Produktivnost zaposlenih. Vodič za lidera za mjerenje vremena i produktivnost

Produktivnost zaposlenih je mjera efikasnosti i efektivnosti njihovog rada u radnom okruženju. Upravljanje učinkom igra ključnu ulogu u postizanju ciljeva organizacije. Evo nekoliko faktora koji mogu utjecati na produktivnost zaposlenika:

1. motivacija: Zaposleni koji su motivirani obično su produktivniji. Motivacija se može odnositi na nagrade, priznanja, zanimljive zadatke i druge faktore.
2. Jasni ciljevi i očekivanja: Kada zaposleni razumiju svoje ciljeve i očekivanja, lakše se snalaze i postižu rezultate.
3. Obrazovanje i razvoj: Pružanje mogućnosti za obuku i profesionalni razvoj zaposlenima može poboljšati njihove vještine, a time i produktivnost.
4. Efikasno uputstvo: Lideri koji imaju veštine efektivnog menadžeri mogu inspirisati i voditi svoje podređene, doprinoseći povećanju produktivnosti.
5. komunikacija: Dobra komunikacija unutar organizacije promoviše razumijevanje zadataka, smanjuje vjerovatnoću grešaka i pomaže u uklanjanju prepreka za izvršavanje zadataka.
6. radno okruženje: Udoban i podržavajući radni prostor može imati pozitivan uticaj na fizičko i emocionalno blagostanje zaposlenih.
7. Tehnologije i alati: Korištenje moderne tehnologije i efikasnih alata može poboljšati vaš radni tok i povećati vašu produktivnost.
8. Ravnoteža između posla i života: Zaposleni koji mogu održati ravnotežu između posla i privatnog života često su efikasniji i manje pod stresom.
9. Ocjena i povratne informacije: Redovno ocjenjivanje učinka i pružanje konstruktivnih povratnih informacija pomaže zaposlenima da shvate svoje snage i područja za poboljšanje.

Uspješno upravljanje učinkom zahtijeva sveobuhvatan pristup koji uzima u obzir različite aspekte procesa rada i individualne karakteristike zaposlenih.

Sada kada imamo pristojno uporište, pogledajmo neke alate i tehnike koje će vas naučiti kako upravljati vremenom svog tima i povećati produktivnost.

1. Izrada projektnog kalendara. Produktivnost zaposlenih.

Razvijanje projektnog kalendara i upravljanje učinkom zaposlenih su isprepleteni i važni su elementi za uspješno obavljanje zadataka. Evo koraka i preporuka za ova dva aspekta:

1. Definicija ciljeva i zadataka projekta:

• Saznajte krajnje ciljeve projekta.
• Podijelite svoje ciljeve na manje zadatke.

2. Produktivnost zaposlenih / Definicija vremena:

• Razradite detalje o rokovima za svaki zadatak.
• Razmotrite zavisnosti između zadataka.
• Identifikujte kritične puteve.

3. Izrada kalendara projekta:

• Koristite profesionalne alate za kreiranje plana projekta (na primjer, Ganttov grafikon).
• Uključite sve faze projekta u kalendar, uzimajući u obzir rokove i zavisnosti.

4. Produktivnost zaposlenih. Planiranje resursa:

• Odredite koji će resursi (ljudi, tehnologija, finansije) biti potrebni za svaki zadatak.
• Raspodijelite resurse ravnomjerno i efikasno.

5. Praćenje učinka zaposlenih:

• Postavite jasna očekivanja učinka za svaki zadatak.
• Omogućite transparentnost o ciljevima projekta i ulozi svakog zaposlenika.
• Dajte povratne informacije i podršku.

6. Praćenje i kontrola:

• Redovno pratite napredak projekta i učinak zaposlenih.
• Po potrebi izvršite prilagodbe rasporeda i plana rada.
• Odmah odgovorite na rizike i probleme.

7. Produktivnost zaposlenih. Komunikacija i saradnja:

• Navedite efektivna komunikacija između članova tima.
• Promovirajte saradnju i razmjenu informacija.

8. Podrška zaposlenima:

• Osigurajte zaposlenima resurse i obuku koja im je potrebna.
• Obratite pažnju na njihovu dobrobit i motivaciju.

