Projekta organizēšana ir resursu plānošanas, koordinēšanas un pārvaldības process, lai sasniegtu noteiktus mērķus noteiktā laikā un budžetā. Projekts ir pagaidu pasākums, kam ir unikāls rezultāts vai produkts, kas atšķiras no organizācijas ikdienas darbības.

Projekta organizācijā ir trīs atbildības un kompetences jomas.

  • Projektu vadība – viņam uzticēta projekta vadības puse
  • Projekta komanda – projekta komandai ir piešķirts projekta īstenošanas aspekts
  • Projekta padome ir lēmējinstitūcija, kurai uzticas projekta panākumi un kas pieņem svarīgus lēmumus, piemēram, vai projekts ir jāatceļ vai jāturpina.

Organizatoriskā struktūra projekts ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, piemēram, organizācijas veida un stila, hierarhijas un darbplūsmas.

Šeit ir daži no visizplatītākajiem projektu organizēšanas veidiem:

1. Funkcionālā organizācija. Projekta organizēšana.

Šī ir viena no visizplatītākajām organizatoriskajām struktūrām. Uzņēmums ir sadalīts vairākās nodaļās, un cilvēki ar līdzīgām prasmēm un zinātību ir sagrupēti. Projekta vadītājs un citi resursi strādā vienā nodaļā, piemēram, mārketings, tirdzniecība, grāmatvedība utt.

Funkcionālās struktūras priekšrocības ir:

  1. Tas ir vislabākais gan maziem projektiem, gan mazām komandām, jo ​​šī funkcija var iegūt pilnīgu kontroli un kontroli pār komandas locekļiem un citiem resursiem.
  2. Dalībniekus ir viegli motivēt, jo viņu ir maz
  3. Piekļuve ekspertiem ir vienkārša, jo viņi atrodas vienā funkcionālajā zonā.
  4. Ir viegli sapulcināt visus projektā iesaistītos un apspriest attiecīgo jautājumu.
  5. Darbinieki ir gatavi strādāt pie šādiem projektiem, jo ​​tas dod viņiem nepieciešamo iespēju virzīties uz priekšu.
  6. Tā kā komanda ir maza, ir iespējams ierobežot projekta komunikācijas līdzekļus.

Funkcionālās struktūras trūkumi ir šādi:

  1. Nav viegli piekļūt cilvēkiem ārpus jūsu funkcionālās vienības
  2. Darbinieki ir lojāli savam komandas vadītājam, nevis strādā pie projekta
  3. Grūtības saglabāt stratēģisko fokusu

2. Dizains.

Šeit projekta vadītājam ir pilna atbildība par katru projektu. Viņam ir pilna nodarbinātība ar visu komandu un kontroli budžetu par tās veiksmīgu pabeigšanu. Viņš atskaitās projekta padomei un projekta sponsoram. Projekta organizācija

Uz projektiem balstītas organizatoriskās struktūras priekšrocības ir šādas:

  1. Pilnīga kontrole pār komandu
  2. Spēcīga identitātes izjūta komandā, kā rezultātā veidojas dominējoša komandas kultūra
  3. Minimāls konflikts, jo katrs dalībnieks strādā, lai sasniegtu projekta mērķus un uzdevumus
  4. Darba plānošana ir vienkārša
  5. Viegla resursu pieejamība
  6. Uzlabo tehnisko vadību, kā arī prasmes Vadība projektiem

Projekta organizatoriskās struktūras trūkumi ir šādi:

  1. Tā ir dārga apņemšanās
  2. Darbiniekiem ir grūti atgriezties, ja viņi tiek atlaisti no darba
  3. Dažos gadījumos projekta slēgšana nozīmē darba zaudēšanu

3. Matrica. Organizēt projektu

Matricas projekta organizatoriskā struktūra tiek veidota, integrējot gan projektu, gan funkcionālo organizāciju. Ir divas struktūras: horizontālā un vertikālā, tāpēc darbinieks var strādāt gan pie projekta, gan funkcionālā grupā.

