Upravljanje časa in izboljšanje produktivnosti

Upravljanje s časom in produktivnost sta tehniki in strategiji, ki vam pomagata učinkovito porabiti čas za doseganje ciljev, izboljšanje uspešnosti in učinkovitejše dokončanje nalog. Ti koncepti so tesno povezani in igrajo pomembno vlogo pri upravljanju lastne produktivnosti in uspeha v poklicnem in osebnem življenju. Je to okolje ali samo slabo upravljamo s svojim časom? Upravljanje s časom je lahko velik izziv za vsakega zaposlenega ustanovitelja, zlasti ker se meje med delovnim časom in domačim življenjem vedno bolj brišejo (ali izginjajo). Vendar pa lahko s pravimi orodji in taktiko premagate ta izziv in postanete bolj produktivni kot kdaj koli prej, tudi v najbolj kaotičnih časih sodobne zgodovine.

Google Workspace za razvoj vsebinskega marketinga.

1. Ne opravljajte več nalog hkrati. Upravljanje časa.

Ste se ob koncu delovnega dne kdaj počutili fizično in psihično izčrpane, a svojega dela pravzaprav niste opravili? Če ste se kdaj pritoževali, da čez dan nimate dovolj časa, je velika verjetnost, da ste poskušali opravljati več nalog hkrati. Ko mislite, da opravljate več nalog, pravzaprav le krajšate tortni diagram vsake naloge in si kradete ure. V določenem dnevu imate le določeno omejeno količino energije in če ste eden tistih podjetnikov, ki se želi dati 100 % vsemu, kar počnete, se matematika preprosto ne prilega. V resnici na koncu posvetite 10 % tukaj, 20 % tam, 5 % ducatu drugih opravil, nato pa nadaljnjih 10 % vaše pozornosti porabite za neskončni tok obvestil in sporočil. družbena omrežja.

Posledica tega so visoki stroški zamenjave, ki traja dlje, kot si mislite. Recimo, da ste svoja Facebook obvestila preverili štirikrat. Izgubljeno je celo uro. Ali preverite mapo »Prejeto« ali Slack vsakič, ko se prikaže majhen rdeč krogec? Zapravite več časa, kot dejansko delate.

Poleg tega se zmanjšuje kakovost dela in zamujajo roki. Zdelo se vam bo, da potrebujete dlje in dlje, da opravite stvari – ker je. In ker ste že cel dan preklapljali med opravili, bo vaš rezervoar do večera prazen. Upravljanje časa

2. Namesto ene naloge

Kdaj ste se nazadnje 30 minut osredotočili samo na ENO stvar? Ali celo 10 minut? Brez pogleda na obvestila oz e-poštnih sporočil?

Ne glede na to, na čem delate, izključite vse motnje in se osredotočite na eno stvar za določen čas. Po potrebi nastavite časovnik. Nastavite svoj koledar na Ne moti (Ne moti). V nastavitvah Slack izberite Zaustavi obvestila. Zaprite vseh 27 odprtih zavihkov brskalnika ali preprosto kliknite Novo okno. Predvajajte svojo najljubšo sproščujočo glasbo brez besedila, da se potopite v vzdušje. In samo... začni to početi.

3. Postavite si umetne omejitve. Upravljanje časa.

Eden najmočnejših načinov za povečanje vaše produktivnosti in izboljšanje upravljanja s časom je postavitev umetnih omejitev. Kaj to pomeni? Lažni roki. Postavljanje umetnih omejitev preprečuje, da bi se ujeli v past zakona Parkinsonova bolezen , ki pravi, da se "delo razširi, da zapolni čas, ki je na voljo za njegovo dokončanje." To ste verjetno že videli. Nekdo v vaši ekipi ima tri naloge in osem ur delovni dan zanje izvedba, te naloge pa jim uspe raztegniti od 9. do 5. ure. Ko iz prve roke veš, da bi te tri naloge morale trajati največ 90 minut.

