תקצוב מלמטה למעלה - הגדרה, יתרונות, חסרונות וטיפים

תקצוב מלמטה למעלה היא מתודולוגיה לפיתוח תקציב שבה נוצרות תוכניות ואומדנים מפורטים ברמות נמוכות יותר של הארגון, ולאחר מכן פרטים אלו מצטברים ומאושרים ברמות ניהול גבוהות יותר. תהליך זה מאפשר לקחת בחשבון בצורה מדויקת יותר את הצרכים והיכולות האמיתיות של מחלקות ועובדים שונים בארגון.

המאפיינים העיקריים של תקציב מלמטה למעלה הם:

• השתתפות בכל הרמות:

כל הדרגים בארגון, מהדרגים הנמוכים ועד ההנהלה הבכירה, מעורבים בתהליך פיתוח התקציב. זה כולל מנהלים ועובדים ברמה התפעולית.

• תקצוב מלמטה למעלה. תוכניות מפורטות:

המחלקות מפתחות תקציבים מפורטים משלהן, תוך התחשבות במשימות, במשאבים ובצרכים הספציפיים שלהן.

• דיווח והצדקה:

החטיבות מספקות דוחות והצדקות לבקשות התקציב שלהן, מה שמאפשר להנהלה לקבל הבנה מעמיקה יותר של המניעים והציפיות של כל חטיבה.

• תקצוב מלמטה למעלה. צבירה ואישור:

נתונים ממחלקות מצטברים ונבדקים ברמות ניהול גבוהות יותר. לאחר מכן התקציב מאושר והתוכנית הכוללת הופכת לבסיס לתכנון ובקרה פיננסיים.

היתרונות של תקצוב מלמטה למעלה כוללים הערכות משאבים מדויקות יותר, השתתפות עובדים בתהליך קבלת ההחלטות, ושיפור באחריות לתוצאות בכל רמות הארגון. אולם זאת השיטה עשויה גם לדרוש יותר זמן ומשאבים לאיסוף, צבירה וניתוח מידע.

מהו תקציב מלמטה למעלה?

הגדרה תקצוב מלמטה למעלה מוגדר כתהליך תקצוב שמתחיל בתקציב המחלקתי ברמה הנמוכה ביותר ועובר למעלה לרמה העליונה ביותר של הארגון כדי לייצר את התקציב הסופי עבור החברה כולה.

בגישת מלמטה למעלה, התקציב הכולל נקבע על פי תחזיות של כל מחלקה לגבי עלויות, הוצאות, שכר או שכר עובדים, הוצאות הנהלה וכו' לתקופה הכספית הבאה. באופן כללי, תקצוב מלמטה למעלה מרמז שתקציב הארגון מיושם מלמטה למעלה.

התהליך מתחיל מלמטה ואז מתקדם בהדרגה

להעלות רמות ארגוניות. למרות שתקציבים ייעודיים למחלקה מוכנים ומוצגים על ידי ראשי מחלקות, הם ייושמו רק לאחר אישור ההנהלה הבכירה. מכיוון שגישה זו לוקחת בחשבון את הצרכים של העובדים ומדיניות החברה, החברה יכולה לצמוח עוד יותר.

כל המחלקות חייבות לעבוד יחד בשיטה זו. לפיכך, חשוב להבטיח שהגישה מלמטה למעלה תפעל בצורה חלקה. המפתח הוא שכל העובדים יבינו את החזון והייעוד של הארגון.

תהליך תקצוב תאגידי מלמטה למעלה

שיטת מלמטה למעלה מבטיחה בחירה מספיק כסף לכל מחלקה.

ההנהלה הנמוכה של כל מחלקה מכינה את התקציב שלה בהתאם לפרויקטים המתוכננים, עלויות משוערות של רכיבים בודדים, רכישת ציוד, ציוד משרדי ותקציב השנה הקודמת.
על ידי תקצוב מלמטה למעלה, העובדים יכולים להתמקד במה שחשוב להם. זה גם עוזר למחלקות לתכנן את הפרויקטים שלהן לשנת הכספים הבאה.

1. זהה את החטיבות השונות של החברה. תִקצוּב

הגישה מלמטה למעלה מתחילה מהרמות הנמוכות בהיררכיה של החברה. הצעד הראשון הוא חלוקת החברה למחלקות. זיהוי כל מחלקה מקל על קבלת הערכות תקציב מחלקות.

עובדים בכל מחלקה יכולים ליצור רשימה של פרויקטים לשנה הקרובה. לאחר מכן, מנהל המחלקה יכול ליצור בקלות רשימת עלות עבור כל פרויקט. סניפים יכולים גם לכלול את הוצאות הניהול שלהם ברשימת הבדיקה.

לפעמים תקציב מחלקה יכול להיות עצום, ולהוות חלק נכבד מתקציב החברה. ניתן לחלק מחלקה זו לחטיבות לתהליך הערכה חלק.