Ir trīs veidu organizācijas matricas

  1. Spēcīga matrica - projekta vadītājam ir pilna laika komanda un ir pilnīgs ceļvedis un kontrolēt komandu un projektu
  2. Vāja matrica ir tuvāk funkcionālai struktūrai, un projekta vadītājam ir mazāk iespēju. Viņam ir nepilna laika komanda un budžeta kontrole
  3. Sabalansēta matrica - projekta vadītājam ir vidēja līmeņa autoritāte un nepilna laika komanda. Viņš un funkcionālais vadītājs pārvalda budžetu

Matricas organizācijas priekšrocības ir:

  1. Resursi tiek izmantoti efektīvi
  2. Resursus var viegli pārvietot starp dažādiem projektiem
  3. Indivīdi, kā arī komandas dalībnieki pēc būtības ir atsaucīgi

Matricas organizācijas trūkumi ir šādi:

  1. Lielāko daļu laika jūs atradīsit konfliktus starp projektiem resursu dēļ
  2. Cilvēkiem tiek uzticētas pretrunīgas un atšķirīgas prioritātes, un tas var radīt neskaidrības

Daži citi projektu organizācijas veidi ir šādi:

  • Vienkārša vai organiska organizācija ir visvienkāršākā projektu organizācijas struktūra, kurā ietilpst biznesa subjekti ar vienu īpašnieku, kā arī ārštata darbinieki. Projekta vadītāja lomu parasti pilda īpašnieks vai speciālists, kuram tas ir uzticēts vadība darba process. Projekta organizācija
  • Daudzveidīga organizācija. Šāda veida organizatoriskajā struktūrā ir daudz funkcionālu vienību, kas ir neatkarīgas viena no otras. Vienībās ietilpst cilvēki ar dažādām prasmes un know-how, ko vieno kopīga tēma, un tas varētu būt ģeogrāfisks novietojums vai līdzīgs projekts. Visām nodaļām ir savi resursi autonomai darbībai.
  • Virtuālā organizācija — Virtuālajā organizatoriskajā struktūrā organizācija uztur savu pamatdarbību un cenšas izmantot citus procesus ārpakalpojumu sniedzējiem. Centrālā organizācija ir saistīta ar dažādām ārējām organizācijām, lai veiksmīgi vadītu uzņēmējdarbību. Projektu vadītājam šādās organizācijās ir vidēja līdz zema līmeņa pilnvaras un jaukta budžeta kontroles iestāde.

Kā sastādīt projekta organizācijas shēmu?

Kā izveidot projekta organizācijas diagrammu

Projekta organizatoriskā shēma palīdz definēt komandas lomas un pienākumus, kā arī apmācības vajadzības, kā tiks piešķirti resursi un kā tiks iesaistītas ieinteresētās personas. Nepieciešamās darbības ir šādas:

1. Noteikt personālu. Projekta organizācija

Procesa pirmais solis ir identificēt personas, kas saistītas ar projekta darbības jomu un spējīgs ir spēcīga ietekme uz projektu. Parasti tie ir galvenie darbinieki, kas ietekmē mārketinga speciālistus, nodaļu vadītājus, pārdevējus, atbalsta personālu, konsultantus un pat IT darbiniekus.

2. Izveidojiet augstākās vadības komandu

Otrais solis — izveidot dzīvotspējīgu komandu, kas būs atbildīga par projektu un uzraudzīs tā panākumus. Komandas sastāvā būs klients vai projekta sponsori un dažos gadījumos eksperti, kas piedāvās norādījumus un palīdzību visā projekta laikā.

3. Norīkot projekta koordinatorus. Projekta organizācija

Trešais posms ietver projektu koordinatoru iecelšanu, kas būs vidēja un zema līmeņa vadītāji. Viņu pienākumos ietilps pienākumu veikšana šajā līmenī un komandas uzdevumu koordinēšana. Projekta organizācijā var būt daudz projektu koordinatoru, taču vairumā gadījumu jūs atradīsit vismaz trīs, lai risinātu komunikācijas, tehniskos un plānošanas aspektus.

4. Atzīmējiet savas ieinteresētās personas

Nosakiet galvenās ieinteresētās personas un mēģiniet piesaistīt viņus projekta izstrādei.

5. Noteikt apmācības prasības. Projekta organizācija

Dažos gadījumos komanda var efektīvi tikt galā ar uzdevumu. Atšķirībā no citiem, viņiem trūkst darbarīki, prasmes, zināšanas, lai tiktu galā ar projekta sarežģītību. Nosakiet apmācības prasības un piedāvājiet to dalībniekiem, kuriem tas ir nepieciešams. Projekta koordinators ir atbildīgs par darba grupas vadīšanu un nepieciešamās apmācības nodrošināšanu darbiniekam.

