Trefniadaeth y Prosiect - Diffiniad, Mathau a Diagram

Trefniadaeth prosiect yw'r broses o gynllunio, cydlynu a rheoli adnoddau i gyflawni nodau penodol o fewn amser a chyllideb benodol. Ymgymeriad dros dro yw prosiect sydd â chanlyniad neu gynnyrch unigryw sy'n wahanol i drefn arferol gweithrediadau'r sefydliad o ddydd i ddydd.

Mae tri maes cyfrifoldeb a chymhwysedd yn nhrefniadaeth y prosiect.

Rheoli prosiect - mae ochr reoli'r prosiect yn gyfrifol amdano
Tîm y Prosiect - Neilltuir agwedd ar weithrediad y prosiect i dîm y prosiect
Bwrdd y prosiect yw'r corff gwneud penderfyniadau y mae llwyddiant y prosiect yn ymddiried ynddo ac sy'n gwneud penderfyniadau pwysig megis a ddylid canslo neu barhau â'r prosiect.

Strwythur sefydliadol Mae'r prosiect yn dibynnu ar sawl ffactor megis math ac arddull y sefydliad, hierarchaeth a llif gwaith.

Dyma rai o'r mathau mwyaf cyffredin o drefniadaeth prosiect:

1. Trefniadaeth swyddogaethol. Trefniadaeth prosiect

Dyma un o'r strwythurau sefydliadol mwyaf cyffredin. Mae'r cwmni wedi'i rannu'n sawl adran ac mae pobl â sgiliau a gwybodaeth debyg yn cael eu grwpio gyda'i gilydd. Mae rheolwr y prosiect ac adnoddau eraill yn gweithio yn yr un adran, er enghraifft, marchnata, gwerthu, cyfrifeg ac ati.

Mae manteision strwythur swyddogaethol fel a ganlyn:

Mae hyn orau ar gyfer prosiectau bach a thimau bach oherwydd gall y nodwedd ennill rheolaeth lwyr a rheolaeth dros aelodau'r tîm ac adnoddau eraill.
Mae'n hawdd cymell aelodau gan mai ychydig ohonynt sydd
Mae cyrchu arbenigwyr yn hawdd oherwydd eu bod yn yr un maes swyddogaethol.
Mae'n hawdd casglu pawb sy'n ymwneud â'r prosiect a thrafod y mater perthnasol.
Mae gweithwyr yn fodlon gweithio ar brosiectau o'r fath oherwydd ei fod yn rhoi'r cyfle iddynt symud ymlaen.
Gan fod y tîm yn fach, mae'n bosibl cyfyngu ar ddulliau cyfathrebu'r prosiect.

Mae anfanteision y strwythur swyddogaethol fel a ganlyn:

Nid yw'n hawdd cael mynediad at bobl y tu allan i'ch uned swyddogaethol
Mae gweithwyr yn ffyddlon i'w harweinydd tîm yn lle gweithio ar brosiect
Anhawster cynnal ffocws strategol

2. Dylunio.

Yma mae gan y rheolwr prosiect gyfrifoldeb llawn am bob prosiect. Mae ganddo gyflogaeth amser llawn gyda'r tîm cyfan ac mae ganddo reolaeth dros y gyllideb ar gyfer ei chwblhau'n llwyddiannus. Mae'n adrodd i fwrdd y prosiect a noddwr y prosiect. Trefniadaeth prosiect

Mae manteision strwythur sefydliadol sy’n seiliedig ar brosiectau fel a ganlyn:

Rheolaeth lawn dros y tîm
Ymdeimlad cryf o hunaniaeth o fewn y tîm, gan arwain at ddiwylliant tîm dominyddol
Ychydig iawn o wrthdaro, gan fod pob cyfranogwr yn gweithio i gyflawni nodau ac amcanion y prosiect
Mae cynllunio eich gwaith yn hawdd
Argaeledd hawdd o adnoddau
Yn gwella arweinyddiaeth dechnegol yn ogystal â sgiliau rheoli prosiect

Mae anfanteision strwythur trefniadol y prosiect fel a ganlyn:

Mae'n ymrwymiad drud
Mae'n anodd i weithwyr dewch yn ôl os cânt eu tanio o'u swydd
Mewn rhai achosion, mae cau prosiect yn golygu colli eich swydd

3. Matrics. Trefnu prosiect

Mae strwythur trefniadol prosiect matrics yn cael ei greu trwy integreiddio'r prosiect a'r sefydliad swyddogaethol. Mae dau strwythur: llorweddol a fertigol, felly gall gweithiwr weithio ar brosiect ac mewn grŵp swyddogaethol.

