Proiektuaren antolaketa - Definizioa, Motak eta Diagrama

Proiektuaren antolaketa baliabideak planifikatzeko, koordinatzeko eta kudeatzeko prozesua da, zehaztutako helburuak lortzeko denbora eta aurrekontu zehatz batean. Proiektua aldi baterako enpresa bat da, erakundearen eguneroko funtzionamenduaren ohikoa ez den emaitza edo produktu berezia duena.

Proiektuaren antolakuntzan hiru erantzukizun eta gaitasun eremu daude.

Proiektuaren kudeaketa - proiektuaren kudeaketaren ardura du
Proiektu-taldea - Proiektu-taldeari proiektua gauzatzeko alderdi bat esleitzen zaio
Proiektu-batzordea proiektuaren arrakastaz fidatzen den erabakiak hartzeko organoa da eta erabaki garrantzitsuak hartzen ditu, hala nola proiektua bertan behera utzi edo jarraitu behar den.

Antolakuntza egitura Proiektua hainbat faktoreren araberakoa da, hala nola, antolakuntza mota eta estiloa, hierarkia eta lan-fluxua.

Hona hemen proiektuen antolaketa mota ohikoenetako batzuk:

1. Antolaketa funtzionala. Proiektuaren antolaketa

Hau da antolaketa-egitura ohikoenetako bat. Enpresa hainbat sailetan banatuta dago eta antzeko gaitasunak eta ezagutzak dituzten pertsonak biltzen dira. Proiektuaren zuzendariak eta beste baliabide batzuek sail berean lan egiten dute, adibidez, marketina, salmentak, kontabilitatea etab.

Egitura funtzional baten abantailak hauek dira:

Hau da onena proiektu txikientzat eta talde txikientzat, funtzioak taldekideen eta beste baliabide batzuen kontrol eta kontrol osoa lor dezakeelako.
Kideak erraz motibatzen dira, gutxi baitira
Adituak sartzea erraza da, eremu funtzional berean daudelako.
Erraza da proiektuan parte hartzen duten guztiak biltzea eta dagokion gaia eztabaidatzea.
Langileak prest daude horrelako proiektuetan lan egiteko, aurrera egiteko aukera ematen dielako.
Taldea txikia denez, proiektuaren komunikazio bideak mugatzea posible da.

Egitura funtzionalaren desabantailak hauek dira:

Ez da erraza zure unitate funtzionaletik kanpoko jendea atzitzea
Langileak leialak dira beren taldeburuarekin proiektu batean lan egin beharrean
Foku estrategikoa mantentzeko zailtasuna

2. Diseinua.

Hemen proiektuaren arduradunak proiektu bakoitzaren ardura osoa du. Lanaldi osoko lana du talde osoarekin eta aurrekontuaren kontrola ondo betetzeko. Proiektuaren batzordearen eta proiektuaren babeslearen berri ematen du. Proiektuaren antolaketa

Proiektuetan oinarritutako antolaketa-egituraren abantailak hauek dira:

Taldearen kontrol osoa
Talde barruko nortasun-sentsazio sendoa, talde-kultura nagusi baten ondorioz
Gutxieneko gatazka, partaide bakoitzak proiektuaren helburuak eta helburuak lortzeko lan egiten baitu
Zure lana planifikatzea erraza da
Baliabideen eskuragarritasun erraza
Lidergo teknikoa eta proiektuak kudeatzeko gaitasunak hobetzen ditu

Proiektuaren antolaketa-egituraren desabantailak hauek dira:

Konpromiso garestia da
Langileentzat zaila da itzuli beren lanetik kaleratzen badituzte
Zenbait kasutan, proiektu bat ixteak lana galtzea dakar

3. Matrizea. Proiektu bat antolatu

Proiektuaren antolamendu-egitura matrizea proiektua eta antolaketa funtzionala integratuz sortzen da. Bi egitura daude: horizontala eta bertikala, beraz, langile batek proiektu batean zein talde funtzional batean lan egin dezake.

Hiru antolaketa-matrize mota daude

Matrize sendoa - proiektuaren kudeatzaileak lanaldi osoko taldea du eta badu gida osoa eta taldearen eta proiektuaren kontrola
Matrize ahula egitura funtzional batetik hurbilago dago eta proiektuaren kudeatzaileak aukera gutxiago ditu. Lanaldi partzialeko taldea eta aurrekontu kontrola ditu
Matrize orekatua - proiektuaren kudeatzaileak aginte maila ertaina eta lanaldi partzialeko taldea du. Berak eta arduradun funtzionalak kudeatzen dute aurrekontua

Matrizearen antolaketaren abantailak hauek dira:

Baliabideak eraginkortasunez erabiltzen dira
Baliabideak erraz mugi daitezke proiektu ezberdinen artean
Norbanakoek, baita taldekideek ere, erantzuten dute izaeraz

