Produktivnost zaposlenika. Vodič za mjerenje vremena i produktivnost

Produktivnost zaposlenika je mjera učinkovitosti i djelotvornosti njihovog rada u radnom okruženju. Upravljanje učinkom ima ključnu ulogu u postizanju organizacijskih ciljeva. Evo nekoliko čimbenika koji mogu utjecati na produktivnost zaposlenika:

1. Motivacija: Zaposlenici koji su motivirani obično su produktivniji. Motivacija može biti povezana s nagradama, priznanjima, zanimljivim zadacima i drugim čimbenicima.
2. Jasni ciljevi i očekivanja: Kada zaposlenici razumiju svoje ciljeve i očekivanja, lakše se snalaze i postižu rezultate.
3. Obrazovanje i razvoj: Pružanje zaposlenicima mogućnosti obuke i profesionalnog razvoja može poboljšati njihove vještine, a time i produktivnost.
4. Učinkovite smjernice: Lideri koji imaju vještine djelotvornog menadžeri mogu nadahnuti i voditi svoje podređene, pridonoseći povećanju produktivnosti.
5. Komunikacija: Dobra komunikacija unutar organizacije promiče razumijevanje zadataka, smanjuje vjerojatnost pogrešaka i pomaže u uklanjanju prepreka u izvršavanju zadataka.
6. Radno okruženje: Ugodan radni prostor koji pruža podršku može pozitivno utjecati na fizičko i emocionalno blagostanje zaposlenika.
7. Tehnologije i alati: Korištenje moderne tehnologije i učinkovitih alata može poboljšati vaš tijek rada i povećati vašu produktivnost.
8. Posao život balans: Zaposlenici koji mogu održati ravnotežu između poslovnog i privatnog života često su učinkovitiji i manje pod stresom.
9. Ocjena i povratne informacije: Redovito ocjenjivanje učinka i davanje konstruktivnih povratnih informacija pomaže zaposlenicima da razumiju svoje snage i područja za poboljšanje.

Uspješno upravljanje radnim učinkom zahtijeva cjelovit pristup koji uvažava različite aspekte procesa rada i individualne karakteristike zaposlenika.

Sada kada imamo pristojno uporište, pogledajmo neke alate i tehnike koji će vas naučiti kako upravljati vremenom svog tima i povećati produktivnost.

1. Izrada kalendara projekta. Produktivnost zaposlenika.

Izrada projektnog kalendara i upravljanje učinkom zaposlenika međusobno su povezani i važni su elementi za uspješno izvršavanje zadataka. Evo koraka i preporuka za ova dva aspekta:

1. Definicija ciljeva i ciljeva projekta:

• Saznajte krajnje ciljeve projekta.
• Podijelite svoje ciljeve na manje zadatke.

2. Produktivnost zaposlenika / Definicija vremena:

• Razradite detalje rokova za svaki zadatak.
• Razmotrite ovisnosti između zadataka.
• Identificirajte kritične putove.

3. Izrada kalendara projekta:

• Koristite profesionalne alate za izradu rasporeda projekta (na primjer, gantogram).
• Uključite sve faze projekta u kalendar, uzimajući u obzir rokove i ovisnosti.

4. Produktivnost zaposlenika. Planiranje resursa:

• Odredite koji će resursi (ljudi, tehnologija, financije) biti potrebni za svaki zadatak.
• Ravnomjerno i učinkovito raspodijelite resurse.

5. Praćenje učinka zaposlenika:

• Postavite jasna očekivanja izvedbe za svaki zadatak.
• Osigurajte transparentnost o ciljevima projekta i ulozi svakog zaposlenika.
• Pružite povratne informacije i podršku.

6. Praćenje i kontrola:

• Redovito pratite napredak projekta i učinak zaposlenika.
• Po potrebi prilagodite raspored i plan rada.
• Odmah reagirajte na rizike i probleme.

7. Produktivnost zaposlenika. Komunikacija i suradnja:

• Pružiti učinkovitu komunikaciju između članova tima.
• Promovirajte suradnju i razmjenu informacija.

8. Podrška zaposlenika:

• Osigurajte zaposlenicima resurse i obuku koja im je potrebna.
• Obratite pozornost na njihovu dobrobit i motivaciju.

