פרודוקטיביות של עובדים. מדריך למנהיג למדידת זמן ותפוקה

תפוקת עובדים היא מדד ליעילות ואפקטיביות עבודתם בסביבת העבודה. ניהול ביצועים ממלא תפקיד מפתח בהשגת יעדים ארגוניים. להלן מספר גורמים שיכולים להשפיע על תפוקת העובדים:

1. מוֹטִיבָצִיָה: עובדים בעלי מוטיבציה הם בדרך כלל פרודוקטיביים יותר. מוטיבציה יכולה להיות קשורה לתגמולים, הכרה, משימות מעניינות וגורמים נוספים.
2. מטרות וציפיות ברורות: כאשר העובדים מבינים את המטרות והציפיות שלהם, קל להם יותר לנווט ולהשיג תוצאות.
3. חינוך ופיתוח: מתן לעובדים הזדמנויות הכשרה ופיתוח מקצועי יכול לשפר את כישוריהם ולכן את הפרודוקטיביות.
4. הדרכה יעילה: מנהיגים שיש להם כישורים יעילים מנהלים יכולים לעורר השראה ולהדריך את הכפופים להם, לתרום להגברת הפרודוקטיביות.
5. תִקשׁוֹרֶת: תקשורת טובה בתוך ארגון מקדמת הבנה של משימות, מפחיתה את הסבירות לטעויות ומסייעת להסיר מכשולים לביצוע משימות.
6. סביבת עבודה: סביבת עבודה נוחה ותומכת יכולה להשפיע לטובה על הרווחה הפיזית והרגשית של העובדים.
7. טכנולוגיות וכלים: שימוש בטכנולוגיה מודרנית ובכלים יעילים יכול לשפר את זרימת העבודה שלך ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלך.
8. איזון בין עבודה לחיים: עובדים שיכולים לשמור על איזון בין עבודה לחיים, לרוב יעילים יותר ופחות לחוצים.
9. דירוג ומשוב: הערכת ביצועים באופן קבוע ומתן משוב בונה מסייעת לעובדים להבין את החוזקות והתחומים שלהם לשיפור.

ניהול ביצועים מוצלח מצריך גישה מקיפה הלוקחת בחשבון היבטים שונים של תהליך העבודה והמאפיינים האישיים של העובדים.

עכשיו כשיש לנו דריסת רגל ראויה, בואו נסתכל על כמה כלים וטכניקות שילמדו אתכם איך לנהל את הזמן של הצוות שלכם ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

1. פיתוח לוח שנה לפרויקט. פרודוקטיביות של עובדים.

פיתוח לוח שנה לפרויקט וניהול ביצועי עובדים שלובים זה בזה ומהווים מרכיבים חשובים להשלמת משימות מוצלחת. להלן השלבים וההמלצות עבור שני ההיבטים הללו:

1. הגדרת מטרות ויעדי הפרויקט:

• גלה את המטרות הסופיות של הפרויקט.
• חלקו את המטרות שלכם למשימות קטנות יותר.

2. פרודוקטיביות עובדים / הגדרת תזמון:

• חשב את פרטי המועדים לכל משימה.
• שקול תלות בין משימות.
• זיהוי נתיבים קריטיים.

3. פיתוח לוח השנה של הפרויקט:

• השתמש בכלים מקצועיים כדי ליצור לוח זמנים לפרויקט (לדוגמה, תרשים גנט).
• כלול את כל שלבי הפרויקט בלוח השנה, תוך התחשבות במועדים ובתלות.

4. תפוקת עובדים. תכנון משאבים:

• קבע אילו משאבים (אנשים, טכנולוגיה, כספים) יידרשו עבור כל משימה.
• חלוקת משאבים בצורה שווה ויעילה.

5. מעקב אחר ביצועי עובדים:

• הגדר ציפיות ביצוע ברורות לכל משימה.
• לספק שקיפות לגבי מטרות הפרויקט ותפקידו של כל עובד.
• תן משוב ותמיכה.

6. ניטור ובקרה:

• עקוב באופן קבוע אחר התקדמות הפרויקט וביצועי העובדים.
• בצע התאמות בלוח הזמנים ובתוכנית העבודה לפי הצורך.
• הגיבו לסיכונים ולבעיות באופן מיידי.

7. תפוקת עובדים. תקשורת ושיתוף פעולה:

• לְסַפֵּק תקשורת יעילה בין חברי הצוות.
• לקדם שיתוף פעולה ושיתוף מידע.

8. תמיכת עובדים:

• לספק לעובדים את המשאבים וההכשרה שהם צריכים.
• שימו לב לרווחתם ולמוטיבציה שלהם.

