Жобаны ұйымдастыру – Анықтамасы, түрлері және диаграммасы

Жобаны ұйымдастыру – бұл белгілі бір уақыт пен бюджет ішінде белгіленген мақсаттарға жету үшін ресурстарды жоспарлау, үйлестіру және басқару процесі. Жоба – ұйымның күнделікті жұмысының тәртібінен ерекшеленетін бірегей нәтижесі немесе өнімі бар уақытша кәсіпорын.

Жобаны ұйымдастыруда жауапкершілік пен құзыреттің үш саласы бар.

Жобаны басқару – оған жобаның басқару жағы сеніп тапсырылады
Жоба тобы - Жоба командасына жобаны жүзеге асырудың аспектісі тағайындалады
Жобалық кеңес жобаның сәттілігіне сенетін және жобаны тоқтату немесе жалғастыру керектігі сияқты маңызды шешімдерді қабылдайтын шешім қабылдаушы орган болып табылады.

Ұйымдастыру құрылымы жоба ұйымның түрі мен стилі, иерархия және жұмыс процесі сияқты бірнеше факторларға байланысты.

Міне, жобаны ұйымдастырудың ең көп таралған түрлері:

1. Функционалдық ұйым. Жобаны ұйымдастыру

Бұл ең көп таралған ұйымдық құрылымдардың бірі. Компания бірнеше бөлімдерге бөлінген және ұқсас дағдылары мен ноу-хауы бар адамдар біріктірілген. Жоба менеджері және басқа ресурстар бір бөлімде жұмыс істейді, мысалы, маркетинг, сату, бухгалтерлік есеп және т.б.

Функционалды құрылымның артықшылықтары:

Бұл шағын жобалар үшін де, шағын командалар үшін де жақсы, себебі бұл мүмкіндік топ мүшелерін және басқа ресурстарды толық бақылауға және басқаруға мүмкіндік алады.
Мүшелерді ынталандыру оңай, өйткені олардың саны аз
Сарапшыларға қол жеткізу оңай, өйткені олар бір функционалды аймақта.
Жобаға қатысқандардың барлығын жинап, тиісті мәселені талқылау оңай.
Қызметкерлер мұндай жобаларда жұмыс істеуге дайын, өйткені бұл оларға алға жылжу үшін қажетті мүмкіндік береді.
Команда шағын болғандықтан, жобаның байланыс құралдарын шектеуге болады.

Функционалдық құрылымның кемшіліктері келесідей:

Функционалдық блоктан тыс адамдарға қол жеткізу оңай емес
Қызметкерлер жобада жұмыс істеудің орнына топ басшысына адал
Стратегиялық фокусты сақтаудың қиындығы

2. Дизайн.

Мұнда жоба менеджері әрбір жобаға толық жауапкершілік алады. Ол бүкіл командамен толық уақытты жұмыс істейді және оның сәтті аяқталуы үшін бюджетті бақылайды. Ол жоба кеңесіне және жоба демеушісіне есеп береді. Жобаны ұйымдастыру

Жобаға негізделген ұйымдық құрылымның артықшылықтары келесідей:

Команданы толық бақылау
Ұжымдағы күшті сәйкестік сезімі, нәтижесінде командалық мәдениет басым болады
Минималды қақтығыс, өйткені әрбір қатысушы жобаның мақсаттары мен міндеттеріне жету үшін жұмыс істейді
Жұмысыңызды жоспарлау оңай
Ресурстардың оңай қол жетімділігі
Техникалық көшбасшылықты, сондай-ақ жобаны басқару дағдыларын жақсартады

Жобаның ұйымдық құрылымының кемшіліктері келесідей:

Бұл қымбат міндеттеме
Жұмысшыларға қиын егер олар жұмыстан босатылса, қайтып оралыңыз
Кейбір жағдайларда жобаны жабу жұмысыңызды жоғалтуды білдіреді

3. Матрица. Жобаны ұйымдастыру

Матрицалық жобаның ұйымдық құрылымы жобаны да, функционалдық ұйымды да біріктіру арқылы жасалады. Екі құрылым бар: көлденең және тік, сондықтан қызметкер жобада да, функционалдық топта да жұмыс істей алады.

Ұйымдастыру матрицасының үш түрі бар

Күшті матрица – жоба менеджерінің толық уақытты командасы бар және бар толық нұсқаулық және топ пен жобаны бақылау
Әлсіз матрица функционалдық құрылымға жақын, ал жоба менеджерінің нұсқалары аз. Оның штаттан тыс командасы және бюджетті бақылауы бар
Теңгерімделген матрица – жоба менеджерінің беделі орташа деңгейге және толық емес жұмыс тобына ие. Ол және функционалдық менеджер бюджетті басқарады

Матрицалық ұйымның артықшылықтары:

Ресурстар тиімді пайдаланылады
Ресурстарды әртүрлі жобалар арасында оңай жылжытуға болады
Жеке адамдар, сондай-ақ команда мүшелері табиғаты бойынша жауап береді

Матрицалық ұйымның кемшіліктері келесідей:

