Productivitatea angajaților. Un ghid al liderului pentru măsurarea timpului și productivitatea

Productivitatea angajaților este o măsură a eficienței și eficacității muncii lor în mediul de lucru. Managementul performanței joacă un rol cheie în atingerea obiectivelor organizaționale. Iată câțiva factori care pot afecta productivitatea angajaților:

1. Motivație: Angajații care sunt motivați sunt de obicei mai productivi. Motivația poate fi legată de recompense, recunoaștere, sarcini interesante și alți factori.
2. Obiective și așteptări clare: Când angajații își înțeleg obiectivele și așteptările, le este mai ușor să navigheze și să obțină rezultate.
3. Educație și dezvoltare: Oferirea angajaților cu oportunități de formare și dezvoltare profesională le poate îmbunătăți abilitățile și, prin urmare, productivitatea.
4. Îndrumări eficiente: Liderii care au aptitudini de eficient managerii își pot inspira și ghida subordonații, contribuind la creșterea productivității.
5. Comunicare: O bună comunicare în cadrul unei organizații promovează înțelegerea sarcinilor, reduce probabilitatea erorilor și ajută la eliminarea obstacolelor din calea îndeplinirii sarcinilor.
6. Mediu de lucru: Un spațiu de lucru confortabil și de sprijin poate avea un impact pozitiv asupra bunăstării fizice și emoționale a angajaților.
7. Tehnologii și instrumente: Utilizarea tehnologiei moderne și a instrumentelor eficiente vă poate îmbunătăți fluxul de lucru și vă poate crește productivitatea.
8. Echilibru între viață și profesie: Angajații care pot menține echilibrul dintre viața profesională și cea privată sunt adesea mai eficienți și mai puțin stresați.
9. Evaluare și feedback: Evaluarea regulată a performanței și furnizarea de feedback constructiv îi ajută pe angajați să-și înțeleagă punctele forte și domeniile de îmbunătățire.

Managementul de succes al performanței necesită o abordare cuprinzătoare care ține cont de diferite aspecte ale procesului de muncă și de caracteristicile individuale ale angajaților.

Acum că avem un punct de vedere decent, să ne uităm la câteva instrumente și tehnici care vă vor învăța cum să gestionați timpul echipei și să creșteți productivitatea.

1. Elaborarea unui calendar de proiect. Productivitatea angajaților.

Elaborarea unui calendar de proiect și gestionarea performanței angajaților sunt împletite și sunt elemente importante pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor. Iată pașii și recomandările pentru aceste două aspecte:

1. Definirea scopurilor și obiectivelor proiectului:

• Aflați obiectivele finale ale proiectului.
• Împărțiți-vă obiectivele în sarcini mai mici.

2. Productivitatea angajaților / Definiția timpului:

• Elaborați detaliile termenelor limită pentru fiecare sarcină.
• Luați în considerare dependențele dintre sarcini.
• Identificați căile critice.

3. Dezvoltarea calendarului proiectului:

• Utilizați instrumente profesionale pentru a crea un program de proiect (de exemplu, o diagramă Gantt).
• Includeți toate etapele proiectului în calendar, ținând cont de termenele limită și dependențe.

4. Productivitatea angajaților. Planificarea resurselor:

• Determinați ce resurse (oameni, tehnologie, finanțe) vor fi necesare pentru fiecare sarcină.
• Distribuiți resursele în mod uniform și eficient.

5. Urmărirea performanței angajaților:

• Stabiliți așteptări clare de performanță pentru fiecare sarcină.
• Oferiți transparență cu privire la obiectivele proiectului și rolul fiecărui angajat.
• Oferiți feedback și sprijin.

6. Monitorizare și control:

• Urmăriți în mod regulat progresul proiectului și performanța angajaților.
• Faceți ajustări ale programului și planului de lucru, după cum este necesar.
• Răspundeți imediat la riscuri și probleme.

7. Productivitatea angajaților. Comunicare și colaborare:

• furniza comunicare eficientă între membrii echipei.
• Promovați colaborarea și schimbul de informații.

8. Suport pentru angajați:

• Oferiți angajaților resursele și formarea de care au nevoie.
• Acordați atenție bunăstării și motivației lor.