9. דירוג ביצועים:

• ערכו הערכות ביצועים קבועות ונתחו את התוצאות.
• השתמש בנתונים לשיפור מתמיד של תהליכים.

10. שיפור מתמיד:

• ליישם ניסיון מפרויקטים קודמים כדי לייעל תהליכים.
• לפתח וליישם טכניקות חדשות לניהול פרויקטים וביצועים.

ניהול יעיל של ביצועי פרויקטים ועובדים דורש גישה שיטתית וגמישות להסתגלות לשינויים ולתנאים חדשים.

2. צרו רשימת סדרי עדיפויות, החל מהפעילויות שגוזלות זמן רב וכלה בפחות.

תדמיין את זה. הגדרת יפה משימות עבור חברי הצוות שלך להיום. הכל מונח שם בשבילם למלא ולסמן אחד אחד. נשמע טוב, נכון? אבל הבעיה כעת היא שהמשימות משתנות במורכבות ובאורך (משימות מורכבות עשויות להימשך זמן רב יותר). אז איך אתה יכול להבטיח שצוותים יבצעו משימות בצורה היעילה ביותר ובזמן?

אפשר בטעות להניח שביצוע משימות יותר ניתנות לניהול תחילה תפתח את הדלת למשימות קשות יותר ותיתן לך את הדחף להמשיך לעבוד. פרודוקטיביות של עובדים

עם זאת, מחקר שנערך לאחרונה שבחן את רמות החדות של הרופאים בהשוואה לעומס העבודה שלהם, ונתן עדיפות למקרים פחות מורכבים, מצא כי לתעדוף משימות קלות יותר על פני מורכבות יש רק יתרונות לטווח קצר, אך גרוע יותר בטווח הארוך. מה אנחנו יכולים ללמוד מזה?

כמנהלים, עודדו את חברי הצוות שלכם לקחת על עצמם משימות מאתגרות יותר בראש סדר העדיפויות. למה? כי קל לנו יותר להסיח את דעתנו ממשימות מורכבות יותר ולתעדף קלות יותר. זה נותן לנו הרגשה של הישג.

3. למדוד ולעקוב אחר ביצועים באופן קבוע.

מדידת ביצועים ומעקב שוטפים הם מרכיבים חיוניים לניהול יעיל של פרויקטים ועובדים. להלן כמה צעדים מרכזיים בעניין זה:

1. קביעת מדדי ביצועים מרכזיים (KPI):

   • קבע את מדדי המפתח המשקפים בצורה הטובה ביותר את הביצועים של הפרויקט והאנשים שלך.
   • מדדי KPI אלה עשויים לכלול מועדים להשלמת משימות, איכות התוצאות, פרמטרים תקציביים ואחרים.

2. ביקורות ביצועים רגילות:

   • ערכו סקירות ביצועים קבועות (למשל, שבועיות או חודשיות).
   • השווה תוצאות בפועל עם תוכניות וציפיות.

3. פרודוקטיביות של עובדים. שימוש בכלים לניהול פרויקטים:

   • השתמש בכלים ייעודיים לניהול פרויקטים כדי לעקוב אחר ההתקדמות.
   • תרשימי גנט, לוחות משימות, מערכות מעקב אחר זמן יכולות להיות כלים שימושיים.

4. משוב ודיאלוג:

   • קיים פגישות קבועות כדי לדון בהתקדמות ולפתור בעיות אפשריות.
   • ספק משוב לעובדים כדי שיבינו כיצד עבודתם מתיישרת עם יעדי הפרויקט.

5. פרודוקטיביות של עובדים. תיקון תוכניות:

   • במקרה של חריגות מהתכנית, התאם את לוח הזמנים והמשאבים.
   • הגיבו למגמות וסיכונים שליליים על ידי נקיטת אמצעים למניעתם או ניהולם.

6. הערכת ביצועים אישית:

   • פיתוח מערכות להערכת ביצועים בודדים.
   • שקול את התרומה של כל עובד לתוצאה הכוללת.

7. פרודוקטיביות של עובדים. ניתוח תהליכים שיטתי:

   • ניתוח יעילות תהליכי העבודה.
   • חפש דרכים לייעל ולשפר את הביצועים.

8. שימוש באוטומציה:

   • הטמעת כלי אוטומציה עבור איסוף נתונים לגבי פרודוקטיביות.
   • זה יכול לפשט את תהליך המעקב ומתן ניתוח.