9. Ocjena izvedbe:

• Provodite redovite procjene učinka i analizirajte rezultate.
• Koristite podatke za stalno poboljšavanje procesa.

10. Stalno poboljšanje:

• Primijenite iskustvo iz prethodnih projekata za optimizaciju procesa.
• Razviti i implementirati nove tehnike upravljanja projektima i učinkom.

Učinkovito upravljanje projektima i učinkom zaposlenika zahtijeva sustavan pristup i fleksibilnost prilagodbe promjenama i novim uvjetima.

2. Napravite popis prioriteta, počevši od aktivnosti koje oduzimaju najviše vremena i završite s aktivnostima koje troše najmanje vremena.

Zamisli ovo. Predivno ste postavili zadatke za članove svog tima za taj dan. Tamo je sve postavljeno kako bi mogli ispuniti i označiti jednog po jednog. Zvuči dobro, zar ne? Ali sada je problem u tome što se zadaci razlikuju po složenosti i duljini (složeni zadaci će vjerojatno trajati duže). Dakle, kako možete osigurati da timovi izvrše zadatke na najproduktivniji i najpravovremeniji način?

Netko bi mogao pogrešno pretpostaviti da će prvo obavljanje zadataka koji se mogu riješiti otvoriti vrata težima i dati vam poticaj za nastavak rada. Produktivnost zaposlenika

Međutim, nedavna studija koja je ispitala razine oštroumnosti liječnika u usporedbi s njihovim radnim opterećenjem i dala prednost manje složenim slučajevima, otkrila je da davanje prioriteta lakšim zadacima u odnosu na složene ima samo kratkoročnu korist, ali je dugoročno lošije. Što možemo naučiti iz ovoga?

Kao menadžeri, potaknite članove svog tima da preuzmu izazovnije zadatke kao prioritet. Zašto? Zato što nam je lakše odvratiti pažnju od složenijih zadataka i dati prednost lakšim. To nam daje osjećaj postignuća.

3. Redovito mjerite i pratite učinak.

Redovito mjerenje i praćenje učinka ključni su elementi učinkovitog upravljanja projektom i zaposlenicima. Evo nekoliko ključnih koraka po ovom pitanju:

1. Uspostavljanje ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI):

   • Odredite ključne metrike koje najbolje odražavaju izvedbu vašeg projekta i ljudi.
   • Ovi ključni pokazatelji uspješnosti mogu uključivati ​​rokove za dovršetak zadataka, kvalitetu rezultata, proračunske parametre i druge.

2. Redoviti pregledi izvedbe:

   • Provodite redovite (npr. tjedne ili mjesečne) preglede učinka.
   • Usporedite stvarne rezultate s planovima i očekivanjima.

3. Produktivnost zaposlenika. Korištenje alata za upravljanje projektima:

   • Koristite namjenske alate za upravljanje projektima za praćenje napretka.
   • Mogu biti gantogrami, ploče sa zadacima, sustavi za praćenje vremena korisne alate.

4. Povratne informacije i dijalog:

   • Održavajte redovite sastanke kako biste razgovarali o napretku i riješili potencijalne probleme.
   • Pružite povratne informacije zaposlenicima kako bi razumjeli kako je njihov rad usklađen s projektnim ciljevima.

5. Produktivnost zaposlenika. Korekcija planova:

   • U slučaju odstupanja od plana prilagoditi raspored i sredstva.
   • Odgovorite na negativne trendove i rizike poduzimanjem mjera za njihovo sprječavanje ili upravljanje njima.

6. Individualna procjena učinka:

   • Razviti sustave za procjenu individualnog učinka.
   • Uzmite u obzir doprinos svakog zaposlenika ukupnom rezultatu.

7. Produktivnost zaposlenika. Sustavna analiza procesa:

   • Analizirati učinkovitost radnih procesa.
   • Potražite načine za optimizaciju i poboljšanje performansi.

8. Korištenje automatizacije:

   • Implementirati alate za automatizaciju za prikupljanje podataka o produktivnosti.
   • To može pojednostaviti proces praćenja i pružanja analitike.

