Projekta organizācija - definīcija, veidi un diagramma

Projekta organizēšana ir resursu plānošanas, koordinēšanas un pārvaldības process, lai sasniegtu noteiktus mērķus noteiktā laikā un budžetā. Projekts ir pagaidu pasākums, kam ir unikāls rezultāts vai produkts, kas atšķiras no organizācijas ikdienas darbības.

Projekta organizācijā ir trīs atbildības un kompetences jomas.

Projektu vadība – viņam uzticēta projekta vadības puse
Projekta komanda – projekta komandai ir piešķirts projekta īstenošanas aspekts
Projekta padome ir lēmējinstitūcija, kurai uzticas projekta panākumi un kas pieņem svarīgus lēmumus, piemēram, vai projekts ir jāatceļ vai jāturpina.

Organizatoriskā struktūra projekts ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, piemēram, organizācijas veida un stila, hierarhijas un darbplūsmas.

Šeit ir daži no visizplatītākajiem projektu organizēšanas veidiem:

1. Funkcionālā organizācija. Projekta organizācija

Šī ir viena no visizplatītākajām organizatoriskajām struktūrām. Uzņēmums ir sadalīts vairākās nodaļās, un cilvēki ar līdzīgām prasmēm un zinātību ir sagrupēti. Projekta vadītājs un citi resursi strādā vienā nodaļā, piemēram, mārketings, tirdzniecība, grāmatvedība utt.

Funkcionālās struktūras priekšrocības ir:

Tas ir vislabākais gan maziem projektiem, gan mazām komandām, jo šī funkcija var iegūt pilnīgu kontroli un kontroli pār komandas locekļiem un citiem resursiem.
Dalībniekus ir viegli motivēt, jo viņu ir maz
Piekļuve ekspertiem ir vienkārša, jo viņi atrodas vienā funkcionālajā zonā.
Ir viegli sapulcināt visus projektā iesaistītos un apspriest attiecīgo jautājumu.
Darbinieki ir gatavi strādāt pie šādiem projektiem, jo tas dod viņiem nepieciešamo iespēju virzīties uz priekšu.
Tā kā komanda ir maza, ir iespējams ierobežot projekta komunikācijas līdzekļus.

Funkcionālās struktūras trūkumi ir šādi:

Nav viegli piekļūt cilvēkiem ārpus jūsu funkcionālās vienības
Darbinieki ir lojāli savam komandas vadītājam, nevis strādā pie projekta
Grūtības saglabāt stratēģisko fokusu

2. Dizains.

Šeit projekta vadītājam ir pilna atbildība par katru projektu. Viņam ir pilnas slodzes darbs visā komandā un budžeta kontrole, lai tā būtu veiksmīga. Viņš atskaitās projekta padomei un projekta sponsoram. Projekta organizācija

Uz projektiem balstītas organizatoriskās struktūras priekšrocības ir šādas:

Pilnīga kontrole pār komandu
Spēcīga identitātes izjūta komandā, kā rezultātā veidojas dominējoša komandas kultūra
Minimāls konflikts, jo katrs dalībnieks strādā, lai sasniegtu projekta mērķus un uzdevumus
Darba plānošana ir vienkārša
Viegla resursu pieejamība
Uzlabo tehniskās vadības, kā arī projektu vadības prasmes

Projekta organizatoriskās struktūras trūkumi ir šādi:

Tā ir dārga apņemšanās
Darbiniekiem ir grūti atgriezties, ja viņi tiek atlaisti no darba
Dažos gadījumos projekta slēgšana nozīmē darba zaudēšanu

3. Matrica. Organizēt projektu

Matricas projekta organizatoriskā struktūra tiek veidota, integrējot gan projektu, gan funkcionālo organizāciju. Ir divas struktūras: horizontālā un vertikālā, tāpēc darbinieks var strādāt gan pie projekta, gan funkcionālā grupā.

Ir trīs veidu organizācijas matricas

Spēcīga matrica - projekta vadītājam ir pilna laika komanda un ir pilnīgs ceļvedis un kontrolēt komandu un projektu
Vāja matrica ir tuvāk funkcionālai struktūrai, un projekta vadītājam ir mazāk iespēju. Viņam ir nepilna laika komanda un budžeta kontrole
Sabalansēta matrica - projekta vadītājam ir vidēja līmeņa autoritāte un nepilna laika komanda. Viņš un funkcionālais vadītājs pārvalda budžetu

Matricas organizācijas priekšrocības ir:

Resursi tiek izmantoti efektīvi
Resursus var viegli pārvietot starp dažādiem projektiem
Indivīdi, kā arī komandas dalībnieki pēc būtības ir atsaucīgi

Matricas organizācijas trūkumi ir šādi:

