Организациона комуникација. Шта је то ? И зашто је то важно

Организациона комуникација је саставни део сваке организације и игра важну улогу у изградњи успешног пословања. Комуникација у организацији утиче на понашање људи у организацији. Комуникација у организацији је витална компонента управљања јер је улога менаџмента да прави планове и даје упутства.

Људи који раде у организацији, било да се ради о менаџерима или запосленима на првој линији, морају да знају како да се понашају да би створили најбоље радно окружење у организацији.

Комуникација у организацији такође утиче на понашање људи у организацији. Понашање људи у организацији утиче на то како људи мотивишу једни друге да постигну циљеве организације. Организациона комуникација игра важну улогу у томе како људи међусобно комуницирају на састанцима.

Шта је продајна маржа? и Како то израчунати

С друге стране, неефикасна организациона комуникација доводи до неразумевања, неусклађености и некомпетентности у организацији. Због тога је важно имати ефикасну комуникацију у организацији како би се ефективно извршили планови и допринели успеху организације.

Ефективна комуникација је толико важно у организацији да данас чак и регрутери сматрају комуникацијске вештине једном од основних вештина људи које желе да запосле. Објаве за посао често укључују фразе као што су пословна комуникација, корпоративна комуникација или организационе комуникацијске вештине.

Поверљиви уговор. Шта је то ?

Врсте. Организациона комуникација.

Комуникација је саставни део сваке организације. Ниједна организација не може опстати без правилне комуникације између људи који раде у организацији.

Постоје четири различита типа организационе комуникације. Неке организације стриктно прате једну врсту комуникације, док неке организације користе комбинацију ових врста комуникације.

Хајде да прво научимо о различитим врстама комуникација које се дешавају у организацији да бисмо знали о њиховом утицају на организацију.

9 типова организационе структуре које свако предузеће треба да узме у обзир

1. Формална комуникација. Организациона комуникација.

Формална комуникација је једна од најчешћих врста комуникације која се одвија у већини организација. Формална комуникација се одвија кроз унапред одређене канале комуникације.

Ови канали комуникације се користе менаџмента и запосленихљуди који раде у организацији да комуницирају једни са другима. Формална комуникација се углавном јавља у организацијама са хијерархијском организационом структуром.

У таквим организацијама, обичан запосленик не може директно да комуницира са вишим руководством. Комуникација између њих се одвија преко средњег менаџмента.

2. Неформална комуникација

Ова врста комуникације је супротна формалној комуникацији. Неформална комуникација се не одвија кроз формалне канале. Организације које користе неформалну комуникацију за међусобно комуницирање не прате унапред одређене канале комуникације.

То значи да се комуникација између менаџмента и запослених у организацији може одвијати кроз више канала комуникације.

За разлику од формалне комуникације, где се комуникација одвија путем одговарајућих канала и посредника између највишег руководства и директних запослених, неформална комуникација се може одвијати директно између највишег менаџмента и директних запослених.

Штавише, организације које користе неформалну комуникацију немају правилно дефинисану хијерархијску структуру. Сви запослени који раде у таквим организацијама сматрају се на истом нивоу.

Поверење у везе и психологија зашто људи кликну на везе

3. Вертикална комуникација. Организациона комуникација.

Формална комуникација се може поделити у две категорије као што су вертикална комуникација и хоризонтална комуникација. Вертикална комуникација је врста комуникације између менаџера и њихових подређених.
Вертикална комуникација се може даље фрагментирати на вертикалну комуникацију навише и вертикалну комуникацију наниже. У вертикалној комуникацији навише, комуникација се одвија од менаџера до њихових подређених.
У међувремену, вертикална комуникација се одвија од подређених до надређених.

4. Хоризонтална комуникација

Друга врста комуникације у организацији је хоризонтална комуникација. Ово је врста комуникације између људи који раде на истом нивоу.

Хоризонтална комуникација се сматра формалном комуникацијом између људи који раде на истом нивоу за размену информација.

Значај. Организациона комуникација.

