Virtuelt arrangement

Virtuelle hendelser er i stadig utvikling. I kjernen er de live eller forhåndsinnspilte presentasjoner levert til deltakerne på nettet.

Mange arrangementer krever påmelding eller betaling for å delta. Innhold kan bare være tilgjengelig i sanntid under direktesendingen eller kan være tilgjengelig for visning på forespørsel etter arrangementet.

Virtuelle konferanser dreier seg ofte om et spesifikt tema eller tema – for eksempel innholdsmarkedsføring eller digital B2B markedsføring .

18 tips for å gjøre ditt neste virtuelle markedsføringsbegivenhet til en løpsk suksess

Fleksibilitet, kommunikasjon og personalisering er tre viktige elementer du trenger for å være vert for et virtuelt arrangement. Her er noen av leksjonene vi har lært det siste året.

1. Det er greit å gjøre feil.

Når noe er nytt, vil du ødelegge alt. Dette kan ikke unngås. Vi lærte raskt at det å være vertskap for eller delta på en 100 % virtuell begivenhet kommer med mange ukjente. Det krever også raske beslutninger og eksperimentering. Men den eneste måten å finne ut hva som fungerer, er å begynne å prøve.

Kjør et arrangement og samle inn så mye tilbakemelding som mulig. Du vil lære hva som appellerer til folk og hvem du skal målrette mot med hvilket innhold. Ikke vær redd for å gjøre feil. Prøv nye ting og kom deg opp igjen etter å ha falt. Mislykkes raskt, og du vil kontinuerlig forbedre deg.

2. Lag en interaktiv opplevelse. Virtuelt markedsføringsarrangement

Folk vil ha opplevelser, ikke presentasjoner. Doodle så en 2020 % økning i gruppemøter for virtuelle lykkelige timer i 296 og en 100 % økning i virtuell trening, yoga og andre treningsøkter. Det har også vært en økning i antall virtuelle spill, quiz og trivia-kvelder.

 

Vurder å skape en opplevelse der deltakerne kan samhandle på en morsom og kreativ måte, i stedet for å velge et strengt høyttaler-publikumsformat. Hvordan kan du gi publikum en opplevelse de ikke vil glemme? Virtuelt markedsføringsarrangement

Markedsføringsaspekter ved arrangementet kan også skille ditt arrangement fra konkurrentene. La oss for eksempel si at et selskap holder et helt pedagogisk arrangement med en lang liste med presentasjoner planlagt etter hverandre. Et annet selskap planlegger et arrangement med breakout-økter, happy hours, virtuell trening og flere andre måter å kommunisere direkte med andre på. Hvilken vil du helst delta på?

Personlig merkevarebygging. Alt du trenger å vite

3. Lag en plan A, B og kanskje C

Når det kommer til virtuelle hendelser, avhenger alt av at teknologien fungerer som den skal, og mange faktorer er utenfor vår direkte kontroll. Å ha en backup-plan (eller to) kan hjelpe deg å unngå mye stress. Hvis plan A mislykkes, vil du ha en plan B eller plan C å falle tilbake på. Vurder hva som kan gå galt med det første og andre alternativet ditt, slik at du har en plan for sikkerhetskopiering. Men husk også: du kommer til å gjøre noen feil, og det er greit. Tross alt er målet ditt å få kontakt med publikum på en meningsfull måte. Dette kan du få til på mange måter – uansett om alt går etter planen.

4. Test og test igjen. Virtuelt markedsføringsarrangement

Planlegg å ha et IT-team på stedet for å overvåke ditt nettbaserte arrangement. De kan feilsøke problemer etter hvert som de oppstår for å sikre at teknologien din fungerer så smidig som mulig for alle involverte. Før arrangementet starter, sørg for at du tester alt for å vite hvordan det vil gå og fange opp eventuelle problemer før den store dagen. Test teknologien din internt и eksternt for å vite at det vil fungere for alle involverte parter. Sørg for at alle høyttalerne dine er komfortable med denne teknologien. Vurder også å kjøre A/B-tester for å forbedre åpningsrater, konverteringer og klikkfrekvens, e-post, reklame og andre aspekter av markedsføringskampanjen din for å øke engasjementet.