9. Rata de performanta:

• Efectuați evaluări periodice ale performanței și analizați rezultatele.
• Utilizați datele pentru a îmbunătăți continuu procesele.

10. Îmbunătățire constantă:

• Aplicați experiența din proiectele anterioare pentru a optimiza procesele.
• Dezvoltați și implementați noi tehnici de management al performanței și proiectelor.

Gestionarea eficientă a performanței proiectului și a angajaților necesită o abordare sistematică și flexibilitate de adaptare la schimbări și noile condiții.

2. Creați o listă de priorități, începând cu activitățile care consumă cel mai mult timp și terminând cu cele mai puține.

Imaginează-ți asta. Ai stabilit frumos sarcinile pentru membrii echipei tale pentru ziua respectivă. Totul este așezat acolo pentru ca ei să completeze și să marcheze unul câte unul. Sună bine, nu? Dar problema acum este că sarcinile variază în complexitate și lungime (sarcinile complexe sunt probabil să dureze mai mult). Deci, cum vă puteți asigura că echipele îndeplinesc sarcinile în cel mai productiv și la timp?

S-ar putea presupune, în mod eronat, că a face mai întâi sarcini mai ușor de gestionat va deschide ușa către altele mai dificile și îți va da impulsul pentru a continua să lucrezi. Productivitatea angajaților

Cu toate acestea, un studiu recent care a examinat nivelurile de acuitate ale medicilor în comparație cu volumul lor de muncă și a acordat prioritate cazurilor mai puțin complexe, a constatat că prioritizarea sarcinilor mai ușoare față de cele complexe are numai beneficii pe termen scurt, dar este mai rău pe termen lung. Ce putem învăța din asta?

În calitate de manageri, încurajați-vă membrii echipei să preia sarcini mai provocatoare ca prioritate. De ce? Pentru că ne este mai ușor să ne distragem atenția de la sarcinile mai complexe și să le acordăm prioritate celor mai ușoare. Ne dă un sentiment de împlinire.

3. Măsurați și urmăriți periodic performanța.

Măsurarea și urmărirea periodică a performanței sunt elemente esențiale ale managementului eficient al proiectelor și al angajaților. Iată câțiva pași cheie în această chestiune:

1. Stabilirea indicatorilor cheie de performanță (KPI):

   • Determinați valorile cheie care reflectă cel mai bine performanța proiectului și a oamenilor.
   • Acești KPI-uri pot include termene limită pentru finalizarea sarcinilor, calitatea rezultatelor, parametri bugetari și altele.

2. Evaluări regulate de performanță:

   • Efectuați evaluări periodice (de exemplu, săptămânale sau lunare).
   • Comparați rezultatele reale cu planurile și așteptările.

3. Productivitatea angajaților. Utilizarea instrumentelor de management de proiect:

   • Utilizați instrumente dedicate de management de proiect pentru a monitoriza progresul.
   • Diagramele Gantt, panourile de sarcini, sistemele de urmărire a timpului pot fi instrumente utile.

4. Feedback și dialog:

   • Țineți întâlniri regulate pentru a discuta progresul și pentru a rezolva potențialele probleme.
   • Oferiți feedback angajaților, astfel încât aceștia să înțeleagă modul în care munca lor se aliniază cu obiectivele proiectului.

5. Productivitatea angajaților. Corectarea planurilor:

   • În cazul abaterilor de la plan, ajustați programul și resursele.
   • Răspundeți la tendințele și riscurile negative luând măsuri pentru prevenirea sau gestionarea acestora.

6. Evaluarea performanței individuale:

   • Dezvoltați sisteme de evaluare a performanței individuale.
   • Luați în considerare contribuția fiecărui angajat la rezultatul general.

7. Productivitatea angajaților. Analiza sistematică a procesului:

   • Analizați eficiența proceselor de lucru.
   • Căutați modalități de optimizare și îmbunătățire a performanței.

8. Utilizarea automatizării:

   • Implementați instrumente de automatizare pentru colectare de date despre productivitate.
   • Acest lucru poate simplifica procesul de urmărire și furnizare de analize.

9. Productivitatea angajaților. Generarea rapoartelor:

   • Furnizați rapoarte regulate de performanță managementului și echipei de proiect.
   • Împărtășiți-vă rezultatele și planurile pentru viitor.