1. Примарни значај организационе комуникације је информисање запослених који раде у организацији. Запослени су саопштили циљеве од којих се очекивало да постигну и методе које се користе за постизање тих циљева. Не само да им се говори о методама, већ им се даје и повратна информација побољшати их рад. Организациона комуникација помаже да се разјасне сумње или неспоразуми међу запосленима.
2. Комуникација у организацији игра улогу извора информација. Информација се преноси запослени кроз комуникације. Ове информације помажу запосленима у доношењу важних одлука јер им поседовање ових информација пружа алтернативни правац деловања за завршетак одређеног задатка.
3. Комуникација је неопходна за комуникацију. Путем комуникације запослени који раде у организацији комуницирају једни са другима. Социјализација је такође неопходна за стварање чврстих веза међу запосленима, што је од суштинског значаја за раст организације. Организациона комуникација.
4. Здрава комуникација у организацији помаже у обликовању става људи који раде у организацији. Добро информисан запослени има позитиван став у поређењу са мање информисаним запосленим.
5. Писана и формална комуникација у организацији је ефикаснија у поређењу са другим врстама организационе комуникације. Због тога многе организације троше новац на издавање часописа и часописа компаније како би поделиле важне годишње информације са запосленима у организацији.
6. Организациона комуникација игра виталну улогу у процесу контроле јер је улога менаџера да дају смернице својим подређенима и да од њих добију повратне информације. Ефикасна организациона комуникација чини ове задатке бољим. Подређени могу ефикасно да обављају своје задатке када су добро комуницирани, а такође могу да отклоне сумње својих менаџера када се суоче са било каквим проблемом у свом раду.

Проблеми организационе комуникације

Иако је организациона комуникација саставни део сваке организације, још увек постоје многи изазови са којима се организација суочава када је у питању припрема ефикасног комуникационог плана.

Организациона комуникација никада не може бити делотворна и ефикасна ако се не решавају проблеми повезани са организационом комуникацијом. У наставку су наведени проблеми организационе комуникације којих треба да будете свесни пре него што припремите организациони комуникациони план за организацију.

1. Релевантност плана. Организациона комуникација.

Први и најважнији изазов са којим се можете суочити када креирате комуникациони план је његова релевантност. Стварање комуникационог плана који је релевантан за све у организацији је изазов. Различита одељења и различите функције унутар тих одељења захтевају различита решења за проблеме комуникације који се могу појавити.

На пример, у одељењу продаје већина продаваца ради виртуелно и ретко посећује канцеларију. Састанци са менаџером продаје се такође одвијају путем видео позива или телефонских позива.

Тимови у организацији који воле да раде самостално и не желе да се редовно састају. Стога је припрема плана организационе комуникације који је релевантан за све који раде у организацији изазован задатак.

2. Величина организације

Следећи изазов са којим се можете суочити када припремате организациони комуникациони план је његова величина. Нарочито у великим организацијама, тешко је направити ефикасан план комуникације. Јер у великим организацијама постоји неколико одељења и пододељења.

Ова одељења запошљавају стотине запослених. Неки запослени раде у канцеларијским просторијама, а неки раде практично ван канцеларијских просторија.
У таквим случајевима постаје прилично тешко припремити комуникациони план како би се успоставила ефикасна комуникација међу свим запосленима који раде у организацији.

3. Одговорност. Организациона комуникација.

Одговорност је једно од најважнијих питања које треба узети у обзир приликом креирања комуникационог плана. Како обезбедити одговорност? Како можете осигурати да се порука или информација не изобличе током преноса?

Које радње треба да предузмете ако се ваши подаци промене? И како пратити извор грешке? Сва ова питања морају имати одговоре. Тешко је одржати одговорност без ефикасног организационог плана комуникације.

4. Искреност. Организациона комуникација.

На крају, али не и најмање важно, питање организационе комуникације је интегритет информација. Са овим проблемом се суочавају организације које бирају неформалне методе организационе комуникације. У неформалном окружењу, шансе за кршење података постају велике.

Стога је велики изазов осигурати интегритет информација како се преносе кроз организацију.

Утицај ефикасне организационе комуникације

Ефикасна комуникација има позитиван утицај на организацију и људе који у њој раде. Хајде да сазнамо о овим штрајковима један по један.