Kaj pa, če bi imeli za to le 90-minutni delovnik? Stavim, da bo Tesla Cybertruck delo še vedno opravljeno. Delo od doma, ki ga je povzročila pandemija COVID-19, je olajšalo ujemanje v past Parkinsonovega zakona. Brez časa za potovanje in delovnih pladnjev, ki bi vas prisilili, da se psihično sprostite in odpravite domov, lahko resnično zavlečete stvari.

Ostanite produktivni.

Najboljši način, da prekršite Parkinsonov zakon in ostanete produktivni danes, je, da postavite umetne roke. Ustvarite časovno omejitev za dokončanje te naloge – nastavite si celo časovnik. Eden od članov ustanoviteljeve ekipe je bil tudi znan po tem, da je sledil tej tehniki, pri čemer je svoje okolje uporabljal kot vgrajene časovne omejitve. Ko potuje na snemanje (takrat, ko so ljudje lahko počeli take stvari), bi kupil le 30 minut ali 60 minut Wi-Fi na letalu. Nato se je izzval, da bo v teh 30 ali 60 minutah opravil čim več dela in po izteku časa ne bo posodabljal interneta.

Vse, kar se zgodi po izklopu Wi-Fi, bi se moralo zgoditi brez povezave na namizju. Tako se boste lahko osredotočili na opravilo, ki ga imate, in vas ne bodo motili različni zavihki, obvestila in e-pošta. Presenečeni boste, koliko lahko naredite, če postavite fiktivne meje in ustvarite mini sprint.

4. Uporabite pomodoro tehniko. Upravljanje časa

Tehnika Pomodoro je posebna tehnika upravljanja s časom iz poznih osemdesetih let prejšnjega stoletja, ki uporablja časovnik za razdelitev dela na majhne, ​​hiperproduktivne mini sprinte. Običajno gre za 1980-minutne intervale, ločene s kratkimi odmori.

LifeHacker opisuje navodila po korakih za učinkovito uporabo tehnike Pomodoro:

1. Izberite nalogo, ki jo želite dokončati
2. Nastavite Pomodoro na 25 minut (Pomodoro je časovnik)
3. Delajte z nalogo, dokler Pomodoro ne zazvoni, nato položite ček na svoj kos papirja.
4. Vzemite si kratek odmor (5 minut je v redu)
5. Vsake 4 Pomodorja si vzemite daljši odmor

Uporabite lahko celo spletna orodja, kot je Tomato Timer, ali različne aplikacije, da naredite to taktiko še lažjo. Upravljanje časa

5. Preizkusite učinek Zeigarnik. 

Obstaja psihološka teorija, po kateri si lažje zapomnimo prekinjene aktivnosti in se k njim vračamo. To se imenuje Zeigarnikov učinek. Verjame se, da se bolj verjetno spomnite nedokončane naloge kot dokončane. Litovska psihologinja Bluma Zeigarnik je ta učinek odkrila z opazovanjem obnašanja natakarjev v kavarni. Študija je pokazala, da si bodo natakarji bolj verjetno zapomnili podrobnosti odprtih zavihkov kot stranke, ki so že prejele plačilo.

Kako lahko uporabite Zeigarnikov učinek za izboljšanje produktivnosti podjetnika? No, če se trudite rešiti dano nalogo ali ugotovite, da odlašate z določeno težavo, si vzemite odmor. Odmaknite se od njega za pet minut. Potem se vrni k temu. Morda boste le osveženi in boste lahko učinkoviteje delali na tem zdaj, ko ste pustili vstopnico odprto in ste imeli možnost, da o tem razmišljate podzavestno in brez pritiska.

