Produtividade dos empregados. Guía do líder para a medición do tempo e a produtividade

A produtividade dos empregados é unha medida da eficiencia e eficacia do seu traballo no ambiente de traballo. A xestión do rendemento xoga un papel fundamental na consecución dos obxectivos organizativos. Aquí tes algúns factores que poden afectar a produtividade dos empregados:

1. Motivación: Os empregados que están motivados adoitan ser máis produtivos. A motivación pode estar relacionada con recompensas, recoñecementos, tarefas interesantes e outros factores.
2. Obxectivos e expectativas claras: Cando os empregados entenden os seus obxectivos e expectativas, é máis fácil navegar e acadar resultados.
3. Educación e desenvolvemento: Proporcionar aos empregados oportunidades de formación e desenvolvemento profesional pode mellorar as súas habilidades e, polo tanto, a produtividade.
4. Orientación efectiva: Líderes que teñen habilidades de eficaz os xestores poden inspirar e guiar aos seus subordinados, contribuíndo a aumentar a produtividade.
5. Comunicación: A boa comunicación dentro dunha organización promove a comprensión das tarefas, reduce a probabilidade de erros e axuda a eliminar os obstáculos para completar as tarefas.
6. Ambiente de traballo: Un espazo de traballo cómodo e de apoio pode ter un impacto positivo no benestar físico e emocional dos empregados.
7. Tecnoloxías e ferramentas: Usar tecnoloxía moderna e ferramentas eficientes pode mellorar o teu fluxo de traballo e aumentar a túa produtividade.
8. Conciliación da vida laboral e familiar: Os empregados que poden manter a conciliación da vida laboral e familiar adoitan ser máis eficaces e menos estresados.
9. Valoración e comentarios: Avaliar regularmente o rendemento e proporcionar comentarios construtivos axuda aos empregados a comprender os seus puntos fortes e as áreas de mellora.

A xestión exitosa do rendemento require un enfoque integral que teña en conta varios aspectos do proceso de traballo e as características individuais dos empregados.

Agora que temos unha posición decente, vexamos algunhas ferramentas e técnicas que che ensinarán a xestionar o tempo do teu equipo e aumentar a produtividade.

1. Elaboración dun calendario de proxectos. Produtividade dos empregados.

Desenvolver un calendario de proxectos e xestionar o rendemento dos empregados están entrelazados e son elementos importantes para completar con éxito as tarefas. Aquí están os pasos e recomendacións para estes dous aspectos:

1. Definición dos obxectivos e metas do proxecto:

• Coñecer os obxectivos finais do proxecto.
• Divide os teus obxectivos en tarefas máis pequenas.

2. Produtividade dos empregados / Definición do tempo:

• Elabora o detalle dos prazos para cada tarefa.
• Considere as dependencias entre tarefas.
• Identificar camiños críticos.

3. Desenvolvemento do calendario do proxecto:

• Use ferramentas profesionais para crear unha programación do proxecto (por exemplo, un diagrama de Gantt).
• Incluír no calendario todas as fases do proxecto, tendo en conta prazos e dependencias.

4. Produtividade dos empregados. Planificación de recursos:

• Determine que recursos (persoas, tecnoloxía, finanzas) serán necesarios para cada tarefa.
• Distribuír os recursos de forma uniforme e eficiente.

5. Seguimento do rendemento dos empregados:

• Establece expectativas claras de rendemento para cada tarefa.
• Aportar transparencia sobre os obxectivos do proxecto e o papel de cada empregado.
• Proporcionar comentarios e apoio.

6. Seguimento e control:

• Controlar regularmente o progreso do proxecto e o rendemento dos empregados.
• Facer axustes no horario e no plan de traballo segundo sexa necesario.
• Responde aos riscos e problemas inmediatamente.

7. Produtividade dos empregados. Comunicación e colaboración:

• Proporcionar comunicación eficaz entre os membros do equipo.
• Promover a colaboración e o intercambio de información.

8. Apoio aos empregados:

• Proporcionar aos empregados os recursos e a formación que necesitan.
• Preste atención ao seu benestar e motivación.

9. Valoración do rendemento:

• Realizar avaliacións regulares do rendemento e analizar os resultados.
• Use os datos para mellorar continuamente os procesos.

10. Mellora constante:

• Aplicar a experiencia de proxectos anteriores para optimizar procesos.
• Desenvolver e implementar novas técnicas de xestión de proxectos e actuacións.

Xestionar eficazmente o rendemento do proxecto e dos empregados require un enfoque sistemático e flexibilidade para adaptarse aos cambios e ás novas condicións.

2. Crea unha lista de prioridades, comezando polas actividades que máis tempo consumen e rematando polas menos.

Imaxina isto. Definiches moi ben as tarefas para os membros do teu equipo para o día. Alí está todo disposto para que o enchen e marquen un por un. Parece ben, non? Pero o problema agora é que as tarefas varían en complexidade e lonxitude (é probable que as tarefas complexas tarden máis). Entón, como pode garantir que os equipos completen as tarefas da forma máis produtiva e oportuna?