Matrizearen antolamenduaren desabantailak hauek dira:

Gehienetan proiektuen arteko gatazkak aurkituko dituzu baliabideengatik
Pertsonei lehentasun gatazkatsuak eta desberdinak fidatzen zaizkie, eta horrek nahasmena sor dezake

Beste proiektuen antolaketa mota batzuk hauek dira:

Antolaketa sinplea edo organikoa proiektuaren antolakuntza-egiturarik errazena da, jabe bakarra duten negozio-entitateak eta autonomoak barne hartzen dituena. Proiektu-zuzendariaren zeregina lan-prozesua kudeatzeaz arduratzen den jabeak edo espezialistak bete ohi du. Proiektuaren antolaketa
Antolaketa dibertsifikatua. Antolakuntza-egitura mota honetan, elkarrengandik independenteak diren unitate funtzional asko daude. Unitateak desberdinak dituzten pertsonak biltzen dituzte trebetasunak eta ezagutzak, gai komun batek batzen dituena, eta hau kokapen geografikoa edo antzeko proiektu bat izan daiteke. Dibisio guztiek beren baliabideak dituzte funtzionamendu autonomorako.
Antolaketa birtuala — Antolakuntza-egitura birtualean, erakundeak bere negozio nagusia mantentzen du eta beste prozesu batzuk azpikontratatzen saiatzen da. Erakunde zentrala kanpoko hainbat erakunderekin lotuta dago negozioa arrakastaz zuzentzeko. Horrelako erakundeetako proiektu-zuzendariak maila ertaineko edo baxuko agintea eta aurrekontu-kontroleko aginte mistoa ditu.

Nola egin proiektuaren antolaketa-diagrama?

Proiektuaren organigrama batek taldearen rolak eta erantzukizunak definitzen laguntzen du, baita prestakuntza beharrak, baliabideak nola esleituko diren eta interesdunek nola parte hartuko duten ere. Beharrezko urratsak hauek dira:

1. Langileak zehaztea. Proiektuaren antolaketa

Prozesuaren lehen urratsa proiektuaren esparruarekin lotutako pertsonak identifikatzea eta gai proiektuan eragin handia izatea. Normalean, merkaturatzaileei, departamentu-buruei, salmenta-langileei, laguntza-langileei, aholkulariei eta baita IT langileei eragiten dieten funtsezko langileak dira.

2. Goi-zuzendaritzako taldea sortu

Bigarren urrats — proiektuaz arduratuko den eta arrakastaren jarraipena egingo duen talde bideragarri bat sortzea. Taldean bezeroak edo proiektuaren babesleak, eta kasu batzuetan adituak, proiektu osoan zehar orientazioa eta laguntza eskainiko dute.

3. Proiektuaren koordinatzaileak esleitu. Proiektuaren antolaketa

Hirugarren fasean proiektuen koordinatzaileak izendatzea dakar, maila ertaineko eta baxuko zuzendariak izango direnak. Haien ardurak maila honetako eginkizunak betetzea eta taldearen zereginak koordinatzea izango dira. Proiektu-antolakuntza batean proiektu-koordinatzaile asko egon daitezke, baina kasu gehienetan gutxienez hiru aurkituko dituzu komunikazio, tekniko eta plangintza-alderdiak kudeatzeko.

4. Etiketa ezazu zure interesatuak

Identifikatu interes-talde nagusiak eta saiatu erakarri proiektuaren garapenerako.

5. Prestakuntza-eskakizunak zehaztea. Proiektuaren antolaketa

Zenbait kasutan taldeak eraginkortasunez egin dezake zereginari aurre egin. Beste batzuek ez bezala, proiektuaren korapilatsuak kudeatzeko tresnak, trebetasunak, ezagutzak falta zaizkie. Prestakuntza-eskakizunak zehaztu eta behar duten kideei eskaini. Proiektuaren koordinatzailea lantaldearen kudeaketaz eta langileari beharrezko prestakuntza emateaz arduratzen da.

6. Proiektuaren organigrama sortu

Azken fasea proiektuaren organigrama garatzea da. Berrikusi dagoeneko eman dituzun urratsak eta pentsatu proiektuko pertsonak nola koordinatu eta elkarlanean arituko diren diagrama perfektua sortzeko.

Begiratu arretaz haien harremana eta esleitu beharreko ardurak zehaztu ahal izateko. Zerrendatu eginkizun nabarmena izango duten erabakiak hartzen dituztenak eta idatzi haien rola, erantzukizunak eta zeregina inguruan, irudi argia izateko. Definitu konektatzeko rolak eta definitu komunikazio- eta txosten-kanal bat proiektuaren organigrama erabilgarria sortzea erabakitzen baduzu

Materialen faktura (BOM) - Definizioa, Adibidea, Motak eta Abantailak