Darbuotojų produktyvumas. Laiko matavimo ir produktyvumo vadovas

Darbuotojų produktyvumas – tai jų darbo darbo aplinkoje efektyvumo ir efektyvumo matas. Veiklos valdymas vaidina pagrindinį vaidmenį siekiant organizacijos tikslų. Štai keletas veiksnių, galinčių turėti įtakos darbuotojų produktyvumui:

1. Motyvacija: Motyvuoti darbuotojai paprastai yra produktyvesni. Motyvacija gali būti susijusi su apdovanojimais, pripažinimu, įdomiomis užduotimis ir kitais veiksniais.
2. Aiškūs tikslai ir lūkesčiai: Kai darbuotojai supranta savo tikslus ir lūkesčius, jiems lengviau orientuotis ir pasiekti rezultatų.
3. Švietimas ir tobulėjimas: Darbuotojų mokymų ir profesinio tobulėjimo galimybių suteikimas gali pagerinti jų įgūdžius, taigi ir produktyvumą.
4. Veiksmingos gairės: Lyderiai, kurie turi efektyvių įgūdžių vadovai gali įkvėpti ir vadovauti savo pavaldiniams, taip prisidedant prie produktyvumo didinimo.
5. Bendravimas: Geras bendravimas organizacijoje skatina suprasti užduotis, sumažina klaidų tikimybę ir padeda pašalinti kliūtis, trukdančias atlikti užduotis.
6. Darbo aplinka: Patogi ir palanki darbo vieta gali turėti teigiamos įtakos darbuotojų fizinei ir emocinei savijautai.
7. Technologijos ir įrankiai: Šiuolaikinių technologijų ir efektyvių įrankių naudojimas gali pagerinti darbo eigą ir padidinti našumą.
8. Darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra: Darbuotojai, galintys išlaikyti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, dažnai yra veiksmingesni ir patiria mažiau streso.
9. Įvertinimas ir atsiliepimai: Reguliarus veiklos vertinimas ir konstruktyvaus grįžtamojo ryšio teikimas padeda darbuotojams suprasti savo stipriąsias puses ir tobulintinas sritis.

Sėkmingas veiklos valdymas reikalauja visapusiško požiūrio, kuriame atsižvelgiama į įvairius darbo proceso aspektus ir individualias darbuotojų savybes.

Dabar, kai jau turime gerą poziciją, pažvelkime į kai kuriuos įrankius ir metodus, kurie išmokys valdyti savo komandos laiką ir padidinti produktyvumą.

1. Projekto kalendoriaus kūrimas. Darbuotojų produktyvumas.

Projekto kalendoriaus kūrimas ir darbuotojų veiklos valdymas yra tarpusavyje susiję ir yra svarbūs elementai norint sėkmingai atlikti užduotis. Toliau pateikiami šių dviejų aspektų veiksmai ir rekomendacijos.

1. Projekto tikslų ir uždavinių apibrėžimas:

• Sužinokite galutinius projekto tikslus.
• Padalinkite savo tikslus į mažesnes užduotis.

2. Darbuotojų produktyvumas / Laiko apibrėžimas:

• Išsiaiškinkite kiekvienos užduoties terminus.
• Apsvarstykite užduočių priklausomybes.
• Nustatykite kritinius kelius.

3. Projekto kalendoriaus rengimas:

• Norėdami sukurti projekto tvarkaraštį, naudokite profesionalius įrankius (pavyzdžiui, Ganto diagramą).
• Į kalendorių įtraukite visus projekto etapus, atsižvelgdami į terminus ir priklausomybes.

4. Darbuotojų produktyvumas. Išteklių planavimas:

• Nustatykite, kokių išteklių (žmonių, technologijų, finansų) reikės kiekvienai užduočiai atlikti.
• Paskirstykite išteklius tolygiai ir efektyviai.

5. Darbuotojų veiklos stebėjimas:

• Nustatykite aiškius kiekvienos užduoties našumo lūkesčius.
• Pateikite skaidrumą apie projekto tikslus ir kiekvieno darbuotojo vaidmenį.
• Pateikite atsiliepimus ir palaikymą.

6. Stebėjimas ir kontrolė:

• Reguliariai stebėkite projekto eigą ir darbuotojų veiklą.
• Jei reikia, pakoreguokite grafiką ir darbo planą.
• Nedelsdami reaguokite į riziką ir problemas.

7. Darbuotojų produktyvumas. Bendravimas ir bendradarbiavimas:

• Pateikite efektyvus bendravimas tarp komandos narių.
• Skatinti bendradarbiavimą ir dalijimąsi informacija.