Pódese asumir erróneamente que facer primeiro tarefas máis manexables abrirá a porta a outras máis difíciles e dará o impulso para seguir traballando. Produtividade dos empregados

Non obstante, un estudo recente que examinou os niveis de agudeza dos médicos en comparación coa súa carga de traballo e deu prioridade aos casos menos complexos, descubriu que priorizar tarefas máis sinxelas fronte ás complexas só ten beneficios a curto prazo, pero é peor a longo prazo. Que podemos aprender disto?

Como xestores, anima aos membros do teu equipo a asumir tarefas máis desafiantes como unha prioridade. Por que? Porque é máis fácil para nós distraernos das tarefas máis complexas e priorizar as máis fáciles. Dános unha sensación de realización.

3. Mide e rastrexa o rendemento con regularidade.

A medición e seguimento regular do rendemento son elementos esenciais da xestión eficaz dos proxectos e dos empregados. Aquí tes algúns pasos clave neste asunto:

1. Establecemento de indicadores clave de rendemento (KPI):

   • Determina as métricas clave que mellor reflicten o rendemento do teu proxecto e das persoas.
   • Estes KPI poden incluír prazos para completar tarefas, calidade dos resultados, parámetros orzamentarios e outros.

2. Revisións habituais do rendemento:

   • Realiza revisións de rendemento regulares (por exemplo, semanais ou mensuais).
   • Comparar os resultados reais cos plans e expectativas.

3. Produtividade dos empregados. Usando ferramentas de xestión de proxectos:

   • Use ferramentas de xestión de proxectos dedicadas para supervisar o progreso.
   • Os diagramas de Gantt, os cadros de tarefas, os sistemas de seguimento do tempo poden ser ferramentas útiles.

4. Retroalimentación e diálogo:

   • Manter reunións periódicas para discutir o progreso e resolver problemas potenciais.
   • Proporcionar comentarios aos empregados para que comprendan como o seu traballo se aliña cos obxectivos do proxecto.

5. Produtividade dos empregados. Corrección de planos:

   • En caso de desviacións do plan, axustar o calendario e os recursos.
   • Responder ás tendencias e riscos negativos tomando medidas para previlos ou xestionalos.

6. Avaliación do desempeño individual:

   • Desenvolver sistemas para avaliar o rendemento individual.
   • Considere a contribución de cada empregado ao resultado global.

7. Produtividade dos empregados. Análise sistemática de procesos:

   • Analizar a eficiencia dos procesos de traballo.
   • Busca formas de optimizar e mellorar o rendemento.

8. Usando a automatización:

   • Implementar ferramentas de automatización para recollida de datos sobre o rendemento.
   • Isto pode simplificar o proceso de seguimento e subministración de análises.

9. Produtividade dos empregados. Xeración de informes:

   • Proporcionar informes de rendemento periódicos á dirección e ao equipo do proxecto.
   • Comparte os teus resultados e plans para o futuro.

10. Mellora continua:

• Use os datos de medición do rendemento para mellorar continuamente os procesos e as prácticas.

Medir e facer un seguimento regular do rendemento axuda a identificar os problemas con antelación e previr posibles atrasos do proxecto.

4. Prestar atención ás actividades comúns de perda de tempo no lugar de traballo. Produtividade dos empregados

Identificar actividades que perden tempo pode mellorar a súa produtividade. empregados e aforrar tempo eliminando tarefas e distraccións non desexadas da súa rutina de traballo. Aquí tes algunhas actividades típicas que perden o tempo no lugar de traballo:

1. Distraccións en redes sociais
2. Comprobando correos electrónicos constantemente
3. Falta de tarefas prioritarias
4. Só apártao
5. Reunións improdutivas
6. Conversas aleatorias

Con excepción de conversas aleatorias e reunións improdutivas, todo o demais é relativamente fácil de controlar. É só unha cuestión de autocontrol. Pero é difícil rexeitar reunións e conversacións casuales. Unha solución sinxela para as reunións improdutivas é manter as cousas o máis sinxelas posible. Crea unha axenda, dá un CTA e remata a reunión. Ofrécelle este consello aos teus empregados que son demasiado educados para rexeitar conversas casuales. En tales situacións, o empregado pode establecer un sinal de fin de conversa, despois do cal o sinal alto pode usarse como chivo expiatorio para volver ao traballo.

5. Coidado coa fatiga do traballo ou do traballo remoto. Produtividade dos empregados

Máis tarde veremos algunhas distraccións que poden causar fatiga. Aquí veremos o que podes facer de forma proactiva para evitar que os teus empregados se cansen mentres traballan.

É mellor facer un descanso de cinco a dez minutos por cada cincuenta ou sesenta minutos de traballo que facer pausas máis longas despois de longos períodos de traballo.

• Saia fóra: tanto se estás nunha oficina como se traballas dende a casa, pasar tempo fóra pode axudarche á fatiga. Será aínda mellor se o tempo é bo. Non fai falla estudar para entender que estar todo o día sentado na mesa é pouco saudable.
• Organiza eventos sociais: na oficina ou a través de Zoom, ter un lugar onde os teus empregados simplemente poidan relaxarse ​​e non falar do traballo senón estar na compañía dos outros axuda a cansalo.
• Registros individuais: aínda que os rexistros poden levar moito tempo, mostran aos teus equipos que che importa. Comprobe-los de cando en vez, non o seu rendemento, senón o seu benestar xeral.