5. Samarbeid

Kommuniser med andre markedsføringsteam eller bedrifter som deltar på arrangementet for å sikre at det ikke er for mye overlapping eller duplisering av innsats. Du ønsker ikke å overvelde publikum ved å gi dem for mye annen informasjon, men du vil også ha nok variasjon til å holde dem interessert gjennom hele arrangementet. Oppretthold åpne kommunikasjonslinjer mellom team og kolleger ved å opprette gruppechatter, holde vanlige videokonferanser, bruke Slack-kanaler osv. På denne måten kan alle holde seg på samme side og ha de samme forventningene. Du kan dele viktige oppdateringer etter hvert som arrangementet utspiller seg.

6. Kommuniser. Virtuelt markedsføringsarrangement

Sørg for at du setter klare forventninger på forhånd og forklar dem i detalj slik at alle involverte forstår hvilken rolle de spiller i arrangementet. Å forstå målene dine for arrangementet vil hjelpe deg med å kommunisere forventninger bedre og holde alle informert og fokusert gjennom tiden din sammen.

 

7. Bruk riktig innhold på de riktige stedene

Deltakere på virtuelle arrangementer forventer å oppleve innhold som er skreddersydd for deres spesifikke behov. Å forstå hvor publikummet ditt er på kjøperens reise kan hjelpe deg med å gi mer relevant informasjon. Sørg for at du gir en kontekstuell opplevelse på hver kanal deltakerne vil bruke gjennom hele arrangementet. Å gi dem relevant informasjon til rett tid kan utgjøre en enorm forskjell for deres personlige erfaring med å jobbe med kunder.

8. Gjør registreringen så enkel som mulig.

I stedet for å få folk til å fylle ut lange skjemaer, gjør registreringsprosessen enkel og oversiktlig. Du kan (og bør) spore brukeratferd gjennom hele arrangementet, slik at du kan fokusere på å tiltrekke deltakere tidlig. Deretter, ved å bruke informasjonen du samlet inn under arrangementet ditt, kan du gi mer personlig innhold og utvikle mer målrettede personas for fremtidige arrangementer.

9. Du må kanskje revurdere noen forventninger. Virtuelt markedsføringsarrangement

Noen mennesker kan registrere seg for arrangementet ditt i siste liten, spesielt hvis det er gratis. Kampanjen din kan vare i flere måneder, men du kan samle en betydelig del av registreringene i løpet av de siste to ukene eller til og med den siste dagen før arrangementet.

Her er noen interessante statistikker fra Eventbrite-studien som kan få deg til å revurdere noen av dine registreringsforventninger og markedsføringskampanjetaktikker:

• Opptil 50 % av deltakerne kan motta billetter dagen før eller på arrangementsdagen dersom det er gratis.
• For et betalt arrangement, forvent at mindre enn 20 % av inntekten din kommer fra dagen for arrangementet eller ved døren. Forvent å nå 80 % av inntektsmålet ditt før dagen for arrangementet.

10. Samle inn tilbakemeldinger regelmessig

Under et arrangement ønsker du å forstå hvor engasjerte folk er, om de er fornøyde med seg selv, og hva som kan gjøre arrangementet bedre for dem. Å samle tilbakemeldinger på et arrangement kan hjelpe deg forbedre kommunikasjonen og løse problemer etter hvert som de oppstår hendelse. Deltakerne vil sette pris på hvis du ber om deres mening og bryr seg nok til å gjøre endringer som vil påvirke dem positivt. Virtuelt markedsføringsarrangement

11. Oppmerksomheten din er kortere enn du tror.

Du har kanskje hørt at virtuell oppmerksomhetsspenn er kortere enn personlig oppmerksomhet (eller du har opplevd det selv). Mange selskaper har funnet ut at dette er sant. Vi har sett noen si at deltakerne bare deltok på én dag av et flerdagers arrangement. Andre syntes det var vanskelig å holde folks oppmerksomhet mens de først og fremst ga pedagogisk informasjon. Nøkkelen til høyere engasjement er å få publikum til ikke bare å lytte til skjermen, men til å delta i sanntid. Hvis de kan samhandle med foredragsholdere, innhold og andre deltakere, kan de holde seg mer fokusert lenger. Å ta pauser på de riktige stedene og la deltakerne sosialisere og samhandle med andre er avgjørende for din suksess.

Du må fengsle publikum. Begynn med å fortelle dem hvordan de kan samhandle gjennom hele arrangementet. Bruk innovative tilnærminger for å skape en engasjerende, personlig opplevelse for hver deltaker. Å ha ulike interaksjonsalternativer kan gjøre arrangementet ditt interessant og spennende. Her er noen ideer:

• Gi deltakerne muligheten til å lage sin egen timeplan ved å velge hvilke klasser de vil hoppe inn i og som de kan se senere ved behov.
• Skap engasjerende nettverksmuligheter.
• Inviter folk til å delta i undersøkelser, spørrekonkurranser og meningsmålinger.
• Tilby premier for deltakerne å vinne etter å ha interaksjon med nettinnhold gjennom hele arrangementet, deltatt i interaktive samtaler og workshops.