8. Pagalba darbuotojams:

• Suteikite darbuotojams reikalingus išteklius ir mokymą.
• Atkreipkite dėmesį į jų savijautą ir motyvaciją.

9. Našumo įvertinimas:

• Reguliariai atlikite veiklos vertinimus ir analizuokite rezultatus.
• Naudokite duomenis nuolat tobulinti procesus.

10. Nuolatinis tobulėjimas:

• Taikykite ankstesnių projektų patirtį optimizuodami procesus.
• Kurti ir įgyvendinti naujus projektų ir veiklos valdymo metodus.

Norint efektyviai valdyti projektų ir darbuotojų veiklą, būtinas sistemingas požiūris ir lankstumas prisitaikant prie pokyčių ir naujų sąlygų.

2. Sudarykite prioritetų sąrašą, pradedant nuo daugiausiai laiko užimančių veiklų ir baigiant mažiausiai.

Įsivaizduokite tai. Puikiai suplanavote dienos užduotis savo komandos nariams. Ten viskas išdėliota, kad jie galėtų po vieną užpildyti ir pažymėti. Skamba gerai, tiesa? Tačiau dabar problema ta, kad užduotys skiriasi sudėtingumu ir ilgiu (greičiausiai sudėtingos užduotys užtruks ilgiau). Taigi, kaip užtikrinti, kad komandos užduotis atliktų našiausiai ir laiku?

Galima klaidingai manyti, kad pirmiausia atlikus lengviau valdomas užduotis, atsivers sunkesnėms užduotims ir bus suteikta paskata dirbti toliau. Darbuotojų produktyvumas

Tačiau neseniai atliktame tyrime, kuriame buvo ištirtas gydytojų aštrumo lygis, palyginti su jų darbo krūviu, ir pirmenybė buvo teikiama ne tokiems sudėtingiems atvejams, nustatyta, kad lengvesnių užduočių teikimas pirmenybė sudėtingesnėms duoda tik trumpalaikės naudos, o ilguoju laikotarpiu yra blogiau. Ko galime iš to pasimokyti?

Kaip vadovai, skatinkite savo komandos narius pirmenybę teikti sudėtingesnėms užduotims. Kodėl? Nes mums lengviau atitraukti dėmesį nuo sudėtingesnių užduočių ir teikti pirmenybę lengvesnėms. Tai suteikia mums pasiekimo jausmą.

3. Reguliariai matuokite ir stebėkite našumą.

Reguliarus veiklos rezultatų matavimas ir sekimas yra esminiai efektyvaus projekto ir darbuotojų valdymo elementai. Štai keletas pagrindinių žingsnių šiuo klausimu:

1. Pagrindinių našumo rodiklių (KPI) nustatymas:

   • Nustatykite pagrindinius rodiklius, kurie geriausiai atspindi jūsų projekto ir žmonių našumą.
   • Šie KPI gali apimti užduočių atlikimo terminus, rezultatų kokybę, biudžeto parametrus ir kt.

2. Reguliarūs veiklos apžvalgos:

   • Reguliariai (pvz., kas savaitę ar kas mėnesį) atlikite veiklos apžvalgas.
   • Palyginkite realius rezultatus su planais ir lūkesčiais.

3. Darbuotojų produktyvumas. Projektų valdymo įrankių naudojimas:

   • Norėdami stebėti pažangą, naudokite tam skirtas projektų valdymo priemones.
   • Gali būti Ganto diagramos, užduočių lentos, laiko stebėjimo sistemos naudingų įrankių.

4. Atsiliepimai ir dialogas:

   • Reguliariai rengkite susitikimus, kad aptartumėte pažangą ir išspręstumėte galimas problemas.
   • Pateikite darbuotojams grįžtamąjį ryšį, kad jie suprastų, kaip jų darbas atitinka projekto tikslus.

5. Darbuotojų produktyvumas. Planų taisymas:

   • Esant nukrypimams nuo plano, koreguokite grafiką ir išteklius.
   • Reaguokite į neigiamas tendencijas ir rizikas imdamiesi priemonių joms užkirsti kelią arba valdyti.

6. Individualus veiklos vertinimas:

   • Sukurti individualios veiklos vertinimo sistemas.
   • Apsvarstykite kiekvieno darbuotojo indėlį į bendrą rezultatą.

7. Darbuotojų produktyvumas. Sisteminė proceso analizė:

   • Išanalizuoti darbo procesų efektyvumą.
   • Ieškokite būdų, kaip optimizuoti ir pagerinti našumą.

8. Automatikos naudojimas:

   • Įdiekite automatizavimo įrankius duomenų rinkimas apie pasirodymą.
   • Tai gali supaprastinti stebėjimo ir analizės teikimo procesą.