10. Imbunatatire continua:

• Utilizați datele de măsurare a performanței pentru a îmbunătăți continuu procesele și practicile.

Măsurarea și urmărirea periodică a performanței ajută la identificarea timpurie a problemelor și la prevenirea potențialelor întârzieri ale proiectelor.

4. Acordați atenție activităților obișnuite care irosesc timpul la locul de muncă. Productivitatea angajaților

Identificarea activităților care pierd timpul vă poate îmbunătăți productivitatea. angajați și economisiți timpul lor prin eliminarea sarcinilor nedorite și a distragerii atenției din rutina lor de lucru. Iată câteva activități tipice care pierd timpul la locul de muncă:

1. Distragerile în rețelele sociale
2. Verificarea constantă a e-mailurilor
3. Lipsa sarcinilor prioritare
4. Doar amână-o
5. Întâlniri neproductive
6. Conversații aleatorii

Cu excepția conversațiilor întâmplătoare și a întâlnirilor neproductive, totul este relativ ușor de controlat. Este doar o chestiune de autocontrol. Dar este greu să refuzi întâlnirile și conversațiile ocazionale. O soluție simplă pentru întâlnirile neproductive este să păstrezi lucrurile cât mai simple posibil. Creați o agendă, acordați un CTA și încheiați întâlnirea. Oferă acest sfat angajaților tăi care sunt prea politicoși pentru a refuza conversațiile ocazionale. În astfel de situații, angajatul poate seta un semnal de încheiere a conversației, după care semnalul puternic poate fi folosit ca țap ispășitor pentru a reveni la muncă.

5. Atenție la oboseala de la locul de muncă sau de la distanță. Productivitatea angajaților

Mai târziu ne vom uita la unele distrageri care pot provoca oboseală. Aici vom analiza ce poți face în mod proactiv pentru a-ți împiedica angajații să obosească în timp ce lucrează.

Este mai bine să faceți o pauză de cinci până la zece minute pentru fiecare cincizeci până la șaizeci de minute de muncă decât să faceți pauze mai lungi după perioade lungi de muncă.

• Ieși afară: indiferent dacă te afli la birou sau lucrezi de acasă, petrecerea timpului afară poate ajuta la oboseală. Va fi și mai bine dacă vremea este bună. Nu trebuie să înveți pentru a înțelege că a sta la birou toată ziua este nesănătos.
• Organizați evenimente sociale: la birou sau prin Zoom, a avea un loc în care angajații tăi se pot relaxa și nu vorbesc despre muncă, ci să fie unul în compania celuilalt ajută la oboseală.
• Înregistrări individuale: în timp ce înregistrările pot consuma mult timp, acestea arată echipelor tale că îți pasă. Verificați-i din când în când, nu asupra performanței lor, ci asupra bunăstării lor generale.

6. Identificați și gestionați diferite surse de distragere a atenției.

Gestionarea distragerilor este o parte importantă a menținerii angajaților productivi și productivi. Iată câțiva pași pentru a identifica și a face față diferitelor surse de distragere a atenției:

1. Efectuarea analizei:

• Efectuați o analiză a mediului și proceselor dvs. de lucru pentru a identifica sursele potențiale de distragere a atenției.
• Întrebați angajații ce îi împiedică la locul de muncă.

2. Productivitatea angajaților. Identificarea principalelor distrageri:

• Identificați factorii majori care pot afecta productivitatea, cum ar fi zgomotul exterior, mobilierul inconfortabil, lipsa echipamentului etc.

3. Evaluarea tendințelor distractive:

• Evaluați cât de des și în ce etapă a muncii angajații sunt expuși la distragere a atenției.

4. Productivitatea angajaților. Formarea angajaților:

• Oferiți instruire cu privire la metodele de gestionare a distragerilor, cum ar fi tehnicile de gestionare a timpului si concentrare.

5. Reglementarea mediului de lucru:

• Creați condiții de lucru confortabile, de exemplu, pentru a permite angajaților să utilizeze căști cu reducere a zgomotului.

6. Managementul tehnologiei:

• Luați în considerare utilizarea instrumentelor și aplicațiilor pentru a bloca notificările care vă distrag atenția sau pentru a gestiona timpul, cum ar fi tehnica Pomodoro.