9. Produktivnost zaposlenika. Generiranje izvješća:

   • Osigurajte redovita izvješća o učinku menadžmentu i projektnom timu.
   • Podijelite svoje rezultate i planove za budućnost.

10. Stalno poboljšanje:

• Upotrijebite podatke o mjerenju učinka za kontinuirano poboljšanje procesa i praksi.

Redovito mjerenje i praćenje izvedbe pomaže u ranom prepoznavanju problema i sprječavanju potencijalnih kašnjenja projekta.

4. Obratite pozornost na uobičajene aktivnosti koje gube vrijeme na radnom mjestu. Produktivnost zaposlenika

Identificiranje aktivnosti koje gube vrijeme može poboljšati vašu produktivnost. zaposlenika i uštedjeti njihovo vrijeme uklanjanjem neželjenih zadataka i ometanja iz njihove radne rutine. Evo nekih tipičnih aktivnosti koje gube vrijeme na radnom mjestu:

1. Smetnje u društvene mreže
2. Stalno provjeravanje e-pošte
3. Nedostatak prioritetnih zadataka
4. Samo odgodi
5. Neproduktivni sastanci
6. Nasumični razgovori

S izuzetkom nasumičnih razgovora i neproduktivnih sastanaka, sve ostalo je relativno lako kontrolirati. To je samo pitanje samokontrole. Ali teško je odbiti sastanke i neobavezne razgovore. Jednostavno rješenje za neproduktivne sastanke je da stvari budu što jednostavnije. Napravite dnevni red, dajte CTA i završite sastanak. Ponudite ovaj savjet svojim zaposlenicima koji su previše pristojni da bi odbili neobavezne razgovore. U takvim situacijama zaposlenik može postaviti signal za kraj razgovora, nakon čega se glasni signal može iskoristiti kao žrtveno janje za povratak na posao.

5. Čuvajte se umora na radnom mjestu ili rada na daljinu. Produktivnost zaposlenika

Kasnije ćemo pogledati neke smetnje koje mogu uzrokovati umor. Ovdje ćemo pogledati što možete proaktivno učiniti kako se vaši zaposlenici ne bi umorili tijekom rada.

Bolje je uzeti pet do deset minuta pauze za svakih pedeset do šezdeset minuta rada nego raditi duže pauze nakon dugih razdoblja rada.

• Izađite vani: bilo da ste u uredu ili radite od kuće, provođenje vremena vani može pomoći kod umora. Bit će još bolje ako bude lijepo vrijeme. Ne morate učiti da biste shvatili da je cjelodnevno sjedenje za stolom nezdravo.
• Organizirajte društvene događaje: U uredu ili putem Zooma, imati mjesto gdje se vaši zaposlenici mogu samo opustiti i ne razgovarati o poslu, već biti u društvu jedni drugih, pomaže kod umora.
• Individualne prijave: Iako prijave mogu oduzimati puno vremena, one pokazuju vašim timovima da vam je stalo. Provjeravajte ih s vremena na vrijeme - ne njihovu izvedbu, već njihovu opću dobrobit.

6. Identificirajte i upravljajte različitim izvorima distrakcija.

Upravljanje smetnjama važan je dio održavanja produktivnosti i produktivnosti zaposlenika. Evo nekoliko koraka za prepoznavanje i rješavanje različitih izvora distrakcije:

1. Provođenje analize:

• Provedite analizu svoje radne okoline i procesa kako biste identificirali potencijalne izvore ometanja.
• Pitajte zaposlenike što ih koči u poslu.

2. Produktivnost zaposlenika. Identificiranje ključnih smetnji:

• Identificirajte glavne čimbenike koji mogu utjecati na produktivnost, poput vanjske buke, neudobnog namještaja, nedostatka opreme itd.

3. Procjena distraktivnih tendencija:

• Procijenite koliko su često i u kojoj fazi rada zaposlenici izloženi distrakcijama.

4. Produktivnost zaposlenika. Obuka zaposlenika:

• Omogućite obuku o metodama za upravljanje smetnjama, kao što su tehnike Upravljanje vremenom i koncentracija.

5. Uredba o radnom okruženju:

• Stvorite ugodne radne uvjete, na primjer, omogućite zaposlenicima korištenje slušalice za smanjenje buke.