1. Ефикасна комуникација помаже у смањењу неспоразума између запослених, купаца и пословних партнера. Самим тим, број тужби и жалби је такође минимизиран.
2. Ефикасна комуникација у организацији повећава самопоуздање и морал запослених који раде у организацији. Запослени се осећају задовољније у организацији у којој су добро информисани. Организациона комуникација.
3. Ефикасна комуникација побољшава процедуре и процесе који се одвијају у организацији, што резултира повећаном организационом ефикасношћу као и смањењем трошкова производње.
4. Одлична и јасна комуникација у организацији помаже запосленима да разумеју политике, правила и прописе организације. Ово им помаже да постану лојални компанији.
5. Правилна комуникација у организацији помаже успостављању здравих веза између запослених и менаџмента. Запослени верују свом менаџменту и верују у одлуке које доносе уместо њих. Главна предност Овај сценарио је да организација остаје без синдиката и да људи саопштавају своје проблеме и захтеве и траже решење на обострано корисно, а не штрајкују.
6. Запослени се не стиде да изразе своје мишљење и идеје. Ово је корисно за организацију јер помаже организацији да расте.
7. Планирана организациона комуникација је корисна у извршавању планова производње.

Последице неефикасне организационе комуникације

1. Неефикасна комуникација изазива свађе између запослених и менаџмента због неспоразума изазваних неефикасном комуникацијом.
2. Неефикасна комуникација у организацији узрокује недоследност унутар одељења. Недоследност изазива огорчене спорове међу запосленима, расипање ресурса и високе трошкове производње.
3. Када постоји неефикасна комуникација у организацији, тешко је задовољити потребе и очекивања купаца. Одељење продаје то не би знало Одељење маркетинга је обећало клијентима.
4. Неефикасна комуникација такође може изазвати високу флуктуација кадрова. Запослени се осећају незадовољно и фрустрирано када се не комуницира правилно.

Како припремити ефикасну стратегију комуникације?

Ефикасна стратегија комуникације може се изградити само узимајући у обзир важне факторе као што су организациона структура, циљеви и вредности организације. Испод су кораци које можете пратити да бисте припремили ефикасну стратегију комуникације.

Корак 1: Анализирајте величину организације. Организациона комуникација.

Када припремате организациони комуникациони план, важно је узети у обзир величину организације. У великој организацији са више одељења, неопходан је формалан и добро планиран комуникациони план како би се осигурало да сви запослени раде у свим одељењима.

Неформална комуникација у таквим организацијама може се показати као неефикасна и изазвати разне неспоразуме међу запосленима који раде у организацији.

 Корак 3: Питајте своје запослене за идеје

Понекад вам разматрање идеја и мишљења запослених може помоћи да направите ефикасан план комуникације. Они боље разумеју недостатке постојећег комуникационог плана и шта се може учинити да се ти недостаци исправе.

Корак 4. Будите инспирисани искуством сличне организације. Организациона комуникација.

Можете погледати комуникациони план организација сличне величине и разговарати са њиховим лидерима и затражити њихову помоћ. Можете да промените комуникациони план који користе друге организације тако да одговара захтевима ваше организације.

Корак 5: Добијте повратне информације од запослених и менаџера

Коначно, менаџери и запослени ће бити ти који користе методе комуникације из дана у дан. Тако могу препознати недостатке комуникационог плана и дати предлоге за његово побољшање.

Како решити проблеме организационе комуникације док припремате ефикасан план организационе комуникације?

Изазови повезани са организационом комуникацијом не могу се занемарити када се развија ефикасан план комуникације.

Међутим, ова питања се могу решити разматрањем следећих пракси приликом креирања свеобухватног плана комуникације за организацију.

1. Често заказујте састанке. Организациона комуникација.

Неразумевање или недостатак комуникације између запослених у два или више одељења један је од најчешћих проблема са којима се суочава већина организација.

Можда раде на истом пројекту, али нису свесни посла који су једно друго урадили због недостатка комуникације. Да би се елиминисао овај проблем, менаџмент мора да обезбеди да запослени имају довољно прилика да седну и разговарају једни са другима.

На пример, можете да организујете сесије питања и одговора, састанке за ручак и учење или да додате функцију канала међу одељењима у свој комуникациони план.

2. Редовно процењујте тренутне организационе комуникације.

Процена вашег тренутног организационог плана комуникације ће вам помоћи да идентификујете његове недостатке. Да бисте добили детаљнију процену, можете пронаћи одговоре на следећа питања:

Колико често запослени пропуштају рокове?

