj vo funkčnej skupine.

Existujú tri typy organizačnej matice

Silná matica – projektový manažér má tím na plný úväzok a má kompletný sprievodca a kontrolu nad tímom a projektom
Slabá matica je bližšie k funkčnej štruktúre a projektový manažér má menej možností. Má tím na čiastočný úväzok a kontrolu rozpočtu
Vyvážená matica – projektový manažér má strednú úroveň autority a tím na čiastočný úväzok. S rozpočtom hospodári on a funkčný manažér

Výhody maticovej organizácie sú:

Zdroje sa využívajú efektívne
Zdroje možno jednoducho presúvať medzi rôznymi projektmi
Jednotlivci, ako aj členovia tímu sú od prírody citliví

Nevýhody maticovej organizácie sú nasledovné:

Väčšinu času nájdete konflikt medzi projektmi kvôli zdrojom
Ľuďom dôverujú protichodné a odlišné priority, čo môže spôsobiť zmätok

Niektoré ďalšie typy organizácie projektov sú nasledovné:

Jednoduchá alebo organická organizácia je najjednoduchšia projektová organizačná štruktúra, ktorá zahŕňa podnikateľské subjekty s jedným vlastníkom, ako aj slobodné povolania. Úlohu projektového manažéra zvyčajne vykonáva majiteľ alebo špecialista, ktorý má za úlohu riadiť pracovný proces. Organizácia projektu
Diverzifikovaná organizácia. V tomto type organizačnej štruktúry existuje veľa funkčných jednotiek, ktoré sú na sebe nezávislé. Jednotky zahŕňajú ľudí s rôznymi navыkamy a know-how, ktoré spája spoločná téma, a tou môže byť geografická poloha alebo podobný projekt. Všetky divízie majú vlastné zdroje na autonómnu prevádzku.
Virtuálna organizácia — Vo virtuálnej organizačnej štruktúre si organizácia udržiava svoju hlavnú činnosť a snaží sa outsourcovať ostatné procesy. Centrálna organizácia je prepojená s rôznymi externými organizáciami, aby mohla úspešne viesť podnikanie. Projektový manažér v takýchto organizáciách má strednú až nízku úroveň právomocí a zmiešanú právomoc kontroly rozpočtu.

Ako zostaviť schému organizácie projektu?

Organizačná schéma projektu pomáha definovať úlohy a zodpovednosti tímu, ako aj potreby školenia, ako sa budú prideľovať zdroje a ako budú zapojené zainteresované strany. Potrebné kroky sú nasledovné:

1. Určite personál. Organizácia projektu

Prvým krokom v procese je identifikácia osôb spojených s rozsahom projektu a schopný majú silný vplyv na projekt. Zvyčajne sú to kľúčoví zamestnanci, ktorí ovplyvňujú marketérov, vedúcich oddelení, predajcov, podporných pracovníkov, konzultantov a dokonca aj IT pracovníkov.

2. Zostavte tím vyššieho manažmentu

Druhý krok — vytvorenie životaschopného tímu, ktorý bude zodpovedný za projekt a bude monitorovať jeho úspech. Tím bude zahŕňať klienta alebo sponzorov projektu a v niektorých prípadoch odborníkov, ktorí budú počas projektu ponúkať poradenstvo a pomoc.

3. Prideľte koordinátorov projektu. Organizácia projektu

Tretia etapa zahŕňa vymenovanie projektových koordinátorov, ktorými budú manažéri na strednej a nižšej úrovni. Medzi ich zodpovednosti bude patriť vykonávanie povinností na tejto úrovni a koordinácia úloh tímu. V projektovej organizácii môže byť veľa projektových koordinátorov, ale vo väčšine prípadov nájdete aspoň troch, ktorí sa starajú o komunikačné, technické a plánovacie aspekty.

4. Označte svoje zainteresované strany

Identifikujte kľúčové zainteresované strany a skúste prilákať ich na vývoj projektu.

5. Určite požiadavky na školenie. Organizácia projektu

V niektorých prípadoch, tím dokáže efektívne vyrovnať sa s úlohou. Na rozdiel od iných im chýbajú nástroje, zručnosti, znalosti, aby zvládli zložitosť projektu. Stanovte požiadavky na školenia a ponúknite ich členom, ktorí to potrebujú. Projektový koordinátor je zodpovedný za riadenie pracovnej skupiny a poskytovanie potrebného školenia zamestnancovi.

6. Vytvorte organizačnú schému projektu

Poslednou fázou je vypracovanie organizačnej schémy projektu. Prezrite si kroky, ktoré ste už urobili, a premýšľajte o tom, ako sa budú ľudia na projekte koordinovať a spolupracovať na vytvorení dokonalého diagramu.

Pozrite sa pozorne, aby ste mohli určiť ich vzťah a zodpovednosti, ktoré by mali byť pridelené. Uveďte osoby s rozhodovacou právomocou, ktoré budú zohrávať významnú úlohu, a napíšte ich úlohu, zodpovednosti a úlohy v blízkosti, aby ste získali jasný obraz. Ak sa rozhodnete vytvoriť užitočnú organizačnú schému projektu, definujte prepojené roly a definujte komunikačný a reportovací kanál

Kusovník (BOM) – definícia, príklad, typy a výhody