Du har mange muligheter til å tiltrekke publikum og beholde oppmerksomheten deres gjennom hele arrangementet. Det kan se veldig annerledes ut enn å møtes personlig, men å tilby nye og spennende alternativer vil hjelpe deg med å skape en minneverdig opplevelse.

12. Legg vekt på bærekraftige fordeler. Virtuelt markedsføringsarrangement

Hvilke langsiktige fordeler vil deltakerne få av å delta på arrangementet ditt? Vil de være i stand til å høre og samhandle med respekterte foredragsholdere eller organisasjoner? Lærer de nye ideer om hvordan de kan øke inntekten eller forbedre avdelingen? Vil de være i stand til å knytte viktige forbindelser som kan påvirke deres fremtidige karrierer? Å la publikum få vite hva de får fra arrangementet ditt vil hjelpe deg tiltrekke de rette menneskene og fengsle dem med din erfaring.

13. Inkluder et bredere utvalg av høyttalere

Siden arrangementet ditt ikke er begrenset til et fysisk sted, kan du invitere foredragsholdere og deltakere som ikke kan delta på arrangementet personlig. Om nødvendig kan du sende invitasjoner til deltakere over hele landet eller rundt om i verden. En foredragsholder du alltid har beundret kan delta og snakke på ditt neste nettbaserte arrangement. Virtuelt markedsføringsarrangement

14. Forstå hvordan gratisarrangementer skiller seg fra betalte.

Mange virtuelle arrangementer gjennom 2020 var gratis, noe som resulterte i høyere oppmøte for mange organisasjoner enn de personlige arrangementene de erstattet. Hvis du planlegger å arrangere betalte personlige arrangementer igjen, vet at tallene dine kan være lavere. Dette er ikke nødvendigvis en dårlig ting. Dette betyr ganske enkelt at du må tiltrekke deg seriøse potensielle kunder og overbevise dem om at arrangementet vil være verdt investeringen deres. Lag overbevisende innhold som kobler til potensielle kunder på en meningsfull måte, samtidig som du underholder og tvinger dem til å handle. Tilbudene dine må være relevante og tidsriktige.

15. Virtuelle arrangementer tiltrekker potensielle kunder.

Siden virtuelle arrangementer ofte tiltrekker seg store folkemengder, kan de være et flott sted å samle potensielle kundeemner for virksomheten din. Virtuelle arrangementer tiltrekker ofte potensielle kunder. Personlige hendelser trekker derimot potensielle kunder lenger ned i markedsføringstrakten. Å vite dette kan hjelpe deg å betjene den rette målgruppen ved å tilby innhold som oppmuntrer deltakerne til å bevege seg i riktig retning på kjøperens reise.

16. Etabler deg selv som en tankeleder. Virtuelt markedsføringsarrangement

Eventsponsorer og utstillere har muligheten til å demonstrere tankelederskap ved virtuelle arrangementer. Uten plass- og tidsbegrensningene du kan møte under en live, personlig begivenhet, kan du bruke virtuelle møter og presentasjoner for å bygge autoritet på feltet ditt.

17. Vurder å være vertskap for et hybridarrangement.

97 % av markedsførerne tror de vil se flere hybridbegivenheter i det nye året. Vurder å arrangere et hybridarrangement i stedet for et 100 % personlig eller virtuell arrangement. Da kan du dra nytte av fordelene ved hver modell. For eksempel noen som jobber hjemmefra, kan det være lettere å sette seg ned ved datamaskinen og engasjere seg i innhold på nettet enn å gå til et fysisk sted. På den annen side kan de sette pris på å bruke tid på nettet personlig og å samarbeide ansikt til ansikt med andre innen sitt felt.

18. Hensiktsmessig budsjett. Virtuelt markedsføringsarrangement

Du kan forvente at et virtuelt arrangement er mye billigere enn et personlig arrangement. Men du kan ende opp med å bruke like mye på å lage vellykket opplevelse for alle nettkunder. Virtuelle arrangementer krever ofte en robust plattform og å ansette et produksjons- eller IT-team for å sikre at alt går knirkefritt. Dette krever også kreativ tenking og markedsføringstaktikker. Men husk at mange organisasjoner kan spare penger på virtuelle arrangementer.