Lielāko daļu laika jūs atradīsit konfliktus starp projektiem resursu dēļ
Cilvēkiem tiek uzticētas pretrunīgas un atšķirīgas prioritātes, un tas var radīt neskaidrības

Daži citi projektu organizācijas veidi ir šādi:

Vienkārša vai organiska organizācija ir visvienkāršākā projektu organizācijas struktūra, kurā ietilpst biznesa subjekti ar vienu īpašnieku, kā arī ārštata darbinieki. Projekta vadītāja lomu parasti pilda īpašnieks vai speciālists, kuram uzdots vadīt darba procesu. Projekta organizācija
Daudzveidīga organizācija. Šāda veida organizatoriskajā struktūrā ir daudz funkcionālu vienību, kas ir neatkarīgas viena no otras. Vienībās ietilpst cilvēki ar dažādām prasmes un know-how, ko vieno kopīga tēma, un tas varētu būt ģeogrāfisks novietojums vai līdzīgs projekts. Visām nodaļām ir savi resursi autonomai darbībai.
Virtuālā organizācija — Virtuālajā organizatoriskajā struktūrā organizācija uztur savu pamatdarbību un cenšas izmantot citus procesus ārpakalpojumu sniedzējiem. Centrālā organizācija ir saistīta ar dažādām ārējām organizācijām, lai veiksmīgi vadītu uzņēmējdarbību. Projektu vadītājam šādās organizācijās ir vidēja līdz zema līmeņa pilnvaras un jaukta budžeta kontroles iestāde.

Kā sastādīt projekta organizācijas shēmu?

Projekta organizatoriskā shēma palīdz definēt komandas lomas un pienākumus, kā arī apmācības vajadzības, kā tiks piešķirti resursi un kā tiks iesaistītas ieinteresētās personas. Nepieciešamās darbības ir šādas:

1. Noteikt personālu. Projekta organizācija

Procesa pirmais solis ir identificēt personas, kas saistītas ar projekta darbības jomu un spējīgs ir spēcīga ietekme uz projektu. Parasti tie ir galvenie darbinieki, kas ietekmē mārketinga speciālistus, nodaļu vadītājus, pārdevējus, atbalsta personālu, konsultantus un pat IT darbiniekus.

2. Izveidojiet augstākās vadības komandu

Otrais solis — izveidot dzīvotspējīgu komandu, kas būs atbildīga par projektu un uzraudzīs tā panākumus. Komandas sastāvā būs klients vai projekta sponsori un dažos gadījumos eksperti, kas piedāvās norādījumus un palīdzību visā projekta laikā.

3. Norīkot projekta koordinatorus. Projekta organizācija

Trešais posms ietver projektu koordinatoru iecelšanu, kas būs vidēja un zema līmeņa vadītāji. Viņu pienākumos ietilps pienākumu veikšana šajā līmenī un komandas uzdevumu koordinēšana. Projekta organizācijā var būt daudz projektu koordinatoru, taču vairumā gadījumu jūs atradīsit vismaz trīs, lai risinātu komunikācijas, tehniskos un plānošanas aspektus.

4. Atzīmējiet savas ieinteresētās personas

Nosakiet galvenās ieinteresētās personas un mēģiniet piesaistīt viņus projekta izstrādei.

5. Noteikt apmācības prasības. Projekta organizācija

Dažos gadījumos komanda var efektīvi tikt galā ar uzdevumu. Atšķirībā no citiem, viņiem trūkst rīku, prasmju un zināšanu, lai tiktu galā ar projekta sarežģījumiem. Nosakiet apmācības prasības un piedāvājiet to dalībniekiem, kuriem tas ir nepieciešams. Projekta koordinators ir atbildīgs par darba grupas vadīšanu un nepieciešamās apmācības nodrošināšanu darbiniekam.

6. Izveidot projekta organizatorisko shēmu

Pēdējais posms ir projekta organizatoriskās shēmas izstrāde. Pārskatiet jau veiktās darbības un padomājiet par to, kā projektā iesaistītie cilvēki koordinēs un sadarbosies, lai izveidotu perfektu diagrammu.

Skatieties uzmanīgi, lai jūs varētu noteikt viņu attiecības un noteiktos pienākumus. Uzskaitiet lēmumu pieņēmējus, kuriem būs nozīmīga loma, un uzrakstiet viņu lomu, pienākumus un uzdevumus tuvumā, lai iegūtu skaidru priekšstatu. Definējiet savienojošās lomas un saziņas un ziņošanas kanālu, ja nolemjat izveidot noderīgu projekta organizatorisko shēmu

Materiālu saraksts (BOM) — definīcija, piemērs, veidi un priekšrocības