9. Ocjena performansi:

• Redovno provodite procjenu učinka i analizirajte rezultate.
• Koristite podatke za kontinuirano poboljšanje procesa.

10. Konstantno poboljšanje:

• Primijenite iskustvo iz prethodnih projekata za optimizaciju procesa.
• Razviti i implementirati nove tehnike upravljanja projektima i učinkom.

Efikasno upravljanje projektom i učinkom zaposlenih zahtijeva sistematski pristup i fleksibilnost za prilagođavanje promjenama i novim uvjetima.

2. Napravite listu prioriteta, počevši od aktivnosti koje oduzimaju najviše vremena i završavajući sa najmanje.

Zamislite ovo. Lijepo ste postavili zadatke za članove vašeg tima za taj dan. Tamo je sve postavljeno da popune i označe jedan po jedan. Zvuči dobro, zar ne? Ali sada je problem što se zadaci razlikuju po složenosti i dužini (složeni zadaci će vjerovatno trajati duže). Dakle, kako možete osigurati da timovi izvršavaju zadatke na najproduktivniji i najblagovremeniji način?

Pogrešno bi se moglo pretpostaviti da će prvo obavljanje lakše izvodljivih zadataka otvoriti vrata težim i dati vam poticaj da nastavite s radom. Produktivnost zaposlenih

Međutim, nedavna studija koja je ispitivala nivoe oštrine doktora u poređenju sa njihovim opterećenjem i davala prioritet manje složenim slučajevima, otkrila je da davanje prioriteta lakšim zadacima u odnosu na složene ima samo kratkoročne koristi, ali je još gore na duži rok. Šta možemo naučiti iz ovoga?

Kao menadžeri, ohrabrite članove vašeg tima da preuzmu izazovnije zadatke kao prioritet. Zašto? Zato što nam je lakše odvratiti se od složenijih zadataka i dati prioritet lakšim. To nam daje osjećaj postignuća.

3. Redovno mjerite i pratite performanse.

Redovno mjerenje i praćenje učinka su ključni elementi efikasnog upravljanja projektom i zaposlenima. Evo nekoliko ključnih koraka po ovom pitanju:

1. Uspostavljanje ključnih indikatora učinka (KPI):

   • Odredite ključne metrike koje najbolje odražavaju učinak vašeg projekta i ljudi.
   • Ovi KPI-ji mogu uključivati ​​rokove za izvršenje zadataka, kvalitet rezultata, budžetske parametre i drugo.

2. Redovne recenzije performansi:

   • Provodite redovne (npr. sedmične ili mjesečne) preglede učinka.
   • Uporedite stvarne rezultate sa planovima i očekivanjima.

3. Produktivnost zaposlenih. Korištenje alata za upravljanje projektima:

   • Koristite namjenske alate za upravljanje projektima za praćenje napretka.
   • Mogu biti gantogrami, table sa zadacima, sistemi za praćenje vremena korisni alati.

4. Povratne informacije i dijalog:

   • Održavajte redovne sastanke kako biste razgovarali o napretku i rješavanju potencijalnih problema.
   • Dajte povratne informacije zaposlenicima kako bi razumjeli kako je njihov rad usklađen s ciljevima projekta.

5. Produktivnost zaposlenih. Korekcija planova:

   • U slučaju odstupanja od plana, prilagodite raspored i resurse.
   • Odgovorite na negativne trendove i rizike poduzimanjem mjera za njihovo sprječavanje ili upravljanje.

6. Individualna procjena učinka:

   • Razviti sisteme za procjenu individualnog učinka.
   • Uzmite u obzir doprinos svakog zaposlenog ukupnom rezultatu.

7. Produktivnost zaposlenih. Sistematska analiza procesa:

   • Analizirati efikasnost radnih procesa.
   • Potražite načine za optimizaciju i poboljšanje performansi.

8. Koristeći automatizaciju:

   • Implementirajte alate za automatizaciju za prikupljanje podataka o performansama.
   • Ovo može pojednostaviti proces praćenja i pružanja analitike.

