Productivitat dels empleats. Guia del líder per a la mesura del temps i la productivitat

La productivitat dels empleats és una mesura de l'eficiència i eficàcia del seu treball en l'entorn laboral. La gestió del rendiment té un paper clau en l'assoliment dels objectius de l'organització. Aquests són alguns factors que poden afectar la productivitat dels empleats:

1. Motivació: Els empleats que estan motivats solen ser més productius. La motivació pot estar relacionada amb recompenses, reconeixement, tasques interessants i altres factors.
2. Objectius i expectatives clars: Quan els empleats entenen els seus objectius i expectatives, els resulta més fàcil navegar i aconseguir resultats.
3. Educació i desenvolupament: Oferir als empleats oportunitats de formació i desenvolupament professional pot millorar les seves habilitats i, per tant, la productivitat.
4. Orientació efectiva: Líders que tenen habilitats d'efectivitat els directius poden inspirar i guiar els seus subordinats, contribuint a augmentar la productivitat.
5. Comunicació: Una bona comunicació dins d'una organització afavoreix la comprensió de les tasques, redueix la probabilitat d'errors i ajuda a eliminar els obstacles per completar les tasques.
6. Ambient de treball: Un espai de treball còmode i de suport pot tenir un impacte positiu en el benestar físic i emocional dels empleats.
7. Tecnologies i eines: L'ús de tecnologia moderna i eines eficients pot millorar el vostre flux de treball i augmentar la vostra productivitat.
8. Equilibri treball-vida: Els empleats que poden mantenir un equilibri entre la vida laboral i la vida personal sovint són més efectius i menys estressats.
9. Valoració i comentaris: Avaluar regularment el rendiment i proporcionar comentaris constructius ajuda els empleats a comprendre els seus punts forts i les àrees de millora.

La gestió del rendiment exitosa requereix un enfocament integral que tingui en compte diversos aspectes del procés de treball i les característiques individuals dels empleats.

Ara que tenim un lloc decent, anem a veure algunes eines i tècniques que us ensenyaran a gestionar el temps del vostre equip i augmentar la productivitat.

1. Elaboració d'un calendari de projectes. Productivitat dels empleats.

El desenvolupament d'un calendari de projectes i la gestió del rendiment dels empleats estan entrellaçats i són elements importants per completar amb èxit les tasques. Aquests són els passos i recomanacions per a aquests dos aspectes:

1. Definició de les metes i objectius del projecte:

• Descobriu els objectius finals del projecte.
• Dividiu els vostres objectius en tasques més petites.

2. Productivitat dels empleats / Definició de temps:

• Elabora els detalls dels terminis de cada tasca.
• Considereu les dependències entre tasques.
• Identificar camins crítics.

3. Desenvolupament del calendari del projecte:

• Utilitzeu eines professionals per crear una programació del projecte (per exemple, un diagrama de Gantt).
• Incloure totes les etapes del projecte al calendari, tenint en compte els terminis i dependències.

4. Productivitat dels empleats. Planificació de recursos:

• Determineu quins recursos (persones, tecnologia, finances) es necessitaran per a cada tasca.
• Distribuïu els recursos de manera uniforme i eficient.

5. Seguiment del rendiment dels empleats:

• Establiu expectatives de rendiment clares per a cada tasca.
• Proporcionar transparència sobre els objectius del projecte i el paper de cada empleat.
• Proporcioneu comentaris i suport.

6. Seguiment i control:

• Feu un seguiment regular del progrés del projecte i del rendiment dels empleats.
• Feu els ajustos a l'horari i al pla de treball segons sigui necessari.
• Respondre als riscos i problemes immediatament.

7. Productivitat dels empleats. Comunicació i col·laboració:

• Proporcionar comunicació efectiva entre els membres de l'equip.
• Promoure la col·laboració i l'intercanvi d'informació.

8. Suport als empleats:

• Proporcionar als empleats els recursos i la formació que necessiten.
• Presta atenció al seu benestar i motivació.

9. Valoració de rendiment:

• Realitzar avaluacions periòdiques del rendiment i analitzar-ne els resultats.
• Utilitzeu les dades per millorar contínuament els processos.

10. Millora constant:

• Aplicar l'experiència de projectes anteriors per optimitzar processos.
• Desenvolupar i implementar noves tècniques de gestió de projectes i rendiment.

La gestió eficaç del rendiment del projecte i dels empleats requereix un enfocament sistemàtic i flexibilitat per adaptar-se als canvis i les noves condicions.

2. Crea una llista de prioritats, començant per les activitats que consumeixen més temps i acabant per les que menys.

Imagina't això. Heu plantejat molt bé les tasques dels membres del vostre equip per al dia. Allà s'hi posa tot perquè l'omplin i marquin un per un. Sona bé, oi? Però el problema ara és que les tasques varien en complexitat i durada (és probable que les tasques complexes triguin més). Aleshores, com podeu assegurar-vos que els vostres equips completin les tasques de la manera més productiva i oportuna?