2. עודדו כל מחלקה ליצור רשימת הוצאות.

עם רשימת פרויקטים והערכות עלויות שהוכנו, ראשי מחלקות יכולים ליצור תחזית עלויות. כל עלויות המחלקה מסוכמות ומוצגות כאומדני עלויות המחלקה.

מחלקת הכספים נושאת באחריות לראשי המחלקות לרבות הוצאות אפשריות ונחוצות. לפיכך, אומדן התקציב מדויק וההוצאות התקציביות מוקפדות.

3. חבר את ההוצאות לכל מחלקה. תִקצוּב

התקציב הכולל של החברה מתקבל על ידי הוספת הערכות התקציב של כל המחלקות. למנהלי מחלקות ניתנת הזדמנות ליצור תקציב למחלקה שלהם.

התקציב הכולל אינו ההערכה הסופית של החברה. לפני סיום תקציב החברה, ההנהלה הבכירה בוחנת את כל התחזיות המחלקות.

4. למד את התקציבים של כל מחלקה.

בעוד שיש לעמוד בדרישות של כל מחלקה, ההנהלה הבכירה חייבת לשקול גם הקצאות תקציב שנתיות. אומדן התקציב חייב להתאים למטרות וליעדי החברה.

ההנהלה הבכירה בוחנת את הערכות התקציב עבור כל מחלקה. הוא מטפל בנושאים של הערכות תקציב מחלקתיות נמוכות מאוד או גבוהות מדי. כל דירוג לא משביע רצון נדון עם ראשי המחלקות הרלוונטיים כדי לבצע את השינויים הדרושים.

5. השלם את אומדן התקציב. תִקצוּב

לאחר שההנהלה הבכירה תהיה מרוצה מההערכה התקציבית, היא ממליצה עליה למחלקת הכספים. הרווחים וההפסדים של החברה מנותחים לטווח ארוך.

אגף הכספים מאשר את אומדן התקציב וקובע את התקציב הכולל של החברה. לאחר מכן הוא מחלק את הכספים בין המחלקות השונות.

תהליך תקצוב מלמעלה למטה לעומת תהליך תקצוב מלמטה למעלה

כאשר בוחרות אם להשתמש בשיטת תקצוב מלמעלה למטה או מלמטה למעלה, חברות חייבות להבין את ההבדלים ביניהן וכיצד הם משתלבים זה בזה. אלו הם מרכיבים של תהליך תכנון גדול יותר המכונה תכנון מלמעלה למטה ולמטה למעלה.

בחירת שיטת תקצוב המבוססת על תוצאות תיאורטיות היא נפוצה, אך ייתכן שהיא לא תניב תוצאות אופטימליות בשימוש בפועל. תקציב מלמטה למעלה נקרא לפעמים גרסה מתקדמת יותר של תקצוב מלמעלה למטה. זה לא נכון, והם שני דיסציפלינות שונות של תקציב.

על המחלקות להכין תקציבים במסגרת תפקיד הניהול העליון בתקציב מלמעלה למטה. המחלקות מכינות את הערכות התקציב שלהן ושולחות אותן להנהלה הבכירה על בסיס תקציב מלמטה למעלה.

גישה מלמעלה למטה לתקציב היא בדרך כלל מהירה יותר. עם זאת, זה יכול לגרום למחלקות להתקשות להישאר במסגרת סכומי התקציב שלהן מכיוון שההנהלה לא תהיה מודעת לכל העלויות הכרוכות בכך. לתקצוב מלמעלה למטה יש גם פחות יתרונות מורליים.

שתי השיטות העיקריות הללו הן שיטות התקציב הנפוצות ביותר. מצד אחד, תקציב מלמעלה למטה חוסך זמן, אך מתפשר על הבנה מלאה של הדרישות של כל מחלקה. כתוצאה מכך, חלק מהמחלקות עלולות לא להיות מסוגלות לתפקד ביעילות במסגרת המגבלות שנקבעו על ידי ההנהלה הבכירה.

מצד שני, תקציב מלמטה למעלה מעודד העובדים לוקחים אחריות על התהליך ומשתמשים בניסיונם במחלקות שהם מנהלים. למרות זאת ייתכן שהתוצאות המחלקות לא תמיד תואמות את היעדים הכוללים ארגון.

היתרונות של תקצוב מלמטה למעלה

1. דיוק

לתקצוב מלמטה-למעלה יש בדרך כלל יתרון להיות די מדויק מכיוון שכל מחלקה בארגון מודעת להוצאות ולמשאביה שלה.

הוספת הערכות תקציב מכל מחלקה יכולה להביא לתקציבים מדויקים עבור החברה כולה.

2. מוטיבציה. תִקצוּב

עובדים האחראים ליצירת תקציבים עובדים בדרך כלל קשה יותר מאחרים כדי להשיג את יעדי החברה.