9. פרודוקטיביות של עובדים. הפקת דוחות:

   • לספק דוחות ביצועים שוטפים להנהלה ולצוות הפרויקט.
   • שתף את התוצאות והתוכניות שלך לעתיד.

10. שיפור מתמשך:

• השתמש בנתוני מדידת ביצועים כדי לשפר באופן מתמיד תהליכים ושיטות עבודה.

מדידה ומעקב אחר ביצועים באופן קבוע עוזרים לזהות בעיות מוקדם ולמנוע עיכובים פוטנציאליים בפרויקט.

4. שימו לב לפעילויות בזבוז זמן נפוצות במקום העבודה. פרודוקטיביות של עובדים

זיהוי פעילויות שמבזבזות זמן יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלך. עובדים וחוסכים את זמנם על ידי ביטול משימות לא רצויות והסחות דעת משגרת העבודה שלהם. הנה כמה פעילויות טיפוסיות שמבזבזות זמן במקום העבודה:

1. הסחות דעת ב רשתות חברתיות
2. בודק כל הזמן מיילים
3. היעדר משימות עדיפות
4. פשוט דחו את זה
5. פגישות לא פרודוקטיביות
6. שיחות אקראיות

למעט שיחות אקראיות ופגישות לא פרודוקטיביות, כל השאר קל יחסית לשליטה. זה רק עניין של שליטה עצמית. אבל קשה לסרב לפגישות ולשיחות סתמיות. פתרון פשוט לפגישות לא פרודוקטיביות הוא לשמור על דברים פשוטים ככל האפשר. צור סדר יום, תן CTA וסיים את הפגישה. הציעו את העצה הזו לעובדים שלכם שהם מנומסים מכדי לדחות שיחות סתמיות. במצבים כאלה, העובד יכול להגדיר אות סיום שיחה, ולאחר מכן האות החזק יכול לשמש כשעיר לעזאזל לחזרה לעבודה.

5. היזהרו מעייפות במקום העבודה או מרחוק. פרודוקטיביות של עובדים

מאוחר יותר נבחן כמה הסחות דעת שעלולות לגרום לעייפות. כאן נראה מה אתה יכול לעשות באופן יזום כדי למנוע מהעובדים שלך להתעייף בזמן העבודה.

עדיף לקחת הפסקה של חמש עד עשר דקות על כל חמישים עד שישים דקות עבודה מאשר לעשות הפסקות ארוכות לאחר תקופות עבודה ארוכות.

• צא החוצה: בין אם אתה במשרד או עובד מהבית, בילוי בחוץ יכול לעזור עם עייפות. זה יהיה אפילו טוב יותר אם מזג האוויר יהיה טוב. לא צריך ללמוד כדי להבין שלשבת ליד השולחן כל היום זה לא בריא.
• ארגן אירועים חברתיים: במשרד או דרך זום, מקום בו העובדים שלך יכולים פשוט להירגע ולא לדבר על עבודה אלא להיות אחד בחברה של השני עוזר עם עייפות.
• צ'ק-אין אישי: אמנם צ'ק-אין יכול לקחת זמן, אבל הם מראים לצוותים שלך שאכפת לך. בדוק אותם מדי פעם - לא על הביצועים שלהם, אלא על רווחתם הכללית.

6. לזהות ולנהל מקורות שונים של הסחות דעת.

ניהול הסחות דעת הוא חלק חשוב בשמירה על פרודוקטיביות ופרודוקטיביות של העובדים. להלן מספר שלבים לזיהוי והתמודדות עם מקורות שונים של הסחת דעת:

1. ביצוע הניתוח:

• ערכו ניתוח של סביבת העבודה והתהליכים שלכם כדי לזהות מקורות פוטנציאליים להסחות דעת.
• שאלו עובדים מה מפריע להם בעבודה.

2. תפוקת עובדים. זיהוי הסחות דעת מרכזיות:

• זהה גורמים עיקריים שעשויים להשפיע על הפרודוקטיביות, כגון רעש זר, רהיטים לא נוחים, מחסור בציוד וכו'.

3. הערכת נטיות מסיחות:

• העריכו באיזו תדירות ובאיזה שלב בעבודה עובדים חשופים להסחות דעת.

4. תפוקת עובדים. הכשרת עובדים:

• לספק הדרכה על שיטות לניהול הסחות דעת, כגון טכניקות ניהול זמן וריכוז.

5. תקנת סביבת עבודה:

• צור תנאי עבודה נוחים, למשל, אפשר לעובדים להשתמש אוזניות הפחתת רעש.

6. ניהול טכנולוגיה:

• שקול להשתמש בכלים ובאפליקציות כדי לחסום התראות מסיחות דעת או לנהל זמן, כגון טכניקת Pomodoro.