Es podria suposar erròniament que fer tasques més manejables primer obrirà la porta a les més difícils i us donarà l'impuls per continuar treballant. Productivitat dels empleats

Tanmateix, un estudi recent que va examinar els nivells d'agudesa dels metges en comparació amb la seva càrrega de treball i va donar prioritat als casos menys complexos, va trobar que prioritzar les tasques més fàcils sobre les complexes només té beneficis a curt termini, però és pitjor a llarg termini. Què podem aprendre d'això?

Com a gestors, animeu els membres del vostre equip a assumir tasques més difícils com a prioritat. Per què? Perquè ens és més fàcil distreure'ns de les tasques més complexes i prioritzar les més fàcils. Ens dóna una sensació de realització.

3. Mesureu i feu un seguiment regular del rendiment.

La mesura i el seguiment regulars del rendiment són elements essencials d'una gestió eficaç del projecte i dels empleats. Aquests són alguns passos clau sobre aquest tema:

1. Establiment d'indicadors clau de rendiment (KPI):

   • Determineu les mètriques clau que reflecteixen millor el rendiment del vostre projecte i les persones.
   • Aquests KPI poden incloure terminis per completar les tasques, qualitat dels resultats, paràmetres pressupostaris i altres.

2. Revisions periòdiques del rendiment:

   • Realitzeu revisions de rendiment periòdiques (per exemple, setmanals o mensuals).
   • Compareu els resultats reals amb els plans i les expectatives.

3. Productivitat dels empleats. Ús d'eines de gestió de projectes:

   • Utilitzeu eines de gestió de projectes dedicades per controlar el progrés.
   • Els gràfics de Gantt, els taulers de tasques, els sistemes de seguiment del temps poden ser eines útils.

4. Feedback i diàleg:

   • Mantenir reunions periòdiques per discutir el progrés i resoldre possibles problemes.
   • Proporcioneu comentaris als empleats perquè entenguin com el seu treball s'alinea amb els objectius del projecte.

5. Productivitat dels empleats. Correcció de plans:

   • En cas de desviacions del pla, ajustar el calendari i els recursos.
   • Respondre a tendències i riscos negatius prenent mesures per prevenir-los o gestionar-los.

6. Avaluació del rendiment individual:

   • Desenvolupar sistemes per avaluar el rendiment individual.
   • Considereu la contribució de cada empleat al resultat global.

7. Productivitat dels empleats. Anàlisi sistemàtica de processos:

   • Analitzar l'eficiència dels processos de treball.
   • Busqueu maneres d'optimitzar i millorar el rendiment.

8. Ús de l'automatització:

   • Implementar eines d'automatització per recopilació de dades sobre la productivitat.
   • Això pot simplificar el procés de seguiment i anàlisi.

9. Productivitat dels empleats. Generació d'informes:

   • Proporcionar informes periòdics de rendiment a la direcció i l'equip del projecte.
   • Comparteix els teus resultats i plans per al futur.

10. Millora contínua:

• Utilitzeu les dades de mesura del rendiment per millorar contínuament els processos i les pràctiques.

Mesurar i fer un seguiment regular del rendiment ajuda a identificar els problemes aviat i a prevenir possibles retards en el projecte.

4. Presta atenció a les activitats habituals de pèrdua de temps al lloc de treball. Productivitat dels empleats

Identificar activitats que fan perdre el temps pot millorar la vostra productivitat. empleats i estalviar-li temps eliminant tasques i distraccions no desitjades de la seva rutina laboral. Aquestes són algunes activitats típiques que fan perdre el temps al lloc de treball:

1. Distraccions a xarxes socials
2. Comprovant constantment els correus electrònics
3. Manca de tasques prioritàries
4. Simplement posa-ho
5. Reunions improductives
6. Converses aleatòries

Amb l'excepció de les converses aleatòries i les reunions improductives, tota la resta és relativament fàcil de controlar. Només és qüestió d'autocontrol. Però és difícil rebutjar reunions i converses casuals. Una solució senzilla a les reunions improductives és mantenir les coses tan senzilles com sigui possible. Creeu una agenda, doneu una CTA i finalitzeu la reunió. Oferiu aquest consell als vostres empleats que siguin massa educats per rebutjar converses casuals. En aquestes situacions, l'empleat pot establir un senyal de finalització de la conversa, després del qual el senyal fort es pot utilitzar com a boc expiatori per tornar a la feina.

5. Compte amb la fatiga del lloc de treball o del treball a distància. Productivitat dels empleats

Més endavant veurem algunes distraccions que poden causar fatiga. Aquí veurem què podeu fer de manera proactiva per evitar que els vostres empleats es cansin mentre treballen.

És millor fer una pausa de cinc a deu minuts per cada cinquanta a seixanta minuts de treball que fer pauses més llargues després de llargs períodes de treball.

• Sortir: tant si esteu a l'oficina com si treballeu des de casa, passar temps a l'aire lliure pot ajudar a reduir la fatiga. Encara serà millor si el temps és bo. No cal estudiar per entendre que estar assegut a un escriptori tot el dia no és saludable.
• Organitzeu esdeveniments socials: a l'oficina o a través de Zoom, tenir un lloc on els vostres empleats només puguin relaxar-se i no parlar de feina sinó estar a la companyia dels altres ajuda amb el cansament.
• Registres individuals: tot i que els registres poden consumir molt de temps, mostren als vostres equips que us importa. Consulteu-los de tant en tant, no el seu rendiment, sinó el seu benestar general.

