Covey Time Management Matrix je alat za organiziranje prioriteta i učinkovito upravljanje vremenom, koji je razvio Stephen R. Covey, autor knjige The 7 Habits of Highly Effective People. Ova matrica pomaže ljudima da kategoriziraju svoje zadatke i aktivnosti prema njihovoj važnosti i hitnosti, omogućujući im da bolje rasporede svoje napore i resurse.
Matrica upravljanja vremenom
Stephen R. Conway predložio je ideju ili koncept matrice upravljanja vremenom, klasificirajući zadatke u četiri različita kvadranta.
- Hitno i važno
- Nije hitno, ali važno
- Hitno, ali ne važno
- Niti hitno niti važno
Slijedeći matricu, svaki posao na svijetu može se podijeliti prema tome koliko je relevantan i važan. Zaronimo odmah u ova četiri kvadranta.
Četiri kvadranta matrice upravljanja vremenom
Q1 - Hitno i važno. Matrica upravljanja vremenom
Malo se stvari u svijetu može dogoditi iznenada, poput kritičnih incidenata, nesreća, više nepoželjnih scenarija itd. Sve su te stvari moćne i mogu doći svakome u bilo kojem trenutku. Štoviše, u slučaju da se projekt realizira u narednim danima, ovaj bi projekt trebao utjecati na njegovo pozicioniranje u tvrtki.
Tada se ovaj scenarij lako može smatrati kritičnim za tu osobu. Svi ti scenariji su čovjeku dostupni, a rezultatom može lako manipulirati, jer su rad i djelovanje pod njegovom kontrolom. Visoki prioritet je usmjeren na rješavanje kritičnih problema, jer je rezultat trenutan. Kao iskusna osoba, možete utjecati na ishod stavljajući izglede u svoju korist. To znači da vam davanje prioriteta kritičnim i hitnim poslovima daje prednost. Vrlo učinkoviti ljudi uvijek donose prave odluke o hitnosti i važnosti zadataka koji im predstoje.
Primjer hitne i važne matrice kvadranta 1
Neki od hitnih hitnih zadataka, hitnih slučajeva i kritičnih problema. su dijelovi ove matrice. Rad na projektu čiji je rok sljedeći dan primjer je takvih važnih i hitnih zadataka povezanih s Kvadrantom 1.
Q2 - Važno, ali ne hitno. Matrica upravljanja vremenom
Planiranje i upravljanje vremenom dva su glavna područja u ovom kvadrantu. U ovom kvadrantu zadaci su obično vremenski osjetljivi, ali nedostaju važnost i kritični element unutar njih. Manje-više, svi zadaci u ovom kvadrantu imaju rokove koji se moraju poštovati. Štoviše, rok može biti u danima ili mjesecima. Ovaj odjeljak također govori o pažljivom planiranju, gdje trebamo uložiti mnogo truda u zadatak prije nego što postane hitan. Fokusiranje na ovaj kvadrant može osigurati da izbjegnemo loš radni stres i postanemo učinkovitiji u obavljanju posla.
Ažuriranje dokumentacije, rasporedi održavanja, obuka osoblja i evaluacija neke su od aktivnosti koje potpadaju pod drugi kvadrant. Ova vrsta posla dugoročno će dati najveći povrat, ali neće biti toliko hitan da ga je potrebno dovršiti u zadanom roku.
Primjer važnog, ali ne hitnog kvadranta 2. Matrica upravljanja vremenom
Dugoročni projekti i organizacijski ciljevi dio su ove matrice upravljanja vremenom. Planiranje i razvoj Strategije za dugoročni projekt - ključni primjeri kvadrant 2.
Q3 - Nije važno, ali hitno
Treći kvadrant se još naziva i kvadrant "Obmana". Sav rad u uredu ili tvornici je međusobno povezan dok svi odjeli ne rade zajedno kao jedan, posao je nedovršen. Isto tako, osobni rad i profesionalni rad ponekad mogu biti u sukobu jedan s drugim. Na primjer, telefonski poziv od kuće može trajati više od trideset minuta zbog hitnosti. Ali u isto vrijeme, to možda i nije toliko važno u usporedbi s rokom projekta, koji zahtijeva hitnu pozornost. Ovo se često događa u tvornicama jer ponekad neispravan stroj treba pozornost. Pogreška dodjeljivanja više osoba umjesto jedne može uzalud potrošiti vrijeme i resurse organizacije.
Stranica s cijenama. Kako stvoriti sjajnu?
Primjer nevažnog, ali hitnog kvadranta 3
Ometanja i pauze, minimalno "užurban" posao dijelovi su Q3 matrice. Praćenje vremena, odgovori na e-poruke i telefonski pozivi itd. primjeri su kvadranta 3.
Q4 - Ni važno ni hitno. Matrica upravljanja vremenom
Navika brinuti se o nekontroliranim stvarima, razmišljati o pogrešnim pokazateljima mogu biti elementi koji ometaju učinkovite rezultate. Ovaj kvadrant bavi se minimalnim prioritetom rada; nije važno i nije potrebno. Na primjer, obavljanje malih obaveza, obavljanje kućanskih poslova tijekom radnog vremena. Moglo bi biti i gledanje društvene mreže i mjesta za kupnju koja dugoročno neće biti korisna. Stoga postaje izazovan zadatak upravljati prioritetima na ljestvici od niskog do visokog. Ti se zadaci moraju obavljati prema fleksibilnom rasporedu kada je radno opterećenje minimalno. Time se osigurava da rezultati neće patiti.
Primjer kvadranta 4. Matrica upravljanja vremenom
Sitnice i gubljenje vremena, neformalni razgovori dio su četvrtog kvadranta. Besciljno pregledavanje interneta, pregledavanje društvene mreže - primjeri iz četvrtog kvartala.
Sumirati!
Ne postoji čarobni štapić koji pomaže osobi odrediti prioritet zadataka. Dakle, za produktivan rad i osiguravanje optimalnog iskorištenja resursa, Time Management Matrix je vrlo koristan. Ne mogu se svladati preko noći. Umjesto toga, morate poduzeti male korake u pravom smjeru. Jednog će dana produktivnost definitivno porasti, a standardi radne etike porasti. Sve u svemu, uz pomoć matrice upravljanja vremenom možete znati je li se vrijeme koje ste potrošili isplatilo ili ste ga uzalud potrošili. Matrica upravljanja vremenom
Ostavite komentar