9. Produktivnost zaposlenih. Generiranje izvještaja:

   • Pružati redovne izvještaje o učinku menadžmentu i projektnom timu.
   • Podijelite svoje rezultate i planove za budućnost.

10. Kontinuirano poboljšanje:

• Koristite podatke mjerenja performansi za kontinuirano poboljšanje procesa i praksi.

Redovno mjerenje i praćenje performansi pomaže da se rano identificiraju problemi i spriječi potencijalna kašnjenja projekta.

4. Obratite pažnju na uobičajene aktivnosti gubljenja vremena na radnom mjestu. Produktivnost zaposlenih

Prepoznavanje aktivnosti koje gube vrijeme može poboljšati vašu produktivnost. zaposlenima i štede njihovo vrijeme uklanjanjem neželjenih zadataka i ometanja njihove radne rutine. Evo nekih tipičnih aktivnosti koje gube vrijeme na radnom mjestu:

1. Ometanja u društvene mreže
2. Stalno provjeravam emailove
3. Nedostatak prioritetnih zadataka
4. Samo odloži
5. Neproduktivni sastanci
6. Slučajni razgovori

Osim nasumičnih razgovora i neproduktivnih sastanaka, sve ostalo je relativno lako kontrolisati. To je samo pitanje samokontrole. Ali teško je odbiti sastanke i neobavezne razgovore. Jednostavno rješenje za neproduktivne sastanke je da stvari budu što jednostavnije. Napravite dnevni red, dajte CTA i završite sastanak. Ponudite ovaj savjet svojim zaposlenicima koji su previše ljubazni da bi odbili neobavezne razgovore. U takvim situacijama zaposlenik može postaviti signal za kraj razgovora, nakon čega se glasni signal može koristiti kao žrtveno jarac za povratak na posao.

5. Čuvajte se umora na radnom mjestu ili radu na daljinu. Produktivnost zaposlenih

Kasnije ćemo pogledati neke smetnje koje mogu uzrokovati umor. Ovdje ćemo pogledati šta možete proaktivno učiniti da se vaši zaposlenici ne bi umorili dok rade.

Bolje je napraviti pauzu od pet do deset minuta na svakih pedeset do šezdeset minuta rada nego da pravite duže pauze nakon dužih perioda rada.

• Izađite napolje: Bilo da ste u kancelariji ili radite od kuće, provođenje vremena napolju može pomoći kod umora. Biće još bolje ako je vreme lepo. Ne morate učiti da biste shvatili da je sjedenje za stolom cijeli dan nezdravo.
• Organizujte društvene događaje: U kancelariji ili preko Zoom-a, mjesto gdje se vaši zaposleni mogu samo opustiti i ne razgovarati o poslu, već biti u društvu jedni drugima pomaže kod umora.
• Individualne prijave: Iako prijave mogu oduzimati mnogo vremena, one pokazuju vašim timovima da vam je stalo. Provjeravajte ih s vremena na vrijeme – ne njihov učinak, već njihovu cjelokupnu dobrobit.

6. Identifikujte i upravljajte različitim izvorima ometanja.

Upravljanje ometanjima važan je dio održavanja zaposlenika produktivnim i produktivnim. Evo nekoliko koraka za prepoznavanje i rješavanje različitih izvora ometanja:

1. Sprovođenje analize:

• Provedite analizu vašeg radnog okruženja i procesa kako biste identificirali potencijalne izvore ometanja.
• Pitajte zaposlene šta ih ometa na poslu.

2. Produktivnost zaposlenih. Identificiranje ključnih smetnji:

• Identifikujte glavne faktore koji mogu uticati na produktivnost, kao što su strana buka, neudoban nameštaj, nedostatak opreme itd.

3. Procjena ometajućih tendencija:

• Procijenite koliko često i u kojoj fazi rada su zaposleni izloženi smetnjama.

4. Produktivnost zaposlenih. Obuka zaposlenih:

• Obezbijedite obuku o metodama upravljanja distrakcijama, kao što su tehnike vremenski menadžment i koncentraciju.

5. Uredba o radnom okruženju:

• Stvorite ugodne radne uslove, na primjer, omogućite zaposlenima da koriste slušalice za smanjenje buke.