7. Productivitatea angajaților.  Stabilirea limitelor:

• Stabiliți limite clare între viața personală și cea profesională.
• Încurajați angajații să-și facă timp pentru odihnă și reîncărcare.

8. Managementul sarcinilor:

• Împărțiți sarcinile în bucăți mai mici și ușor de gestionat pentru a reduce sentimentele de copleșire.

9. Luați pauze regulate:

• Încurajați angajații să ia pauze scurte pentru a scăpa de stres și pentru a recăpăta concentrarea.

10. Productivitatea angajaților. Feedback și asistență:

• Aveți conversații regulate cu angajații despre modul în care aceștia fac față distragerilor și oferă sprijinul de care au nevoie.

11. Utilizarea software-ului de management al sarcinilor:

• Utilizați programe pentru managementul sarcinilor și proiecte pentru organizarea mai eficientă a procesului de muncă.

12. Formarea obiceiurilor:

• Încurajează dezvoltarea unor obiceiuri pozitive de lucru, cum ar fi stabilirea unui program regulat de lucru și succesiunea sarcinilor.

13. Productivitatea angajaților. Învățare și adaptare constantă:

• Monitorizați modul în care schimbările în mediile și condițiile de lucru afectează distragerea atenției angajaților și adaptați strategiile de management în consecință.

Abordarea problemei distragerii atenției necesită o abordare sistematică și o atenție constantă la nevoile angajaților și la mediul de lucru.

Utilizarea instrumentelor de gestionare a timpului. Productivitatea angajaților

Deci, ce instrumente puteți folosi pentru a măsura timpul angajaților dvs.? Să ne aprofundăm în două instrumente populare de gestionare a timpului.

1. Doctorul timpului

Doctorul timpuluir vă permite să personalizați și să vă organizați toate sarcinile zilnice, urmărind timpul petrecut pentru fiecare sarcină în timp real.

Urmărirea timpului poate fi configurată pentru munca dvs. în ansamblu sau pentru sarcini specifice (care se adaugă la timpul total petrecut pentru toate sarcinile).

Una dintre cele mai bune caracteristici ale acestui instrument este că oprește urmărirea atunci când nu există activitate pe sistemul dumneavoastră pentru o anumită perioadă de timp. Această funcție poate fi activată în funcție de decalajul dvs. de timp.

La sfârșitul zilei, vă trimite un rezumat al gestionării timpului pentru fiecare sarcină.

2. Comutați Urmărirea productivității angajaților

Comutați urmărirea este un instrument util de gestionare a timpului care poate fi rulat pe toate dispozitivele dvs. Timpul dvs. poate fi urmărit și sincronizat pe mai multe dispozitive.

Câteva caracteristici interesante ale acestei aplicații sunt că vă generează rapoartele în formatele CSV și PDF și vă trimite mementouri prin e-mail pentru obiective.

Concluzie

Unele dintre lucrurile menționate în acest articol nu afectează direct productivitatea angajaților, dar cu siguranță le vor afecta timpul și eficiența lor totală muncă. Productivitatea angajaților

Sarcinile și resursele bine organizate vor economisi timp și vor permite angajaților să fie mai productivi. Încurajați-vă angajații să-și prioritizeze sarcinile de la cele mai dificile la cele mai ușoare pentru o productivitate maximă. Fă-ți timp pentru a le monitoriza în mod regulat progresul și a vedea unde au nevoie de ajutor. În timp ce faceți acest lucru, prezentați-le punctele cheie, astfel încât să își poată aminti mai bine informațiile. Luați măsuri pentru a preveni angajații dvs. să devină suprasolicitați și să se epuizeze. Angajați-vă echipele cu întăriri pozitive pentru a vă asigura că își îndeplinesc sarcinile la timp. În cele din urmă, utilizați instrumente de măsurare a timpului pentru a colecta date despre performanța echipelor dvs., astfel încât să puteți lua decizii mai bune pentru a le îmbunătăți productivitatea.

Când faceți acestea pentru a măsura timpul și productivitatea angajaților, asigurați-vă că sunteți în concordanță cu ceea ce îi recompensați. Mai bine să conduci prin exemplu.