6. Izveidot projekta organizatorisko shēmu

Pēdējais posms ir projekta organizatoriskās shēmas izstrāde. Pārskatiet jau veiktās darbības un padomājiet par to, kā projektā iesaistītie cilvēki koordinēs un sadarbosies, lai izveidotu perfektu diagrammu.

Skatieties uzmanīgi, lai jūs varētu noteikt viņu attiecības un noteiktos pienākumus. Uzskaitiet lēmumu pieņēmējus, kuriem būs nozīmīga loma, un uzrakstiet viņu lomu, pienākumus un uzdevumus tuvumā, lai iegūtu skaidru priekšstatu. Definējiet savienojošās lomas un saziņas un ziņošanas kanālu, ja nolemjat izveidot noderīgu projekta organizatorisko shēmu

Materiālu saraksts (BOM) — definīcija, piemērs, veidi un priekšrocības

Priekšrocības. Projekta organizācija

Atbilstoša projekta organizācijas modeļa priekšrocības ir šādas:

  • Piedāvā darbiniekiem iespēju pilnveidot savas prasmes
  • Centieni ir vērsti uz projektu darbu
  • Ļauj organizācijai augt un attīstīties
  • Palīdziet sekot līdzi stratēģiskajiem mērķiem
  • Palielināt spēju tikt galā ar vides faktoriem
  • Padara lēmumu pieņemšanu gludu, efektīvu un ātru
  • Veicina darbinieku specializāciju
  • Palīdz labāk izmantot resursus
  • Viegli ievērot projekta termiņus
  • Palīdziet darbiniekiem augt profesionāli

Trūkumi .

Projekta organizācijas modeļa trūkumi ir šādi:

  • Attiecības nav skaidri definētas
  • Ir problēmas ar koordināciju
  • Centienu dublēšanās
  • Dažos projektos darbinieku vidū valda nenoteiktība

 АЗБУКА

FAQ. Projekta organizācija.

1. Kas ir projekta organizācija?

Projektu vadība ir projekta plānošanas, izpildes, uzraudzības un pabeigšanas process, lai sasniegtu noteiktus mērķus noteiktos ierobežojumos, piemēram, laika, budžeta un resursu ietvaros.

2. Kādi ir galvenie projekta organizēšanas posmi?

Projekta organizēšanas galvenie posmi:

  • Iniciācija: Projekta mērķa definīcija un pamatojums.
  • plānošana: Izstrādājiet detalizētu rīcības plānu, resursus un laika grafiku.
  • Izpildīšana: Plāna īstenošana, uzdevumu izpilde un komandas vadīšana.
  • Uzraudzība un kontrole: progresa izsekošana, riska pārvaldība un veicot korekcijas.
  • Pabeigšana: Visu uzdevumu izpilde, projekta apkopošana un slēgšana.

3. Kā noteikt projekta mērķi?

Darbības, lai definētu mērķi:

  • Skaidrība un konkrētība: Mērķim jābūt skaidri formulētam un saprotamam.
  • Izmērāmība: Nosakiet, kā tiks mērīta mērķa sasniegšana.
  • Sasniedzamība: Pārliecinieties, vai mērķis ir reāls un sasniedzams.
  • Atbilstība: Mērķim jāsaskan ar organizācijas stratēģiskajiem mērķiem.
  • Ierobežots laiks: iestatiet noteiktu laika posmu sava mērķa sasniegšanai.

4. Kādus rīkus var izmantot, plānojot projektu?

Populāri rīki:

  • Ganta diagramma: projekta plāna vizuāls attēlojums ar laika rāmjiem.
  • Kritiskais ceļš (MPT): metode galveno uzdevumu noteikšanai, kas ietekmē projekta ilgumu.
  • Programmas novērtēšanas un pārskatīšanas tehnika (PERT): iespējamo uzdevumu izpildes termiņu analīze.
  • Uzdevumu sadales tabula (RACI): definējiet komandas locekļu lomas un pienākumus.
  • Projektu vadības programmatūra: Trello, Asana, Microsoft Project, Jira.