Mae tri math o fatrics sefydliad

Matrics cryf - mae gan y rheolwr prosiect dîm amser llawn ac mae ganddo canllaw cyflawn a rheolaeth dros y tîm a'r prosiect
Mae matrics gwan yn agosach at strwythur swyddogaethol, ac mae gan y rheolwr prosiect lai o opsiynau. Mae ganddo dîm rhan-amser a rheolaeth gyllidebol
Matrics cytbwys - mae gan y rheolwr prosiect lefel ganolig o awdurdod a thîm rhan-amser. Mae ef a'r rheolwr swyddogaethol yn rheoli'r gyllideb

Mae manteision sefydliad matrics fel a ganlyn:

Defnyddir adnoddau yn effeithlon
Gellir symud adnoddau yn hawdd rhwng gwahanol brosiectau
Mae unigolion, yn ogystal ag aelodau tîm, yn ymatebol eu natur

Mae anfanteision sefydliad matrics fel a ganlyn:

Y rhan fwyaf o'r amser fe welwch wrthdaro rhwng prosiectau oherwydd adnoddau
Mae blaenoriaethau croes a gwahanol yn ymddiried mewn pobl, a gall hyn achosi dryswch

Mae rhai mathau eraill o drefniadaeth prosiect fel a ganlyn:

Sefydliad syml neu organig yw'r strwythur trefniadaeth prosiect symlaf, sy'n cynnwys endidau busnes gydag un perchennog, yn ogystal â gweithwyr llawrydd. Mae rôl rheolwr prosiect fel arfer yn cael ei llenwi gan y perchennog neu arbenigwr sydd â'r dasg o reoli'r broses waith. Trefniadaeth prosiect
Sefydliad amrywiol. Yn y math hwn o strwythur sefydliadol, mae yna lawer o unedau swyddogaethol sy'n annibynnol ar ei gilydd. Mae unedau'n cynnwys pobl â gwahanol sgiliau a gwybodaeth, sy'n cael eu huno gan thema gyffredin, a gallai hyn fod yn lleoliad daearyddol neu'n brosiect tebyg. Mae gan bob adran ei hadnoddau ei hun ar gyfer gweithredu ymreolaethol.
Sefydliad rhithwir — Mewn strwythur trefniadol rhithwir, mae'r sefydliad yn cynnal ei fusnes craidd ac yn ceisio allanoli prosesau eraill. Mae'r sefydliad canolog yn gysylltiedig ag amrywiol sefydliadau allanol i redeg y busnes yn llwyddiannus. Mae gan y rheolwr prosiect mewn sefydliadau o'r fath awdurdod lefel ganolig i isel ac awdurdod rheoli cyllidebau cymysg.

Sut i lunio diagram trefniadaeth prosiect?

Mae siart trefniadaeth prosiect yn helpu i ddiffinio rolau a chyfrifoldebau'r tîm, yn ogystal ag anghenion hyfforddi, sut y caiff adnoddau eu dyrannu, a sut y bydd rhanddeiliaid yn cael eu cynnwys. Mae'r camau angenrheidiol fel a ganlyn:

1. Penderfynu personél. Trefniadaeth prosiect

Y cam cyntaf yn y broses yw nodi'r bobl sy'n gysylltiedig â chwmpas y prosiect a galluog cael effaith gref ar y prosiect. Yn nodweddiadol, mae'r rhain yn weithwyr allweddol sy'n dylanwadu ar farchnatwyr, penaethiaid adrannau, staff gwerthu, staff cymorth, ymgynghorwyr a hyd yn oed staff TG.

2. Adeiladu uwch dîm rheoli

Ail cam — creu tîm hyfyw a fydd yn gyfrifol am y prosiect ac yn monitro ei lwyddiant. Bydd y tîm yn cynnwys y cleient neu noddwyr y prosiect, ac mewn rhai achosion arbenigwyr, a fydd yn cynnig arweiniad a chymorth drwy gydol y prosiect.

3. Neilltuo cydlynwyr prosiect. Trefniadaeth prosiect

Mae'r trydydd cam yn cynnwys penodi cydlynwyr prosiect a fydd yn rheolwyr lefel ganolig ac isel. Bydd eu cyfrifoldebau yn cynnwys cyflawni dyletswyddau ar y lefel hon a chydlynu tasgau'r tîm. Efallai y bydd llawer o gydlynwyr prosiect mewn sefydliad prosiect, ond yn y rhan fwyaf o achosion fe welwch o leiaf dri i drin yr agweddau cyfathrebu, technegol a chynllunio.

4. Tagiwch eich rhanddeiliaid

Nodi rhanddeiliaid allweddol a cheisio denu nhw i ddatblygu prosiectau.

5. Penderfynu ar ofynion hyfforddi. Trefniadaeth prosiect

Mewn rhai achosion gall y tîm yn effeithiol ymdopi â'r dasg. Yn wahanol i eraill, nid oes ganddynt yr offer, y sgiliau na'r wybodaeth i ymdrin â chymhlethdodau'r prosiect. Pennu gofynion hyfforddi a'i gynnig i aelodau sydd ei angen. Mae cydlynydd y prosiect yn gyfrifol am reoli'r tasglu a darparu'r hyfforddiant angenrheidiol i'r gweithiwr.

6. Creu siart trefniadaeth prosiect

Y cam olaf yw datblygu siart trefniadol ar gyfer y prosiect. Adolygwch y camau rydych chi eisoes wedi'u cymryd a meddyliwch sut bydd y bobl ar y prosiect yn cydlynu a chydweithio i greu'r diagram perffaith.

Edrychwch yn ofalus er mwyn i chi allu pennu eu perthynas a'r cyfrifoldebau y dylid eu neilltuo. Rhestrwch y penderfynwyr a fydd yn chwarae rhan amlwg ac ysgrifennwch eu rôl, eu cyfrifoldebau a'u haseiniad gerllaw i gael darlun clir. Diffiniwch rolau cysylltu a diffiniwch sianel gyfathrebu ac adrodd os penderfynwch greu siart trefniadol prosiect defnyddiol

Bil Deunyddiau (BOM) – Diffiniad, Enghraifft, Mathau a Manteision