9. Darbuotojų produktyvumas. Ataskaitų generavimas:

   • Teikti reguliarias veiklos ataskaitas vadovybei ir projekto komandai.
   • Pasidalinkite savo rezultatais ir ateities planais.

10. Nuolatinis tobulinimas:

• Naudokite našumo matavimo duomenis, kad nuolat gerintumėte procesus ir praktiką.

Reguliarus našumo matavimas ir stebėjimas padeda anksti nustatyti problemas ir išvengti galimo projekto vėlavimo.

4. Atkreipkite dėmesį į įprastą laiką eikvojančią veiklą darbo vietoje. Darbuotojų produktyvumas

Nustačius veiklą, kuriai gaištamas laikas, galite pagerinti jūsų produktyvumą. darbuotojų ir taupyti jų laiką pašalindami iš savo darbo rutinos nepageidaujamas užduotis ir trukdžius. Štai keletas tipiškų veiklų, kurios švaisto laiką darbo vietoje:

1. Išsiblaškymas viduje socialiniai tinklai
2. Nuolat tikrina el
3. Trūksta prioritetinių užduočių
4. Tiesiog atidėkite
5. Neproduktyvūs susitikimai
6. Atsitiktiniai pokalbiai

Išskyrus atsitiktinius pokalbius ir neproduktyvius susitikimus, visa kita yra gana lengva kontroliuoti. Tai tik savikontrolės reikalas. Tačiau sunku atsisakyti susitikimų ir atsitiktinių pokalbių. Paprastas neproduktyvių susitikimų sprendimas – viską padaryti kuo paprasčiau. Sukurkite darbotvarkę, pateikite CTA ir užbaikite susitikimą. Pateikite šį patarimą savo darbuotojams, kurie yra pernelyg mandagūs, kad atsisakytų atsitiktinių pokalbių. Tokiose situacijose darbuotojas gali nustatyti pokalbio pabaigos signalą, po kurio garsus signalas gali būti panaudotas kaip atpirkimo ožiui grįžti į darbą.

5. Saugokitės nuovargio darbo vietoje ar nuotoliniu būdu. Darbuotojų produktyvumas

Vėliau apžvelgsime kai kuriuos trukdžius, kurie gali sukelti nuovargį. Čia apžvelgsime, ką galite aktyviai padaryti, kad darbuotojai nepavargtų dirbdami.

Kas penkiasdešimt šešiasdešimt darbo minučių geriau daryti penkių–dešimties minučių pertrauką, nei daryti ilgesnes pertraukas po ilgo darbo.

• Išeikite į lauką: nesvarbu, ar esate biure, ar dirbate namuose, laikas lauke gali padėti atsikratyti nuovargio. Bus dar geriau, jei bus geras oras. Nereikia mokytis, kad suprastum, jog visą dieną sėdėti prie stalo yra nesveika.
• Organizuokite socialinius renginius: biure arba per Zoom, jei jūsų darbuotojai galėtų tiesiog atsipalaiduoti ir nekalbėti apie darbą, o būti vieni kitų kompanijoje, padeda nuovargiui.
• Individualios registracijos: nors registracija gali užtrukti, jos parodo jūsų komandoms, kad jums rūpi. Kartkartėmis pasidomėkite jais – ne apie jų veiklą, o apie bendrą savijautą.

6. Nustatykite ir valdykite įvairius blaškymosi šaltinius.

Išsiblaškymo valdymas yra svarbi darbuotojų produktyvumo ir produktyvumo dalis. Štai keli žingsniai, kaip nustatyti įvairius blaškymo šaltinius ir su jais susidoroti:

1. Analizės atlikimas:

• Atlikite savo darbo aplinkos ir procesų analizę, kad nustatytumėte galimus blaškymo šaltinius.
• Paklauskite darbuotojų, kas jiems trukdo dirbti.

2. Darbuotojų produktyvumas. Pagrindinių trukdžių nustatymas:

• Nustatykite pagrindinius veiksnius, kurie gali turėti įtakos produktyvumui, pvz., pašalinis triukšmas, nepatogūs baldai, įrangos trūkumas ir kt.

3. Atitraukiančių tendencijų vertinimas:

• Įvertinkite, kaip dažnai ir kokiame darbo etape darbuotojai patiria blaškymąsi.

4. Darbuotojų produktyvumas. Darbuotojų mokymas:

• Suteikite mokymus apie blaškymosi valdymo metodus, pvz., metodus laiko planavimas ir koncentracija.

5. Darbo aplinkos reglamentas:

• Sukurkite patogias darbo sąlygas, pavyzdžiui, leiskite darbuotojams naudotis triukšmą mažinančios ausinės.