5. Kā efektīvi vadīt projekta komandu?

Padomi komandas vadībai:

  • Skaidra lomu un pienākumu definīcija: Pārliecinieties, vai katrs komandas dalībnieks zina savus uzdevumus un pienākumus.
  • Regulāras tikšanās: rīkojiet regulāras sanāksmes, lai apspriestu progresu un atrisinātu problēmas.
  • atklāta komunikācija: Veiciniet atklātu un godīgu komunikāciju komandā.
  • Motivācija un atbalsts: Atbalstiet komandas locekļus un motivējiet viņus sasniegt kopīgus mērķus.
  • Atsauksmes sakari: regulāri sniedziet un saņemiet atsauksmes, lai uzlabotu komandas sniegumu.

6. Projekta organizēšana. Kā pārvaldīt riskus projektā?

Riska pārvaldības soļi:

  • Riska identificēšana: identificējiet iespējamos riskus, kas varētu ietekmēt projektu.
  • Riska analīze: Novērtējiet katra riska iespējamību un ietekmi.
  • Riska vadības plāna izstrāde: identificējiet stratēģijas risku samazināšanai vai novēršanai.
  • Riska uzraudzība un kontrole: nepārtraukti uzraudzīt riskus un veikt nepieciešamās izmaiņas riska pārvaldības plānā.
  • Riska reakcija: ātri reaģējiet uz jauniem riskiem, lai samazinātu to ietekmi.

7. Kā izsekot projekta gaitai?

Progresa izsekošanas metodes:

  • Kontrolpunkti: iestatiet kontrolpunktus regulāri pārbaudes uzdevumu izpildi.
  • Statusa ziņojumi: izveidojiet regulārus projekta statusa ziņojumus komandai un ieinteresētajām personām.
  • Izmantojot taustiņus darbības rādītāji (KPI): identificējiet un izsekojiet galvenos rādītājus, lai novērtētu progresu.
  • Noviržu analīze: salīdziniet faktiskos rezultātus ar plānotajiem rezultātiem un analizējiet novirzes.
  • Projektu vadības programmatūra: izmantojiet rīkus, lai izsekotu uzdevumiem un progresam.

8. Kā pabeigt projektu?

Projekta pabeigšanas soļi:

  • Visu uzdevumu izpilde: Pārliecinieties, vai visi uzdevumi ir izpildīti un mērķi ir sasniegti.
  • Pārbaude un pieņemšana: saņemiet apstiprinājumu no klienta vai ieinteresētajām personām, ka projekts ir pabeigts.
  • Rezultātu analīze: Veiciet projekta analīzi, identificējiet veiksmīgas prakses un mācības, kuras var izmantot nākotnē.
  • Dokumentācija: Izveidojiet projekta gala ziņojumu un dokumentējiet visus svarīgos datus un konstatējumus.
  • Projekta slēgšana: oficiāli slēgt projektu, tostarp administratīvos uzdevumus un atbrīvot resursus.

9. Kādas kļūdas bieži tiek pieļautas, organizējot projektus?

Biežākās kļūdas:

  • Nepietiekama plānošana: Detalizēta plāna neesamība var izraisīt neveiksmes un aizkavēšanos.
  • Slikta vadība resursus: Nepareiza resursu piešķiršana var negatīvi ietekmēt projekta gaitu.
  • Neefektīva komunikācija: Komunikācijas trūkums var izraisīt pārpratumus un konfliktus.
  • Risku ignorēšana: neparedzēti riski var būtiski ietekmēt projektu.
  • Slikta pārmaiņu vadība: neefektīva izmaiņu pārvaldība var radīt neskaidrības un aizkavēšanos.

10. Projekta organizēšana. .Kādas prasmes ir vajadzīgas?

Nepieciešamās prasmes:

  • Plānošana un organizēšana: Spēja izstrādāt detālplānojumus un efektīvi organizēt darbu.
  • Laika plānošana: Spēja efektīvi pārvaldīt laiku un prioritātes.
  • Komunikācijas prasmes: Spēja skaidri un pārliecinoši sazināties ar komandu un ieinteresētajām pusēm.
  • Riska vadība: Riska identificēšanas, analīzes un vadības prasmes.
  • Līderība un motivācija: Spēja iedvesmot un motivēt komandu mērķu sasniegšanai.

Projekta organizēšana ir sarežģīts process, kas prasa rūpīgu plānošanu, efektīvu vadību un pastāvīgu uzraudzību. Ievērojot šos ieteikumus, jūs varēsiet veiksmīgi organizēt un īstenot projektu, sasniedzot savus mērķus.