6. Poiščite svoj Six Pack . Upravljanje časa.

Ne, ne govorimo o sedenju in sproščanju. "Six-Pack" je letalski izraz za instrumentno ploščo, ki vsebuje glavne letalne instrumente v pilotski kabini letala. Čeprav med letom obstaja milijon stvari, ki jih je mogoče hkrati manipulirati, je običajno šest instrumentov, ki zagotavljajo najpomembnejše podatke (zračna hitrost, višinomer itd.). Pilot se lahko osredotoči na teh šest instrumentov, da vse teče gladko. Ari Maisel je tudi šolan pilot. On svetuje, da razmislite o svojem poslu kot letalo, ko gre za ostrenje. »Kot ustanovitelj morate poskusiti najti svojo različico Six-Packa. Da ne glede na to, kaj se zgodi, se boš osredotočil na promocijo svojega posla, tudi en odstotek.«

Kaj je vaš Six-Pack v vašem podjetju? Tukaj bi morali porabiti svojo energijo. Za vse ostalo, kar ne prispeva k doseganju tega cilja ali KPI, preprosto odstranite motnje.

7. Telefon postavite v drugo sobo. 

Morda se prepričujete, da niste odvisni od pametnega telefona, a bodimo pošteni – vsak podjetnik je odvisen. To majhno orodje je potencialno eno najmočnejših orodij za vodenje spletnega podjetja, kar jih je kdaj obstajalo. Ključna beseda: potencialno. Pravzaprav je zasvojenost s pametnim telefonom nadloga in škodljiva za produktivnost. Tudi če samo dve sekundi preverite telefon in obdelate novo obvestilo, lahko traja do 23 minut, da ponovno pridobite vašo pozornost.

Zanesljiv način, da se znebite te nenehne motnje, je, da svoj pametni telefon pustite v drugi sobi. Poskusite to za nekaj ur, ko jutri začnete delati. Do kosila boste prijetno presenečeni, kako osredotočeni in uspešni se počutite.

8. Mojster asinhrone komunikacije. Upravljanje časa

Asinhrona komunikacija (ali na kratko »asinhrona«) je zelo podcenjeno produktivno vedenje, ki lahko spremeni način vodenja vašega podjetja. To pomeni, da komunicirate s svojo ekipo NE v realnem času, ampak s "podajanjem žoge naprej in nazaj."

Blog Doist to najbolje povzame: "Preprosto povedano, asinhrona komunikacija je, ko pošljete sporočilo, ne da bi pričakovali takojšen odgovor."

• Asinhroni primer 1: nekomu pošljete e-pošto. Odzovejo se naslednji dan, ko bodo najbolje kos nalogi.
• 2. asinhroni primer: članu ekipe v drugem časovnem pasu med njihovim spanjem pošljete videoposnetek Loom. Ko se zbudijo in začnejo delati, pogledajo na statve in začnejo delati na projektu – komentirajo vsa vprašanja. Nato lahko ob prvi priložnosti začnete asinhrono odgovarjati na njihova vprašanja.

Seveda obstajajo nekatere vrste komunikacije, ki morajo biti še vedno sinhrone (znane tudi kot "sinhronizacija") - kjer se oseba, s katero govorite, takoj odzove v realnem času. Veliko ljudi še vedno verjame, da je kreativno sodelovanje in reševanje problemov še vedno najbolje potekati »v isti sobi«. Toda zdaj, ko marsikje po svetu dobesedno ne moremo biti v istem prostoru zaradi karantene in socialne distanciranja, morajo številni podjetniki ponovno razmisliti o svojih komunikacijskih strategijah.

• Primer sinhronizacije 1: srečanje v živo v isti sobi (ali orodje za videokonference).
• Primer sinhronizacije 2: pogovor v realnem času v klepetu Slack.

Pomembno je, da razmislite o tem, katera komunikacija v vašem delovniku bi lahko postala asinhrona in te sestanke prekličete iz koledarja. In načrtujte sinhrono komunikacijo le, ko je to nujno potrebno.

Vsakič, ko je sestanek Google Koledarja preklican in nadomeščen z asinhronim sporočilom ali 5-minutnim videom Loom, angel dobi krila.