6. Upravljanje tehnologijom:

• Razmislite o upotrebi alata i aplikacija za blokiranje ometajućih obavijesti ili upravljanje vremenom, kao što je tehnika Pomodoro.

7. Produktivnost zaposlenika.  Postavljanje granica:

• Postavite jasne granice između osobnog i poslovnog života.
• Potaknite zaposlenike da odvoje vrijeme za odmor i punjenje baterije.

8. Upravljanje zadacima:

• Podijelite zadatke na manje, podesive dijelove kako biste smanjili osjećaj preopterećenosti.

9. Pravljenje redovitih pauza:

• Potaknite zaposlenike na kratke stanke kako bi se oslobodili stresa i vratili fokus.

10. Produktivnost zaposlenika. Povratne informacije i podrška:

• Vodite redovite razgovore sa zaposlenicima o tome kako se nose sa smetnjama i pružite im potrebnu podršku.

11. Korištenje softvera za upravljanje zadacima:

• Koristite programe za upravljanje zadacima te projekti učinkovitije organizacije procesa rada.

12. Stvaranje navika:

• Potaknite razvoj pozitivnih radnih navika, kao što je postavljanje redovnog rasporeda rada i redoslijed zadataka.

13. Produktivnost zaposlenika. Konstantno učenje i prilagođavanje:

• Pratite kako promjene u radnom okruženju i uvjetima utječu na ometanje zaposlenika i prilagodite strategije upravljanja u skladu s tim.

Rješavanje problema distrakcije zahtijeva sustavan pristup i stalnu pažnju prema potrebama zaposlenika i radnog okruženja.

Korištenje alata za upravljanje vremenom. Produktivnost zaposlenika

Dakle, koje alate možete koristiti za mjerenje vremena svojih zaposlenika? Zaronimo u dva popularna alata za upravljanje vremenom.

1. Vrijeme liječnik

Vremenski doktorr vam omogućuje da prilagodite i organizirate sve svoje dnevne zadatke, prateći vrijeme provedeno na svakom zadatku u stvarnom vremenu.

Praćenje vremena može se postaviti za vaš rad u cjelini ili za određene zadatke (koji se dodaju ukupnom vremenu provedenom na svim zadacima).

Jedna od najboljih značajki ovog alata je ta što prestaje pratiti kada na vašem sustavu nema aktivnosti određeno vrijeme. Ova se značajka može aktivirati ovisno o vašem vremenskom odmaku.

Na kraju dana, šalje vam sažetak vašeg upravljanja vremenom za svaki zadatak.

2. Uključite Praćenje produktivnosti zaposlenika

Uključi pjesmu je zgodan alat za upravljanje vremenom koji se može pokrenuti na svim vašim uređajima. Vaše vrijeme može se pratiti i sinkronizirati na više uređaja.

Nekoliko zgodnih značajki ove aplikacije je to što generira vaša izvješća u CSV i PDF formatu i šalje vam podsjetnike e-poštom za ciljeve.

Zaključak

Neke stvari spomenute u ovom članku ne utječu izravno na produktivnost zaposlenika, ali će svakako utjecati njihovo ukupno vrijeme i učinkovitost raditi. Produktivnost zaposlenika

Dobro organizirani zadaci i resursi uštedjet će vrijeme i omogućiti zaposlenicima da budu produktivniji. Potaknite svoje zaposlenike da poredaju prioritete svojih zadataka od najtežih do najlakših za maksimalnu produktivnost. Odvojite vrijeme da redovito pratite njihov napredak i vidite gdje im je potrebna pomoć. Dok to radite, predstavite im ključne točke kako bi bolje zapamtili informacije. Poduzmite korake kako biste spriječili da vaši zaposlenici postanu preopterećeni i izgaraju. Angažirajte svoje timove pozitivnim potkrepljenjem kako biste osigurali da izvrše svoje zadatke na vrijeme. Konačno, koristite alate za mjerenje vremena za prikupljanje podataka o učinku vaših timova kako biste mogli donositi bolje odluke za poboljšanje njihove produktivnosti.

Kada to činite za mjerenje vremena i produktivnosti zaposlenika, provjerite jeste li dosljedni onome čime ih nagrađujete. Bolje voditi svojim primjerom.