6. Identificar e xestionar diferentes fontes de distraccións.

Xestionar as distraccións é unha parte importante para manter os empregados produtivos e produtivos. Aquí tes algúns pasos para identificar e xestionar varias fontes de distracción:

1. Realización da análise:

• Realice unha análise do seu ambiente de traballo e dos seus procesos para identificar posibles fontes de distraccións.
• Pregunta aos empregados que lles dificulta no traballo.

2. Produtividade dos empregados. Identificación das principais distraccións:

• Identificar os principais factores que poden afectar á produtividade, como ruídos alleos, mobles incómodos, falta de equipamento, etc.

3. Avaliación das tendencias distrativas:

• Avaliar con que frecuencia e en que fase do traballo os empregados están expostos a distraccións.

4. Produtividade dos empregados. Formación dos empregados:

• Proporcionar formación sobre métodos para xestionar as distraccións, como técnicas xestión do tempo e concentración.

5. Regulamento do medio ambiente de traballo:

• Crear condicións de traballo cómodas, por exemplo, permitir que os empregados utilicen auriculares de redución de ruído.

6. Xestión Tecnolóxica:

• Considera usar ferramentas e aplicacións para bloquear notificacións que distraen ou xestionar o tempo, como a técnica Pomodoro.

7. Produtividade dos empregados.  Establecer límites:

• Establece límites claros entre a túa vida persoal e laboral.
• Animar aos empregados a tomar tempo para descansar e recargarse.

8. Xestión de tarefas:

• Divide as tarefas en anacos máis pequenos e manexables para reducir a sensación de desbordamento.

9. Facendo descansos regulares:

• Animar aos empregados a facer pequenos descansos para aliviar o estrés e recuperar o foco.

10. Produtividade dos empregados. Comentarios e apoio:

• Manteña conversas regulares cos empregados sobre como xestionar as distraccións e proporcionar o apoio que necesitan.

11. Usando o software de xestión de tarefas:

• Use programas para xestión de tarefas e proxectos de organización máis eficiente do proceso de traballo.

12. Formación de hábitos:

• Fomentar o desenvolvemento de hábitos de traballo positivos, como establecer un horario de traballo regular e secuenciar tarefas.

13. Produtividade dos empregados. Aprendizaxe constante e adaptación:

• Supervisar como os cambios nos ambientes e condicións de traballo afectan á distracción dos empregados e adaptar as estratexias de xestión en consecuencia.

Abordar o problema da distracción require un enfoque sistemático e unha atención constante ás necesidades dos empregados e do ambiente de traballo.

Utilización de ferramentas de xestión do tempo. Produtividade dos empregados

Entón, que ferramentas pode usar para medir o tempo dos seus empregados? Imos mergullarse en dúas ferramentas populares de xestión do tempo.

1. Tempo Doutor

Tempo Doutorr permíteche personalizar e organizar todas as túas tarefas diarias, facendo un seguimento do tempo dedicado a cada tarefa en tempo real.

O seguimento do tempo pódese configurar para o seu traballo no seu conxunto ou para tarefas específicas (que se suman ao tempo total dedicado a todas as tarefas).

Unha das mellores características desta ferramenta é que deixa de rastrexar cando non hai actividade no seu sistema durante un certo período de tempo. Esta función pódese activar dependendo da súa compensación horaria.

Ao final do día, envíache un resumo da túa xestión do tempo para cada tarefa.

2. Alternar o seguimento da produtividade dos empregados

Alternar pista é unha ferramenta útil de xestión do tempo que se pode executar en todos os teus dispositivos. O teu tempo pódese seguir e sincronizar en varios dispositivos.

Algunhas das características interesantes desta aplicación é que xera os teus informes en formatos CSV e PDF e che envía recordatorios por correo electrónico dos obxectivos.

Conclusión

Algunhas das cousas mencionadas neste artigo non afectan directamente á produtividade dos empregados, pero definitivamente afectarán o seu tempo e eficiencia en xeral traballo. Produtividade dos empregados

As tarefas e os recursos ben organizados aforrarán tempo e permitirán que os empregados sexan máis produtivos. Anima aos teus empregados a priorizar as súas tarefas das máis difíciles ás máis fáciles para obter a máxima produtividade. Tómese o tempo para supervisar regularmente o seu progreso e ver onde necesitan axuda. Mentres fai isto, preséntalles puntos clave para que poidan lembrar mellor a información. Tome medidas para evitar que os seus empregados se sobrecarguen e se quemen. Involucra aos teus equipos cun reforzo positivo para asegurarte de que completen as súas tarefas a tempo. Por último, utiliza ferramentas de medición do tempo para recoller datos sobre o rendemento dos teus equipos para que poidas tomar mellores decisións para mellorar a súa produtividade.

Cando fagas isto para medir o tempo e a produtividade dos empregados, asegúrate de ser coherente co que estás recompensando. Mellor dar exemplo.