6. Identificar i gestionar diferents fonts de distraccions.

La gestió de les distraccions és una part important per mantenir els empleats productius i productius. Aquests són alguns passos per identificar i fer front a diverses fonts de distracció:

1. Realització de l'anàlisi:

• Feu una anàlisi del vostre entorn i processos de treball per identificar possibles fonts de distraccions.
• Pregunteu als empleats què els dificulta a la feina.

2. Productivitat dels empleats. Identificació de les distraccions clau:

• Identificar els principals factors que poden afectar la productivitat, com ara sorolls aliens, mobles incòmodes, manca d'equips, etc.

3. Avaluació de tendències distractives:

• Avalueu amb quina freqüència i en quina etapa del treball els empleats estan exposats a distraccions.

4. Productivitat dels empleats. Formació dels empleats:

• Proporcioneu formació sobre mètodes per gestionar les distraccions, com ara tècniques gestió del temps i concentració.

5. Reglament del medi ambient de treball:

• Crear condicions de treball còmodes, per exemple, permetre als empleats utilitzar auriculars de reducció de soroll.

6. Gestió de tecnologia:

• Penseu en utilitzar eines i aplicacions per bloquejar les notificacions que distreuen o gestionar el temps, com ara la tècnica Pomodoro.

7. Productivitat dels empleats.  Establiment de límits:

• Establiu límits clars entre la vostra vida personal i laboral.
• Animeu els empleats a prendre temps per descansar i carregar-se.

8. Gestió de tasques:

• Dividiu les tasques en parts més petites i manejables per reduir la sensació d'aclaparament.

9. Fer pauses regulars:

• Animeu els empleats a fer pauses breus per alleujar l'estrès i recuperar la concentració.

10. Productivitat dels empleats. Suport i comentaris:

• Mantingueu converses periòdiques amb els empleats sobre com s'enfronten a les distraccions i proporcionen el suport que necessiten.

11. Ús del programari de gestió de tasques:

• Utilitzeu programes per gestió de tasques i projectes per a una organització més eficient del procés de treball.

12. Formació d'hàbits:

• Fomentar el desenvolupament d'hàbits de treball positius, com ara establir un horari de treball regular i seqüenciar les tasques.

13. Productivitat dels empleats. Aprenentatge i adaptació constants:

• Superviseu com els canvis en els entorns i les condicions de treball afecten la distracció dels empleats i adapteu les estratègies de gestió en conseqüència.

Abordar el problema de la distracció requereix un enfocament sistemàtic i una atenció constant a les necessitats dels empleats i de l'entorn laboral.

Ús d'eines de gestió del temps. Productivitat dels empleats

Aleshores, quines eines podeu utilitzar per mesurar el temps dels vostres empleats? Anem a capbussar-nos en dues eines populars de gestió del temps.

1. Temps Doctor

Temps Doctorr us permet personalitzar i organitzar totes les vostres tasques diàries, fent un seguiment del temps dedicat a cada tasca en temps real.

El seguiment del temps es pot configurar per al vostre treball en conjunt o per a tasques específiques (que s'afegeixen al temps total dedicat a totes les tasques).

Una de les millors característiques d'aquesta eina és que deixa de fer el seguiment quan no hi ha activitat al vostre sistema durant un cert període de temps. Aquesta funció es pot activar en funció del vostre desplaçament de temps.

Al final del dia, us envia un resum de la vostra gestió del temps per a cada tasca.

2. Commuta el seguiment de la productivitat dels empleats

Canvia pista és una pràctica eina de gestió del temps que es pot executar en tots els vostres dispositius. El vostre temps es pot fer un seguiment i sincronitzar-se en diversos dispositius.

Un parell de funcions interessants d'aquesta aplicació és que genera els vostres informes en formats CSV i PDF i us envia recordatoris per correu electrònic per als objectius.

Conclusió

Algunes de les coses esmentades en aquest article no afecten directament la productivitat dels empleats, però definitivament afectaran el seu temps i eficiència globals treball. Productivitat dels empleats

Les tasques i els recursos ben organitzats permetran estalviar temps i permetran que els empleats siguin més productius. Animeu els vostres empleats a prioritzar les seves tasques de les més difícils a les més fàcils per obtenir la màxima productivitat. Preneu-vos el temps per controlar regularment el seu progrés i veure on necessiten ajuda. Mentre feu això, presenteu-los els punts clau perquè puguin recordar millor la informació. Preneu mesures per evitar que els vostres empleats es sobrecarreguin i s'esgotin. Implica els teus equips amb un reforç positiu per assegurar-te que finalitzin les seves tasques a temps. Finalment, utilitzeu eines de mesura del temps per recollir dades sobre el rendiment dels vostres equips i així poder prendre millors decisions per millorar-ne la productivitat.

Quan feu això per mesurar el temps i la productivitat dels empleats, assegureu-vos que sou coherent amb el que els recompenseu. Millor donar exemple.