6. Technologijų valdymas:

• Apsvarstykite galimybę naudoti įrankius ir programas, kad blokuotumėte dėmesį blaškančius pranešimus arba valdytumėte laiką, pvz., Pomodoro techniką.

7. Darbuotojų produktyvumas.  Ribų nustatymas:

• Nustatykite aiškias ribas tarp asmeninio ir darbo.
• Skatinkite darbuotojus skirti laiko pailsėti ir pasikrauti.

8. Užduočių valdymas:

• Padalinkite užduotis į mažesnius, valdomus gabalus, kad sumažintumėte pervargimo jausmą.

9. Reguliariai daryti pertraukas:

• Skatinkite darbuotojus daryti trumpas pertraukėles, kad sumažintumėte stresą ir atgautumėte koncentraciją.

10. Darbuotojų produktyvumas. Atsiliepimai ir palaikymas:

• Reguliariai kalbėkite su darbuotojais apie tai, kaip jie susidoroja su trukdžiais ir suteikite jiems reikalingą pagalbą.

11. Užduočių valdymo programinės įrangos naudojimas:

• Naudokite programas, kad užduočių valdymas ir efektyvesnio darbo proceso organizavimo projektai.

12. Įpročio formavimas:

• Skatinkite pozityvių darbo įpročių ugdymą, pvz., reguliaraus darbo grafiko nustatymą ir užduočių eiliškumą.

13. Darbuotojų produktyvumas. Nuolatinis mokymasis ir prisitaikymas:

• Stebėkite, kaip darbo aplinkos ir sąlygų pokyčiai įtakoja darbuotojų išsiblaškymą, ir atitinkamai pritaikykite valdymo strategijas.

Sprendžiant išsiblaškymo problemą, būtinas sistemingas požiūris ir nuolatinis dėmesys darbuotojų poreikiams bei darbo aplinkai.

Naudojant laiko valdymo priemones. Darbuotojų produktyvumas

Taigi, kokiais įrankiais galite matuoti savo darbuotojų laiką? Pasinerkime į du populiarius laiko valdymo įrankius.

1. Laiko daktaras

Laikas daktarasr leidžia tinkinti ir tvarkyti visas kasdienes užduotis, realiuoju laiku stebint kiekvienai užduočiai praleistą laiką.

Laiko stebėjimas gali būti nustatytas visam darbui arba konkrečioms užduotims (kurios prisideda prie viso visoms užduotims praleisto laiko).

Viena geriausių šio įrankio savybių yra ta, kad jis nustoja sekti, kai tam tikrą laiką jūsų sistemoje nėra jokios veiklos. Šią funkciją galima suaktyvinti atsižvelgiant į jūsų laiko poslinkį.

Dienos pabaigoje jis atsiunčia jums kiekvienos užduoties laiko valdymo santrauką.

2. Perjunkite Stebėkite darbuotojų produktyvumą

Perjungti takelį yra patogus laiko valdymo įrankis, kurį galima paleisti visuose jūsų įrenginiuose. Jūsų laiką galima stebėti ir sinchronizuoti keliuose įrenginiuose.

Keletas puikių šios programos savybių yra tai, kad ji generuoja ataskaitas CSV ir PDF formatais ir el. paštu siunčia priminimus apie tikslus.

išvada

Kai kurie šiame straipsnyje paminėti dalykai neturi tiesioginės įtakos darbuotojų produktyvumui, bet tikrai turės įtakos jų bendras laikas ir efektyvumas dirbti. Darbuotojų produktyvumas

Gerai organizuotos užduotys ir ištekliai sutaupys laiko ir leis darbuotojams būti produktyvesniems. Skatinkite savo darbuotojus teikti pirmenybę savo užduotims nuo sunkiausių iki lengviausių, kad pasiektumėte maksimalų produktyvumą. Skirkite laiko reguliariai stebėti jų pažangą ir išsiaiškinti, kur jiems reikia pagalbos. Tai darydami pateikite jiems pagrindinius dalykus, kad jie geriau įsimintų informaciją. Imkitės priemonių, kad darbuotojai nepervargtų ir neperdegtų. Įtraukite savo komandas su teigiamu pastiprinimu, kad užtikrintumėte, jog jos laiku atliks savo užduotis. Galiausiai naudokite laiko matavimo įrankius, kad rinktumėte duomenis apie savo komandų veiklą, kad galėtumėte priimti geresnius sprendimus, kaip pagerinti jų produktyvumą.

Atlikdami tai, kad įvertintumėte darbuotojų laiką ir produktyvumą, įsitikinkite, kad atitinkate tai, kuo juos apdovanojate. Geriau rodyti pavyzdį.