6. Upravljanje tehnologijom:

• Razmislite o korištenju alata i aplikacija za blokiranje ometajućih obavijesti ili upravljanje vremenom, kao što je tehnika Pomodoro.

7. Produktivnost zaposlenih.  Postavljanje granica:

• Postavite jasne granice između vašeg privatnog i poslovnog života.
• Ohrabrite zaposlene da odvoje vrijeme za odmor i punjenje energije.

8. Upravljanje zadacima:

• Podijelite zadatke na manje komade kojima se može upravljati kako biste smanjili osjećaj preopterećenosti.

9. Pravljenje redovnih pauza:

• Ohrabrite zaposlenike da prave kratke pauze kako bi se oslobodili stresa i vratili fokus.

10. Produktivnost zaposlenih. Povratne informacije i podrška:

• Redovno razgovarajte sa zaposlenima o tome kako se nose sa smetnjama i pružite im podršku koja im je potrebna.

11. Korištenje softvera za upravljanje zadacima:

• Koristite programe za upravljanje zadacima i projekti za efikasniju organizaciju procesa rada.

12. Formiranje navika:

• Potaknite razvoj pozitivnih radnih navika, kao što je postavljanje redovnog radnog rasporeda i redoslijed zadataka.

13. Produktivnost zaposlenih. Stalno učenje i prilagođavanje:

• Pratite kako promjene u radnom okruženju i uvjetima utiču na ometanje zaposlenika i prilagodite strategije upravljanja u skladu s tim.

Rješavanje problema ometanja zahtijeva sistematski pristup i stalnu pažnju prema potrebama zaposlenih i radnom okruženju.

Korištenje alata za upravljanje vremenom. Produktivnost zaposlenih

Dakle, koje alate možete koristiti za mjerenje vremena vaših zaposlenika? Zaronimo u dva popularna alata za upravljanje vremenom.

1. Doktor vremena

Doktor vremenar vam omogućava da prilagodite i organizirate sve svoje dnevne zadatke, prateći vrijeme provedeno na svakom zadatku u realnom vremenu.

Praćenje vremena može se podesiti za vaš rad u cjelini ili za određene zadatke (koji doprinose ukupnom vremenu provedenom na svim zadacima).

Jedna od najboljih karakteristika ovog alata je da prestaje da prati kada nema aktivnosti na vašem sistemu određeno vreme. Ova funkcija se može aktivirati u zavisnosti od vašeg vremenskog odstupanja.

Na kraju dana, šalje vam sažetak vašeg upravljanja vremenom za svaki zadatak.

2. Toggle Praćenje produktivnosti zaposlenih

Toggle Track je zgodan alat za upravljanje vremenom koji se može pokrenuti na svim vašim uređajima. Vaše vrijeme se može pratiti i sinhronizirati na više uređaja.

Nekoliko cool karakteristika ove aplikacije je to što generira vaše izvještaje u CSV i PDF formatima i šalje vam podsjetnike e-poštom za ciljeve.

zaključak

Neke od stvari spomenutih u ovom članku ne utiču direktno na produktivnost zaposlenih, ali će svakako uticati njihovo ukupno vrijeme i efikasnost rad. Produktivnost zaposlenih

Dobro organizirani zadaci i resursi će uštedjeti vrijeme i omogućiti zaposlenicima da budu produktivniji. Ohrabrite svoje zaposlenike da daju prioritet svojim zadacima od najtežih do najlakših za maksimalnu produktivnost. Odvojite vrijeme da redovno pratite njihov napredak i vidite gdje im je potrebna pomoć. Dok to radite, predstavite im ključne tačke kako bi bolje zapamtili informacije. Preduzmite korake kako biste spriječili da vaši zaposlenici postanu prezaposleni i izgaraju. Angažirajte svoje timove pozitivnim pojačanjem kako biste osigurali da svoje zadatke završe na vrijeme. Konačno, koristite alate za mjerenje vremena za prikupljanje podataka o učinku svojih timova kako biste mogli donositi bolje odluke za poboljšanje njihove produktivnosti.

Kada to radite za mjerenje vremena i produktivnosti zaposlenika, pobrinite se da ste u skladu s onim čime ih nagrađujete. Bolje je voditi primjerom.