Да ли запослени користе савремену технологију за ефикасну комуникацију?

Одговарање на оваква питања помоћи ће вам да постанете свесни проблема у вашем тренутном плану комуникације. Решите ове проблеме да бисте креирали ефикасан план комуникације за своју организацију.

3. Укључите дигиталне алате. Организациона комуникација.

Технологија има решења за сваки проблем. Стога, такође треба да посветите велику пажњу коришћењу најновијих технологија за стварање ефективне комуникације у организацији.

Данас већина младих сматра личне састанке празним губљење времена. Сматрају да посао који се може обавити уз помоћ технологије не захтева физичко присуство особе.

Тако, користећи најновију технологију, можете остати повезани са запосленима који раде виртуелно, као и у свим одељењима.

4. Користите различите стилове комуникације. Организациона комуникација.

Коначно, постојање једног стандардног начина комуникације неће одговарати свим људима који раде у организацији. Различити људи различито троше информације.

Неки људи могу добро да раде током састанака лицем у лице, док неки људи желе да примају ажурирања на мрежи. Да бисте створили ефикасну комуникацију у организацији, морате користити различите комуникацијске приступе. Људима треба дати што више опција.

Излаз

Ефикасна организациона комуникација је основа организације. Без одговарајуће комуникације, ниједна организација не може опстати. Креирање ефикасног комуникационог плана за организацију захтева дубље разумевање структуре, величине, циљева и вредности организације.

Међутим, креирање организационог комуникационог плана није лак задатак. Долази са многим изазовима које треба размотрити и решити приликом креирања организационог комуникационог плана.

Ефикасна комуникација игра виталну улогу у помагању организацији да повећа профит и минимизира трошкове производње, док неефикасна комуникација може изазвати неспоразуме међу запосленима.

 

АЗБУКА

 

Често постављана питања (ФАК). Организациона комуникација.

1. Шта је организациона комуникација?

   • Одговор је. Организациона комуникација је процес преношења информација, идеја и мишљења унутар организације између њених чланова, као и екстерна комуникација са партнерима и клијентима.

2. Зашто је организациона комуникација важна за пословање?

   • Одговор је. Ефикасна организациона комуникација промовише боље разумевање задатака и циљева, повећава ефикасност рада, јача тимске односе и помаже у решавању проблема.

3. Који су главни елементи укључени у организациону комуникацију?

   • Одговор је.  Елементи организационе комуникације обухватају вербалну и невербалну комуникацију, употребу технологије, формалне и неформалне канале комуникације.

4. Шта је вербална и невербална комуникација у контексту организационог окружења?

   • Одговор . Вербална комуникација је размена информација помоћу речи, док невербална комуникација укључује гестове, изразе лица, говор тела и друге нејезичке елементе.

5. Како организовати ефективне састанке и састанке унутар организације?

   • Одговор .  Планирајте састанке унапред, поставите јасне циљеве, позовите само неопходне учеснике, осигурајте активно учешће, водите рачуна о времену и документујте резултате.

6. Како обезбедити транспарентност у организационој комуникацији?

   • Одговор . Ширите информације благовремено, отворено разговарајте о променама и одлукама, креирајте приступачне канале повратних информација и успоставите јасне структуре комуникације.

7. Како превазићи баријере у организационој комуникацији?

   • Одговор . Активно слушајте, користите више комуникацијских канала, охрабрујте сарадњу међу одељењима, решавајте конфликте и тренирајте запослене ефективне вештине комуникације.

8. Како организовати интерне комуникацијске кампање за запослене?

   • Одговор .  Креирајте занимљив садржај, користите алате за интерну комуникацију (интранет, е-поруке), одржавају семинаре и обуке, подстичу повратне информације.

9. Како решити конфликте везане за организациону комуникацију?

   • Одговор . Идентификујте изворе сукоба, водите отворене дискусије, промовишете међусобно разумевање, понудите конструктивна решења и подстичите повратне информације.

10. Како имплементирати ефикасне комуникацијске стратегије у организацијама различитих величина?

    • Одговор .  Спроведите анализу потреба, дефинишите циљеве, примените различите комуникационе алате, обучите особље и процените ефикасност стратегија.