Көбінесе ресурстарға байланысты жобалар арасында қайшылықтар болады
Адамдарға қарама-қайшы және әртүрлі басымдықтар сенеді және бұл шатасуға әкелуі мүмкін

Жобаны ұйымдастырудың кейбір басқа түрлері келесідей:

Қарапайым немесе органикалық ұйым бір иесі бар шаруашылық жүргізуші субъектілерді, сонымен қатар фрилансерлерді қамтитын жобаны ұйымдастырудың ең қарапайым құрылымы болып табылады. Жоба менеджерінің рөлін әдетте жұмыс процесін басқару міндеті жүктелген меншік иесі немесе маман атқарады. Жобаны ұйымдастыру
Әртараптандырылған ұйым. Ұйымдық құрылымның бұл түрінде бір-бірінен тәуелсіз көптеген функционалдық бірліктер бар. Бөлімдерге әртүрлі адамдар кіреді дағдылар және ноу-хау, олар ортақ тақырыппен біріктіріледі және бұл географиялық орын немесе ұқсас жоба болуы мүмкін. Барлық бөлімшелердің автономды жұмыс істеуі үшін өз ресурстары бар.
Виртуалды ұйым — Виртуалды ұйымдық құрылымда ұйым өзінің негізгі қызметін сақтайды және басқа процестерді аутсорсингке алуға тырысады. Орталық ұйым бизнесті табысты жүргізу үшін әртүрлі сыртқы ұйымдармен байланысты. Мұндай ұйымдардағы жоба менеджері орташа және төмен деңгейдегі өкілеттіктерге және аралас бюджетті бақылауға ие.

Жобаны ұйымдастыру схемасын қалай құруға болады?

Жобаның ұйымдық диаграммасы команданың рөлдері мен жауапкершілігін, сондай-ақ оқыту қажеттіліктерін, ресурстардың қалай бөлінетінін және мүдделі тараптардың қалай қатысатынын анықтауға көмектеседі. Қажетті қадамдар келесідей:

1. Персоналды анықтау. Жобаны ұйымдастыру

Процестің бірінші қадамы жобаның ауқымымен байланысты адамдарды анықтау және қабілетті жобаға қатты әсер етеді. Әдетте бұл маркетологтарға, бөлім басшыларына, сауда қызметкерлеріне, көмекші қызметкерлерге, кеңесшілерге және тіпті АТ қызметкерлеріне әсер ететін негізгі қызметкерлер.

2. Жоғары басшылық командасын құру

секунд қадам — жобаға жауап беретін және оның сәттілігін бақылайтын өміршең команда құру. Командаға тапсырыс беруші немесе жобаның демеушілері, ал кейбір жағдайларда жоба бойынша басшылық пен көмек ұсынатын сарапшылар кіреді.

3. Жоба үйлестірушілерін тағайындаңыз. Жобаны ұйымдастыру

Үшінші кезең орта және төменгі деңгейдегі менеджерлер болатын жоба үйлестірушілерін тағайындауды қамтиды. Олардың міндеттеріне осы деңгейдегі міндеттерді орындау және команданың тапсырмаларын үйлестіру кіреді. Жоба ұйымында көптеген жоба үйлестірушілері болуы мүмкін, бірақ көп жағдайда коммуникация, техникалық және жоспарлау аспектілерін өңдеу үшін кем дегенде үшеуін таба аласыз.

4. Мүдделі тараптарыңызды белгілеңіз

Негізгі мүдделі тараптарды анықтап, көріңіз оларды тарту жобаны әзірлеуге.

5. Оқыту талаптарын анықтау. Жобаны ұйымдастыру

Кейбір жағдайларда команда тиімді тапсырмамен күресу. Басқалардан айырмашылығы, оларда жобаның қыр-сырын шешу үшін құралдар, дағдылар, білім жетіспейді. Оқу талаптарын анықтаңыз және оны қажет ететін мүшелерге ұсыныңыз. Жоба үйлестірушісі жұмыс тобын басқаруға және қызметкерге қажетті оқытуды қамтамасыз етуге жауапты.

6. Жобаның ұйымдық схемасын құрыңыз

Соңғы кезең - жобаның ұйымдық схемасын жасау. Жасалған қадамдарыңызды қарап шығыңыз және жобадағы адамдар тамаша диаграмманы жасау үшін қалай үйлестіретіні және бірлесіп жұмыс істейтіні туралы ойланыңыз.

Олардың қарым-қатынасын және тағайындалуы керек жауапкершіліктерді анықтау үшін мұқият қараңыз. Көрнекті рөл атқаратын шешім қабылдаушылардың тізімін көрсетіңіз және нақты суретті алу үшін олардың рөлін, жауапкершілігін және тапсырмасын жақын жерде жазыңыз. Пайдалы жобаның ұйымдық диаграммасын жасауды шешсеңіз, байланыстырушы рөлдерді анықтаңыз және байланыс және есеп беру арнасын анықтаңыз

Материалдар тізімі (BOM) – Анықтамасы, мысалы, түрлері және артықшылықтары