Organizarea Proiectului - Definiție, Tipuri și Diagramă

Organizarea proiectului este procesul de planificare, coordonare și gestionare a resurselor pentru a atinge obiectivele specificate într-un timp și buget specificat. Un proiect este o întreprindere temporară care are un rezultat sau un produs unic care este diferit de rutina operațiunilor de zi cu zi ale organizației.

Există trei domenii de responsabilitate și competență în organizarea proiectului.

Management de proiect - i se încredințează partea de management a proiectului
Echipa de proiect - Echipa de proiect i se atribuie un aspect al implementării proiectului
Consiliul de proiect este organismul decizional căruia i se încredințează succesul proiectului și ia decizii importante, cum ar fi dacă proiectul ar trebui să fie anulat sau continuat.

Structura organizationala proiectul depinde de mai mulți factori, cum ar fi tipul și stilul organizației, ierarhia și fluxul de lucru.

Iată câteva dintre cele mai comune tipuri de organizare a proiectelor:

1. Organizare funcțională. Organizarea proiectului

Aceasta este una dintre cele mai comune structuri organizatorice. Compania este împărțită în mai multe departamente și sunt grupate persoane cu abilități și know-how similare. Managerul de proiect și alte resurse lucrează în același departament, de exemplu, marketing, vânzări, contabilitate etc.

Avantajele unei structuri funcționale sunt:

Acest lucru este cel mai bun atât pentru proiectele mici, cât și pentru echipele mici, deoarece caracteristica poate obține control și control complet asupra membrilor echipei și a altor resurse.
Membrii sunt ușor de motivat deoarece sunt puțini
Accesarea experților este ușor, deoarece aceștia se află în aceeași zonă funcțională.
Este ușor să adunați pe toți cei implicați în proiect și să discutați problema relevantă.
Angajații sunt dispuși să lucreze la astfel de proiecte, deoarece le oferă oportunitatea de care au nevoie pentru a merge mai departe.
Întrucât echipa este mică, este posibil să se limiteze mijloacele de comunicare ale proiectului.

Dezavantajele structurii funcționale sunt următoarele:

Nu este ușor să obțineți acces la persoane din afara unității dumneavoastră funcționale
Angajații sunt loiali liderului lor de echipă în loc să lucreze la un proiect
Dificultate în menținerea concentrării strategice

2. Design.

Aici managerul de proiect are întreaga responsabilitate pentru fiecare proiect. Are un loc de muncă cu normă întreagă cu întreaga echipă și controlează bugetul pentru finalizarea cu succes a acestuia. El raportează consiliului de proiect și sponsorului proiectului. Organizarea proiectului

Avantajele unei structuri organizatorice bazate pe proiecte sunt următoarele:

Control total asupra echipei
Simț puternic de identitate în cadrul echipei, rezultând o cultură de echipă dominantă
Conflict minim, deoarece fiecare participant lucrează pentru atingerea scopurilor și obiectivelor proiectului
Este ușor să vă planificați munca
Disponibilitate ușoară a resurselor
Îmbunătățește conducerea tehnică, precum și abilitățile de management de proiect

Dezavantajele structurii organizatorice a proiectului sunt următoarele:

Este un angajament costisitor
Este dificil pentru angajați se întorc dacă sunt concediați de la locul de muncă
În unele cazuri, închiderea unui proiect înseamnă pierderea locului de muncă

3. Matrice. Organizați un proiect

O structură organizatorică matriceală a proiectului este creată prin integrarea atât a proiectului, cât și a organizației funcționale. Există două structuri: orizontală și verticală, astfel încât un angajat poate lucra atât la un proiect, cât și într-un grup funcțional.