9. Izogibajte se utrujenosti pri odločitvah

Pravzaprav vam bo popolna odpoved odločitvam povrnila ogromno mentalne moči. Jack Dorsey, soustanovitelj Twitterja in Squarea, očitno ne mara sprejemati odločitev in pogosto pusti, da njegova ekipa sprejema ključne odločitve brez njega. "Nekdanji zaposleni v Squareu je dejal, da je Dorsey 'mislil, da je idealen sestanek tisti, na katerem mu ni treba reči ničesar.'" Kot podjetnik verjetno ves dan sprejemate odločitve. In do trenutka, ko se soočite z res pomembno težavo, ste že vso svojo energijo za odločanje porabili za majhne naloge in nepomembne odločitve.

Utrujenost zaradi odločitev je resnična. Lahko se vam zdi, da ob koncu dneva v vašem duševnem rezervoarju ni več goriva in da so vaši možgani napeti že ob misli na še eno stvar, za katero ste odgovorni. Poskusite sprejemati manj odločitev in imejte svojo ekipo (zlasti tiste, ki se pripravljajo na vodstvene vloge) odgovorne za sprejemanje več teh odločitev. Morda se boste vprašali: "Kako naj zaupam ljudem, da bodo sprejemali dobre odločitve brez mene?"

10. Razvrstite odločitve kot preklicne ali nepreklicne. Upravljanje časa

Če se nujno morate odločiti sami, pomislite, kako pomembna je ta odločitev za porabo duševne energije. Povsem možno je, da je večino odločitev v določenem dnevu mogoče sprejeti hitro in v nekaj sekundah brez kakršnega koli tveganja. Z drugimi besedami, verjetno vas je to preveč skrbelo. Farnam Street raziskuje to načelo preklicnih in nepovratnih odločitev tako, da prikaže mrežo, kako bi morali razmišljati o vsaki odločitvi.

Če je rešitev reverzibilen - na primer sporočilo v socialno omrežje, ki ga lahko hitro in enostavno izbrišete, ali osnutek članka na spletnem dnevniku, ki ga lahko vedno uredite, morate razmišljati o tem čim manj časa. Preprosto "hitro se premikaj in zlomi stvari" in prihranil si boš duševni stres zaradi skrbi za nekaj, kar je mogoče enostavno popraviti.

Če rešitev nepovratno - na primer pošiljanje e-pošte 2 milijonoma naročnikov - boste morda želeli porabiti nekaj svoje energije, da se prepričate, da je pravilno. Še več, če je rešitev nepovratno in dosledno - na primer podpis velike pogodbe ali petletnega najema pisarne - zagotovo boste želeli nekaj časa porabiti za to.

Jeff Bezos se poglobi v ta pristop k odločanju v enem od svojih pisem delničarjem:

»Nekatere odločitve so posledične in nepreklicne ali skoraj nepreklicne – so enosmerna vrata – in te odločitve je treba sprejemati metodično, previdno, počasi, z veliko premisleka in posvetovanja. Če hodiš in ti ni všeč, kar vidiš na drugi strani, se ne boš mogel vrniti tja, kjer si bil prej. Tem odločitvam lahko rečemo tip 1. Toda večina odločitev ni takih – so spremenljive, reverzibilne – so dvosmerna vrata.« 

Po Bezosu je to drugo vrsto odločitve "lahko in bi bilo treba sprejeti hitro." Poskusite razmišljati o svojih odločitvah na ta način in preverite, kako hitro jih lahko spremenite.

11. Lasten koledar

Chris Dixon, partner in investitor pri a16z, je nekoč dejal: "Vaš nabiralnik je seznam opravil drugih ljudi." Preveč ljudi je s svojim računom G-Suite bolj odzivnih kot proaktivnih. Čas je, da prevzamete nadzor. Recite »Ne« naslednjemu povabilu na koledar. Preložite nepomembna e-poštna sporočila na poznejši datum, da jih boste lahko bolje obravnavali. Uporabite »3Ds«, da pridete do ničelne mape »Prejeto« in zaščitite Google Koledar stran od nepotrebnih sestankov, ki se vam ni treba udeležiti. Ta nasvet je zelo preprost, a vseeno pomemben. Upravljajte svoj koledar in svoj čas. Pripada vam in nikomur drugemu.