7. תפוקת עובדים.  הצבת גבולות:

• הגדר גבולות ברורים בין חייך האישיים והעבודה.
• עודדו את העובדים להקדיש זמן לנוח ולהיטען מחדש.

8. ניהול משימות:

• חלק את המשימות לחלקים קטנים יותר וניתנים לניהול כדי להפחית את תחושות ההצפה.

9. לוקח הפסקות קבועות:

• עודדו את העובדים לקחת הפסקות קצרות כדי להפיג מתחים ולהחזיר את המיקוד.

10. תפוקת עובדים. משוב ותמיכה:

• קיים שיחות קבועות עם העובדים על איך הם מתמודדים עם הסחות דעת ומספקים את התמיכה שהם צריכים.

11. שימוש בתוכנת ניהול משימות:

• השתמש בתוכניות כדי ניהול משימות ופרויקטים לארגון יעיל יותר של תהליך העבודה.

12. היווצרות הרגלים:

• עודדו את הפיתוח של הרגלי עבודה חיוביים, כמו קביעת לוח זמנים עבודה קבוע ורצף משימות.

13. תפוקת עובדים. למידה והסתגלות מתמדת:

• עקוב אחר האופן שבו שינויים בסביבות העבודה ובתנאי העבודה משפיעים על הסחת הדעת של העובדים והתאמת אסטרטגיות ניהול בהתאם.

טיפול בבעיית הסחת הדעת מחייב גישה שיטתית ותשומת לב מתמדת לצרכי העובדים וסביבת העבודה.

שימוש בכלים לניהול זמן. פרודוקטיביות של עובדים

אז באילו כלים אתה יכול להשתמש כדי למדוד את הזמן של העובדים שלך? בואו נצלול לשני כלים פופולריים לניהול זמן.

1. רופא זמן

רופא זמןr מאפשר לך להתאים אישית ולארגן את כל המשימות היומיות שלך, תוך מעקב אחר הזמן המושקע בכל משימה בזמן אמת.

ניתן להגדיר מעקב אחר זמן עבור העבודה שלך כולה או עבור משימות ספציפיות (אשר מוסיפות לכל הזמן המושקע בכל המשימות).

אחת התכונות הטובות ביותר של כלי זה היא שהוא מפסיק לעקוב כאשר אין פעילות במערכת שלך במשך פרק זמן מסוים. ניתן להפעיל תכונה זו בהתאם לקיזוז הזמן שלך.

בסופו של יום, הוא שולח לך סיכום של ניהול הזמן שלך עבור כל משימה.

2. החלף מעקב אחר פרודוקטיביות עובדים

מסלול Toggl הוא כלי שימושי לניהול זמן שניתן להפעיל בכל המכשירים שלך. ניתן לעקוב ולסנכרן את הזמן שלך על פני מספר מכשירים.

כמה תכונות מגניבות של האפליקציה הזו היא שהיא מייצרת את הדוחות שלך בפורמטים של CSV ו-PDF ושולחת לך תזכורות בדוא"ל עבור יעדים.

מסקנה

חלק מהדברים המוזכרים במאמר זה אינם משפיעים ישירות על תפוקת העובדים, אך בהחלט ישפיעו הזמן והיעילות הכוללים שלהם עֲבוֹדָה. פרודוקטיביות של עובדים

משימות ומשאבים מאורגנות היטב יחסכו זמן ויאפשרו לעובדים להיות פרודוקטיביים יותר. עודדו את העובדים שלכם לתעדף את המשימות שלהם מהקשה ביותר לקלה ביותר לפרודוקטיביות מרבית. קח את הזמן כדי לעקוב באופן קבוע אחר ההתקדמות שלהם ולראות היכן הם זקוקים לעזרה. תוך כדי כך, הציגו בפניהם נקודות מפתח כדי שיוכלו לזכור את המידע טוב יותר. נקוט בצעדים כדי למנוע מהעובדים שלך להתאמץ ולהישרף. שלב את הצוותים שלך עם חיזוקים חיוביים כדי להבטיח שהם ישלימו את המשימות שלהם בזמן. לבסוף, השתמש בכלי מדידת זמן כדי לאסוף נתונים על ביצועי הצוותים שלך כדי שתוכל לקבל החלטות טובות יותר כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלהם.

כשאתה עושה את זה כדי למדוד את הזמן והפרודוקטיביות של העובדים, וודא שאתה עקבי עם מה שאתה מתגמל אותם איתו. עדיף להוביל בדוגמה.