Există trei tipuri de matrice de organizare

Matrice puternică - managerul de proiect are o echipă full-time și are ghid complet și control asupra echipei și proiectului
O matrice slabă este mai aproape de o structură funcțională, iar managerul de proiect are mai puține opțiuni. Are o echipă cu jumătate de normă și control bugetar
Matrice echilibrată - managerul de proiect are un nivel mediu de autoritate și o echipă part-time. El și managerul funcțional gestionează bugetul

Avantajele unei organizări matriciale sunt:

Resursele sunt utilizate eficient
Resursele pot fi mutate cu ușurință între diferite proiecte
Indivizii, precum și membrii echipei, sunt receptivi prin natură

Dezavantajele unei organizări matrice sunt următoarele:

De cele mai multe ori veți găsi conflicte între proiecte din cauza resurselor
Oamenii au încredere în priorități conflictuale și diferite, iar acest lucru poate provoca confuzie

Alte tipuri de organizare a proiectelor sunt următoarele:

Organizare simplă sau organică este cea mai simplă structură de organizare a proiectelor, care include entități de afaceri cu un singur proprietar, precum și freelanceri. Rolul de manager de proiect este de obicei îndeplinit de proprietarul sau specialistul care are sarcina de a gestiona procesul de lucru. Organizarea proiectului
Organizare diversificată. În acest tip de structură organizatorică, există multe unități funcționale care sunt independente unele de altele. Unitățile includ persoane cu diferite aptitudini și know-how, care sunt unite printr-o temă comună, iar aceasta ar putea fi o locație geografică sau un proiect similar. Toate diviziile au resurse proprii pentru funcționare autonomă.
Organizare virtuală — Într-o structură organizațională virtuală, organizația își menține activitatea de bază și încearcă să externalizeze alte procese. Organizația centrală este legată de diverse organizații externe pentru a conduce afacerea cu succes. Managerul de proiect din astfel de organizații are autoritate de nivel mediu spre scăzut și autoritate mixtă de control bugetar.

Cum se întocmește o diagramă de organizare a proiectului?

O organigramă a proiectului ajută la definirea rolurilor și responsabilităților echipei, precum și a nevoilor de instruire, a modului în care vor fi alocate resursele și a modului în care părțile interesate vor fi implicate. Pașii necesari sunt următorii:

1. Determinați personalul. Organizarea proiectului

Primul pas al procesului este identificarea persoanelor asociate cu scopul proiectului și capabil au un impact puternic asupra proiectului. De obicei, aceștia sunt angajați cheie care influențează marketerii, șefii de departamente, personalul de vânzări, personalul de asistență, consultanții și chiar personalul IT.

2. Construiți o echipă de conducere superioară

în al doilea rând pas — crearea unei echipe viabile care să fie responsabilă de proiect și să monitorizeze succesul acestuia. Echipa va include clientul sau sponsorii proiectului și, în unele cazuri, experți, care vor oferi îndrumări și asistență pe tot parcursul proiectului.

3. Atribuiți coordonatori de proiect. Organizarea proiectului

A treia etapă presupune numirea coordonatorilor de proiect care vor fi manageri de nivel mediu și inferior. Responsabilitățile lor vor include îndeplinirea sarcinilor la acest nivel și coordonarea sarcinilor echipei. Pot exista mulți coordonatori de proiect într-o organizație de proiect, dar în cele mai multe cazuri veți găsi cel puțin trei care să se ocupe de aspectele de comunicare, tehnice și de planificare.

4. Etichetează-ți părțile interesate

Identificați părțile interesate cheie și încercați atrage-i la dezvoltarea proiectelor.

5. Determinați cerințele de formare. Organizarea proiectului

În unele cazuri echipa poate eficient face față sarcinii. Spre deosebire de alții, le lipsesc instrumentele, abilitățile și cunoștințele necesare pentru a gestiona complexitățile proiectului. Determinați cerințele de formare și oferiți-le membrilor care au nevoie de el. Coordonatorul de proiect este responsabil de gestionarea grupului de lucru și de furnizarea instruirii necesare angajatului.

6. Creați o organigramă a proiectului

Ultima etapă este elaborarea unei organigrame pentru proiect. Examinați pașii pe care i-ați făcut deja și gândiți-vă la modul în care oamenii din proiect se vor coordona și vor colabora pentru a crea diagrama perfectă.

Priviți cu atenție, astfel încât să puteți determina relația lor și responsabilitățile care ar trebui atribuite. Enumerați factorii de decizie care vor juca un rol proeminent și scrieți rolul, responsabilitățile și misiunea lor în apropiere pentru a obține o imagine clară. Definiți rolurile de conectare și definiți un canal de comunicare și raportare dacă decideți să creați o organigramă utilă a proiectului

Lista de materiale (BOM) – Definiție, Exemplu, Tipuri și Beneficii