מכיוון שמקבלים אחריות כלכלית, הם זוכים לתחושת בעלות.

זה משפר את המורל והאמינות של העובדים. הרי הם נשארים הרבה זמן בחברה.

3. צרכים מחלקתיים

ייתכן שלהנהלה הבכירה אין הבנה מפורטת של כל תוכנית וייתכן שלא תוכל להחליט לאן להקצות משאבים. גישה מלמטה למעלה עוזרת להתיישר עם צרכי המחלקה להשגת מטרותיה.

מאחר שעובדי כל מחלקה מכינים אומדני תקציב, הדרישות מצוינות בבירור בדוח האומדן.

4. שקיפות. תִקצוּב

העלויות והמשאבים של המחלקה מוצגים בצורה ברורה ככל האפשר. עובדים מכל מחלקה מעורבים בהערכת התקציב.

חלוקת הכספים וההוצאות שמבצעת המחלקה ידועות לכל עובד במחלקה. שקיפות עוזרת לבנות את אמון העובדים בחברה.

חסרונות של תקצוב מלמטה למעלה

1. חוסר קואורדינציה

יש חוסר תיאום בין מחלקות שבהן הם עושים את התקציבים שלהם מבלי לחשוב על מחלקות אחרות. הדבר עלול להוביל גם לכפילות של הערכות תקציביות.

2. סטייה מיעד הארגון. תִקצוּב

תקציב שנוצר על ידי העובד הפחות מנוסה עלול לסטות מיעד הארגון. וזה לא יביא הון לחברה.

3. חריגה מהתקציב

יש סיכוי גבוה שאם מחלקה אחת תחרוג מהתקציב. הוספת כספים נוספים עלולה להשפיע על מחלקה אחרת. יש לתת לכל מחלקה הזדמנויות שוות לצמוח בתוך החברה.

4. לטווח ארוך

שילוב כל קבוצות התקציבים הקטנים יותר כדי ליצור תקציב יחיד עבור החברה כולה לוקח בדרך כלל זמן רב יותר. ניתוח מדוקדק ויישום הערכות תקציביות הוא תהליך עתיר עבודה.

טיפים ליישום לשיטת מלמטה למעלה. תִקצוּב

להלן כמה הצעות ליישום מלמטה למעלה תקציב לעסק שלך. השתמש בעצות אלה לפני בחירת אומדן תקציב המתקבל בשיטה זו. זו יכולה להיות אסטרטגיה מצוינת עבור הארגון שלך.

1. היו מטרות ברורות

הגדרת יעדים עוזרת להציב גבולות לכל תהליך. זה אותו דבר עם תקציב מלמטה למעלה. הוצאות היעד וההוצאות עבור כל מנהל מחלקה צריכות להיות סבירות. בעוד אסטרטגיה זו מתמקדת אך ורק בצרכי המחלקה, עליך לשקול גם את המגבלות הפיננסיות של החברה.

2. לשמור על ארגון מובנה

הפונקציות והדרישות משתנות עבור מחלקות שונות של החברה. אומדן התקציב המתאים נערך תוך התחשבות במאפיינים של מחלקה מסוימת.

כמו כן, הגורמים שיש לקחת בחשבון בעת ​​הערכת התקציב של מחלקה אחת לא צריכים לחפוף עם אף מחלקה אחרת. זה יגרום לשכפול התקציב או השארת פרטים חשובים.

3. שימו לב לפרטים. תִקצוּב

ראשי המחלקות אחראים לבחון היטב את כל הכספים וההוצאות של המחלקות. התפקיד שלהם הוא לנהל רשימה. תקציב עם הוצאות צפויות לשנת הכספים.

למרות שזה גוזל זמן, זוהי דרך יעילה לעקוב אחר ההוצאות שנגרמו למחלקה. זה מגביר את האחריות והמורל של העובדים.

מסקנה!

הצלחת העסק תלויה בחזון ובייעוד לטווח ארוך של העסק. תקציב לא מבטיח צמיחה עסקית. אומדן התקציב חייב להיות עקבי ולעבוד יחד עם יעדי החברה.

בעוד שגישת מלמטה למעלה מספקת את צרכי העובדים, היא חייבת גם לייצר רווח לארגון. מכיוון שתקצוב יתר יכול להתרחש בקלות, סקור בקפידה את רשימת התקציבים של כל מחלקה.

על העובדים לעמוד בלוחות זמנים תקציביים. הזכר לעובדים לבסס את ההערכות שלהם על הניחוש הטוב ביותר שלהם ולא להוסיף דולרים נוספים למילוי. ודא שהמשאבים מוקצים בצורה מושכלת ובצורה כזו שלכל אחד יש את מה שהוא צריך כדי להשיג את התוכניות והיעדים העסקיים הכוללים שלך.